tersebut.meskipun hubungan manfaat-biaya merupakan kriteria utama yang harus dipertimbangkan dalam pendesainan pengendalian intern ,
pengukuran secara tepat biaya dan manfaat umumnya tidak mungkin dilakuka. Oleh karena, itu manajemen melakukan estimasi kualitatif dan
kuantitatif serta pertimbangan dalam menilai hubungan biaya manfaat tersebut.
C. Pengendalian Internal Gaji dan Upah
Gaji dan upah merupakan suatu bentuk kompensasi kepada pegawai oleh perusahaan, atas imbalan jasa yang telah diberikan kepada perusahaan. Gaji dan
upah merupakan salah satu unsur biaya yang penting dalam perusahaan. Oleh karena itu, gaji dan upah ini perlu diawasi dengan suatu alat yaitu pengendalian
internal gaji dan upah.
1. Pengertian Gaji dan Upah
Ada banyak pemahaman yang dikemukakan tentang gaji dan upah. Menurut Mulyadi 2001 : 373 pengertian gaji dan upah adalah sebagai berikut:
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa seseorang yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan
manajer, Sedangkan upah adalah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana buruh.
Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau satuan jumlah produk
yang dihasilkan oleh karyawan.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah balas jasa yang diberikan secara berkala kepada tenaga kerja yang mempunyai jenjang
jabatan yang lebih tinggi, seperti staf, sesuai dengan perjanjian yang telah ditetapkan saat karyawan diterima bekerja dan nilainya tetap serta tergantung pada
prestasi yang diberikan oleh karyawan tersebut. Sedang upah adalah suatu
Universitas Sumatera Utara
penghargaan kepada karyawan berdasarkan prestasi kerja, unit produksi yang dihasilkannya berdasarkan waktu.
Disamping itu terdapat dua hal yang saling berhubungan yaitu mengenai hak dan kewajiban baik untuk pihak perusahaan maupun bagi pihak karyawan.
Perusahaan harus memenuhi kewajibannya yaitu dengan memberikan imbalan sesuai dengan prestasi yang diberikan karyawan pada perusahaan, sebaliknya
karyawan juga harus memberikan hasil kerja yang baik pada perusahaan.
2. Prosedur Pencatatan Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Menurut Mulyadi 2001 : 383 bagian yang terlibat dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Kepegawaian.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru,
membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian
karyawan.
2. Fungsi Pencatat Waktu.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian internal
yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar
gaji dan upah.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah.
Fungsi ini bertanggung jawab membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan setiap jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat
daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah
kepada karyawan.
Universitas Sumatera Utara
4. Fungsi Akuntansi.
Dalam sistem penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan misalnya: utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun.
5. Fungsi Keuangan.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai
tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Agar pengendalian internal gaji dan upah tercapai, maka memerlukan suatu alat pendukung yang salah satunya adalah dokumen dan catatan pendukung
lainnya. Menurut Mulyadi 2001 : 374 dokumen yang digunakan dalam sistem gaji
dan upah adalah sebagai berikut: 1.
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. 2.
Kartu jam hadir. 3.
Kartu jam kerja. 4.
Daftar gaji dan upah. 5.
Rekap gaji dan upah. 6.
Surat pernyataan gaji dan upah. 7.
Amplop gaji dan upah. 8
Bukti kas keluar.
Menurut Mulyadi 2001: 382 catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1. Jurnal Umum.
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencetak distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen di
dalam perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
2. Kartu Harga Pokok Produksi.
Catatan ini digunakan untuk mencatat gaji dan upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Kartu Biaya.
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja memproduksi setiap departemen
dalam perusahaan.
4. Kartu Penghasilan Karyawan.
Catatan ini digunakan untuk mencatat pengasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu
ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Disamping itu digunakan sebagai tanda terima
gaji dan upah karyawan yang ditandatangani oleh karyawan sendiri, sehingga rahasia penghasilan setiap karyawan dapat terjamin
Sistem akuntansi gaji dan upah menggunakan beberapa dokumen- dokumen.Menurut Mulyadi yang dikutip oleh Aryani 2010 : 32, dokumen yang
digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah ada 2 jenis yaitu dokumen sumber dan dokumen pendukung yang digunakan dalam siklus jasa personal
disajikan berikut ini:
Tabel 2.2 Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung
Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen Transaksi Dokumen Sumber
Dokumen Pendukung 1. Pencatatan biaya gaji
dan upah. Bukti kas keluar
Rekap daftar gaji dan upah
2. Pencatatan pembayaran gaji dan
upah. Bukti kas keluar
Daftar gaji dan upah
Sumber: Mulyadi 2002: 290
Universitas Sumatera Utara
Pengendalian internal gaji dan upah meliputi teknik, metode dan prosedur pencatatan serta pengolahan data sehingga menghasilkan informasi berupa
besarnya gaji dan upah yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.
Prosedur sistem gaji dan upah menurut Midjan yang dikutip oleh Aryani 2010 : 35 adalah sebagai berikut:
a. Sistem dan prosedur penempatan karyawan employment procedure Sistem dan prosedur ini merupakan kegiatan bagian personalia yang
terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1 mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan sebagai berikut : membuat catatan karyawan yang berhenti diberhentikan, memelihara
hubungan dengan sumber tenaga kerja, memasang iklan.
2 mengadakan wawancara, 3 mengeluarkan surat pengangkatan,
4 melaksanakan macam-macam tugas lainnya, seperti: membuat catatan mengenai pengalokasian karyawan, membuat catatan
mengenai potongan-potongan pembayaran, membuat catatan mengenai sebab berhentinya karyawan, membuat daftar cuti karyawan.
b. Sistem dan prosedur pencatatan waktu time keeping procedure Prosedur pencatatan waktu hadir terbagi menjadi dua, yaitu:
1 pencatat waktu hadir, meliputi menyusun kartu waktu hadir yang berisi nama karyawan, nomor kartu, mengawasi kartu-kartu yang
dicap, melakukan pemeriksaan, misalnya pengawasan tentang tepatnya waktu, menentukan tarif yang layak, menghitung dan menjumlahkan
waktu yang hadir, mencocokkan waktu kehadiran dengan catatan waktu kerja, membuat laporan ke bagian pembayaran gaji dan upah,
membuat perhitungan gaji dan upah dimuka, mengawasi lemari pakaian karyawan.
2 pencatatan waktu kerja, meliputi membuat job ticket, mengecek karyawan ketika mereka bekerja dalam waktu kerja, mencocokkan
catatan waktu hadir dengan waktu kerja dan membuat penyesuaian
Universitas Sumatera Utara
jika ada perbedaan, menjumlahkan jam kerja yang sesungguhnya untuk tiap operasi, mengalikan jumlah produksi dengan jumlah jam
menurut standar, membuat laporan hasil produksi setiap karyawan dalam tiap bagian.
c. Sistem dan prosedur pengupahan dan gaji payroll procedure Tugas bagian fungsi ini adalah menghitung gaji dan upah, membuat
formulir dan laporan seperti jurnal gaji dan upah, cek gaji dan amplop gaji, catatan gaji karyawan, menyusun statistik gaji dan upah,
memelihara arsip-arsip yang perlu.
Untuk lebih jelas berikut prosedur penggajian dan pengupahan yang dikemukakan oleh Mulyadi 2001 : 385
Prosedur pencatatan waktu hadir
. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan
waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan
menggunakan mesin pencatat waktu time recorder machine.
Prosedur pencatatan waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang
produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperluka n bagi karyawan yang bekerja difungsi produksi untuk keperluan distribusi
biaya upah karyawan kepada produk atau pesana yang menikmati jasa karyawan tersebut.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini, fungsi
pembuatan daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat
keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan
sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung
oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah atas daftar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini
dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
Universitas Sumatera Utara
Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur distribusi
biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk.
Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur pembayaran gaji dan
upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk
menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian mengauangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop
gaji dan upah.
Jurnal untuk mencatat biaya gaji menurut Mulyadi 2001: 392 dibuat dalam empat tahap.
a. Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1,
dicatat oleh Bagian Utang kewajiban gaji ke dalam bukti kas keluar sebagai berikut:
Gaji dan upah xx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx
Dalam jurnal tersebut digunakan rekening Gaji dan Upah sebagai clearing account,
b. Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat
distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut: Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya
xx Biaya Administrasi dan Umum
xx Biaya Pemasaran
xx Gaji dan Upah
xx Karena gaji karyawan di pabrik tidak berhubungan langsung dengan
pesanan tertentu, maka biaya gaji diperlakukan sebagai unsur biaya overhead pabrik, sehingga biaya gaji karyawan pabrik dibebankan ke
dalam rekening biaya overhead Pabrik Sesungguhnya. Gaji karyawan fungsi-fungsi nonproduksi dibebankan ke dalam rekening Biaya
Administrasi dan Umum dan rekening Biaya Pemasaran.
Universitas Sumatera Utara
c. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap
”lunas” oleh fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai berikut:
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx
Kas xx
d. Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan
rekap daftar gaji, Bagian Kartu Biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu kartu biaya. Kartu biaya ini berisi rekening
pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol: Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya, Biaya Administrasi dan Umum, danBiaya
Pemasaran.
Jurnal untuk mencatat biaya upah menurut Mulyadi 2001: 396, dibuat dalam empat tahap.
a. Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1,
dicatat oleh Bagian Utang kewajiban upah ke dalam bukti kas keluar sebagai berikut:
Gaji dan upah xx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx
Dalam jurnal tersebut digunakan rekening Gaji dan Upah sebagai clearing account,
b. Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat
distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut: Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja
xx Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya
xx Biaya Administrasi dan Umum
xx Biaya Pemasaran
xx Gaji dan Upah
xx Karena upah karyawan di pabrik dibagi menjadi dua: tenaga kerja
langsung dan tenaga kerja tidak langsung, maka upah biaya tenaga kerja langsung dibebankan ke dalam rekening Barang dalam Proses-
Biaya Tenaga Kerja, sedangkan biaya upah tenaga kerja tidak langsung diperlakukan sebagai unsur biaya overhead pabrik dan
dibebankan ke dalam rekening biaya overhead Pabrik Sesungguhnya. Gaji karyawan fungsi-fungsi nonproduksi dibebankan ke dalam
Universitas Sumatera Utara
rekening Biaya Administrasi dan Umum dan rekening Biaya Pemasaran.
c.Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap ”lunas” oleh fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran
upah karyawan ke dalam register cek sebagai berikut:
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx
Kas xx
d. Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan
rekap daftar gaji, Bagian Kartu Biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam dua buku pembantu: kartu harga pokok produk dan kartu
biaya. Kartu harga pokok produk digunakan untuk mencatat rincian biaya tenaga kerja langsung yang digunakan untuk memproduksi
pesanan. Kartu harga pokok produk merupakan rekening pembantu untuk rekening Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja. Kartu
biaya ini berisi rekening pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol: Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya, Biaya Administrasi
dan Umum, danBiaya Pemasaran. Upah tenaga kerja tidak langsung, upah karyawan fungsi administrasi dan umum fungsi akuntansi,
fungsi personalia dan umum, fungsi hubungan masyarakat dan upah karyawan fungsi pemasaran dicatat ke dalam kartu biaya.
D. Peranan Audit Internal Dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Atas Gaji dan Upah
