PEMANFAATAN ARSIP SEBAGAI SUMBER DAYA PENGETAHUAN BAGI MASYARAKAT DI PUSAT ARSIP PURA PAKUALAMAN YOGYAKARTA
PEMANFAATAN ARSIP SEBAGAI SUMBER DAYA PENGETAHUAN BAGI MASYARAKAT DI PUSAT ARSIP PURA PAKUALAMAN YOGYAKARTA
Eka Widya Ningrum, S.Hum. dan Ir. Anon Mirmani, MIM.Arc/Rec
Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia Depok, 16424
e-mail: [email protected], [email protected]
Abstrak
Penelitian ini membahas tentang pemanfaatan arsip Pura Pakualaman sebagai sumber daya pengetahuan bagi masyarakat melalui memori kolektif yang terdapat dalam arsip. Objek Penelitian ini adalah pengelolaan dan pemanfaatan arsip di pusat arsip Pura Pakualaman. Penelitian berfokus pada pemanfaatan arsip tersebut sehingga dapat dimanfaatkan sebagai sumber daya pengetahuan. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode penelitian studi kasus. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Pusat Arsip Pura Pakualaman telah mengupayakan pendekatan kepada masyarakat melalui kegiatan sosialisasi arsip yang dilakukan seperti penerbitan naskah sumber arsip, pameran, dan seminar pendidikan. Namun, masyarakat masih jarang memanfaatkan arsip sebagai sumber daya pengetahuan mereka. Hal ini dikarenakan publikasi arsip masih jarang dilakukan; minimnya informasi mengenai pusat arsip; dan arsip belum diolah seluruhnya.
Kata Kunci: Arsip, Pengetahuan, Memori Kolektif, Pura Pakualaman
Abstract
This study describes about utilization of archives as knowledge resources for the society through the collective memory which is found in the archives. The object of this research is management and utilization of archives in Central Archives Pura Pakualaman. The research focuses on the utilization of archive so that it can be utilized as a resource of knowledge. This research using a qualitative approach with case study research methods. The result showed that the central archives Pura Pakualaman had made an approach to the society through the socialization of archives activities such as public publication source archives, exhibition, and educational seminars. However, the society still rarely make use of the archive as a resource of knowledge. This is because the publication archives still rarely done; the lack of information regarding the central archives; and the archives have not been processed completely.
Keywords: Archives, Knowledge, Collective Memory, Pura Pakualaman
mempunyai peranan penting dalam proses Keberadaan lembaga pemerintahan tidak lepas
Pendahuluan
penyajian informasi bagi pimpinan untuk dari kegiatan yang menghasilkan arsip sebagai
membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. bukti kegiatan lembaga tersebut. Arsip tercipta
(Barthos, 2007: 2)
karena kegiatan yang menghasilkan suatu catatan baik tertulis maupun bentuk gambar seperti foto
Sebuah lembaga pemerintahan berupa wilayah yang
otonom pada masa lalu yang bediri di masa mengenai kegiatan tersebut dan berfungsi untuk
mengandung
keterangan-keterangan
pemerintahan Belanda, salah satunya bernama mengingatkan kembali catatan yang dibuat
Kadipaten Pakualaman. Kadipaten Pakualaman lembaga tersebut di masa depan. Selain itu, arsip
ini merupakan asal mula didirikannya Pura
Pemanfaatan Arsip sebagai Sumber Daya Pengetahuan Bagi Masyarakat di Pusat Arsip Pura Pakualam Yogyakarta
Pakualaman yang masih ada sampai sekarang. pada masa lalu untuk dapat dipelajari di masa Selain berfungsi sebagai simbol penghormatan
sekarang dan sebagai ingatan di masa depan. kepada Kasultanan Yogyakarta dan tempat tinggal keluarga Paku Alam, Pura Pakualaman
Dengan demikian, pemanfaatan dan pengelolaan juga berfungsi sebagai tempat menghimpun
arsip yang memuat informasi mengenai memori berbagai nilai sejarah dan kebudayaan masyarakat
tersebut penting untuk dilakukan. Pemanfaatan Jawa pada masa lalu yang masih dilestarikan
arsip berhubungan dengan masyarakat yang sampai sekarang. Kadipaten Pakualaman telah
menggunakan arsip. Untuk itu, diperlukan suatu melakukan kegiatan-kegiatan pemerintahan yang
sosialisasi kepada masyarakat seperti adanya diselenggarakan oleh berbagai bagian atau kantor,
pendidikan pemakai atau kegiatan pameran arsip seperti
agar informasi yang dikandung arsip dapat pertanahan, keuangan, kepegawaian, kesehatan,
menjadi memori kolektif. Di dalam arsip terdapat pendidikan dan kepujanggaan. Kegiatan-kegiatan
suatu potensi memori kolektif yang dapat tersebut tergambarkan di dalam arsip-arsip yang
dikatakan sangat berperan untuk menjadi suatu disimpan di Pura Pakualaman yang masih ada
sumber pengetahuan bagi lembaga yang sampai sekarang. Arsip-arsip tersebut dihimpun,
bersangkutan yang dalam hal ini berarti Pura dan disimpan oleh Pura Pakualaman karena arsip-
itu, penelitian ini arsip menjadi bukti berlangsungnya pemerintahan
Pakualaman. Untuk
memfokuskan pada bagaimana pemanfaatan arsip pada saat masih berbentuk wilayah otonom
dan pengelolaannya agar dapat menjadi sumber Kadipaten Pakualaman.
pengetahuan masyarakat di Pura Pakualaman. Pura Pakualaman memiliki koleksi arsip yang
Masalah Penelitian
sangat berharga mencakup periode yang panjang Dari latar belakang yang terlah dijabarkan, maka sejak awal berdirinya pakualaman tahun 1813
masalah yang diangkat dalam penelitian ini dalam hinggga pemerintahan pakualam VIII. (Margana
melihat pemanfaatan arsip sebagai sumber daya dalam Suryodilogo, 2012: 197) Arsip tersebut
pengetahuan masyarakat adalah bagaimana arsip memiliki nilai penting sebagai bahan penelitian,
Pura Pakualaman dimanfaatkan sebagai sumber pembangkit ingatan sejarah bangsa Indonesia di
daya pengetahuan bagi masyarakat ditinjau dari masa lalu, dan bukti tentang hak dan kewajiban
segi pengelolaan kearsipannya. masyarakat dalam hukum pemerintahan. Hal itu berdampak pada Pura Pakualaman yang saat ini
Tujuan Penelitian
memiliki dan menyimpan memori atau ingatan Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan mengenai tata pemerintahan, kebudayaan
gambaran mengenai pemanfaatan arsip di Pura masyarakat jawa, dan peristiwa-peristiwa sejarah
Pakualaman ditinjau dari segi pengelolaan penting yang telah terjadi selama berdirinya Pura
kearsipannya dan identifikasi sosialisasi terhadap Pakualaman. Dari keberadaan dan kegiatan
arsip tersebut sebagai sumber daya pengetahuan sehari-harinya pada masa lampau, maka
bagi masyarakat.
terciptalah berbagai arsip yang menyimpan informasi dan menjadi sumber daya pengetahuan
Tinjauan Literatur
bagi penerus anggota istana Pura Pakualaman maupun masyarakat sekitar. Menurut Kamus
Pemanfaatan Arsip
Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sumber daya
kearsipan, kegiataan adalah bahan atau keadaan yang dapat digunakan
Dari
pengelolaan
pemanfaatan arsip akan telaksana dengan manusia untuk memenuhi keperluan hidupnya
penyediaan arsip oleh pusat arsip atau lembaga dan pengetahuan berarti segala sesuatu yg
arsip untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan diketahui. Jadi, sumber daya pengetahuan dapat
untuk berbagai diartikan sebagai bahan atau keadaan yang dapat
kepentingan. Arsip digunakan sebagai sumber digunakan manusia untuk berbagai kepentingan
daya pengetahuan bagi masyarakat dengan yang berasal dari apa-apa yang manusia ketahui.
untuk menambah Dari sini, dapat terlihat betapa berharganya
memanfaatkan
arsip
pengetahuan dan informasi mereka seperti untuk informasi sejarah yang dimiliki Pura Pakualaman
penelitian. Menurut Kristiana Swasti, Kepala
Eka Widya Ningrum, S.Hum. dan Ir. Anon Mirmani, MIM.Arc/Rec
BPAD Provinsi DIY, dalam artikel Menjaga Pemanfaatan arsip dapat dilihat dari jumlah Keselamatan dan Kelestarian Arsip Statis
penggunaan atau pemakaian arsip. Menurut Pemerintah Provinsi DIY, “Dari aspek kegunaan,
Sedarmayanti (2008: 131) angka pemakaian arsip arsip statis bisa dimanfaatkan untuk bahan
adalah persentase sebagai perbandingan antara pendidikan, rekreasi, penelitian dan kegiatan
jumlah arsip yang digunakan kembali dengan ilmiah lainnya, sedangkan dari sisi pendidikan,
jumlah seluruh arsip yang dimiliki tempat arsip dapat juga dimanfaatkan sebagai materi
penyimpanan pada jangka waktu tertentu. Angka pembelajaran disamping buku-buku cetakan.”
pemakaian arsip digunakan untuk melihat apakah pemanfaatan arsip oleh pengguna telah banyak
Menurut Peraturan Pemerintah Republik dilakukan. Angka pemakaian dihitung dengan Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
membagi jumlah arsip yang diminta dengan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun
jumlah seluruh arsip di kali 100%. Apabila angka 2012 Tentang Kearsipan, kegiatan pemanfaatan
pemakaian kurang dari 5% maka pemakaian arsip dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna
terbilang rendah dan tempat penyimpanan harus arsip yang berhak dapat dilihat dari penggunaan
melakukan upaya sosialisasi untuk meningkatkan arsip. Pemanfaatan arsip statis bertujuan untuk
pemakaian arsip oleh pengguna dan apabila angka meningkatkan pengetahuan serta informasi
pemakaian diatas 5% berarti telah banyak arsip kepada para pengguna. Memanfaatkan arsip statis
yang digunakan oleh pengguna. penting
mempublikasikan arsip statis sebagai bukti Dalam Borchardt (2009), arsip dimanfaatkan sejarah dan warisan budaya nasional.
untuk kegiatan penelitian terutama digunakan dalam penelitian sejarawan. Penelitian Borchardt
Menurut Williams, publikasi arsip merupakan menjelaskan tentang bagaimana sejarawan salah satu cara mempromosikan arsip agar arsip
menemukan informasi yang mereka butuhkan. terus digunakan oleh masyarakat. Publikasi arsip
(Borchardt, 2009: 20) Penelitian yang dilakukan bisa berupa subject guide, laporan tahunan, buku,
oleh Beattie dalam Borchardt terhadap kelompok selebaran, kartu pos, dan karya seni lainnya.
pengguna memfokuskan pada sejarawan yang (Williams, 2006: 152) Publikasi juga dapat
meneliti tentang sejarah wanita dengan tujuan dilakukan melalui web, mengadakan hari
untuk menemukan pendapat mereka terhadap kunjungan atau open days, pameran arsip dan
arsip. Hasil penelitiannya menunjukkan surat- penggunaan media televisi, radio, dan surat kabar.
surat pribadi, rekod organisasi wanita, dan rekod (Williams, 2006: 156)
pemerintah adalah sumber yang penting dalam penelitian yang dilakukan. Beattie juga
Menurut Astuti, melalui publikasi arsip,
arsiparis harus sosialisasi arsip dapat terlaksana dengan
menyimpulkan
bahwa
menciptakan sarana temu kembali arsip yang peningkatan pemahaman masyarakat akan
berorientasi pada masalah untuk membantu informasi yang terkandung dalam arsip, sebagai
sejarawan dalam area yang fokus dan spesifik. media promosi dan potensi khasanah kearsipan,
(Borchardt, 2009: 20)
serta menarik masyarakat dan pengguna arsip untuk menjaga dan melestarikan warisan budaya
Borchardt adalah yang terkandung dalam arsip. (Astuti: 2-3)
Kesimpulan
penelitian
sejarawan arkeologi menggunakan arsip untuk tujuan penelitian mereka. Tetapi fokus sejarawan
Menurut Williams, pemanfaatan arsip bisa adalah menginterpretasikan materi arsip bukan bermacam-macam yaitu seperti penerbitan naskah
bagimana menemukan arsip seperti yang sumber dan penggunaan arsip sebagai bahan
dilakukan arsiparis. Arsiparis dibutuhkan dalam penelitian, kajian, ataupun untuk menambah
menciptakan layanan untuk membantu peneliti wawasan. Pendidikan dan pengajaran juga bisa
mencari informasi melalui pengetahuan baru yang menjadi pembawa pesan informasi yang
didapat mengenai kelompok pengguna yang dikandung arsip untuk sekolah atau kampus.
dalam hal ini adalah sejarawan. (Borchardt, 2009: (Williams, 2006: 155)
26) Arsiparis harus membedakan layanan terhadap kelompok pengguna karena masing-
Pemanfaatan Arsip sebagai Sumber Daya Pengetahuan Bagi Masyarakat di Pusat Arsip Pura Pakualam Yogyakarta
masing kelompok mempunyai perspektif yang berbeda misalnya perepektif sejarawan arkeolog. (Borchardt, 2009: 61)
Dari hal diatas, dapat disimpulkan bahwa pemanfaatan arsip oleh pengguna tidak lepas dari peran arsiparis dalam mengidentifikasi kelompok pengguna dan kebutuhan informasi pengguna. Dalam contoh penelitian diatas, arsiparis membantu sejarawan arkeolog dalam mencarikan arsip-arsip sejarah yang berkaitan dengan masalah/subjek tentang penelitiannya dengan menggunakan berbagai macam sarana temu kembali arsip. Ketersediaan atau accesibility arsip ketika dibutuhkan tidak lepas dari pengelolaan arsip yang baik sesuai dengan standar-standar kearsipan. (Borchardt, 2006: 67)
Metode Penelitian
Pendekatan penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode yang digunakan adalah studi kasus. Metode studi kasus, seperti yang dirumuskan Stake dalam Creswell (2009) merupakan strategi penelitian
menyelidiki secara cermat suatu program, peristiwa, aktivitas, proses, atau sekelompok individu. Peneliti melakukan penelitian kualitatif karena penelitian kualitatif bertujuan memperoleh gambaran seutuhnya mengenai suatu hal menurut pandangan manusia yang diteliti. (Sulistyo- Basuki, 2006: 78) Dalam menentukan informan, peneliti menggunakan pendekatan snowball sampling. Dengan pendekatan snowball sampling, peneliti menentukan informan lain secara berantai dengan meminta informasi pada informan sebelumnya tentang adanya informan lain yang harus peneliti hubungi. Informan kunci dalam penelitian ini adalah petugas arsip Pura Pakualaman, bernama Bapak N. Bapak N memberikan masukan informan yang tepat yang akan peneliti wawancarai selanjutnya. Informan lain yang ditunjuk adalah Bapak T, Bapak R, dan ada pula yang berasal dari masyarakat.
Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara dan analisis dokumen. Peneliti melakukan observasi partisipasi dimana selain menjadi pengamat, peneliti juga berpartisipasi bersama petugas arsip dalam mempelajari hal-hal atau kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan
pemanfaatan arsip di Pura Pakualaman Yogyakarta. Peneliti juga melakukan wawancara dengan para informan. Wawancara yang dilakukan adalah wawancara terstruktur dimana peneliti menggunakan pedoman wawancara yang dimaksudkan untuk menghindari kemungkinan meluasnya masalah penelitian ketika melakukan wawancara. Selain itu, peneliti juga melakukan analisis dokumen. Peneliti mengumpulkan data dengan menggunakan dokumen yang berasal dari Pusat Arsip Pura Pakualaman, buku teks tentang profil dan sejarah pendirian Pura Pakualaman, laporan-laporan tentang kegiatan kearsipan di Pusat Arsip Pura Pakualaman, dan dokumen Peraturan Pemerintah serta Undang-Undang Kearsipan.
Analisis dan Interpretasi Data
Data yang telah terkumpul, selanjutnya dianalisis melalui tahap reduksi, interpretasi, penyajian data, sampai pada akhirnya penarikan kesimpulan. Dari tahap analisis yang dilakukan tersebut, didapatkan hasil yaitu sebagai berikut: Arsip yang telah diolah dapat diakses dan dilayankan kepada pengguna sebagai bentuk pemanfaatan arsip oleh pengguna untuk berbagai kepentingan. Arsip-arsip yang disimpan di Pura Pakualaman dapat menjadi bahan dalam mengembangkan pengetahuan dan menjadi sumber
daya
pengetahuan
masyarakat. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi peneliti, pemanfaatan arsip telah dilakukan di pusat arsip Pura Pakualaman.
Pemanfaatan arsip di Pusat Arsip Pura Pakualaman dilakukan biasanya untuk kegiatan penelitian dan pembelajaran mata pelajaran sejarah. Pemanfaatan arsip juga dilakukan dengan penerbitan buku Naskah Sumber Arsip. Naskah Sumber Arsip yang diterbitkan oleh BPAD Yogyakarta
ini bertujuan untuk menginformasikan kepada masyarakat tentang suatu masalah/subjek yang terdapat pada arsip Pura Pakualaman sehingga dapat menambah pengetahuan masyarakat yang akan menggunakan arsip dengan mengidentifikasi arsip yang dibutuhkan. Berdasarkan analisis dokumen yang peneliti lakukan, telah terbit 4 seri buku yang diterbitkan oleh BPAD Yogyakarta bersumber dari arsip Kraton Yogyakarta dan Pura Pakualaman, terdiri dari:
Eka Widya Ningrum, S.Hum. dan Ir. Anon Mirmani, MIM.Arc/Rec
1. Naskah sumber arsip seri 1 dengan judul Penjelasan pemanfaatan arsip di pusat arsip Pura “Kebijakan Sultan Hamengku Buwono IX
Pakualaman oleh Pak N yang merupakan petugas Terhadap Kesejahteraan Abdi Dalem”
pusat arsip Pura Pakualaman, juga didukung
2. Naskah sumber arsip seri 2 dengan judul dengan penjelasan Pak T yang merupakan “Pemilu 1971 di Yogyakarta: Potret Surutnya
petugas Pura Pakualaman, dimana keduanya Partai Politik”
menjelaskan bahwa pemanfaatan arsip dilakukan
3. Naskah sumber arsip seri 3 dengan judul untuk kepentingan penelitian, penyusunan “Ngindung Di Tanah Kraton Yogyakarta”
biografi, seminar pendidikan yang bersumber dari
4. Naskah Sumber Arsip Seri 4 dengan judul arsip seperti model pendidikan Ki Hajar “Konteks
Dewantara, dan untuk kegiatan pameran yang Hukum Di Kadipaten Pakualaman Pada Masa
Historis-Sosiologis
Sengketa
biasa dilakukan bersama dengan Kraton Kolonial”
Yogyakarta. Hal ini senada dengan apa yang dijelaskan Kristiana Swasti, Kepala BPAD
Pemanfaatan arsip di Pura Pakualaman sebagai Provinsi DIY dalam artikelnya Menjaga sumber daya pengetahuan telah dibuktikan
Keselamatan dan Kelestarian Arsip Statis dengan diterbitkannya Naskah Sumber Arsip.
Pemerintah Provinsi DIY, bahwa dari aspek Naskah sumber arsip juga merupakan salah satu
kegunaan, arsip statis bisa dimanfaatkan untuk sarana
bahan pendidikan, rekreasi, penelitian dan mempublikasikan arsip di Pura Pakualaman
kegiatan ilmiah lainnya, sedangkan dari sisi dalam bentuk terbitan buku. Penerbitan Naskah
pendidikan, arsip dapat juga dimanfaatkan Sumber Arsip tidak dapat diidentifikasi waktu
sebagai materi pembelajaran disamping buku- terbitnya. Penerbitan Naskah Sumber Arsip hanya
buku cetakan.
diketahui dengan diterbitkan secara bergantian dengan Kraton Yogyakarta. Peneliti tidak melihat
Pura Pakualaman telah menggunakan arsip seperti semua Naskah Sumber Arsip yang diterbitkan
kegiatan-kegiatan yang telah disebutkan yang karena tidak tersedia di Pura Pakualaman. Hanya
bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan serta satu Naskah Sumber Arsip Pura Pakualaman yang
informasi kepada pengguna atau masyarakat. Dari dirlihatkan arsiparis kepada peneliti yaitu Naskah
pemanfaatan arsip tersebut, masyarakat dapat Sumber Arsip Seri 4 yang berjudul “Konteks
memperoleh pengetahuan yang berguna untuk Historis-Sosiologis
pengembangan pengetahuan yang dimiliki Kadipaten Pakualaman Pada Masa Kolonial”.
yang didapat Naskah ini terbit pada tahun 2008 dan disusun
sebelumnya.
Pengetahuan
masyarakat menurut Pak N, tergantung dari apa dengan mengumpulkan dan mengolah arsip-arsip
yang dicari pengguna, yang sesuai dengan Pura Pakualaman yang bertemakan masalah
informasi dan pengetahuan yang ingin diketahui. hukum. Naskah sumber Arsip ini dimaksudkan
Hal ini senada dengan pemanfaatan arsip menurut menjadi sarana untuk menginformasikan kepada
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor masyarakat tentang masalah hukum yang pernah
28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang- berlangsung pada masa kolonial di Kadipaten
Undang Nomor 43 Tahun 2012 Tentang Pakualaman. Hal ini senada dengan penjelasan
Kearsipan, kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Williams, bahwa pemanfaatan arsip bisa
arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang bermacam-macam yaitu seperti penerbitan naskah
berhak dapat dilihat dari penggunaan arsip. sumber dan penggunaan arsip sebagai bahan
Pemanfaatan arsip statis bertujuan untuk penelitian, kajian, ataupun untuk menambah
meningkatkan pengetahuan serta informasi wawasan. (Williams, 2006: 155) Berdasarkan
kepada para pengguna. Memanfaatkan arsip statis hasil wawancara, pemanfaatan arsip melibatkan
informasi atau semua pihak dari dalam maupun luar Pura
mempublikasikan arsip statis sebagai bukti Pakualaman. Seperti penerbitan Naskah Sumber
sejarah dan warisan budaya nasional. Arsip, melibatkan BPAD Yogyakarta, para peneliti, petugas arsip dan Bagian Perpustakaan Pura Pakualaman serta masyarakat.
Pemanfaatan Arsip sebagai Sumber Daya Pengetahuan Bagi Masyarakat di Pusat Arsip Pura Pakualam Yogyakarta
Agar pemanfaatan arsip oleh pengguna di pusat menurut Williams. Menurutnya, publikasi arsip arsip Pura Pakualaman meningkat, maka arsip
merupakan cara memsosialisasikan arsip agar dipublikasikan. Selain itu, Naskah Sumber Arsip
arsip terus digunakan oleh masyarakat. Publikasi yang bersumber dari arsip dikenalkan atau
juga dapat dilakukan melalui web, mengadakan disosialisasikan oleh pusat arsip Pura Pakualaman
hari kunjungan atau open days, pameran arsip dan kepada pengguna. Naskah Arsip diletakkan di
penggunaan media televisi, radio, dan surat kabar meja yang biasanya digunakan pengguna untuk
(Williams, 2006: 156). Arsip sebagai bahan yang menggunakan arsip. Hal ini membuat pengguna
digunakan dalam melakukan berbagai kegiatan lebih mengerti tentang isi arsip setelah membaca
pemanfaatan dapat dilihat dari bagan berikut: Naskah Sumber Arsip. Terdapat keinginan dari pengguna agar Naskah Sumber Arsip diterbitkan
Pemanfaatan Arsip di Pusat Arsip Pura Pakulaman
kembali untuk membahas arsip-arsip yang
Arsip
Kegiatan Hasil
berhubungan dengan masalah lain misalnya
sebagai
Pemanfaatan
masalah tata negara, keuangan, pendidikan, dan
Bahan
lain sebaginya.
Bahan
Penerbitan dan Upaya
Pusat Arsip Arsip Pura Pakualaman juga dipublikasikan
“Naskah
sosialisasi
Naskah Sumber Pura melalui poster, buku dan pameran arsip. Publikasi
Sumber
kepada Pakualaman arsip ini dilakukan untuk mensosialisasikan arsip
Arsip”
Arsip
mendekati agar arsip terus digunakan oleh masyarakat.
pengunjung
masyarakat Selain itu, publikasi arsip bertujuan untuk
pusat arsip
Pameran Arsip dengan memberitahukan masyarakat tentang keberadaan
Untuk
Kraton penerbitan atau eksistensi pusat arsip Pura Pakualaman
rekreasi dan di
“Naskah karena masyarakat belum banyak yang
menambah
Yogyakarta
Sumber mengetahui bahwa Pura Pakualaman memiliki
wawasan
untuk
Arsip”, arsip yang bernilai sejarah tinggi yang tersimpan
masyarakat
masyarakat
pameran di pusat arsipnya.
arsip, dan
kegiatan Masyarakat lebih mengetahui arsip Kraton
Kurikulum
Pendidikan
Model Ki Hajar lainnya. Yogyakarta daripada arsip Pura Pakualaman.
Pendidikan
Dewantara
Masyarakat yang mengetahui keberadaan Pusat untuk pengajar Arsip Pura Pakualaman biasanya adalah
atau pendidik mahasiswa yang menggunakan arsip Pura
Bahan
Sumber
penulisan karya mereka mendapatkan informasi keberadaan arsip
Pakualaman untuk kepentingan penelitiannya dan
Penelitian
dan di Pusat Arsip Pura Pakualaman dari Badan
ilmiah
pembuatan
Perpusatakaan dan Arsip Daerah (BPAD) DI makalah untuk
Yogyakarta. Masyarakat umum banyak yang para peneliti dan tidak mengetahui bahwa Pura Pakualaman juga
juga mahasiswa memiliki arsip yang nilainya tidak kalah dari
Kraton Yogyakarta. Untuk merubah pandangan Dari bagan tersebut dapat dilihat bahawa Pusat
tersebut, pusat arsip pakualaman telah melakukan Arsip Pura Pakualaman telah berupaya mendekati
publikasi arsip dengan mengadakan pameran masyarakat agar arsip dapat digunakan sebagai
arsip. sumber daya pengetahuan mereka dengan
penerbitan “Naskah Sumber Arsip”, pameran Pameran arsip yang dilakukan di Keraton
arsip, dan kegiatan lainnya. Namun, Pameran Yogyakarta adalah upaya sosialisasi yang
arsip yang dilakukan di Pusat Arsip Pura dilakukan oleh Pura Pakualaman untuk
Pakualaman belum menumbuhkan kesadaran mempublikasikan kepada masyarakat tentang
masyarakat untuk memanfaatkan arsip. Pusat keberadaan Pusat Arsip Pura Pakualaman beserta
Arsip masih sepi pengunjung dan masih banyak layanannya. Hal ini senada dengan publikasi arsip
masyarakat yang belum mengetahui keberadaan
Eka Widya Ningrum, S.Hum. dan Ir. Anon Mirmani, MIM.Arc/Rec
arsip Pura Pakualaman. Pameran arsip dilakukan tanpa merencanakan sasaran masyarakat potensial yang akan memanfaatkan arsip setelah pameran dilakukan. Masyarakat yang datang biasanya berasal dari masyarakat sekitar Pura Pakualaman atau Kraton Yogyakarta tidak terkecuali dari kalangan pedagang sekitar, penarik becak, penarik andong, dan lain sebagainya.
Berdasarkan hasil observasi, pusat arsip Pura Pakualaman belum memiliki tolak ukur tentang pemanfaatan arsip. Pusat arsip belum mengetahui apakah pemanfaatan arsip Pura Pakualaman telah efektif dilakukan atau tidak. Pemanfaatan arsip hanya dilihat dari penerbitan buku yang dibuat oleh para peneliti dan ahli sejarah serta pameran yang dihadiri oleh masyarakat. Padahal sebenarnya pemanfaatan arsip dapat dilihat dan diukur tingkat keefektifannya dari jumlah penggunaan atau pemakaian arsip. Menurut Sedarmayanti pemakaian arsip dapat dilihat dari angka pemakaian arsip yaitu persentase sebagai perbandingan antara jumlah arsip yang digunakan kembali dengan jumlah seluruh arsip yang dimiliki tempat penyimpanan pada jangka waktu tertentu. Angka pemakaian arsip digunakan untuk melihat apakah pemanfaatan arsip oleh pengguna telah banyak dilakukan. Angka pemakaian dihitung dengan membagi jumlah arsip yang diminta dengan jumlah seluruh arsip di kali 100%. Apabila angka pemakaian kurang dari 5% maka pemakaian arsip terbilang rendah dan tempat penyimpanan harus melakukan upaya sosialisasi untuk meningkatkan pemakaian arsip oleh pengguna dan apabila angka pemakaian diatas 5% berarti telah banyak arsip yang digunakan oleh pengguna. (Sedarmayanti, 2008: 131) Namun, ketika peneliti mengkonfirmasi hal tersebut dan ingin melakukan penghitungan sendiri, peneliti tidak mendapatkan data secara lengkap mengenai arsip yang diminta pengguna melalui lembar pemesanan arsip. Padahal jika data tersebut lengkap, pusat arsip Pura Pakulaman dapat mengetahui efektivitas pemanfaatan arsip sehingga apabila dirasa kurang, pemanfaatan arsip dapat ditingkatkan lagi.
Berdasarkan hasil wawancara peneliti terhadap masyarakat, masyarakat hanya mengetahui bahwa Pura Pakualaman adalah tempat tinggal Paku Alam dan museum tentang sejarah dan
kebudayaan jawa. Kegiatan masyarakat ketika berkunjung ke Pura Pakualaman biasanya untuk ke perpustakaan atau sekedar melihat-lihat koleksi museum. Pura Pakualaman juga biasanya menjadi tempat penyelenggaraan upacara-upacara adat sehingga banyak msayarakat yang datang pada satu waktu tertentu. Kegiatan lain yang dilakukan masyarakat misalnya untuk penelitian (biasanya mahasiswa atau peneliti), pagelaran budaya, makan, foto-foto atau dokumentasi pribadi, dan lain sebagainya.
Hanya sedikit masyarakat yang datang ke Pura Pakualaman memiliki tujuan khusus untuk ke pusat arsipnya dan mengakses informasi pada arsip-arsip yang ada. Hal ini terjadi karena sosialiasi mengenai keberadaan pusat arsip Pura Pakualaman kepada masyarakat belum dilakukan secara maksimal dan tanpa mengidentifikasi masyarakat yang dituju yang berpotensi memanfaatkan arsip-arsip yang ada sebagai sumber daya bagi pengetahuan mereka. Namun, peneliti mendapatkan data bahwa pengetahuan masyarakat mengenai sejarah Pura Pakualaman lebih baik daripada pengetahuan keberadaan arsip yang seharusnya menjadi sumber utama pengetahuan yang dimiliki masyarakat tersebut. Peneliti menangkap bahwa terdapat keinginan dari masyarakat untuk memanfaatkan arsip sebagai sumber daya bagi pengetahuan mereka. Hal tersebut tergambar dari harapan masyarakat yang menginginkan sosialisasi arsip lebih digencarkan lagi melalui pameran arsip sehingga banyak masyarakat yang menyadari keberadaan arsip di Pura Pakualaman.
Masyarakat mengapresiasi sikap petugas yang selalu membantu dalam mencarikan arsip yang dibutuhkan dengan memberikan intruksi atau petunjuk secara personal kepada masyarakat yang menggunakan arsip. Lebih jauh, masyarakat juga menginginkan adanya pendidikan pemakai yang dapat mengajarkan mereka bagaimana mencari informasi pada arsip yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Selama ini, mereka merasa enggan untuk datang ke pusat arsip karena tidak tahu harus melakukan apa untuk mencari arsip.
Kesimpulan
Pemanfaatan Arsip di Pusat Arsip Pura Pakualaman dilakukan dengan terlebih dahulu
Pemanfaatan Arsip sebagai Sumber Daya Pengetahuan Bagi Masyarakat di Pusat Arsip Pura Pakualam Yogyakarta
mengelola arsip agar dapat dijadikan sumber daya pengetahuan masyarakat. Arsip yang pada masa lalu merupakan hasil pemikiran dari pengetahuan pribadi para petinggi atau pimpinan Pura Pakualaman, saat ini telah menjadi pengetahuan sosial untuk digunakan dalam mengembangkan pengetahuan masyarakat melalui perekaman informasi dalam bentuk arsip dan sosialiasi arsip tersebut yang dilakukan oleh pusat arsip Pura Pakualaman. Pemanfaatan arsip telah dilakukan oleh pusat arsip Pura Pakualaman dengan menggunakan arsip sebagai bahan penelitian, kajian, dan menambah wawasan, pembelajaran mata sejarah, penyusunan biorgafi serta melalui kegiatan publikasi seperti seminar pendidikan, pameran arsip dan penerbitan buku “Naskah Sumber Arsip”. Pusat Arsip Pura Pakualaman telah mendekati masyarakat untuk mengupayakan arsip dimanfaatkan sebagai sumber daya pengetahuan mereka melalui penerbitan naskah sumber arsip dan kegiatan publikasi lainnya seperti pameran dan seminar pendidikan yang bersumber dari arsip. Namun, terdapat kendala dapat pemanfaatan arsip yaitu publikasi arsip masih jarang dilakukan, minimnya informasi mengenai pusat arsip, dan arsip belum diolah seluruhnya.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa walaupun Pusat Arsip Pura Pakualaman telah mengupayakan pendekatan kepada masayarakat melalui kegiatan sosialisasi arsip yang dilakukan, masyarakat masih jarang memanfaatkan arsip sebagai sumber daya pengetahuan mereka. Pusat arsip Pura Pakualaman perlu lebih gencar melalukan pendekatan kepada masyarakat melalui kegiatan pemanfaatan seperti penerbitan buku “Naskah Sumber Arsip” mengenai masalah lain seperti masalah ketatanegaraan masa kolonial, pendidikan, kesehatan, dan lain sebagainya. Pemanfaatan arsip juga dapat dilakukan dengan mengolah arsip dalam berbagai bentuk atau media agar arsip dikemas secara menarik dan membuat masyarakat lebih mudah memahami tentang arsip yang dimaksud. Pemanfaatan arsip dapat dilakukan dengan program siaran radio yang membahas tentang arsip Pura Pakualaman mengenai suatu masalah, pembuatan video atau film pendek mengenai masalah kehidupan sosial masa kolonial, dan lain sebagainya.
Daftar Acuan
_______. Menjaga Keselamatan dan Kelestarian Arsip Statis Pemerintah Provinsi DIY. 28 Februari
2013. http://www.bpadjogja.info/post/berita/373/ menjaga-keselamatan-dan-kelestarian-arsip- statis-pemerintah-provinsi-diy.html
Alwi, Hasan. 2007. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka
Astuti, A. Fajar Feratri. Kegiatan Pameran Kearsipan Sebagai Pemanfaatan dan Pendayagunaan Media Arsip (Arsip Statis).
5 Februari 2013. www.bpadjogja.info/file/79a133457e740f5 2e16d8be7c4111466.pdf
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan: untuk lembaga negara, swasta, dan perguruan tinggi. Jakarta: Bumi Aksara
Borchardt, Elizabeth Ann. 2009. Historical archaeologists' utilization of archives: An exploratory study. A thesis presented to The Faculty of The School of Library and Information Science San Jose State University. http://search.proquest.com/docview/305182 867/13CD32A69474A89AADF/1?accounti d=17242
Creswell, J. W. 2009. Research Design : pendekatan kualitatif, kuantitatif, dan mixed. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Republik Indonesia. Undang-Undang Kearsipan No. 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan. 1 Februari
2013. http://www.anri.go.id/unduh-file/87Nomor- 43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf
Republik Indonesia. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2012 Tentang Kearsipan.
1 Februari 2013. http://www.anri.go.id/unduh-file/58PP-No- 28-Tahun-2012-tentang-Pelaksanaan-UU- No-43-Tahun-2009.pdf
Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan Dengan
Memanfaatkan
Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.
Eka Widya Ningrum, S.Hum. dan Ir. Anon Mirmani, MIM.Arc/Rec
Sulistyo-Basuki. 2006. Metode Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra bekerja sama dengan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.
Suryodilogo, Atika, et al. 2012. Warnasari Sistem Budaya
Kadipaten
Pakualaman.
Yogyakarta: Trah Pakualaman Hudyana bekerjasama dengan Eka Tjipta Foundation dan Perpustakaan Pura Pakualaman.
Williams, Caroline. 2006. Managing Archives: fondations, principles and practice. Oxford: Chandos Publishing.
Analisis Arsitektur Informasi Perpustakaan Digital Universitas Terbuka