JURNAL ILMU INFORMASI, PERPUSTAKAAN, DAN KEARSIPAN
JURNAL
ILMU INFORMASI, PERPUSTAKAAN, DAN
KEARSIPAN
Diterbitkan oleh DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA UNIVERSITAS INDONESIA
Penanggung Jawab
Ketua Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Editor Eksekutif
Fuad Gani, M.A
Staf Editor
Dr. Tamara Adriani Susetyo-Salim, M.A Y.Sumaryanto, Dip. Lib, M.Hum.
Indira Irawati, M. A. Purwanto Putra, M. Hum.
Dewan Redaksi
Dr. Laksmi, M.A Dr. Zulfikar Zen, S.S, M.A. Utami Budi Rahayu Hariyadi, M.Lib. M,Si.
Taufik Asmiyanto, M.Si. Nina Mayesti, M.Hum.
Sekretariat dan Administrasi
Cempaka Putri Andiani Denada Annisa Fitri Faisal Hazami
Alamat Sekretariat
Gedung VII Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia
Tel/Fax. (021)7872353 email: [email protected]
ISSN 1411 - 0253
Redaksi menerima tulisan ilmiah bidang informasi, perpustakaan dan kearsipan. Tulisan akan dimuat dengan pertimbangan yang didasarkan pada keaslian dan relevansinya dengan ilmu informasi, perspustakaan dan kearsipan.
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan Volume 15 Nomor 2 September Tahun 2014 ini dapat kembali diterbitkan. Artikel pertama ditulis oleh Siti Soleha dengan judul Penyusutan Arsip Rekam Medis : Studi Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta yang membahas mengenai kegiatan penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta. Adapun arsip rekam medis yang terakhir kali dipindahkanadalah arsip tahun 2004. Arsip rekam medis tahun2005 hingga saat ini belum mengalami prosespenyusutan dan masih disimpan di Sub UnitRekam Medis. Oleh karena itu, banyak arsiprekam medis yang terpaksa harus ditumpuk dikardus-kardus akibat sudah tidak ada RoolO’Pack yang dapat menampung lagi. Sehinggafenomena tersebut menarik untuk diteliti.Hasil penelitian ini menjelaskan bahwa Rumah Sakit Haji Jakarta belum mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan kegiatan pemusnahan arsip rekam medis sejak Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri.
Arsip sebagai salah satu informasi terekam memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan instansi. Setiap kegiatan memerlukan data atau informasi, salah satu sumber informasi itu adalah arsip. Tidak dapat dipungkiri, dalam era globalisasi ini setiap kegiatan instansi, baik instansi pemerintah, instansi swasta dan pendidikan tidak akan berjalan tanpa data dan informasi. Penjelasan terebut ditulis olehYossua Hot dibawah bimbingan dan arahan Nina Mayesti, M.Hum dengan judul Implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, dengan tujuan penelitian adalah untuk mengidentifikasi implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sehingga tercapainya pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Informasi yang diperoleh dengan melakukan wawancara dengan unit-unit pengelola kearsipan di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Hasil penelitian mengungkapkan fakta di lapangan bahwa implementasi Jadwal Retensi Arsip ini belum dilaksanakan secara merata dikarenakan masih ada unit-unit kearsipan yang belum melakukan penyusutan. Kurangnya kesadaran pimpinan yang menyebabkan permasalahan ini timbul. Jadwal Retensi Arsip dibuat tanpa diberikan fasilitas seperti sarana dan prasarana yang mendukung kegiatan kearsipan dan Sumber Daya Manusia masih ada yang tidak mengerti kearsipan atau tidak berlatar pendidikan kearsipan sehingga menyebabkan lambat dalam implementasi.
Berikutnya artikel ketiga berjudul Pendapat Anak Terhadap Rubrik Ensiklobobo Di Taman Bacaan Anak Melati, Pitara Depok yang ditulis Risqa Tri Oktaviani membahas i Berikutnya artikel ketiga berjudul Pendapat Anak Terhadap Rubrik Ensiklobobo Di Taman Bacaan Anak Melati, Pitara Depok yang ditulis Risqa Tri Oktaviani membahas i
Artikel keempat berjudul Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang yang ditulis oleh Vilianty Rizki Utami di bawah bimbingan dan arahan Ir. Anon Mirmani, MIM.Arc/Rec.Penelitian ini membahas tentang proses temu kembali arsip vital di Kantor Arsip Daerah (KAD) Kota Tangerang sebagai upaya untuk meningkatkan temu kembali arsip vital di KAD, khususnya arsip vital Izin Mendirikan Bangunan (IMB). Tujuannya adalah untuk mengetahui proses temu kembali arsip vital IMB, penyebab tidak ditemukannya arsip vital IMB di KAD Kota Tangerang serta hubungan KAD dengan lembaga pencipta arsip vital tersebut. penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, dengan metode penelitian studi kasus. Hasil penelitian ini menemukan bahwa kurangnya advokasi arsip, kurangnya keamanan akses arsip, arsip vital yang tidak lengkap saat diserahkan dari lembaga pencipta dan tidak dibuatnya daftar pencarian arsip vital yang belum diserahkan oleh lembaga pencipta, merupakan penyebab tidak ditemukannya arsip vital IMB di KAD pada saat pencarian oleh pengguna.
Artikel kelima berjudul Budaya Penyimpanan Naskah Kuno di Ruang Penyimpanan Naskah Keraton : Studi Kasus Keraton Kasepuhan dan Kanoman, Cirebon ditulis oleh Permadi Heru Prayogo, S.Hum., dibawahbimbingan dan arahan Dr. Tamara Adriani Susetyo- Salim, S.S, M.A.Penelitian ini membahas tentang budaya kontrol lingkungan di Keraton Kasepuhan dan Keraton Kanoman dengan membandingkan keadaan ruang penyimpanan pada Keraton Kasepuhan dan Keraton Kanoman. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Ditemukan dalam penelitian ini bahwa kontrol lingkungan dalam penyimpanan naskah masih belum dilakukan dengan baik. Budaya keraton adalah salah satu latar belakang atas tindakan penyimpanan naskah di dalam keraton. Kearifan lokal menjadi salah satu bentuk tindakan yang dilakukan dalam menjaga ruang penyimpanan. Tindakan yang dilakukan antara lain berbentuk peng-ukup-an, hal tersebut dilakukan untuk menciptakan ruangan yang bebas dari serangga. Kendala-kendala yang menjadi penghambat kegiatan pemeliharaan ruang juga disebabkan oleh budaya keraton. ii
Eka Widya Ningrum, S.Hum dibawah bimbingan dan arahan Ir. Anon Mirmani, MIM.Arc/Rec. menulis artikel berjudul Pemanfaatan Arsip Sebagai Sumber Daya Pengetahuan Bagi Masyarakat di Pusat Arsip Pura Pakualaman Yogyakarta . Sebagai artikel keenam, tulisan ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai pemanfaatan arsip di Pura Pakualaman ditinjau dari segi pengelolaan kearsipannya dan identifikasi sosialisasi terhadap arsip tersebut sebagai sumber daya pengetahuan bagi masyarakat. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode penelitian studi kasus. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Pusat Arsip Pura Pakualaman telah mengupayakan pendekatan kepada masyarakat melalui kegiatan sosialisasi arsip yang dilakukan seperti penerbitan naskah sumber arsip, pameran, dan seminar pendidikan. Namun, masyarakat masih jarang memanfaatkan arsip sebagai sumber daya pengetahuan mereka. Hal ini dikarenakan publikasi arsip masih jarang dilakukan; minimnya informasi mengenai pusat arsip; dan arsip belum diolah seluruhnya.
Selanjutnya ada artikel berjudul Analisis Arsitektur Informasi Perpustakaan Digital Universitas Terbuka, yang ditulis oleh Wiwit Ratnasari, S.Hum. di bawah bimbingan dan arahan Arie Nugraha, S.Hum., M.TI. Artikel ini membahas tentang arsitektur informasi pada situs web Perpustakaan Digital Universitas Terbuka. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode observasi dan wawancara terhadap informan terkait dengan pengembangan Perpustakaan Digital Universitas Terbuka. Analisis pada perpustakaan digital didasarkan pada empat komponen dasar dalam arsitektur informasi yaitu, sistem organisasi, sistem pelabelan, sistem navigasi dan sistem pencarian. Hasil penelitian menyatakan bahwa situs web Perpustakaan Digital Universitas Terbuka belum memenuhi prinsip-prinsip dalam komponen dasar arsitektur informasi. Berdasarkan hasil penelitian tersebut, disarankan kepada pihak perpustakaan untuk meningkatkan dan mengembangkan arsitektur informasi pada perpustakaan digital sehingga memberikan kemudahan-kemudahan akses informasi bagi penggunanya.
Sebagai artikel kedelapan sekaligus yang terakhir dimuat dalam edisi ini yaitu berjudul Kajian Terhadap Perspektif Multikultural Perpustakaan Umum di DKI Jakarta Dalam Praktik Layanan Publik yang di tulis oleh Yohanes Sumaryanto, Laksmi, dan Yasintus T. Runesi membahas mengenai perspektif multikultural yang dimiliki perpustakaan umum dalam layanan publiknya. Relasi multikultural adalah satu kondisi manusiawi (la conditione humain ) dan kondisi yang harus ada (conditione sine qua non) dalam suatu negara yang multietnis dan multiagama. Salah satu sarana merajut perilaku multikulturalistik adalah melalui perpustakaan sebagai sumber pengetahuan. Tetapi dapat terjadi bahwa perpustakaan
iii iii
Kedelapan tulisan tersebut disajikan secara lebih lengkap dalam Jurnal Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan Volume 15 Nomor 2 September Tahun 2014 yang diterbitkan oleh Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia. Semoga pengetahuan, penerapan, dan penelitian yang telah disampaikan dapat bermanfaat untuk pengembangan dan kemajuan bidang informasi, perpustakaan, dan kearsipan.
Salam Redaksi
iv
DAFTAR ISI
1 Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Rumah Sakit Haji
Jakarta
Siti Soleha
10 Implementasi Jadwal Retensi Arsip Di Kementerian Pendidikan
Dan Kebudayaan Republik Indonesia
Yossua Hot, Nina Mayesti
20 Pendapat Anak Terhadap Rubrik Ensiklobobo Di Taman Bacaan
Anak Melati, Pitara Depok
Risqa Tri Oktaviani
29 Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di
Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang
Vilianty Rizki Utami, Anon Mirmani
37 Budaya Penyimpanan Naskah Kuno di Ruang Penyimpanan
Naskah Keraton : Studi Kasus Keraton Kasepuhan dan Kanoman, Cirebon
Permadi Heru Prayogo, Tamara Adriani Susetyo-Salim
47 Pemanfaatan Arsip Sebagai Sumber Daya Pengetahuan Bagi
Masyarakat di Pusat Arsip Pura Pakualaman Yogyakarta
Eka Widya Ningrum, Anon Mirmani
56 Analisis Arsitektur Informasi Perpustakaan Digital Universitas
Terbuka
Wiwit Ratnasari, Arie Nugraha
71 Kajian terhadap Perspektif Multikultural Perpustakaan Umum di
DKI Jakarta Dalam Praktik Layanan Publik
Yohanes Sumaryanto, Laksmi, Yasintus T. Runesi
Siti Soleha, S.Hum
PENYUSUTAN ARSIP REKAM MEDIS : STUDI KASUS RUMAH SAKIT HAJI JAKARTA
Siti Soleha, S.Hum
Program Studi Ilmu Perputakaan,Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia Depok, 16424
ABSTRAK
Penelitian ini membahas mengenai kegiatan penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui serta menganalisis proses penyusutan arsip rekam medis dan kendala yang dihadapi Rumah Sakit Haji Jakarta. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif berbentuk studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian ini menjelaskan bahwa Rumah Sakit Haji Jakarta belum mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan kegiatan pemusnahan arsip rekam medis sejak Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri. Oleh karena itu, penggunaan JRA di Rumah Sakit Haji Jakarta sangat disarankan dalam kegiatan penyusutan agar kegiatan penyusutan dapat berjalan dengan baik. Selain itu, juga meningkatkan peran arsiparis dalam kegiatan penyusutan rekam medis serta meningkatkan pemahaman pegawai mengenai penyusutan arsip rekam medis.
Kata kunci : Penyusutan, Rekam Medis, Jadwal Retensi Arsip
ABSTRACT
This research conducts an in-depth analysis of themedical recordsdisposal activity in Rumah Sakit Haji Jakarta. The purpose of this research is to identify and analyze the disposition process of medical record archivesand the obstacles faced by Rumah Sakit Haji Jakarta. The method usedin this researchis descriptive method in form of case study by using qualitative approach. The result of this research shows that at Rumah Sakit Haji Jakarta does not have Archive Retention Schedule (Jadwal Retensi Arsip -JRA) and the diminishing process of the medical record archives has not been done. Based on these results, it is suggested that Rumah Sakit Haji Jakarta should use JRA for their disposal activity, improve the role of archivists in the medical record disposal process, and improve the employees understanding related to the medical record archives disposal process. In addition, the hospital has to provide profer facilities for the disposal process of medical record archives disposal.
Keywords :Disposal, Medical Record,Archive RetentionSchedule
PENDAHULUAN
kepada masyarakat dilakukan oleh rumah sakit. Rumah sakit sebagai institusi yang bergerak di
Hidup sehat merupakan hak setiap manusia. Hal bidang pelayanan masyarakat menghasilkan arsip tersebut dengan jelas disebutkan dalam Undang-
dari setiap kegiatan administrasi yang dilakukan. Undang Dasar 1945 Pasal 28 H poin satu, “Setiap
Arsip yang dimiliki oleh rumah sakit harus orang berhak hidup sejahtera lahir batin dan
dikelola agar dapat melayani masyarakat dengan sehat serta berhak memperoleh pelayanan
baik. Menurut Amsyah (1998:7), kantor-kantor kesehatan”. Salah satu pelayanan kesehatan
yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat
Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta
diharapkan mempunyai file yang dapat berjalan rekam medis ke Unit Kesekretariatan lagi untuk efektif dan efisien. Kalau tidak, pelayanan
dimusnahkan.
masyarakat yang diberikan niscaya akan lamban dan tidak memuaskan. Sehingga, untuk
Masalah Penelitian
mengantisipasi agar pelayanan agar tidak lamban dan memuaskan, diperlukan pengelolaan yang
Arsip rekam medis yang terakhir kali dipindahkan baik terhadap arsip.
adalah arsip tahun 2004. Arsip rekam medis tahun 2005 hingga saat ini belum mengalami proses
Pengelolaan arsip atau lebih dikenal dengan penyusutan dan masih disimpan di Sub Unit sebutan record management merupakan sesuatu
Rekam Medis. Oleh karena itu, banyak arsip yang penting bagi suatu institusi. Salah satu arsip
rekam medis yang terpaksa harus ditumpuk di yang dihasilkan rumah sakit adalah arsip rekam
kardus-kardus akibat sudah tidak ada Rool medis (medical record). Sebagai lembaga
O’Pack yang dapat menampung lagi. Sehingga, profesional, rumah sakit harus menjunjung tinggi
fenomena tersebut menarik untuk diteliti. prinsip transparasi dan pertanggungjawaban (accountability) sebagai bentuk penerapan Good
Tujuan Penelitian
Governance yang baik. Akuntabilitas merupakan suatu prinsip bahwa seseorang, organisasi,
Peneliti meneliti lebih lanjut mengenai proses maupun
penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit mempertanggungjawabkan tindakan mereka
komunitas
perlu
Haji Jakarta untuk mencari tahu mengapa sampai terhadap pihak lain (Kennedy, 1998). Arsip
terjadi penumpukan arsip rekam medis inaktif rekam medis merupakan bagian dari bukti
yang seharusnya telah dipindahkan ke Unit pertanggung jawaban rumah sakit atas
Kesekretariatan untuk dimusnahkan. Penelitian pelayanannya. Oleh karena itu, pengelolaan arsip
ini akan meneliti lebih lanjut tentang proses rekam medis di rumah sakit harus sesuai dengan
penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit ketentuan, petunjuk, dan pedoman kearsipan.
Haji Jakarta dan kendala yang dihadapai Rumah Pengelolaan arsip rekam medis yang baik
Sakit Haji Jakarta dalam melakukan kegiatan seharusnya juga dilakukan di Rumah Sakit Haji
penyusutan arsip rekam medis. Jakarta.
Tinjauan Literatur
Penyusutan arsip menjadi aspek yang perlu diperhatikan karena jika penambahan arsip rekam
Penyusutan Arsip
medis yang terus meningkat tidak diimbangi Penyusutan merupakan tahapan terakhir dalam dengan
daur hidup suatu arsip. Menurut Barthos mengakibatkan
(1989:8), penyusutan arsip adalah proses kegiatan mengganggu aktivitas kerja sebagaimana penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan arsip dikatakan
aktif dari inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip penyusutan merupakan salah satu sarana untuk yang tidak berguna berdasarkan Jadwal Retensi mengatasi
Arsip. Suraja (2006:145) mendefinisikan Jadwal bertimbunnya arsip-arsip yang tidak mempunyai Retensi Arsip adalah suatu daftar yang memuat nilai guna lagi. Penyusutan arsip rekam medis di informasi ketentuan waktu lamanya arsip Rumah Sakit Haji Jakarta juga perlu diperhatikan disimpan. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun mengingat Rumah Sakit Haji Jakarta terus 2009 Tentang Kearsipan, Jadwal Retensi Arsip mengalami pertambahan pasien. Pertambahan yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar kuantitas arsip rekam medis harus diimbagi yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu dengan pengelolaan arsip rekam medis yang baik penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan dari mulai penciptaan hingga penyusutan.Jika keterangan yang berisi rekomendasi tentang tidak, akan terjadi penumpukan arsip seperti yang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai terjadi saat ini di gudang penyimpanan arsip kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan rekam medis inaktif Rumah Sakit Haji Jakarta. sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Akibat sudah tidak melakukan pemindahan arsip arsip. Menurut Smith (2002:148) pada tahap
Siti Soleha, S.Hum
penyusutan, keputusan yang dibuat adalah (1) pertanggungjawaban Nasional tetapi sudah tidak memusnahkan rekod, (2) menyimpan rekod
diperlukan untuk penyelenggaraan administrasi secara permanen atau (3) memindahkan rekod ke
sehari-hari kepada Arsip Nasional Republik penyimpanan inaktif.
Indonesia (ANRI).
a. Pemindahan Arsip Manajemen Arsip Rekam Medis
Pemindahan arsip (transferring) menurut
Penyusutan Rekam Medis
Menurut Depkes RI (1997), penyusutan arsip memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif kepada
Wursanto (1991:216)adalah
kegiatan
adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak arsip tak aktif (inaktif) karena tidak atau jarang
penyimpanan dengan cara :
sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari.
a. Memindahkan berkas rekam medis inaktif Menurut Smith (2002:149) terdapat dua metode
dari rak aktif ke rak inaktif pemindahan rekod yaitu :
b. Memikrofilmisasi berkas rekam medis
a. Metode
menerus/berulang-ulang
c. Memusnahkan berkas rekam medis yang
b. Metode pemindahan berkala
telah dimikrofilmkan
Menurut Suraja (2006:195) persiapan yang perlu diselenggarakan adalah :
Pemusnahan Rekam Medis
a. Menyiapkan peralatan seperti folder, boks, Menurut Depkes RI (1997) pemusnahan adalah dan lain-lain
suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik
b. Membuat daftar arsip-arsip yang akan arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan dipindahkan
nilai gunanya rendah. Berdasarkan Surat Edaran
c. Mempersiapkan berita acara pemindahan Dirjen Pelayanan Medik No. HK.00.06.1.5.01160 arsip
Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam
Medis di Rumah Sakit, tata cara pemusnahan Pemusnahan merupakan kegiatan akhir dari
b. Pemusnahan Arsip
berkas rekam medis inaktif adalah pembuatan tim rangkaian proses penyusutan. Menurut Barthos
pemusnah, membuat daftar pertelaan, dan (1989:8) pemusnahan arsip adalah proses
membuat berita acara pemusnahan. kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang
Penilaian Arsip Rekam Medis
bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional. Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan
Medik tahun 1995 No. Hk. 00.06.1.501160, beberapa cara. Menurut Suraja (2006:196)
disebutkan bahwa tata cara penilaian berkas memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan cara
rekam medis yang akan dimusnahkan dilakukan dirobek, dibakar, dicacah, dilebur atau
dengan cara sebagai berikut:
dihancurkan dengan mesin penghancur kertas
a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah yang atau dengan memakai bahan kimia. Menurut
telah 2 tahun inaktif
Barthos (1990:123)
b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas dilaksanakan dengan ketentuan berikut :
pemusnahan harus
rekam medis inaktif :
1. Membuat daftar arsip-arsip yang akan
1) Seringnya rekam medis digunakan dimusnahkan
untuk pendidikan dan penelitian
2. Diketahui
2) Nilai guna primer, mencakup: berwenang
administrasi, hukum, keuangan, dan iptek
3. Pemusnahan dilakukan dengan berita
3) Nilai guna sekunder, mencakup: acara pemusnahan
pembuktian dan sejarah
c. Lembar rekam medis yang dipilah adalah
ringkasan masuk dan keluar, resume, lembar Menurut Laksmi dkk (2008:220) penyerahan
c. Penyerahan Arsip
operasi, lembar identifikasi bayi lahir hidup, arsip adalah menyerahkan arsip bernilai
lembar persetujuan dan lembar kematian sekunder/bernilai
guna
sebagai
bahan
Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta
d. Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang berkas rekam medis inaktif
e. Lembar rekam medis sisa, rusak atau tidak terbaca disiapkan dimusnahkan
f. Tim penilai dibentuk dengan SK direktur beranggotakan komite rekam medis/komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan petugas lain yang terkait.
Jadwal Retensi Rekam Medis
Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis menyebutkan bahwa rekam medis rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu lima tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan setelah batas waktu lima tahun dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. JRA rekam medis lebih lengkap diatur dalam Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit dan AHIMA (American Health Information Management Association).
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Januari 2013 hingga bulan Mei 2013 di Rumah Sakit Haji Jakarta. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan wawancara terstruktur, observasi dan analisis dokumen. Informan dalam penelitian ini berjumlah 4 orang yang ditentukan dengan menggunakan teknik sampling bertujuan (purposive sampling).
HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
Penelitian mengenai penyusutan arsip rekam medis dilakukan terhadap dua unit yang mengelola arsip rekam medis yaitu Sub Unit Rekam Medis dan Unit Kesekretariatan. Pengumpulan
mewawancarai empat orang narasumber serta observasi langsung ke lokasi. Dari hasil penjabaran hasil penelitian dan pembahasan,
diketahui bahwa dalam melakukan kegiatan pengelolaan arsip rekam medis Rumah Sakit Haji Jakarta telah mempunyai pedoman khusus yaitu Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit Haji Jakarta. Pedoman tersebut disusun dengan mengacu kepada Departemen Kesehatan. Pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta menganut sistem sentralisasi.
Pengelolaan arsip rekam medis dari awal diciptakan hingga arsip tersebut inaktif dilakukan oleh Sub Unit Rekam Medis. Dalam melakukan pengelolaan arsip rekam medis, Sub Unit Rekam Medis dibagi menjadi 5 pembagian kerja sebagaimana tercantum dalam struktur organisasi berikut :
Gambar 1:Struktur Organisasi Sub Unit Rekam Medis
Arsip rekam medis yang dikelola Sub Unit Rekam Medis per hari berkisar antara 500-1000 rekam medis. Arsip rekam medis tersebut merupakan arsip rekam medis yang keluar masuk (diterima dan dipinjam) dari Sub Unit Rekam Medis. Sedangkan total keseluruhan arsip rekam medis yang pernah dikelola oleh Sub Unit Rekam medis adalah lebih dari 436.000 arsip rekam medis. Nomor registrasi arsip rekam medis berasal dari nomor registrasi pasien. Sistem klasifikasi arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta menggunakan no.registrasi pasien yang berjumlah 6 digit dan warna. Sistem klasifikasi menggunakan angka tersebut, sesuai dengan pengertian klasifikasi menurut Sulistyo- Basuki (2005:39) sistem klasifikasi adalah penataan secara klasifikasi dan logis dengan menggunakan angka, huruf, atau gabungan angka dan huruf untuk identifikasi rekod. Berdasarkan wawancara dan pengamatan yang telah dilakukan, arsip rekam medis aktif hingga berstatus siap musnah disimpan di empat tempat yaitu ruang pengolah, ruang scanning, gudang penyimpanan
Penyimpanan dan Pengembalian Rekam Medis
Siti Soleha, S.Hum
arsip rekam medis inaktif, dan Unit Kesekretariatan.
Dalam penjabaran mengenai proses penyusutan, peneliti
penyusutan menurut Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012, Smith (2002) dan Depkes RI (1997) dan disimpulkan terdapat lima kegiatan utama dalam proses penyusutan di Rumah Sakit Haji Jakarta sebagai berikut:
Gambar 2 : Siklus Pengelolaan Arsip Rekam Medis
1. Penilaian Arsip Rekam Medis
Dalam menilai masa simpan arsip rekam medis Rumah Sakit Haji Jakarta belum menggunakan Jadwal Retensi Arsip. Bahkan terdapat pegawai Sub Unit Rekam Medis yang tidak mengetahui mengenai JRA. Penentuan masa simpan hanya berdasarkan peraturan general saja yakni 5 tahun masa simpan (3 tahun aktif dan 2 tahun inaktif). Peraturan tersebut diatur dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis RS Haji Jakarta. Namun, ada beberapa arsip rekam medis tertentu yang disimpan lebih dari 3 tahun seperti rekam medis penyakit dalam, bayi dan sebagainya. Perbedaan masa simpan terhadap arsip rekam medis tertentu tidak diatur dalam pedoman yang tertulis.
Dalam menentukan arsip rekam medis mana yang disimpan lebih dari 3 tahun di ruang pengolah hanya berdasarkan inisiatif pribadi pegawai saja. Berikut masa simpan arsip rekam medis Rumah Sakit Haji Jakarta yang disebut sebagai JRA rekam medis :
Tabel 1 : Masa simpan Arsip Rumah Sakit Haji Jakarta No Jenis Dokumen
Lama Simpan
1 Dokumen Keuangan
10 tahun
2 Dokumen Umum Internal
2 tahun setelah tidak berlaku lagi
3 Dokumen Umum Eksternal
2 tahun setelah tidak berlaku lagi
4 Dokumen biasa seperti
yang disebutkan diatas
2 tahun
Sumber : Prosedur Opersional Baku Penyimpanan Arsip RS Haji Jakarta (19 Januari 2006)
Dengan peraturan masa simpan arsip Rumah Sakit Haji Jakarta yang sangat general seperti yang telah dijelaskan diatas, hal tersebut tidak dapat dikatakan JRA jika mendasarkan pengertian JRA berdasarkan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Ketidakberdaan JRA rekam medis di Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit Haji Jakarta dapat disebabkan karena tidak adanya arsiparis yang dilibatkan dalam tim penyusunan Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit Haji Jakarta dan tidak ada nya arsiparis dalam struktur organisasi Sub Unit Rekam Medis. Mengenai Jadwal Retensi Arsip Rekam Medis telah diatur dalam Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar sebagai berikut:
No Kelom pok Penya kit
Aktif Inaktif Rawat
Jalan
Rawat Inap
Rawat Jalan
Rawat Inap
1 Umum 5th
5th
2th 2th 2 Mata
5th
10th
2th 2th 3 Jiwa
10th
5th
5th 5th 4 Orthop edi
10th
10th
2th 2th 5 Kusta
15th
15th
2th 2th 6 Keterg antung an Obat
7 Jantun g
10th
10th
2th 2th 8 Paru
Tabel 2 : Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik
Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta
Sedangkan menurut AHIMA
(American
Health
kurang lebih sebulan sekali. Sub Unit Rekam
Information Management Association) dalam Huffman
Medis dalam melakukan pemindahan arsip rekam
(1994:306) jadwal retensi minimal adalah : Patient health records
medis menggunakan metode pemindahan
10 years after the most
(adults)
recent encounter
berulang-ulang. Menurut Suraja (2006:194)
Patient health records Age pf majority plus
pemindahan berulang-ulang adalah pemindahan
(minors)
statute of limitation
arsip yang dilakukan berulang-ulang dalam selang
Diagnostic images (such
5 yeras
waktu yang tidak ditentukan. Sub Unit Rekam
as x-ray fil)
Medis
sebaiknya
menggunakan metode
Desease index
10 yeras
pemindahan berkala untuk mengimbangi kegiatan
Fatal heart
monitor 10 yeras
after infant
records
reached age of majority
pemisahan arsip rekam medis inaktif oleh unit
Master patient index
Permanently
pengolah yang dilakukan secara berkala yakni 2-3
Operative index
10 years
kali dalam satu bulan dan mencegah terjadinya
Registers of births
Permanently
penumpukkan arsip rekam medis inaktif di unit
Register of deaths
Permanently
pengolah. Pemindahan arsip rekam medis inaktif
Register of emergency Permanently department patients
ke gudang penyimpanan arsip rekam medis
inaktif tidak terdapat berita acara pemindahan
Register of surgical Permanently
procedures
arsip dan daftar arsip yang akan dipindahkan.
Tabel 3 : Jadwal Retensi Arsip AHIMA
Padahal menurut Suraja (2006:195) salah satu persiapan yang perlu diselenggarakan dalam
pemindahan arsip adalah mempersiapkan berita Pemilahan arsip rekam medis aktif dan inaktif
2. Pemilahan Arsip Rekam Medis
acara pemindahan arsip dan membuat daftar dilakukan dengan memeriksa satu per satu arsip
arsip-arsip yang akan dipindahkan. rekam medis yang ada dan dilakukan pada hari libur dengan frekuensi dalam satu bulan
4. Pendigitalan Arsip Rekam Medis Inaktif
setidaknya 2 kali. Dalam melakukan pemisahan Sub Unit Rekam Medis telah melakukan arsip rekam medis inaktif Sub Unit Rekam Medis
kebijakan pendigitalan arsip rekam medis inaktif saat ini tidak lagi melakukan pencatatan. Dalam
sesuai ketentuan yang dikatakan dalam Depkes RI memilah arsip rekam medis, Sub Unit Rekam
(1997) penyusutan arsip adalah suatu kegiatan Medis memisahkan arsip rekam medis pasien
pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan yang telah 3 tahun tidak datang berobat ke Rumah
cara memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif Sakit Haji Jakarta. Namun terdapat pengecualian
sesuai ketentuan yang berlaku. Namun dalam terhadap jenis arsip rekam medis tertentu yang
melakukan kegiatan pendigitalan arsip rekam disimpan lebih dari 3 tahun yaitu resume medis
medis, petugas yang bertugas mendigitalkan arsip dan persetujuan operasi yang disimpan terus
rekam medis mendigitalkan semua arsip rekam dengan cara di scan. Tindakan ini merupakan
medis. Padahal telah ditentukan hanya resume tindakan yang benar karena resume medis dan
medis, surat kesediaan operasi, bayi, sertifikasi persetujuan operasi bernilai permanen dan harus
menginggal saja yang di scan. Menurut terus disimpan sesuai dengan peraturan dalam
pengamatan peneliti, hal ini dapat disebabkan Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008
karena petugas yang bertugas mendigitalkan arsip pasal 8.
rekam medis tidak lagi menyimpan pedoman mengenai arsip rekam medis apa saja yang harus
di scan. Sehingga, perlu dilakukan sosialisasi Sesuai dengan Buku Pedoman Penyelenggaraan
3. Pemindahan Arsip Rekam Medis
ulang dan meningkatkan konrtol pimpinan dalam Rekam Medis RS Haji Jakarta Bab V Tentang
memastikan kegiatan pendigitalan arsip rekam Penyimpanan Berkas Rekam Medis, pasien yang
medis berjalan dengan benar. Sejak tahun 2011, telah 3 tahun (terhitung dari tanggal terakhir
Rumah Sakit Haji Jakarta tidak lagi melakukan pasien datang) tidak datang berobat ke Rumah
kegiatan pendigitalan arsip rekam medis karena Sakit Haji Jakarta dinyatakan inaktif dan
rusaknya alat scanner. Kondisi tersebut dipindahkan dari unit pengolah ke gudang
mengakibatkan terjadinya penumpukkan arsip penyimpanan arsip rekam medis inaktif.
rekam medis yang belum di scan di gudang Frekuensi pemindahan arsip rekam medis inaktif
penyimpanan arsip rekam medi dan menyebabkan
Siti Soleha, S.Hum
Sub Unit Rekam Medis tidak lagi menyerahkan arsip rekam medis kepada Unit Kesekretariatan.
Kendala Penyusutan Arsip Rekam Medis
Dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip
rekam medis kendala yang dihadapi Rumah Sakit Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai
5. Pemusnahan Arsip Rekam Medis
Haji Jakarta adalah :
tugas melakukan kegiatan pemusnahan rekam
1. Status Rumah Sakit Haji Jakarta medi Rumah Sakit Haji Jakarta adalah Unit
Status Rumah Sakit Haji Jakarta yang masih Kesekretariatan. Pemusnahan terhadap arsip
dalam masa transisi seperti saat ini, petinggi rekam medis dapat dilakukan setelah 2 tahun
Rumah Sakit Haji tidak dapat mengambil arsip rekam medis tersebut berstatus inaktif.
keputusan dan kebijakan stategis seperti membuat Pemusnahan arsip rekam medis Rumah Sakit Haji
Surat Keputusan, mengangkat pegawai baru, Jakarta dilakukan dengan cara dibakar.
melakukan pengadaan fasilitas-fasilitas rumah Pembakaran arsip rekam medis digabung dengan
sakit, dan kebijakan strategis lainnya.Sehingga, pembakaran sampah medis. Karena pembakaran
untuk melakukan penambahan maupun mutasi arsip rekam medis dapat dikatakan “numpang” di
pegawai dan penambahan fasilitas rumah sakit tempat pembakaran sampah medis, Unit
untuk menunjang kegiatan cukup sulit dilakukan Kesekretariatan harus menyesuaikan dengan
saat ini karena status Rumah Sakit Haji Jakarta kondisi di tempat pembakaran arsip rekam medis
yang masih dalam masa transisi. memungkinkan atau tidak untuk melakukan
2. Rumah Sakit Haji Jakarta belum pembakaran dengan jumlah banyak. Hal ini
mempunyai JRA Rekam Medis mengakibatkan tidak ada jadwal pemusnahan
Ketidakberadaaan JRA yang spesifik mengatur yang jelas di Unit Kesekretariatan karena harus
masa simpan arsip rekam medis di Sub Unit menyesuaikan dengan kondisi di pembakaran
Rekam Medis dapat mengakibatkan kebingungan sampah medis.
pegawai dalam menentukan suatu arsip telah inaktif atau belum.
Sebelum melakukan kegiatan pemusnahan arsip
3. Kendala SDM
rekam medis, petugas pemusnah telah membuat Sub Unit Rekam Medis maupun Unit daftar arsip yang akan di musnahkan dan berita
Kesekretariatan mengalami kekurangan SDM dan acara. Peraturan tersebut juga telah diatur dalam
kurangnya pemahaman pegawai mengenai Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis
penyusutan arsip rekam medis seperti JRA dan tentang Pemusnahan Dokumen Rekam Medis.
arsip rekam medis apa saja yang perlu di scan dan Namun, dalam melakukan pemusnahan arsip
tidak. Selain itu, kondisi pegawai Sub Unit rekam medis Unit Kesekretariatan hanya
Rekam Medis yang sudah tidak lagi muda juga memusnahkan kulit arsip rekam medis saja. Isi
mempengaruhi kecepatan dalam melakukan dari arsip rekam medis belum pernah
kegiatan penyusutan arsip rekam medis. Pegawai dimusnahkan sejak Rumah Sakit Haji Jakarta
Sub Unit Rekam Medis yang sudah tidak lagi berdiri hingga saat ini. Padahal Permenkes RI
muda, cukup sulit untuk bekerja cepat dan sigap. Nomor 269/Menkes/Per/III/2008
pasal 8 4. Keterbatasan Sarana Prasarana menyebutkan bahwa rekam medis di rumah sakit
Keterbatasan sarana prasarana mencangkup wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka
terbatasnya ruang penyimpanan arsip rekam waktu 5 (lima) tahun dari tanggal terakhir pasien
medis inaktif, lokasi penyimpanan arsip di Unit berobat atau dipulangkan. Setelah batas 5 (lima)
Kesekretariatan yang tidak strategis juga yakni di tahun sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
rooftop (atap bangunan) yang menyulitkan dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan,
pegawai dalam mobilisasi arsip rekam medis dari kecuali ringkasan pulang dan persetujuan
Sub Unit Rekam Medis yang berada di lantai tindakan medik. Selain itu, Depkes RI (1997)
dasar ke Unit Kesekretariatan untuk disimpan dan juga menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah
dari Unit Kesekretariatan ke tempat pemusnahan suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak
arsip yang berada di lantai dasar, rusaknya alat penyimpanan dengan cara memusnahkan berkas
scanner, dan tidak adanya alat pemusnah khusus rekam medis yang telah dimikrofilmkan dengan
untuk memusnahkan arsip rekam medis. cara tertentu sesuai ketentuan.
Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta
KESIMPULAN
Black, James A dan Dean J Champion. (1999). Metode dan Masalah Penelitian
Rumah Sakit Haji Jakarta telah melakukan Sosial. Bandung : Refika Aditama kegiatan penyusutan yang dilakukan oleh Sub Unit Rekam Medis dan Unit Kesekretariatan
Boedi Martono. (1990). Sistem Kearsipan Praktis tanpa adanya JRA rekam medis yang spesifik.
: Penyusutan dan
Padahal, menurut PP No. 28 Tahun 2012 pasal 52 Pemeliharaan Arsip.Jakarta : Pustaka disebutkan
bahwa
penyusutan dilakukan
Sinar Harapan
berdasarkan JRA. Proses penyusutan arsip rekam ____________. (1992). Penataan Berkas dalam
medis di Rumah Sakit Haji Jakarta meliputi Manajemen Kearsipan. Jakarta : kegiatan pemilahan arsip rekam medis inaktif di Pustaka Sinar Harapan unit pengolah, pemindahan arsip rekam medis
inaktif ke gudang penyimpan arsip rekam medis Burhan Bungin. (2006). Metodologi Penelitian
inaktif, pendigitalan arsip rekam medis inaktif Kualitatif : Aktualisasi Metologi
dan pemusnahan arsip rekam medis. Kegiatan ke Arah Ragam Varian Kontemporer. pemilahan, pemindahan dan pendigitalan Jakarta : PT Raja Grahindo Persada dilakukan oleh Sub Unit Rekam Medis sedangkan
kegiatan pemusnahan dilakukan oleh Unit Creswell, John W. (2010). Research Design :
Kesekretariatan. Proses pemindahan arsip rekam Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif,
medis inaktif ke gudang penyimpan arsip rekam dan Mixed. Yogyakarta : Pustaka Pelajar medis inaktif tidak dilakukan secara berkala dan
sejak tahun 2011 Sub Unit Rekam Medis tidak Huffman, Edna K. (1994). Health Information
melakukan kegiatan pendigitalan terhadap rekam Management ; Edisi 10. Illionis :
medis inaktif karena rusaknya alat scanner. Selain Physician Record Company
itu, Rumah Sakit Haji Jakarta tidak pernah melakukan pemusnahan terhadap arsip rekam
Indonesia. (2002). Kamus Besar Bahasa medis sejak Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri
Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka hingga saat ini. Pemusnahan hanya dilakukan
terhadap kulit arsip rekam medis. Hal tersebut ________. (1997). Pedoman Pengelolaan Rekam yang menyebabkan terjadi penumpukan arsip
Medis Rumah Sakit di
rekam medis. Indoensia. Jakarta : Diretorat Jendral Pelayanan Medis Departemen Kesehatan
Kendala Rumah Sakit Haji Jakarta dalam ________. (2012). Peraturan Pemerintah melakukan kegiatan penyusutan adalah status
Republik Indonesia Nomor 28 Tahun Rumah Sakit Haji Jakarta yang masih dalam masa
2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang transisi, tidak adanya JRA, kurangnya SDM
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan sehingga terjadinya double job, SDM yang
Permenkes tidak lagi muda sehingga kurang dapat bekerja
dimiliki Sub Unit Rekam Medis mayoritas sudah
No.269/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis. cepat, pengelolaan terhadap arsip rekam medis
Jakarta
maya yang kurang efektif, ruangan penyimpanan : Departemen Kesehatan Direktorat arsip rekam medis yang terbatas, rusaknya alat
Jendral Pelayanan Medis
scanner, lokasi penyimpan arsip rekam medis yang tidak strategis, dan tidak adanya alat
________. (1995). Surat Edaran Direktorat pemusnah khusus arsip rekam medis.
Jendral Pelayanan Medis No. HK.00. 06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis
DAFTAR PUSTAKA
Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Basir Barthos. (1989). Manajemen Kearsipan : Pemusnahan Arsip Rekam Medis di untuk Lembaga Negara, Swasta Rumah Sakit. Jakarta : Departemen dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara
Kesehatan RI
Siti Soleha, S.Hum
Wursanto Ig. (1991). Kearsipan. Yogyakarta : _______.(2009). Undang-Undang
Republik
Kanisius
IndonesiaNomor 43 Tahun 2009 TentangKersipan
(2006). Manajemen _______. (2009). Undang-Undang Republik
Yohannes
Suraja.
Kearsipan.Malang : Dioma
Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Zulkifli Amsyah (1998). Manajemen Kearsipan. Tentang Rumah Sakit Jakarta : PT Gramedia Pustaka
ISO 15489-1. (2001). Information and
Utama
Documentation – Records Management Part 1 : General
ISO 15489-1. (2001). Information and Documentation – Records Management
Part 2 : Guideline Kennedy, Jay; & Cherryl Schauder. (1998).
Record management : A guide to corporate records keeping (2nd ed.).Malaysia : Longman Malaysia
Laksmi; Fuad Gani; & Budiantoro. (2008). Manajemen Perkantoran Modern.
Jakarta : Penaku Muhammad Idrus. (2007). Metode Penelitian
Ilmu-Ilmu Sosial :Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif. Yogyakarta : UII Press
Nasution (1996). Metode Research. Jakarta : Bumi Aksara
Penn, Ira A; Gail Pennix; & Jim Coulson. (1994). Records Management
Handbook (2nd ed.). United States : Gower
Read-Smith, Judith; Mary Lea Ginn; & Norman
F. Kallaus. (2002). Records Management. USA : South Western
Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis : Pengantar Memahami dan
Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama
Kearsipan. Yogyakarta : Kanisius ____________. (2006). Metode Penelitian.
Jakarta : Wedatama Widya
Implementasi Jadwal Retensi Arsip Di Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia
IMPLEMENTASI JADWAL RETENSI ARSIP DI KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA
Yossua Hot, S.Hum Dosen Pembimbing: Nina Mayesti, M.Hum
I Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok, 16424.
Email: [email protected] Email dosen pembimbing: [email protected]
Abstrak
Penelitian ini membahas Implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sehingga tercapainya pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Informasi yang diperoleh dengan melakukan wawancara dengan unit-unit pengelola kearsipan di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Hasil penelitian ini mengungkapkan fakta di lapangan bahwa implementasi Jadwal Retensi Arsip ini belum dilaksanakan secara merata dikarenakan masih ada unit-unit kearsipan yang belum melakukan penyusutan. Kurangnya kesadaran pimpinan yang menyebabkan permasalahan ini timbul. Jadwal Retensi Arsip dibuat tanpa diberikan fasilitas seperti sarana dan prasarana yang mendukung kegiatan kearsipan dan Sumber Daya Manusia masih ada yang tidak mengerti kearsipan atau tidak berlatar pendidikan kearsipan sehingga menyebabkan lambat dalam implementasi .
Kata Kunci: Jadwal Retensi Arsip, penyusutan.
Abstract
This research describes about Implementation of the Records Retention Schedules in the Ministry of Education and Culture. The purpose of this research is knowing the implementation Schedule Retention Archives at the Ministry of education and culture trough they can to reach the effectiveness and efficient of records management and efficiency. This is qualitative research with case study methods. The information was taken by doing an interview with executive of archival unit in the ministry of education and culture. Information obtained by conducting interviews with archival management units in the Ministry of education and culture. The results of this research reveal that fact in field implementation of The Records Retention Schedule has not been implemented because there are still evenly-archives that have not been doing depreciation. Lack of awareness of the leadership is the lead of the problems. Records Retention Schedule was made without any facilities and infrastructures that support the archival activities. Also human resources are still the one who don't understand the archival or not set archival education thus causing slow in implementation.
Keywords: Records Retention Schedule, Disposal.
Yossua Hot, S.Hum; Dosen Pembimbing: Nina Mayesti, M.Hum
Pendahuluan
perawatan supaya keberadaan arsip tersebut tetap baik khususnya keberadaan arsip dinamis aktif
Dalam era globalisasi setiap kegiatan intansi, yang terdapat dalam organisasi harus baik-maupun instansi pemerintah, instansi
diperhatikan karena arsip ini termasuk arsip yang swasta dan pendidikan tidak akan berjalan tanpa
masih dipergunakan dalam organisasi. data dan informasi. Informasi pada intansi sangat
dibutuhkan dan bentuk informasi adalah rekaman dari kegiatan perusahaan itu sendiri,
Pengelolaan arsip inaktif pada dasarnya tidak rekaman tersebut terdapat pada arsip. Arsip
dapat dilepaskan dari pengelolaan semasa sebagai salah satu informasi terekam memiliki
aktifnya. Apabila pada masa aktifnya arsip fungsi yang sangat penting untuk menunjang
dikelola dengan baik, maka pada masa inaktifnya proses kegiatan intansi. Setiap kegiatan
akan menjadi baik, sehingga akan memudahkan memerlukan data atau informasi, salah satu
proses penyusutan dan penataan arsip ada masa sumber informasi itu adalah arsip.
statis. Fase penyusutan merupakan penentuan masa simpan arsip. Sehingga dalam fase ini ditentukan
suatu arsip harus Arsip dinamis (records) sebagai salah satu
apakah
dimusnahkan, dipindahkan atau disimpan secara sumber informasi terekam memiliki fungsi
permanen.
sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi
Disamping itu arsip statis (archives) dapat pula Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dimanfaatkan oleh lembaga instansi pemerintah
merupakan salah satu instansi pemerintahan serta masyarakat umum bagi pendidikan dan
meningkatkan penelitian. Sebagai endapan informasi kegiatan
yang membantu dalam
layanan pendidikan dan administrasi dan manajemen, arsip akan terus
ketersediaan
memperluas keterjangkauan tumbuh dan berkembang secara akumulatif
kebudayaan,
dan kebudayaan, sejalan dengan semakin kompleksnya fungsi dan
layanan
pendidikan
meningkatkan kualitas layanan pendidikan dan organisasi.
kebudayaan, mewujudkan kesetaraan dalam memperoleh
layanan
pendidikan dan
kepastian atau Perkembangnya fungsi osirganisasi yang begitu
kebudayaan,
menjamin
keterjaminan memperoleh layanan pendidikan pesat membuat penciptaan arsip yang begitu
dan melestarikan dan memperkukuh bahasa dan banyak. Dengan tercipta arsip yang begitu
kebudayaan Indonesia.
banyak dapat membuat dampak penumpuk secara tidak terkontrol. Arsip–arsip yang tidak terkontrol
pelayanan yang diberikan pengelolanya, karena dipandang tidak perlu
Salah satu
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan adalah disimpan di dalam suatu sistem. Arsip sebagai
layanan informasi dengan cepat, tepat dan akurat salah satu sumber informasi membutuhkan suatu
kegiatan organisasi. sistem pengelolaan (management) yang tepat
berdasarkan
arsip
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sudah sehingga dapat menciptakan efiktifitas, efisiensi
membuat kebijakan mengenai Jadwal Retensi dan produktifitas bagi organisasi.
Arsip sebagai pedoman dalam menata arsip, agar informasi dapat dicari dengan cepat, tepat dan efisien sesuai dengan kebutuhan unit-unit kerja.
Pada dasarnya pengolahan arsip terdiri dari Demi peningkatan efisiensi dan efektifitas beberapa unsur pokok bahwa penataan arsip
operasional instansi, arsip harus dikelola dengan terdiri
baik sehingga nilai dari informasi tidak hilang. penyimpanan,
atas proses
pemeliharaan arsip. Tetapi arsip tidak hanya sekedar untuk disimpan saja, arsip juga perlu
Implementasi Jadwal Retensi Arsip Di Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia