D. Penyusunan Solusi Alternatif
Setelah melihat identifikasi ketidaksesuaian mutu dan keamanan pangan yang ada di PT Gula Rafinasi A, tim konsultan dan tim mutu dan keamanan
pangan mendiskusikan solusi alternatif untuk menyelesaikan ketidaksesuaian yang teridentifikasi. Solusi alternatif disusun sesuai kondisi PT Gula Rafinasi
A yang mampu mendukung penyelesaian ketidaksesuaian yang teridentifikasi. Solusi alternatif dibagi menjadi dua, yaitu solusi alternatif ketidaksesuaian
sistem mutu dan solusi alternatif ketidaksesuaian sistem keamanan pangan. 1.
Solusi alternatif ketidaksesuaian sistem manajemen mutu a.
Pembelian Rujukan ISO 9001:2000 klausul 7.4.1 proses pembelian, 7.4.2 informasi pembelian, dan 7.4.3 verifikasi terhadap produk yang
dibeli Solusi yang bisa diberikan pertama kali untuk mengatasi ketersediaan
bahan baku adalah Departemen Purchasing menetapkan prosedur pencarian pemasok baru selesai dalam 14 hari. Hal ini untuk mencegah
tertundanya waktu produksi melebihi waktu optimal. Selain itu, sebagian raw sugar yang ada di gudang penyimpanan bila tidak segera diproses
dikhawatirkan kelembapannya meningkat dan menyebabkan kristalisasi berlebih. Hal ini dapat menurunkan mutu dari produk akhir secara
keseluruhan. Solusi berikutnya adalah Departemen Purchasing menetapkan
prosedur pembuatan purchase order PO setelah penawaran harga diterima selesai dalam tujuh hari. Waktu tujuh hari dibutuhkan untuk
menganalisa spesifikasi mutu dan keamanan raw sugar pemasok dengan spesifikasi yang ditetapkan PT Gula Rafinasi A. Penetapan PO oleh
Departemen Purchasing melibatkan Departemen Laboratory dan Departemen Quality Assurance.
Solusi yang diberikan untuk proses pembelian raw sugar ini merupakan bagian awal dari pengendalian mutu proses. Pengendalian
mutu proses harus dilakukan untuk membantu pencapaian produk dan proses sesuai dengan tujuan Juran, 1995. Pengendalian mutu proses
pembelian akan mempengaruhi waktu dan mutu proses berikutnya.
b. Tindakan perbaikan Rujukan: ISO 9001:2000 klausul 8.5.2 dan
Tindakan pencegahan Rujukan: ISO 9001:2000 klausul 8.5.3 Solusi yang bisa diberikan untuk mengatasi tindakan perbaikan dan
pencegahan di area teknologi informasi adalah menyediakan backup server, backup jaringan online, mempersiapkan tim IT yang solid,
mengikuti perkembangan IT dalam bentuk pelatihan, seminar, majalahbuku, internet, dan lain-lain, serta mengumpulkan data-data yang
berhubungan dengan masalah yang timbul. Hal ini dilakukan untuk melakukan tindakan perbaikan yang efektif jika terjadi masalah kritis dan
mencegah terjadinya kehilangan data yang penting. Selain itu diusahakan masalah kritis IT dapat dicegah tidak terulang lagi melalui kumpulan data
permasalahan yang pernah ada di jaringan PT Gula Rafinasi A. c.
Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Rujukan: ISO 9001:2000 klausul 7.5.1
i. Area Process
Solusi yang bisa diberikan untuk Departemen Process dalam mengatasi masalah ketepatan waktu dan target produksi untuk
mengendalikan aliran
produksi adalah
berkoordinasi dengan
Departemen Inventory, Departemen Technical Support, Departemen Electrical and Instrument EI, dan Departemen Laboratory.
Departemen Process berkoordinasi dengan Departemen Inventory untuk pengefektifan prosedur pengadaan material yang digunakan untuk
produksi. Kemudian, Departemen Process berkoordinasi dengan Departemen Technical Support mengenai pengadaan steam dan
perawatan berkala mesin steam. Selanjutnya, Departemen Process berkoordinasi dengan Departemen EI mengenai pengecekan berkala
alat ukur dengan alat ukur terkalibrasi. Lalu, Departemen Process berkoordinasi dengan Departemen Laboratory mengenai cara-cara
efektif terbaru untuk mendapatkan mutu produk sesuai spesifikasi mutu. ii.
Area Warehouse Solusi awal yang bisa diberikan adalah mengkoordinasikan
Departemen Warehouse dengan Departemen Accounting, Security dan
Laboratory untuk mengefisienkan dan mengefektifkan prosedur pengeluaran produk akhir dari pabrik ke konsumen. Koordinasi dengan
Departemen Accounting bertujuan untuk mengefisiensikan waktu pengeluaran surat izin keluar produk dari gudang untuk ke konsumen.
Hal ini disebabkan Departemen Accounting membutuhkan kepastian terlebih dahulu mengenai bukti transaksi jual-beli produk, bukti
keamanan perjalanan dari Security, dan bukti kelayakan produk dari Departemen Laboratory. Koordinasi dengan Departemen Laboratory
diperlukan untuk mengatur waktu sampling produk yang tepat agar tersedia waktu yang cukup untuk melakukan keputusan, apakah produk
bisa dikirim atau tidak. Koordinasi dengan Security berguna untuk memastikan tidak ada gangguan atau penyelundupan yang terjadi saat
proses persiapan loading produk akhir untuk dikirim. Solusi berikutnya terkait dengan teknis pengangkutan produk akhir
di gudang. Departemen Warehouse dianjurkan meminta surat pernyataan kesanggupan dari para kontraktor loading untuk memenuhi
target pemuatan produk akhir ke kendaraan pengangkut. Selanjutnya, Departemen Warehouse memberi arahan kepada para petugas checker
agar menghitung jumlah bag gula rafinasi dengan benar dan relatif lebih cepat. Koordinasi Departemen Warehouse dengan Departemen Bagging
juga diperlukan agar menghindari terlalu banyak karung produksi yang lepas jahitan.
Solusi-solusi alternatif yang diberikan bertujuan agar tercapainya ketepatan waktu distribusi produk akhir konsumen. Ketepatan waktu
akan menjadi salah satu pengalaman pelanggan dalam menetapkan mutu perusahaan Kolarik,1999. Citra dan keterandalan perusahaan dalam
memenuhi pesanan konsumen dalam waktu yang ditentukan akan meningkat jika sistem aliran distribusi berhasil diselesaikan.
2. Solusi Alternatif Ketidaksesuaian Sistem Manajemen Keamanan Pangan
a. Pre Requisite Programme PRPs
i. Sanitation Standard Operation Procedure SSOP Rujukan: ISO
22000:2005, klausul 7.2.1
Solusi yang bisa diberikan untuk tidak terlaksananya hampir semua SSOP adalah melakukan audit dengan konsultan independen dari
Premysis Consulting. Selanjutnya hasil temuan akan ditampilkan dan dijelaskan dengan detil di hadapan para manajer. Melalui media
pertemuan tersebut diharapkan koordinator departemen yang tidak melaksanakan SSOP menyadari dan mau menerapkannya bersama
bawahannya. ii.
Pest control Rujukan: ISO 22000:2005, klausul 6.3 dan 7.2.1 Solusi yang bisa diberikan adalah perbaikan sistem ventilasi pada
saat pabrik tidak beroperasi dengan memasang ventilasi tertutup atau jaring-jaring screen. Dengan demikian, peluang investasi hama di
lingkungan pabrik menjadi kecil. Hal ini penting dilakukan mengingat bahaya keamanan produk bisa disebabkan melalui kontaminasi
mikroba yang bisa terbawa oleh serangga atau burung. b.
Tindakan pengendalian Operational Pre Requisite Program OPRP Rujukan: ISO 22000:2005, klausul 7.5 poin b yang mengacu ke klausul
7.4.4 Masalah kendaraan pengangkut produk akhir
Solusi yang bisa diusahakan adalah menyatakan dalam kontrak perjanjian bahwa pihak penyedia kendaraan pengangkut pasti menjamin
bahwa kendaraan yang digunakan untuk mengangkut produk akhir tidak digunakan untuk mengangkut produk lainnya sebelum memasuki pabrik.
Penegasan jaminan ini penting sebab bahaya kontaminasi silang terhadap produk akhir dapat terjadi apabila terjadi kerusakan bag selama
pendistribusian. c.
Rencana Hazard Analysis Critical Control Point HACCP Plan i.
Pengendalian pemantauan dan pengukuran Rujukan: ISO 22000:2005, klausul 8.3
Solusi yang diberikan untuk memverifikasi kemampuan magnetic catcher yang sudah ada adalah mencari pemasok magnetic catcher
untuk meminjam magnetic catcher yang sudah terkalibrasi dan tersertifikasi. Selanjutnya magnetic catcher yang dimiliki PT Gula
Rafinasi A dikalibrasi kemampuannya dengan magnetic catcher terkalibrasi. Selanjutnya dilakukan validasi terhadap proses yang
menggunakan magnetic catcher. ii.
Tindakan saat hasil pemantauan melebihi batas kritis Rujukan: ISO 22000:2005, klausul 7.6.5
Solusi yang diberikan adalah menyeleksi dan memilih orang yang kompeten untuk bertanggungjawab dan siap sedia melaksanakan
prosedur metal detector. Penyeleksian berdasarkan kompetensi yang dimiliki orang tersebut. Jika dirasa masih kurang, maka diberikan
pelatihan tambahan tentang prosedur penolakan barang oleh metal detector.
E. Verifikasi Sistem Manajemen Terpadu Perusahaan
Kategori