Tinjauan Analisis Sistem Manajemen Terpadu di PT Gula Rafinasi A

ISO 9001:2000 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.3.4 Tinjauan perancangan dan pengembang- an Pada tahap yang sesuai, tinjauan sistematis dari perancangan dan pengembangan harus dilakukan menurut penyelenggaraan yang terencana untuk : a mengevaluasi kemampuan dari hasil Lihat 7.3 Lihat 7.3 Lihat 7.3

7.3.4 Tinjauan

perancangan dan pengembang- an rancangan dan pengembangan dalam memenuhi persyaratan, dan b mengidentifikasi masalah dan me- nyarankan tindakan yang diperlukan Lihat 7.3 Lihat 7.3 7.3.5 Verifikasi perancangan dan pengembang- an Verifikasi harus dilakukan menurut pengaturan yang telah direncanakan untuk memastikan hasil telah memenuhi persyaratan. Catatan hasil verifikasi dan tindakan harus dipelihara Lihat 7.3 Lihat 7.3 Lihat 7.3 7.3.6 Validasi perancangan dan pengembang- an Validasi harus dilakukan menurut pengaturan yang direncanakan untuk memastikan produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan. Lihat 7.3 Lihat 7.3 Lihat 7.3 7.3.7 Pengendalian perubahan perancangan dan pengembang- an Perubahan perancangan dan pengembangan harus diidentifikasi dan catatannya harus dipelihara. Perubahan harus dievaluasi, diverifikasi dan divalidasi, sebagaimana mestinya dan disetujui sebelum diterapkan. Lihat 7.3 Lihat 7.3 Lihat 7.3 7.4 Pembelian 7.4.1 Proses pembelian Organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang ditentukan. Perusahaan menetapkan persyaratan pembelian yang ketat untuk memastikan produk Keterlambatan pengiriman raw sugar dalam proses pembelian menjadi Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Lanjutan Tabel 3. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen mutu PT Gula Rafinasi A dengan ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.4.1 Proses pembelian Jenis dan cakupan pengendalian pada pemasok dan produk harus bergantung pada dampak produk yang dibeli pada realisasi produk berikutnya atau produk akhir. yang dibeli benar-benar sesuai dengan permintaan. Persyaratan juga mencakup kemampuan dari pemasok. Hal ini termuat dalam Company Manual. masalah rutin Pembelian 7.4.2 Informasi pembelian Informasi pembelian harus mendeskripsikan produk yang akan dibeli, termasuk bila sesuai : a persyaratan persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan b persyaratan kualifikasi personil, dan c persyaratan SMM Organisasi harus memastikan kecukup- an persyaratan pembelian sebelum dikomunikasikan ke pemasok. Departemen Purchasing menerbitkan Purchase Order kepada pemasok yang telah terdaftar dan memiliki informasi produk setelah dilakukan pemeriksaan permintaan pembelian. Pembelian di luar daftar pemasok yang sudah ada dilakukan atas persetujuan Direktur. Keterlambatan pemeriksaan informasi raw sugar saat penerimaan yang mengakibatkan keterlambatan proses produksi menjadi masalah rutin Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Pembelian 7.4.3 Verifikasi terhadap produk yang dibeli Organisasi harus membuat dan mengimplementasikan pemeriksaan atau aktivitas lain yang diperlukan untuk memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Prosedur verifikasi sudah dibuat dan dilaksanakan untuk setiap produk yang sudah dibeli perusahaan. Prosedur verifikasi terhadap raw sugar yang dibeli belum efektif dan efisien - Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Pembelian - Lembar form verifikasi produk 7.5 Produksi dan Penyediaan Jasa 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Organisasi harus merencanakan dan menjalankan produksi dan penyediaan jasa dalam kondisi yang terkendali. Kondisi yang terkendali harus mencakup, bila memungkinkan : a ketersediaan informasi yang Perusahaan telah menyiapkan perencanaan dan persiapan produksi yang tercatat. Perusahaan telah menentukan a. Karakteristik produk b. Ketersediaan Standard 1 Area Process Keterlambatan waktu produksi dan sering ter- jadinya ketidakberhasilan pemenuhan target produksi menjadi kendala produksi Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Perencanaan dan persiapan produksi Lanjutan Tabel 3. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen mutu PT Gula Rafinasi A dengan ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa mendiskripsikan karakteristik produk b ketersediaan instruksi kerja, bila perlu c penggunaan peralatan yang sesuai d ketersediaan dan penggunaan alat pemantauan pengukuran e penerapan pemantauan dan pengukuran, dan f penerapan kegiatan pelepasan, pengiriman dan pasca penyerahan Operating Procedure SOP dan Work Instruction WI c. Penggunaan peralatan yang sesuai d. Ketersediaan dan penggunaan alat pemantauan dan pengukuran e. Penerapan pemantauan dan pengukuran sesuai spesifikasi untuk menunjukkan kesesuaian f. Pelayanan kepada pelanggan Selain itu, perusahaan sudah membuat diagram alir dan daftar proses produksi beserta keterangan-keterangan yang menyertainya. gula rafinasi di area process. 2 Area Warehouse Keterlambatan waktu distribusi produk akhir dari gudang produk akhir menuju tangan konsumen merupakan masalah rutin yang dihadapi di area warehouse 7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa Organisasi harus memvalidasi proses apapun untuk produksi dan penyediaan jasa dimana keluaran yang dihasilkan tidak dapat diverifikasi dengan cara pemantauan ataupun pengukuran yang berurutan. Hal ini mencakup proses apapun dimana kekurangannya menjadi terlihat hanya setelah produk dipakai atau jasa telah diberikan. PT Gula Rafinasi tidak memiliki proses terkait SMM yang perlu divalidasi. Persyaratan ini termasuk di dalam pengecualian syarat ISO 9001:2000 oleh PT Gula Rafinasi A Tidak ada pengecualian Company Manual: Pengecualian, perancangan dan pengembangan 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan telusur Jika sesuai, organisasi harus mengidentifikasi produk dengan cara yang sesuai di seluruh realisasi produk. Organisasi harus mengidentifikasi status produk sehubungan dengan persyaratan pemantauan dan Perusahaan sudah memberikan identitas yang unik ke setiap produk berdasarkan grade dan batch produksi dengan mencantumkan nomor yang ditentukan sesuai pesanan. Hal Tidak ada PRP Documentation: Identification and Traceability Lanjutan Tabel 3. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen mutu PT Gula Rafinasi A dengan ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan telusur pengukuran. Jika mampu telusur merupakan suatu persyaratan, organisasi harus mengendalikan dan mecatat identifikasi unik dari produk lihat 4.2.4 ini untuk mempermudah identifikasi dan penelusuran jika terjadi keluhan dari pelanggan 7.5.4 Kepemilikan pelanggan Organisasi harus berhati-hati dengan milik pelanggan ketika berada dibawah kendali organisasi atau ketika digunakan oleh organisasi. Organisasi harus mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi, dan menjaga milik pelanggan yang disediakan untuk digunakan atau disatukan dalam produk. PT Gula Rafinasi tidak memiliki proses terkait kepemilikan pelanggan. Persyaratan ini termasuk di dalam pengecualian syarat ISO 9001:2000 oleh PT Gula Rafinasi A Tidak ada pengecualian Company Manual: Pengecualian, perancangan dan pengembangan 7.5.5 Pemeliharaan produk Organisasi harus memelihara kesesuaian produk selama proses internal dan pengiriman ke tempat tujuan yang ditentukan. Pemeliharaan ini harus mencakup identifikasi, penanganan,pengemasan, penyimpanan dan perlindungan. Pemeliharaan harus juga mencakup bahan pembentuk produk. Perusahaan memastikan bahan baku, bahan penunjang, dan produk jadi terpelihara mutu dan keamanan pangannya melalui sistem pergudangan, penanganan, penyimpanan dan transportasi yang baik. Tanggung jawab pemeliharaan produk dinyatakan dalam Prosedur “Penerimaan Serta Penyimpanan Raw Sugar dan Gula Produk” Tidak ada Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Pemeliharaan Material dan Pengiriman Produk 7.6 Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran Organisasi harus menentukan pemantauan dan pengukuran yang akan dilakukan. untuk memberikan bukti dari kesesuaian produk pada persyaratan yang ditentukan. Pemeliharaan terhadap sarana pemantauan dan pengukuran yang dilakukan perusahaan meliputi: kalibrasi , verifikasi, perawatan Tidak ada Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Pemeliharaan alat inspeksi, ukur, dan uji Lanjutan Tabel 3. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen mutu PT Gula Rafinasi A dengan ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 8 Pengukuran, Analisa, dan Peningkatan 8.1 Umum Organisasi harus merencanakan dan menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran, analisa dan perbaikan yang diperlukan untuk : a untuk menyatakan kesesuaian produk b untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu dan c untuk secara berkesinambungan me- ningkatkan keefektifan SMM MRFSTL bersama departemen terkait telah menyiapkan data- data yang diperlukan perusahaan untuk perencanaan dan penerapan proses pemantauan, pengukuran, analisa, dan perbaikan Tidak ada Company Manual: Pengukuran dan Analisa 8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1 Kepuasan pelanggan Organisasi harus memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan tentang apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan. Metoda untuk memperoleh dan menggunakan informasi ini harus ditentukan MRFSTL bersama dengan departemen terkait bertanggungjawab untuk melakukan pengukuran dan pemantauan untuk mendapatkan gambaran atas kepuasan pelanggan Tidak ada Company Manual: Pengukuran dan Analisa, Pengukuran dan Pemantauan 8.2.2 Audit internal Perusahaan harus melakukan audit internal pada waktu terencana untuk menentukan apakah SMM: a sesuai aturan yang direncanakan lihat 7.1, persyaratan ISO 9001:2000 dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh perusahaan, dan b efektif diterapkan dan dipelihara. Perusahaan sudah menetapkan program audit internal sistem mutu dan keamanan pangan yang terjadwal dan dilaksanakan oleh tim auditor internal. Hasil audit digunakan sebagai tinjauan manajemen guna menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan. Tidak ada Company Manual: Pengukuran dan Analisa, Audit Internal Lanjutan Tabel 3. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen mutu PT Gula Rafinasi A dengan ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses Organisasi harus memantau dan mengukur karakteristik produk untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk telah terpenuhi. Ini harus dilakukan pada tahap yang sesuai pada proses realisasi produk menurut pengaturan yang telah direncanakan lihat 7.1. Pengukuran dan pemantauan proses terhadap produksi gula rafinasi dilakukan sesuai dengan sasaran mutu. Setiap proses dan jasa yang dihasilkan, dibuatkan laporan bulanan dari proses penyediaan produk oleh semua departemen terkait. Tidak ada Company Manual: Pengukuran dan Analisa, Pengukuran dan Pemantauan 8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai Organisasi harus memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau pengiriman yang tidak diinginkan. Pengendalian dan tanggung jawab dan wewenang yang terkait untuk penanganan produk yang tidak sesuai harus ditentukan dalam prosedur terdokumentasi. Perusahaan memastikan Produk akhir yang tidak memenuhi standar mutu dan keamanan pangan tidak diproses lanjut atau terkirim ke customer. Penanganan produk yang tidak sesuai akan mengalami tiga pilihan, yaitu: 1 diturunkan mutunya down- grade 2 diproses ulang 3 dimusnahkan Tidak ada - Company Manual: Pengukuran dan Analisa, Penanganan Produk yang Tidak Sesuai - PRP Documentation: Rework Control 8.4 Analisa data Organisasi harus menentukan, mengumpulkan dan menganalisa data yang sesuai untuk menyatakan kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen mutu dan untuk mengevaluasi dimana peningkatan berkesinambungan terhadap keefektifan sistem manajemen mutu dapat dilakukan. Seluruh data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran, dianalisa oleh perusahaan untuk memberikan berbagai informasi mengenai keefektifan SMM. Analisa data memberikan informasi yang berhubungan dengan : a. Customer Satisfaction Measurement Analysis Tidak ada Company Manual: Pengukuran dan Analisa, Analisa Data Lanjutan Tabel 3. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen mutu PT Gula Rafinasi A dengan ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 8.4 Analisa data b.Kesesuaian dengan persyaratan produk c. Karakteristik dan kecenderungan penyediaan produk termasuk kemungkinan untuk tindakan pencegahan d. Kemampuan pemasok 8.5 Peningkatan 8.5.1 Peningkatan berkesinam- bungan Organisasi harus secara berkesinam- bungan meningkatkan keefektifan dari sistem manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan dan pencegahan dan tinjauan manajemen. Perusahaan secara berkesinam- bungan meningkatkan efektivitas Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan melalui komunikasi internal dan eksternal, tinjauan manajemen, kebijakan, sasaran mutu, hasil audit, evaluasi dan analisa hasil verifikasi, tindakan perbaikan dan pencegahan serta pembaharuan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan. Tidak ada Company Manual: Pengukuran dan Analisa, Peningkatan Berkesinambungan 8.5.2 Tindakan Perbaikan Organisasi harus melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian, untuk mencegah terulang kembali. Tindakan perbaikan harus sesuai dengan efek dari ketidaksesuaian yang terjadi. Perusahaan sudah menetapkan prosedur tindakan perbaikan ke seluruh departemen. Setiap tindakan perbaikan menggunakan lembar tindakan perbaikan dan pencegahan Belum ada prosedur terdokumentasi untuk melakukan tindakan perbaikan saat masalah teknologi informasi berupa system information down - Company Manual: Pengukuran dan Analisa, Tindakan Perbaikan - Lembar form Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 8.5.3 Tindakan Pencegahan Organisasi harus menentukan tindakan untuk menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaian potensial untuk Perusahaan sudah menetapkan prosedur tindakan pencegahan ke seluruh departemen. Setiap Belum ada prosedur terdokumentasi untuk melakukan tindakan Company Manual: Pengukuran dan Analisa, Tindakan Pencegahan Lanjutan Tabel 3. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen mutu PT Gula Rafinasi A dengan ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 8.5.3 Tindakan Pencegahan mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut. Tindakan pencegahan harus sesuai dengan efek dari masalah potensial. laporan dari lembar tindakan perbaikan dan pencegahan dan atau hasil audit internal, digunakan untuk dianalisa demi keperluan pencegahan lebih lanjut pencegahan system information down terkait masalah teknologi informasi Lanjutan Tabel 3. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen mutu PT Gula Rafinasi A dengan ISO 9001:2000 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 4 Sistem Manajemen Keamanan Pangan SMKP 4.1 Persyaratan umum SMKP harus: - ditetapkan - didokumentasikan - dipelihara - diperbaharui jika perlu Perusahaan harus mendefinisikan ruang lingkup SMKP SMKP sudah: -ditetapkan -didokumentasikan -dipelihara -diperbaharui jika perlu Tidak ada - Company Manual 4.2 Persyaratan Dokumentasi 4.2.1 Persyaratan umum Dokumentasi SMKP harus mencakup pernyataan terdokumentasi: - kebijakan keamanan pangan dan sasarannya - prosedur terdokumentasi - catatan pelaksanaan Kebijakan dan sasaran mutu dan keamanan pangan, prosedur terdokumentasi, dan catatan pelaksanaan sudah tertulis di dalam Company Manual Tidak ada - Company Manual 4.2.2 Pengendalian dokumen Dokumen SMKP harus dikontrol dan dicatat sesuai tipe masing-masing dokumen dan harus disetujui Document controller mengganti, menarik, dan memusnahkan dokumen yang sudah tidak terpakai serta mendistribusikan dokumen ke seluruh departemen Tidak ada - Prosedur pengendalian dokumen 4.2. 3 Pengendalian catatan Catatan pelaksanaan SMKP perlu dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap keefektifannya Data hasil catatan disimpan dalam bentuk tertulis fisik dan elektronik, dipelihara di ruang dokumen Tidak ada - Prosedur pengendalian dokumen Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 5 Tanggung Jawab Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen Manajemen puncak harus memberikan bukti tertulis komitmennya mendukung SMKP Dibuatnya surat pernyataan manajemen puncak untuk mendukung pembuatan dan pelaksanaan SMKP Tidak ada Company Manual : Tanggung jawab Manajemen 5.2 Kebijakan keamanan pangan Manajemen harus mendefinisikan, mendokumentasikan, dan meng- komunikasikan kebijakan keamanan pangan perusahaan Kebijakan mutu dan keamanan pangan perusahaan yang dibuat Tim Keamanan Pangan telah disetujui dan disahkan oleh Direktur Utama Tidak ada Company Manual : Kebijakan mutu dan keamanan pangan PT Gula Rafinasi A 5.3 Perencanaan sistem manajemen keamanan pangan Perencanaan SMKP dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan yang diberikan dalam pasal 4.1. dan sasaran perusahaan terkait keamanan pangan SMKP direncanakan dan didiskusikan oleh manajer dari tiap Departemen Tidak ada - Company Manual: Sasaran Mutu dan Keamanan Pangan - Sasaran Mutu dan Keamanan Pangan tiap- tiap Departemen 5.4 Tanggung jawab dan wewenang Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan didalam perusahaan Tanggung jawab, wewenang dan hubungan antarbagian dibuat melalui struktur organisasi dalam Company Manual. Rincian tanggung jawab dan wewenang dibuat dalam Job Description Tidak ada Job Description 5.5 Pemimpin tim keamanan pangan Manajemen puncak harus menunjuk seorang pimpinan tim keamanan pangan, di luar tanggung jawabnya yang lain, yang memiliki tanggung jawab dan wewenang : a mengelola tim keamanan pangan Ketua tim keamanan pangan Food Safety Team LeaderFSTL sekaligus merangkap sebagai wakil manajemen sistem mutu Management Representative Tidak ada Surat pengangkatan FSTLMR Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 5.5 Pemimpin tim keamanan pangan lihat 7.3.2 dan mengorganisir perkerjaannya, b memastikan pendidikan dan pelatihan yang relevan dari anggota tim keamanan pangan lihat 6.2.1, c memastikan SMKP ditetapkan, diimplementasikan, dipelihara dan diperbaharui, dan d melaporkan kepada manajemen puncak perusahaan tentang keefektifan dan kesesuaian SMKP MR sebagai orang yang bertanggung jawab dalam memimpin sistem manajemen mutu dan keamanan pangan di perusahaan telah diangkat melalui surat pengangkatan 5.6 Komunikasi 5.6.1 Komunikasi eksternal Perusahaan harus menetapkan dan memelihara cara-cara yang efektif untuk komunikasi dengan para pemasok, pelanggan, regulasi dan organisasi lain yang terkait Komunikasi terhadap pemasok, pelanggan, dan regulator terjalin baik. Perencanaan komunikasi disusun dalam communication plan.Hal yang dikomunikasikan dengan pemasok adalah seleksi dan evaluasi pemasok. Hal yang dikomunikasikan dengan pe- langgan adalah spesifikasi dan hasil analisa produk serta penanganan keluhan. Hal yang dikomunikasikan dengan pe- merintahbadan perundang- undangan yang berlaku adalah pendaftaran izin usaha dan pembaharuan undang-undang yang berkaitan dengan keamanan pangan yang relevan. Tidak ada Communication plan : komunikasi eksternal Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 5.6.2 Komunikasi internal Perusahaan harus menetapkan dan memelihara cara-cara yang efektif untuk mengkomunikasikan hal-hal yang terkait dengan keamanan pangan ke seluruh perusahaan Perusahaan menyusun sistem komunikasi internal melalui alat-alat bantu surat, memo, meeting, pengumuman, dan check list komunikasi internal. Hal-hal yang dikomunikasikan setiap ada perubahan: produk, bahan baku, sistem dan perlengkapan produksi, fasilitas, program kebersihan dan sanitasi, pengemasan, penyimpanan dan distribusi, kompetensi personil, peraturan, persyaratan pelanggan, keluhan mengenai keamanan pangan, dan kondisi lain yang berdampak pada keamanan pangan. Tidak ada Communication plan : komunikasi internal 5.7 Persiapan dan respon tanggap darurat Prosedur untuk mengelola situasi darurat yang potensial dan kejadian- kejadian yang bisa berdampak pada keamanan pangan dan yang relevan terhadap peran perusahaan dalam rantai pangan Pembuatan prosedur respon dan tanggap darurat yang terdapat dalam PRP Documentation dan Contingency plan Tidak ada PRP Documentation, Contingency plan 5.8 Tinjauan Manajemen 5.8.1 Umum Manajemen puncak harus meninjau ulang SMKP perusahaan pada selang waktu yang direncanakan, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan yang berkesinambungan. Minimal 1 kali dalam setahun manajemen melakukan Rapat Tinjauan Manajemen. Tidak ada Company Manual: Tinjauan Manajemen Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 5.8.2 Masukan Tinjauan Masukan untuk tinjauan manajemen harus meliputi, tapi tidak hanya terbatas pada informasi : a follow-up tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya, b analisa hasil aktifitas verifikasi lihat 8.4.2 c perubahan keadaan yang dapat mempengaruhi keamanan pangan lihat 5.6.2, d situasi darurat, kecelakaan lihat 5.7 dan withdrawal lihat 7.10.4, e peninjauan hasil aktifitas sistempembaharuan lihat 8.5.2, f tinjauan aktifitas komunikasi, termasuk umpan-balik pelanggan lihat 5.6.1, dan g audit atau inspeksi eksternal Masukan untuk tinjauan manajemen berasal dari hasil audit internal dan eksternal, analisis CSI, unjuk kerja proses, status tindakan koreksi, tindak lanjut Tinjauan Manajemen sebelumnya, rekomendasi untuk tindakan koreksi, customer complain dan evaluasinya Tidak ada Company Manual: Input Tinjauan 5.8.3 Keluaran Tinjauan Hasil dari tinjauan manajemen harus meliputi keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: a jaminan keamanan pangan lihat 4.1 b peningkatan efektifitas SMKP lihat 8.5 c kebutuhan sumber daya lihat 6.1, dan d revisi kebijakan keamanan pangan perusahaan dan sasarannya lihat 5.2 Keputusan dan kebijakan terkait dengan SMKP dikeluarkan setelah diadakan tinjauan manajemen. Pelaksanaan hasil tinjauan manajemen dipantau dan dilaporkan pada tinjauan berikutnya Tidak ada Company Manual: Output Tinjauan 6 Manajemen sumber daya Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 6.1 Ketersediaan sumber daya Perusahaan harus menyediakan sumber daya yang cukup untuk pabrik, penerapan, pemeliharaan, dan pembaharuan SMKP Sumber daya yang cukup tersedia meliputi sumber daya manusia SDM, energi power house, infrastruktur, dan lingkungan kerja Tidak ada Company Manual: Pengelolaan sumber daya 6.2.1 Sumber daya manusia Tim keamanan pangan dan personal lainnya yang melakukan aktifitas yang berdampak pada keamanan pangan harus memiliki kompetensi yang sesuai. Bila bantuan tenaga ahli eksternal diperlukan, catatan persetujuan atau kontrak yang menetapkan tanggung jawab dan wewenang tenaga ahli eksternal harus ada. Pelatihan bersertifikat mengenai kesadaran dan cara- cara menjalankan sistem manajemen keamanan pangan bagi seluruh personal tim SMKP. Kemudian, ilmu tersebut ditransfer oleh tim SMKP kepada personil-personil di departemen untuk mencapai sasaran keamanan pangan Tidak ada - Company Manual: Pengelolaan Sumber Daya, Sumber daya manusia 6.2.2 Kompetensi, kepedulian, dan pelatihan Perusahaan harus mengidentifikasi kompetensi yang diperlukan untuk setiap personil. Memberikan pelatihan, dan menjamin kepedulian personil terhadap relevansi aktivitas mereka terhadap keamanan pangan - Sertifikat pelatihan manajemen keamanan pangan untuk personil TMKP - Bukti hadir pelatihan internal keamanan pangan untuk personil departemen terkait Tidak ada - Company Manual: Pengelolaan Sumber Daya, Sumber daya manusia - Sertifikat pelatihan ISO 22000:2005 6.3 Infrastruktur Perusahaan harus menyediakan sumber daya yang cukup untuk pabrik dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk menerapkan persyaratan ISO 22000:2005 PT Gula Rafinasi A memiliki pabrik dengan infrastruktur bangunan cukup baik untuk menjaga keamanan pangan produknya. Lokasi pabrik jauh dari area berpolusi dan aktivitas industri lain yang mengancam keamanan pangan. Bangunan layak secara rancangan dan konstruksi. Tata letak dan aliran - Infrastruktur pabrik ventilasi bisa dilewati burung maupun serangga ke dalam lingkungan proses produksi. - Terdapat banyak celah yang terhubung ke area sehingga sangat memungkinkan - Company Manual: Pengelolaan Sumber Daya, Infrastruktur - PRP Documentation: Pest control, Plant Structure Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 6.3 Infrastruktur bahan proses produksi teratur. Penerangan dan utilitas lain yang memadai sudah terimplementasi di pabrik adanya kontaminasi dari area luar. - Tempat cuci tangan untuk area produksi dan bagging dalam jumlah memadai belum dibangun 6.4 Lingkungan kerja Perusahaan harus menyediakan sumber daya untuk penetapan, pengelolaan dan pemeliharaan lingkungan kerja yang diperlukan untuk menerapkan persyaratan ISO 22000:2005 - Penerapan zoning di pabrik. - Pengkondisian lingkungan kerja yang aman sesuai proses pabrik. Tidak ada Company Manual: Pengelolaan Sumber Daya, Lingkungan kerja 7 Perencanaan dan realisasi produk yang aman 7.1 Umum Perusahaan harus: - merencanakan dan menetapkan proses-proses yang diperlukan untuk merealisasikan produk yang aman - menerapkan, menjalankan, dan memastikan efektivitas dari aktivitas yang sudah direncanakan dan perubahan apapun dari aktivitas tersebut. Hal ini meliputi PRP, OPRP, danatau HACCP plan. PT Gula Rafinasi A menetapkan proses-proses yang diperlukan untuk merealisasikan produk yang aman dikonsumsi. Tidak ada - Company Manual - PRP Documentation - HACCP Documentation - Communication plan 7.2 Prerequisite Programmes PRPs Kondisi dasar dan aktifitas yang diperlukan untuk memelihara lingkungan yang higienis sepanjang lihat ke 7.2.1, 7.2.2, dan 7.2.3 lihat ke 7.2.1, 7.2.2, dan 7.2.3 - Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.2 Prerequisite Programmes PRPs rantai makanan yang sesuai untuk proses produksi, penanganan dan ketetapan produk akhir yang aman dan makanan yang aman untuk konsumsi manusia Penetapan PRP - PRP Documentation 7.2.1 Perusahaan harus menetapkan, menerapkan, dan memelihara PRPs untuk membantu pengendalian a kemungkinan munculnya bahaya keamanan pangan pada produk melalui lingkungan kerja. b kontaminasi biologis, kimia, dan fisik pada produk, meliputi kontaminasi silang antar produk. c tingkat bahaya keamanan pangan pada produk dan lingkungan proses Perusahaan sudah menetapkan PRP untuk membantu pengendalian proses agar terhindar dari bahaya keamanan pangan. Namun, perusahaan belum menerapkan keseluruhan dan memelihara PRP sesuai prosedur yang ada. - Hampir seluruh SSOP belum terlaksana dengan baik dan benar - Program pengendalian hama pest control belum terlaksana dengan baik - Bangunan proses dan pengemasan masih memungkinkan hama masuk - Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Penetapan PRP - PRP Documentation 7.2.2 PRP harus sesuai kebutuhan, ukuran dan tipe operasi, produk perusahaan dan diterapkan di seluruh sistem, baik yang diterapkan secara umum maupun khusus untuk operasi tertentu. PRP harus disahkan oleh tim keamanan pangan Perusahaan sudah menyesuaikan PRP yang sesuai alur proses produksi gula rafinasi. Tidak ada - Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Penetapan PRP - PRP Documentation 7.2.3 Saat memilih auditor danatau menetapkan PRPs, perusahaan harus mempertimbangkan dan menggunakan informasi yang sesuai contohnya persyaratan peraturan dan perundang- undangan, persyaratan pelanggan, pedoman yang sudah diakui, prinsip dan aturan-aturan penerapan yang Penetapan PRP untuk PT Gula Rafinasi A: - Mengikuti rujukan CACRCP 1-1969, Rev. 4-2003 - Mengikuti rujukan ISO 22000:2005 - Pemenuhan SNI 01-3140.2- 2006, produk gula rafinasi Tidak ada - Company Manual: Ruang lingkup - Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, PenetapanPRP - PRP Documentation Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.2.3 diterapkan oleh Codex Alimentarius Commission Codex, serta standar- standar nasional, internasional, atau sektoral. 7.3 Langkah pendahuluan untuk analisis bahaya 7.3.1 Umum Semua informasi yang relevan yang dibutuhkan untuk melakukan analisa bahaya harus dikumpulkan, disimpan, diperbarui, dan didokumentasikan. Catatan harus disimpan. Semua data dan informasi yang relevan disimpan dalam bentuk data tertulis dan elektronik Tidak ada - Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Langkah Awal Penerapan HACCP, Analisa Bahaya 7.3.2 Tim keamanan pangan Sebuah tim keamanan pangan harus dibentuk. Tim keamanan pangan harus mempunyai suatu kombinasi pengetahuan dan pengalaman yang multi-disiplin dalam menetapkan dan menerapkan SMKP. Hal ini meliputi, tapi tidak terbatas pada, produk yang dihasilkan oleh perusahaan, proses, peralatan, dan bahaya keamanan pangan dalam ruang lingkup SMKP. Catatan yang menunjukkan bahwa tim keamanan pangan mempunyai pengetahuan dan pengalaman harus disimpan lihat 6.2.2 Tim keamanan pangan sekaligus tim mutu sudah dibentuk oleh MRFSTL dan disahkan oleh Direktur Utama Tidak ada - Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Langkah Awal Penerapan HACCP, Pembentukan Tim Keamanan Pangan - HACCP Documentation 7.3.3 Karakteristik produk Penetapan karakteristik bahan baku utama, bahan penunjang, Tidak ada - Company Manual: Perencanaan dan Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA dan produk akhir disebutkan dalam Company Manual. Karakteristik tersebut dijelaskan dalam HACCP Documentation Realisasi Produk, Langkah Awal Penerapan HACCP, Penetapan Karakteristik Bahan Baku Utama, Bahan PenunjangKemas dan Produk Akhir - HACCP Documentation 7.3.3.1 Bahan baku, ingredien, dan material yang kontak dengan produk Seluruh bahan baku, ingridien, material yang kontak dengan produk harus dideskripsikan sampai sejauh yang diperlukan dalam dokumen untuk melakukan analisa bahaya Lihat ke 7.3.3 Tidak ada HACCP Documentation 7.3.3.2 Karakteristik produk akhir Karakteristik produk akhir harus dideskripsikan dalam dokumentasi untuk pelaksanaan analisis bahaya Lihat ke 7.3.3 Tidak ada HACCP Documentation 7.3.4 Tujuan penggunaan Pengguna yang dituju, penanganan produk akhir yang diharapkan dan kemungkinan kesalahan penanganan dan penggunaan dari produk akhir harus dipertimbangkan dan dideskripsikan dalam dokumen untuk analisis bahaya Penetapan tujuan pengguna disebutkan dalam Company Manual. Penjelasan tujuan pengguna yang terdapat dalam Company Manual berada di HACCP Documentation Tidak ada - Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Langkah Awal Penerapan HACCP, Menentukan Rencana Penggunaan dan Target Pengguna - HACCP Documentation 7.3.5 Diagram alir, tahapan- tahapan proses dan tindakan Diagram alir proses beserta deskripsinya didokumentasikan dalam HACCP Documentation. Prosedur dan hasil verifikasi Tidak ada HACCP Documentation Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.3.5 pengendalian dan perbaruan juga terdapat dalam HACCP Documentation 7.3.5.1 Diagram alir Diagram alir harus dipersiapkan untuk produk atau kategori proses yang termasuk dalam SMKP. Diagram alir harus memberikan dasar untuk mengevaluasi kemungkinan terjadinya, peningkatan, atau munculnya bahaya keamanan pangan Lihat ke 7.3.5 Tidak ada HACCP Documentation 7.3.5.2 Deskripsi tahapan- tahapan proses dan tindakan pengendalian Tindakan pengendalian yang ada, parameter-parameter proses, danatau ketepatan dengan yang diaplikasikan, atau prosedur-prosedur yang mungkin mempengaruhi keamanan pangan, harus dideskripsikan sampai sejauh yang diperlukan untuk melakukan analisa bahaya lihat 7.4. Lihat ke 7.3.5 Tidak ada HACCP Documentation 7.4 Analisis bahaya 7.4.1 Umum Tim keamanan pangan harus mengadakan analisa bahaya untuk menentukan bahaya yang mana yang perlu dikendalikan, tingkat Analisis bahaya dilakukan oleh tim keamanan pangan dengan pengamatan langsung terhadap kondisi proses pengolahan dan Tidak ada HACCP Documentation 7.4.1 Umum pengendalian yang diperlukan untuk memastikan keamanan pangan, dan kombinasi tindakan pengendalian yang mana untuk yang diperlukan. informasi terbaru mengenai keamanan pangan 7.4.2 Identifikasi bahaya dan penentuan tingkat . Identifikasi bahaya dan penentuan tingkat penerimaan sudah tercatat di HACCP Documentation Tidak ada HACCP Documentation Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.4.2 penerimaan 7.4.2.1 Semua bahaya keamanan pangan yang mungkin terjadi sehubungan dengan jenis produk, jenis proses, dan fasilitas pemrosesan yang aktual harus diidentifikasi dan dicatat Lihat 7.4.2 Tidak ada HACCP Documentation 7.4.2.2 Saat mengidentifikasi bahaya, pertimbangan harus dilakukan terhadap a tahapan-tahapan yang melanjutkan dan mengikuti kegiatan operasional yang telah disebutkan; b peralatan proses, utilitaspelayanan, dan lingkungan sekitar; c hubungan lanjutan dan yang mengikuti dalam rantai makanan Lihat 7.4.2 Tidak ada HACCP Documentation 7.4.2.3 Untuk setiap bahaya keamanan pangan yang diidentifikasi, tingkat penerimaan bahaya keamanan pangan pada produk akhir harus ditentukan bila memungkinkan. Lihat 7.4.2 Tidak ada. HACCP Documentation 7.4.3 Penilaian bahaya Suatu penilaian bahaya harus dilakukan untuk menentukan: - setiap bahaya keamanan pangan lihat 7.4.2 - penghilangan atau pengurangan bahaya sampai tingkat yang dapat diterima - pengendalian untuk tercapainya tingkat penerimaan yang telah ditentukan. Penilaian bahaya dilakukan dengan cara pengolahan data informasi keamanan pangan terbaru. Acuan yang dipakai berupa syarat peraturan perundang-undangan pangan terbaru, standar internasional gula rafinasi, konsultan keamanan pangan, dan informasi keamanan pangan lainnya yang relevan. Tidak ada HACCP Documentation Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.4.3 Penilaian bahaya Setiap bahaya keamanan pangan harus dievaluasi sesuai dengan keparahan dampak buruk terhadap kesehatan yang mungkin terjadi dan kemungkinan hal itu terjadi. Metodologi yang digunakan harus dideskripsikan, dan hasil penilaian bahaya keamanan pangan harus dicatat. 7.4.4 Pemilihan dan penilaian tindakan pengendalian Berdasarkan pada penilaian bahaya 7.4.3, kombinasi tindakan pengendalian yang sesuai harus dipilih yang dapat mencegah, menghilangkan, atau mereduksi bahaya keamanan pangan sampai tingkat penerimaan yang telah ditetapkan. Tindakan koreksi langsung dan tindakan pengendalian yang dapat mencegah bahaya keamanan pangan dicatat dalam HACCP Documentation Rujukan dari klausul 7.5 Pengendalian kendaraan pengangkut produk akhir belum ditentukan. Kendaraan pengangkut ini sering ditemukan dalam kondisi tidak bersih sebelum digunakan untuk mengangkut produk akhir dari gudang menuju konsumen. HACCP Documentation 7.5 Penentuan Operational Prerequisite Programme OPRP Operational PRP harus didokumentasi- kan dan harus meliputi informasi berikut untuk tiap program: a bahaya keamanan pangan yang dikendalikan oleh program tersebut; b tindakan pengendalian lihat 7.4.4; c prosedur pemantauan yang menunjukkan bahwa operational PRPs diterapkan; d koreksi langsung dan tindakan korektif yang dilakukan jika Penentuan dan pendokumentasian OPRP dicatat dalam Company Manual dan dijelaskan dalam HACCP Documentation Salah satu proses yang termasuk di dalam OPRP belum mendapatkan tindakan pengendalian. Ketidaksesuaian merujuk ke klausul 7.4.4 - Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Penetapan Sistem HACCP, OPRP - HACCP Documentation Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.5 pemantauan menunjukkan bahwa operational PRPs tidak terkontrol lihat masing-masing, 7.10.1 dan 7.10.2; e tanggung jawab dan wewenang; f catatan hasil pemantauan 7.6 Menetapkan HACCP Plan HACCP Plan disusun oleh tim keamanan pangan, dan diinformasikan ke Departemen yang bersangkutan untuk dilaksanakan Tidak ada HACCP Documentation 7.6.1 HACCP Plan HACCP plan harus didokumentasikan dan harus meliputi informasi berikut untuk setiap critical control point CCP yang teridentifikasi: a bahaya keamanan pangan yang dikendalikan dengan CCP lihat 7.4.4; b tindakan pengendalian lihat 7.4.4; c batas kritis lihat 7.6.3; d prosedur pemantauan lihat 7.6.4; e koreksi langsung dan tindakan korektif yang dilakukan jika batas kritis terlampaui; f tanggung jawab dan wewenang; g catatan hasil pemantauan. HACCP Documentation dibuat untuk setiap area. Informasi bahaya keamanan pangan, tindakan pengendalian, batas kritis, prosedur pemantauan, koreksi langsung, tanggung jawab dan wewenang serta catatan hasil pemantauan dimuat dalam dokumen. Dokumen dibuat dalam bahasa Indonesia dengan catatan, beberapa istilah yang familiar dalam bahasa Inggris tidak diterjemahkan Tidak ada HACCP Documentation 7.6.2 Identifikasi critical control points CCP Untuk setiap bahaya yang dikendalikan dengan HACCP plan, CCP harus diidentifikasi untuk tindakan pengendalian yang telah ditetapkan Identifikasi CCP dicatat dalam HACCP Documentation Tidak ada HACCP Documentation 7.6.3 Penentuan batas kritis untuk critical Batas kritis harus ditentukan untuk pemantauan yang telah ditetapkan untuk setiap CCP. Penentuan batas kritis CCP dicatat dalam HACCP Documentation Tidak ada Lihat 7.4.2.3 HACCP Documentation Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.6.3 control point CCP Batas kritis harus ditentukan untuk memastikan bahwa tingkat penerimaan bahaya keamanan pangan yang teridentifikasi pada produk akhir lihat 7.4.2 tidak terlampaui. Batas kritis harus dapat diukur. Alasan pemilihan batas kritis harus didokumentasikan. Batas kritis berdasarkan data subyektif seperti inspeksi visual produk, proses, penanganan, dll harus didukung oleh instruksi atau spesifikasi danatau pendidikan dan pelatihan 7.6.4 Sistem pemantauan untuk critical control point CCP Suatu sistem pemantauan harus dibuat untuk setiap CCP untuk menunjukkan bahwa CCP dalam keadaan terkendali. Sistem harus meliputi semua pengukuran atau observasi yang terjadwal sehubungan dengan batas kritis. Sistem pemantauan CCPs dilakukan operator proses. Bila terjadi penyimpangan ambil tindakan yang diperlukan dan lapor ke kepala shift tergantung kondisi mana terlebih dahulu yang memungkinkan. Pelaporan diteruskan ke Manajer Process dan bagian Quality Assurance Tidak ada - Form laporan monitoring kondisi rotary pressure filter - WI work instruction Pengecekan kondisi filter cloth - Form laporan monitoring kondisi metal detector - IK Pengecekan kondisi metal detector - Form laporan monitoring kondisi magnetic catcher - IK Pengecekan kondisi magnetic catcher - HACCP Documentation Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.6.5 Tindakan saat hasil pemantauan melebihi batas kritis Koreksi langsung dan tindakan korektif terencana yang dilakukan bila batas kritis terlampaui harus disebutkan dalam HACCP plan. Tindakan tersebut harus memastikan bahwa penyebab ketidaksesuaian teridentifikasi, bahwa parameter-parameter yang dikendalikan dengan CCP telah dapat dikendalikan lagi, dan kemungkinan kejadian tersebut terulang kembali dapat dicegah lihat 7.10.2. Prosedur terdokumentasi harus dibuat dan dipelihara untuk penanganan yang sesuai produk yang berpotensi tidak aman untuk memastikan produk-produk tersebut tidak dilepas sampai selesai dievaluasi. Tindakan koreksi langsung dan tindakan pengendalian yang baru dicatat dalam HACCP Documentation Tidak ada - Form laporan monitoring kondisi rotary pressure filter - WI work instruction Pengecekan kondisi filter cloth - Form laporan monitoring kondisi metal detector - IK Pengecekan kondisi metal detector - Form laporan monitoring kondisi magnetic catcher - IK Pengecekan kondisi magnetic catcher - HACCP Documentation 7.7 Pembaharuan informasi dan dokumen pendahuluan yang menyebutkan PRPs dan HACCP plan Setelah penentuan OPRP lihat 7.5 danatau HACCP plan lihat 7.6, perusahaan harus memperbaharui informasi berikut, bila perlu: a karakteristik produk lihat 7.3.3; b rencana penggunaan lihat 7.3.4; c diagram alir lihat 7.3.5.1; d tahapan-tahapan proses lihat 7.3.5.2; e tindakan pengendalian lihat 7.3.5.2. Bila perlu, HACCP plan lihat 7.6.1 dan PRP lihat 7.2 harus diubah. Pembaharuan informasi dilakukan setiap ada penambahan atau perubahan informasi, proses, dan kegiatan lain yang berkaitan dengan sistem keamanan pangan Tidak ada Company Manual: Pengukuran dan Analisa, Peningkatan, Pembaharuan Sistem Keamanan Pangan Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.8 Perencanaan verifikasi Perencanaan verifikasi harus menyebutkan tujuan, metode, frekuensi, dan tanggung jawab aktivitas verifikasi Perencanaan verifikasi terdapat dalam Company Manual dan Verification Plan Tidak ada - Company Manual: Perencanaan dan Realisasi Produk, Perencanaan Verifikasi - Verification Plan 7.9 Sistem kemampuan telusur traceability Perusahaan harus membuat dan menjalankan sistem mampu telusur yang memungkinkan identifikasi lot produk dan hubungannya dengan batch bahan baku, proses, dan catatan pengiriman. Sistem mampu telusur harus dapat mengidentifikasi bahan baku yang dapat dari pemasok langsung dan rute distribusi awal produk akhir. Sudah dibuat prosedur kemampuan telusur dan rencana melakukan simulasi penarikan produk mock recall untuk mengetahui keefektifan sistem kemampuan telusur Tidak ada - PRP Documentation, Identification and Traceability - Keluaran Tinjauan Manajemen 7.10 Pengendalian tidak sesuai 7.10.1 Koreksi langsung Perusahaan harus memastikan bahwa saat batas kritis untuk CCPs terlampaui, atau bila kehilangan kendali operational PRPs, produk yang terpengaruh diidentifikasi dan dikendalikan sehubungan dengan penggunaan dan pelepasan produk tersebut. Perusahaan sudah menetapkan prosedur tindakan koreksi langsung di HACCP Documentation Tidak ada HACCP Documentation 7.10.2 Tindakan korektif Data yang berasal dari pemantauan operational PRP dan CCP harus dievaluasi oleh orang yang telah ditetapkan yang mempunyai pengetahuan yang cukup lihat 6.6 dan wewenang lihat 5.4 untuk memulai tindakan korektif. Perusahaan sudah menetapkan prosedur tindakan korektif di HACCP Documentation Tidak ada HACCP Documentation Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.10.2 Tindakan korektif Tindakan korektif harus dimulai saat batas kritis terlampaui lihat 7.6.5 atau saat kurangnya kesesuaian dengan operational PRP 7.10.3 Penanganan produk yang berpotensi tidak aman 7.10.3.1 Umum Perusahaan harus menangani produk tidak sesuai dengan mencegah produk yang tidak sesuai memasuki rantai makanan kecuali bila dapat dipastikan bahwa a bahaya keamanan pangan yang menjadi perhatian telah dikurangi sampai batas yang telah ditentukan; b bahaya keamanan pangan yang menjadi perhatian akan dikurangi sampai tingkat penerimaan yang telah ditentukan lihat 7.4.2 sebelum memasuki rantai makanan; c produk masih sesuai dengan tingkat penerimaan bahaya keamanan pangan yang telah ditetapkan meskipun terjadi ketidaksesuaian Perusahaan sudah menerapkan prosedur tindakan dalam menangani produk yang tidak sesuai dan berpotensi tidak aman di dalam Company Manual dan PRP Documentation Tidak ada - Company Manual: Pengukuran dan Analisa, Penanganan Produk yang Tidak Sesuai - PRP Documentation: Hold and Release - PRP Documentation: Re-Work Control - PRP Documentation: Product Recall 7.10.3.2 Evaluasi penarikan produk Setiap lot produk yang terpengaruh oleh ketidaksesuaian hanya boleh dilepas sebagai produk aman setelah hal-hal berikut dijalankan: a bukti selain sistem pemantauan menunjukkan bahwa tindakan Perusahaan sudah menerapkan prosedur tindakan mengevaluasi produk berpotensi tidak aman dengan tiga keputusan, yaitu pending, reject, dan release di Tidak ada PRP Documentation: Hold and Release Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.10.3.2 Evaluasi penarikan produk pengendalian sudah efektif; b bukti menunjukkan bahwa efek kombinasi dari tindakan pengendalian untuk produk tertentu sesuai dengan kinerja yang diinginkan yaitu tingkat penerimaan yang telah ditetapkan sesuai dengan 7.4.2; c hasil sampling, analisa, danatau aktivitas verifikasi yang lain menunjukkan bahwa lot produk yang terpengaruh memenuhi tingkat penerimaan yang telah ditetapkan untuk bahaya keamanan pangan yang menjadi perhatian dalam PRP Documentation, Hold and Release 7.10.3.3 Pembuangan produk yang tidak sesuai Setelah evaluasi dilakukan, jika lot produk tidak memungkinkan untukdilepas, produk harus ditangani dengan salah satu cara berikut: a pengerjaan ulang atau pemrosesan lanjut di dalam atau di luar perusahaan untuk memastikan bahwa bahaya keamanan pangan dihilangkan atau dikurangi ke tingkat yang bisa diterima; b penghancuran danatau pembuangan sebagai limbah. Perusahaan sudah menerapkan prosedur pengerjaan ulang kembali produk yang tidak sesuai Tidak ada PRP Documentation: Re-Work Control 7.10.3.4 Penarikan Untuk memungkinkan dan memfasilitasi penarikan lot produk akhir yang telah diidentifikasi sebagai produk yang tidak aman secara menyeluruh dan cepat a manajemen puncak harus menunjuk Perusahaan sudah menerapkan prosedur penarikan barang dan rencana simulasi penarikan di dalam PRP Documentation, Product Recall Tidak ada PRP Documentation: Product Recall Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 7.10.3.4 Penarikan personil yang mempunyai wewenang untuk memulai proses penarikan dan personil yang bertanggung jawab untuk melaksanakan penarikan; b perusahaan harus membuat dan menyimpan prosedur yang terdokumentasi untuk: 1 memberitahu pihak terkait contohnya pihak yang berwenang mengatur peraturan dan perundang- undangan, pelanggan, danatau konsumen 2 penanganan produk yang ditarik serta produk lain yang terpengaruh yang masih menjadi stok 3 rangkaian tindakan yang dilakukan Produk yang ditarik harus diamankan atau diawasi sampai dihancurkan, digunakan untuk tujuan selain tujuan semula, ditentukan sebagai produk yang aman untuk rencana penggunaan yang sama atau yang lain, atau diproses ulang untuk memastikan produk tersebut aman. Penyebab, jangkauan, dan hasil penarikan harus dicatat dan dilaporkan kepada manajemen puncak sebagai masukan tinjauan manajemen lihat 5.8.2. Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 8 Validasi, verifikasi, dan peningkatan sistem manajemen keamanan pangan 8.1 Umum Tim keamanan pangan harus merencanakan dan mengimplementa- sikan proses yang diperlukan untuk memvalidasi tindakan pengendalian danatau kombinasi tindakan pengen- dalian, dan untuk memverifikasi serta meningkatkan SMKP Tim keamanan pangan sudah melakukan validasi tindakan pengendalian danatau kombinasi tindakan pengendalian, dan untuk mem- verifikasi serta meningkatkan SMKP Tidak ada - Company Manual: Pengukuran dan Analisa, Validasi Tindakan Pengendalian - HACCP Documentation 8.2 Validasi kombinasi tindakan pengendalian Implementasi tindakan pengendalian yang termasuk dalam OPRP dan HACCP Plan, sebelum dan setelah adanya perubahan apapun di dalamnya lihat 8.5.2, maka organisasi harus memvalidasi bahwa : a tindakan pengendalian yang dipilih memenuhi pengendalian tersebut untuk bahaya keamanan pangan yang dituju, b tindakan pengendalian efektif dan mampu, dalam kombinasinya, memastikan pengendalian bahaya keamanan pangan yang diidentifikasi untuk menghasilkan produk akhir yang memenuhi acceptable level yang ditetapkan. Setiap CCP, tindakan pengendalian dan titik kritis diidentifikasi dan divalidasi dengan tepat dan dicatat dalam HACCP Documentation Tidak ada HACCP Documentation Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 8.3 Pengendalian pemantauan dan pengukuran Perusahaan harus menyediakan bukti bahwa pemantauan dan metode pengukuran serta peralatan yang ditentukan memadai untuk memastikan pelaksanaan prosedur pemantauan dan pengukuran. Perusahaan sudah membuat Verification plan yang terdapat dalam HACCP Documentation untuk tindakan pemantauan. Hasil verifikasi akan dimasukkan ke dalam HACCP Documentation. Data sementara yang ada berasal dari data pengendalian proses sebelum diterapkan SMKP. Alat magnetic catcher yang ada di pabrik tidak memiliki keterangan spesifikasi akan kemampuannya dalam menarik logam-logam yang terbuat dari besi. Pemantauan dan pengukuran alat ini tidak bisa diverifikasi karena tidak ada bukti kemampuan alat yang tercatat. HACCP Documentation 8.4 Verifikasi SMKP 8.4.1 Audit internal Perusahaan harus melaksanakan audit internal pada rentang waktu yang direncanakan guna menentukan apakah SMKP : a sesuai dengan susunan rencana, terhadap persyaratan SMKP yang ditetapkan oleh organisasi, dan terhadap persyaratan dari Standar Internasional ini, dan b diimplementasikan dan diperbaharui secara efektif. Perusahaan sudah melaksanakan audit internal untuk mengetahui keefektifan dan pelaksanaan yang benar dari SMKP Tidak ada - Company Manual: Pengukuran dan analisa, Audit internal - PRP Documentation: Audit internal 8.4.2 Evaluasi hasil masing- masing verifikasi Tim keamanan pangan harus mengevaluasi secara sistematis hasil masing-masing verifikasi yang direncanakan lihat 7.8 Tim keamanan pangan sudah mengevaluasi secara sistematis hasil masing-masing verifikasi. Hasil audit internal menjadi masukan tinjauan manajemen Tidak ada - Company Manual: Pengukuran dan analisa, Verifikasi sistem manajemen mutu dan keamanan pangan, Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 8.4.2 Evaluasi hasil masing- masing verifikasi Evaluasi dari setiap hasil verifikasi 8.4.3 Analisa hasil aktifitas verifikasi Tim keamanan pangan harus menganalisa hasil aktivitas verifikasi, termasuk hasil audit internal lihat 8.4.1 dan audit eksternal. Tim keamanan pangan sudah menetapkan prosedur analisa hasil aktivitas verifikasi Tidak ada - Company Manual,: Pengukuran dan analisa, Verifikasi sistem manajemen mutu dan keamanan pangan, Analisa hasil aktifitas verifikasi 8.5 Peningkatan 8.5.1 Peningkatan berkesinambu ngan Manajemen puncak harus memastikan bahwa organisasi secara berkesinambungan meningkatkan keefektifan SMKP melalui: - penggunaan komunikasi lihat 5.6 tinjauan manajemen lihat 5.8 - audit internal 8.4.1 - evaluasi hasil masing-masing verifikasi lihat 8.4.2 - analisa hasil aktifitas verifikasi lihat 8.4.3 - validasi kombinasi tindakan pengendalian lihat 8.2 - tindakan koreksi lihat 7.10.2 dan pembaharuan SMKP lihat 8.5.2 PT Gula Rafinasi A secara berkesinambungan meningkatkan efektivitas SMKP melalui komunikasi internal dan eksternal, tinjauan manajemen, kebijakan, sasaran mutu, hasil audit, evaluasi dan analisa hasil verifikasi, tindakan perbaikan dan pencegahan dan pembaharuan SMKP. Tidak ada Company Manual: Pengukuran dan analisa, Peningkatan Berkesinambungan 8.5.2 Pembaharuan SMKP Manajemen puncak harus memastikan bahwa SMKP secara berkesinambungan diperbaharui. Tim keamanan pangan mengevaluasi sistem secara berkala setidaknya dua kali dalam setahun untuk memper- Tidak ada Company Manual: Pengukuran dan analisa, Pembaharuan Sistem Keamanan Pangan Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 ISO 22000:2005 DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAIAN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA 8.5.2 Pembaharuan SMKP timbangkan tinjauan terhadap analisa bahaya. Hasil evaluasi diberitahukan ke manajemen puncak untuk keputusan selanjutnya Lanjutan Tabel 4. Analisis ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan PT Gula Rafinasi A dengan ISO 22000:2005 1. Integrasi sistem manajemen mutu dan keamanan pangan Berdasarkan kajian konsep integrasi sistem manajemen mutu dan keamanan pangan berbasis ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005, maka pembahasan integrasi kedua standar tersebut di dalam sistem manajemen terpadu PT Gula Rafinasi A difokuskan kepada lima poin utama integrasi sistem manajemen. a. Kebijakan dan Sasaran Mutu dan Keamanan Pangan Berdasarkan persyaratan ISO 9001:2000 klausul 5.3 dan 5.4 dan ISO 22000:2005 klausul 5.2 dan 5.3, penyusunan kebijakan dan sasaran mutu dan keamanan pangan merupakan salah satu kewajiban bagi perusahaan. Kebijakan menyeragamkan visi dan misi perusahaan bagi semua pihak di dalam perusahaan terkait mutu dan keamanan pangan. Sasaran disusun membantu masing-masing departemen untuk membantu menjalankan kebijakan perusahaan. Kebijakan mutu dan keamanan pangan PT Gula Rafinasi A diwujudkan dalam lima kata. Pertama, skilled artinya perusahaan berkewajiban meningkatkan ketrampilan dan kemampuan karyawan untuk memenuhi harapan pelanggan. Kedua, trust artinya perusahaan akan mengembangkan diri menjadi perusahaan terpercaya dalam menjalankan sistem mutu dan keamanan pangan. Ketiga, reliable artinya perusahaan berkewajiban memberi hasil terpercaya bagi semua aspek. Keempat, on time artinya perusahaan mengirimkan produk dan jasa tepat waktu. Kelima, growth artinya perusahaan senantiasa mengacu kepada perbaikan kualitas secara terus-menerus dalam perkembangan dan bekerja sama dengan semua pelanggan. Kebijakan ini disetujui oleh Direktur Utama PT Gula Rafinasi A. Sasaran mutu dan keamanan pangan PT Gula Rafinasi A disusun untuk memastikan masing-masing ketua departemen memahami dan menerapkan kebijakan mutu dan keamanan pangan. Sasaran masing- masing departemen dibuat agar mudah dipahami pada setiap fungsi dan tingkatan di bagian masing-masing. berdasarkan lima kata acuan. Pertama, spesific artinya setiap departemen memiliki sasaran yang khas sesuai bidang dan tanggung jawab masing-masing. Kedua, measurable artinya setiap sasaran harus terukur secara obyektif tingkat keberhasilannya. Ketiga, achievable artinya sasaran dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi yang ada di perusahaan. Keempat, reasonablerelevant artinya alasan pemilihan sasaran departemen memiliki kaitan erat dan relevan dengan mutu dan keamanan pangan. Kelima, time frame artinya setiap sasaran departemen di PT Gula Rafinasi A memiliki batasan waktu untuk dicapai. b. Wakil ManajemenKetua Tim Keamanan Pangan Management Representative MRFood Safety Team Leader FSTL Berdasarkan peryaratan klausul 5.5.2 pada ISO 9001:2000. atau klausul 5.5 pada ISO 22000:2005 diperlukan seorang untuk menjadi pimpinan sistem manajemen mutukeamanan pangan di perusahaan. Persyaratan ini telah dipenuhi oleh PT Gula Rafinasi dengan menunjuk seorang manajer sebagai pimpinan sistem manajemen mutu dan keamanan pangan MRFSTL. Penunjukkan posisi tersebut dibuktikan berupa surat pengangkatan MRFSTL oleh Direktur Utama. Melalui posisi MRFSTL yang ditempati oleh satu orang, maka tanggung jawab dan koordinasi antar departemen dalam sistem manajemen mutu dan keamanan pangan menjadi lebih terkoordinir dan efisien. c. Penyusunan dan pengendalian dokumen dan catatan Berdasarkan persyaratan klausul 4.2.3 dan 4.2.4 pada ISO 9001:2000 dan klausul 4.2.2 dan 4.2.3 pada ISO 22000:2005 penyusunan dan pengendalian dokumen berkaitan sistem mutu dan keamanan pangan harus memiliki dan mengikuti prosedur. Pemenuhan PT Gula Rafinasi A dilakukan dengan menyusun pedoman perusahaan company manual yang memuat secara umum, garis besar sistem manajemen mutu dan keamanan pangan PT Gula Rafinasi A. Selanjutnya, dilakukan penjabaran dokumen dari pedoman perusahaan ke tingkatan prosedur-prosedur standar operasi SOP. Kemudian, dari prosedur-prosedur yang ada disusun dokumen pendukung yang menjelaskan secara lebih rinci tiap-tiap SOP yang ada. Dokumen pendukung berupa instruksi kerja, jadwal operasi kerja, tabel, dan lain- lain. Terakhir, penyusunan catatan atau rekaman yang dilakukan menggunakan lembar kerja form pada tingkat operator. Pengintegrasian dokumentasi sistem manajemen mutu dan keamanan pangan di PT Gula Rafinasi A mengefisienkan dokumen dan catatan yang diperlukan. Dokumen dan catatan sistem mutu dan keamanan pangan dapat dikelompokkan dan digabungkan sesuai departemen terkait. Penyusunan dan pengendalian dokumen dan catatan di PT Gula Rafinasi A menjadi lebih fokus karena berada di bawah tanggung jawab seorang Document controller. Selain itu, penyimpanan dokumen dan catatan sistem manajemen mutu dan keamanan pangan di ruang dokumentasi memudahkan personil yang ingin mendapatkan informasi mutu dan keamanan pangan dari departemen lain. d. Audit Berdasarkan persyaratan klausul 8.2.2 pada ISO 9001:2000 dan klausul 8.4.1 pada ISO 22000:2005 diperlukan audit internal untuk memastikan efektifitas sistem manajemen mutu dan keamanan pangan yang diterapkan. PT Gula Rafinasi A sudah mengangkat koordinator audit internal untuk memimpin tim audit internal PT Gula Rafinasi A. Melalui tim audit internal, perusahaan berhasil menyusun program audit internal sistem mutu dan keamanan pangan yang terjadwal. Melalui pengintegrasian ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005, audit internal lebih efektif dan menyeluruh untuk kedua sistem dalam satu waktu. Melalui audit ini perusahaan dapat melihat masalah dari sudut pandang yang lebih luas. e. Tinjauan Manajemen Berdasarkan persyaratan klausul 5.6 pada ISO 9001:2000 dan 5.8 pada ISO 22000:2005, tinjauan manajemen diperlukan untuk menetapkan keputusan, kebijakan, dan atau aturan baru terkait efektivitas implementasi sistem manajemen mutukeamanan pangan di perusahaan. PT Gula Rafinasi A sudah melakukan pemenuhan syarat ini melalui pengintegrasian ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005. Hal ini berupa rapat tinjauan manajemen yang dilakukan periodik minimal sekali dalam setahun untuk membahas sistem manajemen mutu dan keamanan pangan yang berjalan. Melalui integrasi kedua standar tersebut, masukan tinjauan manajemen lebih memiliki informasi dari sudut pandang yang lebih lengkap. Hal ini bisa mengefektifkan keluaran tinjauan untuk meningkatkan penerapan sistem manajemen terpadu di PT Gula Rafinasi A. 2. Ketidaksesuaian sistem manajemen mutu Fokus permasalahan mutu yang dihadapi oleh PT Gula Rafinasi A adalah peningkatan Customer Satisfactory Index CSI dan penurunan jumlah Complain Per Ten Thousand Unit Sold CPTTUS. Faktor-faktor yang mempengaruhi CSI dan CPTTUS berhasil teridentifikasi, yaitu: tingkat ketersediaan bahan baku, tingkat masalah kritis IT, tingkat ketepatan waktu dan target produksi serta tingkat ketepatan waktu distribusi. Keempat faktor ini mempengaruhi sistem mutu PT Gula Rafinasi A dalam memenuhi persyaratan ISO 9001:2000. Faktor-faktor yang mempengaruhi sistem mutu PT Gula Rafinasi A termuat dalam ruang lingkup ISO 9001:2000. Tingkat ketersediaan bahan baku termasuk dalam lingkup masalah pembelian klausul 7.4. Masalah kritis IT di PT Gula Rafinasi A termasuk dalam lingkup tindakan koreksi klausul 8.5.2 dan tindakan pencegahan klausul 8.5.3. Kemudian, tingkat ketepatan waktu dan target produksi di area process termasuk dalam lingkup pengendalian produksi dan penyediaan jasa klausul 7.5.1. Terakhir, tingkat ketepatan waktu distribusi di area warehouse juga termasuk dalam lingkup pengendalian produksi dan penyediaan jasa klausul 7.5.1. a. Pembelian Rujukan ISO 9001:2000 klausul 7.4.1 proses pembelian, 7.4.2 informasi pembelian, dan 7.4.3 verifikasi terhadap produk yang dibeli Pembelian bahan baku berupa raw sugar yang dilakukan PT Gula Rafinasi A memiliki kendala dalam hal ketersediaan. Masalah ketersediaan bahan baku yang ada pada PT Gula Rafinasi A disebabkan frekuensi keterlambatan pengiriman dari sebagian pemasok bahan baku cukup tinggi dan tingkat mutu bahan baku yang bervariasi. Akibatnya, proses selanjutnya bisa tertunda. Keterlambatan pengiriman disebabkan ketidakmampuan pemasok dalam memenuhi target permintaan. Ketidakmampuan beberapa pemasok untuk memenuhi target jumlah permintaan raw sugar oleh PT Gula Rafinasi A dalam waktu yang ditentukan menyebabkan Departemen Purchasing harus mencari pemasok baru. Hal ini menyebabkan penambahan waktu dari target. Raw sugar yang dipasok ke PT Gula Rafinasi A berasal dari 80 pemasok dalam negeri. Kondisi ini menyebabkan mutu raw sugar yang diperoleh bervariasi. Variasi biasanya meliputi warna, kadar air, RH dan banyaknya kotoran. Jika raw sugar yang diperoleh dari beberapa pemasok memiliki mutu di bawah standar yang ditetapkan, mutu dari gula rafinasi yang dihasilkan menjadi rendah. Sebagai contoh, bila RH raw sugar lebih dari 65 maka akan terjadi masalah dalam penyimpanan raw sugar. Sifat gula yang higroskopis akan menyebabkan raw sugar mudah mengkristal dan lengket. Hal ini dapat mempengaruhi proses pengolahan raw sugar menjadi gula rafinasi. b. Tindakan perbaikan Rujukan: ISO 9001:2000 klausul 8.5.2 dan Tindakan pencegahan Rujukan: ISO 9001:2000 klausul 8.5.3 Masalah yang terkait dengan tindakan perbaikan dan pencegahan terjadi adalah system information down, yaitu malfungsi pada sistem jaringan computer perusahaan. Akibatnya, arus informasi via internet terputus, antara pabrik di Cilegon dengan kantor pusat di Jakarta serta hubungan kantor pusat dengan klien. Departemen Information and Technology IT belum menyediakan rencana untuk tindakan perbaikan dan pencegahan, jika hal yang sama terulang. c. Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Rujukan: ISO 9001:2000 klausul 7.5.1 i. Area process Sistem pengendalian proses produksi di pabrik PT Gula Rafinasi A belum sesuai dengan standar ISO 9001:2000 untuk mencapai kondisi mutu optimal. Hal ini terlihat dari masalah ketepatan waktu dan target produksi yang selalu menjadi masalah rutin di area process area produksi gula rafinasi. Departemen yang bertanggungjawab di area ini adalah Departemen Process. Masalah ketepatan waktu dan target produksi disebabkan keterlambatan bahan baku dan bahan pendukung, kondisi mesin steam yang kadang kurang berfungsi optimal, dan hasil pengukuran menggunakan alat pengukur berat di area proses kadang tidak sesuai dengan hasil sebenarnya. Masalah pertama, yaitu keterlambatan bahan baku dan pendukung ke area process mengakibatkan proses produksi selanjutnya menjadi tertunda. Jika keadaan ini berlanjut maka jumlah target Departemen Process tidak akan tercapai. Kondisi ini disebabkan belum terkendalinya baik cara maupun catatan pemindahan barang dari Departemen Inventory ke Departemen Process. Departemen Inventory adalah departemen yang bertugas mengendalikan keluar masuknya bahan baku, bahan pendukung, dan alat-alat lainnya di gudang penyimpanan. Masalah kedua, yaitu steam yang diperlukan untuk sumber panas dalam proses produksi kadang tidak mencapai suhu optimal untuk proses produksi. Keadaan tersebut bisa menyebabkan produk yang dihasilkan tidak sesuai dengan spesifikasi mutu. Hal ini disebabkan steam yang digunakan berpengaruh terhadap proses affination, melting, refinery, pemanasan udara untuk pre dryer, dan pemanasan udara untuk dryer. Proses-proses yang membutuhkan steam tersebut, menentukan keseragaman ukuran dan kualitas kristal gula rafinasi. Masalah ketiga, kondisi alat ukur berat di area process yang kadang berbeda dengan hasil sebenarnya ketika diadakan pemeriksaan oleh Departemen Quality Assurance QA. Berat produk yang ditunjukkan oleh alat ukur berat di area process terkadang menunjukkan hasil yang berbeda dengan alat ukur terkalibrasi yang digunakan oleh Departemen QA untuk memeriksa berat produk. Hal ini berpengaruh ke mutu produk karena bisa menyebabkan ketidaksesuaian berat produk dengan spesifikasi. ii. Area warehouse Sistem pendistribusian produk yang masuk dan keluar dari area warehouse gudang penyimpanan produk akhir belum sesuai dengan standar ISO 9001:2000. Informasi dan status pendistribusian yang tidak jelas dan sikap saling menunggu merupakan penyebab seringnya keterlambatan waktu distribusi. Departemen yang bertanggungjawab di area ini adalah Departemen Warehouse yang bertugas menjaga aliran masuk dan keluar produk terjaga dan tepat waktu. Hasil identifikasi menunjukkan masalah ketepatan waktu distribusi ini disebabkan beberapa hal. Ketepatan waktu dan target produksi, administrasi dengan Departemen Accounting, pemeriksaan oleh Security, hasil uji laboratorium dari Departemen Laboratory, kinerja kontraktor loading yang fluktuatif, penghitungan bag gula rafinasi yang masih lama, dan pengembalian bag yang tidak terjahit sempurna ke Departemen Bagging setelah pemeriksaan merupakan penyebab masalah ketepatan waktu distribusi produk. Semua masalah tersebut sangat sensitif dengan Customer Satisfaction Index CSI karena berhubungan langsung dengan waktu dan kepentingan konsumen. 3. Ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan Fokus permasalahan keamanan pangan yang dihadapi oleh PT Gula Rafinasi A adalah perapihan dan pelengkapan Pre Requisite Programme PRP yang belum sesuai, pengendalian Operational Pre Requisite Programme OPRP dan tindakan nyata penerapan rencana Hazard Analysis Critical Control Point HACCP Plan. a. Pre Requisite Programme PRP i. Sanitation Standard Operation Procedure SSOP Rujukan: ISO 22000:2005, klausul 7.2.1 Hampir semua SSOP yang sudah ada, tidak dijalankan dengan semestinya. Masih buruknya budaya kerja seperti tidak mencuci tangan saat berurusan dengan alat-alat produksi, tidak mengenakan seragam kerja saat bekerja, peletakan peralatan pembersih belum mengikuti aturan, dan belum mengikuti aturan pembersihan dan perawatan alat-alat yang sudah dibuat. Semua kondisi tersebut belum memenuhi praktik higiene yang benar. Hal ini akan menjadi masalah utama major problem saat auditor sertifikasi mengetahui. Akibatnya, perusahaan tidak akan bisa menerima sertifikat ISO 22000:2005 sebelum masalah utama tersebut diselesaikan. Selain itu, auditor hanya bersedia mengaudit lagi minimal 3 bulan setelah audit pertama kali. ii. Pest control Rujukan: ISO 22000:2005, klausul 6.3 dan 7.2.1 Bangunan untuk area bagging memiliki bentuk langit-langit yang tinggi. Bangunan ini masih memiliki banyak ventilasi yang tidak tertutup. Akibatnya, sering ditemukan burung atau serangga melewati area bagging Bahkan, ada kemungkinan beberapa hewan sempat membuat sarang di sela-sela ventilasi. Hal ini bisa menimbulkan bahaya kontaminasi mikroba pada produk akhir. b. Tindakan pengendalian Operational Pre Requisite Programme OPRP Rujukan: ISO 22000:2005, klausul 7.5 poin b yang mengacu ke klausul 7.4.4 Masalah kendaraan pengangkut produk akhir PT Gula Rafinasi A menggunakan pihak eksternal untuk melakukan penyediaan jasa kendaraan angkutan untuk mendistribusikan produk akhir. Jenis kendaraan yang dipakai adalah mobil truk tertutup. Masalah yang ditemui adalah kondisi truk pengangkut sering kali tidak dalam keadaan bersih. Tanah, pasir, serpihan kayu, dan kotoran lain yang tidak teridentifikasi sering ditemui di lantai bak pengangkut tersebut. Tidak ada jaminan dari pihak penyedia jasa angkut bahwa truk tersebut tidak digunakan untuk mengangkut produk selain produk akhir gula rafinasi. c. Rencana Hazard Analysis Critical Control Point HACCP Plan i. Pengendalian pemantauan dan pengukuran Rujukan: ISO 22000:2005, klausul 8.3 PT Gula Rafinasi A melakukan pembelian magnetic catcher tanpa memiliki keterangan spesifikasi alat tersebut dari pemasok terutama mengenai kemampuan magnet dalam menarik logam. Tidak ada badan sertifikasi atau badan apapun yang bisa menerbitkan sertifikat atas kemampuan performance alat magnetic catcher yang dimiliki PT Gula Rafinasi A. Hal ini bisa menimbulkan masalah, sebab tidak diketahui pada batas berapa logam bisa tertarik ke alat tersebut. Kondisi yang membahayakan bisa terjadi apabila tingkat kritis bahaya logam ternyata tidak berhasil diatasi magnetic catcher. ii. Tindakan saat hasil pemantauan melebihi batas kritis Rujukan: ISO 22000:2005, klausul 7.6.5 Ketentuan yang ditetapkan untuk area metal detector demi menjaga keamanan produk adalah jika terjadi penemuan produk yang ditolak metal detector sebanyak 20 karung selama 4 jam, proses produksi di lini yang sama dengan penolakan metal detector tersebut harus ditunda. Hal ini untuk memverifikasi keadaan lini produksi tersebut. Sebab, dikhawatirkan kondisi tersebut karena adanya bagian alat yang terbuat dari logam, rusak atau terlepas dan bercampur dengan aliran produk. Namun, di PT Gula Rafinasi A, prosedur penolakan produk yang efektif belum dilaksanakan. Belum ada orang yang bertanggungjawab untuk selalu siap di titik pemisahan produk yang ditolak metal detector untuk mengkomunikasikan ke bagian proses agar menunda proses produksi di lini yang sama jika terjadi penemuan produk yang ditolak sebanyak 20 karung selama 4 jam.

D. Penyusunan Solusi Alternatif