setidaknya sesuai persyaratan klausul 5.8.2 pada ISO 22000:2005 atau klausul 5.6.2 pada ISO 9001:2000 harus meliputi informasi sebagai
berikut: a.
kelanjutan tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya, b.
analisa hasil aktifitas verifikasi perubahan keadaan yang dapat mempengaruh sistem mutukeamanan pangan
c. situasi darurat, kecelakaan dan withdrawal
d. peninjauan hasil aktifitas sistem pembaharuan
e. tinjauan aktifitas komunikasi, termasuk umpan-balik pelanggan
f. audit internal atau inspeksi eksternal.
g. kinerja proses dan kesesuaian produk
h. status tindakan pencegahan dan koreksi
i. rekomendasi untuk perbaikan
Tinjauan manajemen menggunakan informasi masukan tinjauan menghasilkan keluaran tinjauan yang diharapkan setidaknya sesuai
persyaratan klausul 5.8.3 pada ISO 22000:2005 atau klausul 5.6.3 pada ISO 9001:2000 meliputi informasi sebagai berikut:
a. perbaikan keefektifan sistem manajemen mutukeamanan pangan dan
prosesnya b.
perbaikan produk yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan c.
kebutuhan sumber daya untuk menunjang sistem d.
jaminan keamanan pangan e.
revisi kebijakan mutukeamanan pangan organisasi dan sasarannya, jika diperlukan
Keseluruhan aktivitas yang terlibat dalam tinjauan manajemen dicatat dan didokumentasikan untuk dikendalikan oleh pengendali dokumen.
B. Tinjauan Umum Perusahaan
1. Premysis Consulting
a. Profil perusahaan Premysis Consulting berdiri pada tahun 1996 di Indonesia.
Premysis Consulting adalah sebuah perusahaan jasa konsultasi
manajemen yang berdedikasi mendukung organisasi, di semua sektor bisnis, industri, dan pemerintahan. Perusahaan ini berupaya mengubah
pandangan maupun mengusahakan inisiatif perubahan di dalam organisasi agar mencapai peningkatan hasil. Dalam rangka memenuhi
tujuannya, Premysis Consulting menyediakan jasa konsultasi dan pelatihan dengan cakupan luas di wilayah Strategi, Mutu, Lingkungan,
Keamanan Pekerja dan Keamanan Pangan. Sebagai penyeragam arah dan tujuan organisasi bagi setiap manajer
dan karyawan, Premysis Consulting memiliki visi dan misi. Visi perusahaan ini adalah menjadi perusahaan jasa konsultasi dan
pelatihan manajemen terbaik di Indonesia dan negara-negara sewilayah dengan membantu kliennya mencapai hasil terobosan
melalui pendekatan kreatif dan inovatif, serta menyediakan karir unggul dan kesempatan belajar sama baiknya dengan lingkungan kerja
yang luar biasa bagi karyawan Premysis. Misi perusahaan ini adalah berkomitmen untuk memberikan nilai lebih jasa konsultasi dan
pelatihan yang membawa kontribusi signifikan bagi kliennya, sebuah kesuksesan jangka panjang melalui inovasi, perbaikan berkelanjutan,
dan pengembangan sumberdaya manusia Premysis menuju potensi maksimal mereka.
b. Lokasi perusahaan Premysis Consulting memiliki dua buah kantor dalam menjalankan
bisnis jasa layanan konsultasi dan pelatihan sistem manajemen. Satu buah kantor pusat terletak di Jakarta dan satu buah kantor cabang
terletak di Surabaya. Kantor pusat di Jakarta beralamat Menara Rajawali lantai 11, Jalan Mega Kuningan Lot 5.1 Jakarta. Kantor
cabang di Surabaya beralamat di Komplek Graha Asri K-128, Jalan Ngagel 179-183 Surabaya.
c. Struktur organisasi perusahaan Premysis Consulting merupakan badan usaha Perseroan Terbatas
PT dengan nama daftar PT Mitra Kualitas Utama. Perseroan Terbatas merupakan bentuk perusahaan persekutuan untuk menjalankan
perusahaan yang mempunyai modal usaha terbagi atas saham-saham. Anggotanya memiliki hak suara penuh dalam rapat anggota, sehingga
tiap pemegang saham atau anggota turut menentukan jalannya perusahaan.
Pemegang kekuasaan tertinggi terdapat pada direktur director. Kekuasaan ini kemudian dipercayakan kepada manajer puncak top
manager di kantor pusat Premysis Consulting di Jakarta, yang terdiri dari tiga orang manajer. Selanjutnya masing-masing wilayah Jakarta
dan Surabaya dipimpin oleh manajer cabang branch manager. Manajer cabang membawahi tujuh divisi, yaitu konsultan consultant,
keuangan finance, sumber daya manusia human resources, pemasaran marketing, rumah tangga general affairs, pelatihan
training, dan teknologi informasi information technology. Divisi konsultan sendiri terbagi sesuai bidang keahlian, yaitu strategi
strategy, mutu quality, keamanan lingkungan environment, keamanan pekerja employee safety, ekspor export, keamanan pangan
food safety,
teknologi informasi
information technology,
laboratorium laboratory, otomotif automotive, peningkatan sumber daya manusia human resources. Kegiatan magang dilakukan pada
divisi konsultan bagian keamanan pangan food safety. Struktur organisasi Premysis Consulting dapat dilihat pada Gambar 23.
d. Waktu kerja perusahaan Premysis Consulting secara umum menerapkan waktu kerja bagi
karyawan lima hari kerja dalam seminggu dengan jam kerja rerata 9 jam. Hari kerja tersebut dimulai dari hari Senin sampai dengan hari
Jumat. Waktu kerja dimulai pukul 08.30 sampai dengan 17.30 WIB. Sebagai sebuah perusahaan jasa konsultasi dan pelatihan yang
fokus kepada kebutuhan pelanggan, waktu dan lokasi kerja beberapa divisi, kadang menyesuaikan dengan jam kerja yang diminta klien
Premysis Consulting. Tiga divisi yang biasanya menyesuaikan dengan kebutuhan klien adalah divisi konsultan, divisi pemasaran, dan divisi
pelatihan.
Gambar 23. Struktur organisasi Premysis Consulting e. Metode Kerja Perusahaan
Metode kerja Premysis Consulting dalam memberikan bimbingan kepada klien dalam rangka mendirikan sistem manajemen yang sesuai
standar internasional dibagi menjadi delapan tahap sebagai berikut. i. System Initial Assessment
Tahapan pertama Premysis Consulting dalam memberikan bantuan kepada klien dimulai dengan melakukan kajian awal sistem
manajemen system initial assessment organisasi klien. Pada tahap ini dilakukan analisis kesenjangan gap analysis sistem manajemen klien
dengan standar sistem manajemen internasional.
Director Top Manager
Branch Manager
Finance Division
Human Resources
Marketing Division
General Affair
Training Division
Information Technology
Consultant Division
Strategy
Food Safety Environment
Quality Employee
Safety Human
Resources Automotive
Laboratory
Information Technology
Export
ii. Training Selanjutnya, tahapan pelatihan training dilakukan untuk
memberikan pengetahuan umum kepada klien mengenai standar sistem manajemen internasional. Kemudian, pelatihan tentang
dokumentasi sistem manajemen internasional diberikan agar memudahkan klien dalam membuat rangka kerja organisasinya
mendirikan sistem manajemen internasional. iii. Action Plan
Tahap berikutnya, dilakukan rencana tindakan action plan untuk melaksanakan penyusunan sistem manajemen sesuai standar
internasional. Pada tahap ini juga dilakukan perencanaan komunikasi dan strategi organisasi communication plan and strategy
iv. System Documentation Setelah perencanaan, dilakukan dokumentasi sistem manajemen
yang akan diterapkan di organisasi klien berdasarkan standar internasional. Umumnya, sebagai kebutuhan dasar dokumentasi
organisasi, dibuat
panduan perusahaan
company manual.
Selanjutnya, kebijakan dan sasaran organisasi ditentukan dan didokumentasikan policy and objective. Berikutnya dilakukan
penyusunan prosedur kerja dan instruksi kerja work procedure and work instruction.
v. System Implementation Tahap berikutnya adalah penerapan sistem manajemen system
implementation yang mengacu ke standar internasional di dalam organisasi. Pada tahap ini dilakukan pelatihan serta pembentukan tim
internal audit training formation of internal audit team yang bertujuan untuk melakukan audit internal. Audit internal internal
audit perlu dilakukan untuk mengetahui kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen yang baru diterapkan. Selain itu, audit internal juga
penting untuk melakukan tindakan koreksi corrective action bila ditemukan ketidaksesuaian.
vi. Independent Audit Selanjutnya, Premysis Consulting akan menugaskan konsultan lain
yang tidak terlibat di dalam proses konsultasi untuk melakukan audit independen independent audit. Hal ini diperlukan untuk menghindari
bias yang akan terjadi bila konsultan yang membimbing mengaudit sistem hasil bimbingannya. Audit independen ini diperlukan untuk
persiapan menghadapi tim audit sertifikasi. vii.
Auditee’s Tip and Tricks Setelah dilakukan audit independen, Premysis Consulting akan
meninjau hasil audit. Selanjutnya Premysis Consulting akan memberikan saran dan cara-cara bagi pihak yang diaudit
auditee’s tip and tricks dalam menyikapi pertanyaan dan komentar tim audit
sertifikasi. viii. System Certification
Tahapan terakhir adalah melakukan pendampingan klien dalam proses sertifikasi sistem organisasi system certification. Proses
sertifikasi berlangsung dengan urutan: kajian awal pre-assessment, kajian akhir final assessment, dan tindakan koreksi corrective
action yang diperlukan. Secara ringkas, metode kerja Premysis Consulting ditampilkan pada Gambar 24.
f. Produk perusahaan Produk yang disediakan Premysis berupa jasa layanan konsultasi
dan pelatihan sistem manajemen. Jasa layanan yang disediakan oleh Premysis Consulting secara umum meliputi strategi, mutu, keamanan
lingkungan, keamanan pekerja, perdagangan ekspor, keamanan pangan, teknologi informasi, laboratorium, otomotif, dan peningkatan mutu
sumber daya manusia SDM. Daftar jenis dan nama produk Premysis dapat dilihat pada Tabel 2.
System Initial Assessment
Gap analysis
Training
Understanding International Standard
System Documentation
Action Plan
Action Plan Communication Plan
Strategy
System Documentation
Company Manual Policy Objective
Procedure Work Instruction Form
System Implementation
Training Formation of Internal Audit Team
Conducting Internal Audit Corrective Action
Independent Audit
Auditee’s Tip
Tricks
System Certification
Pre-assesment
Final Assessment Corrective Action
Gambar 24. Metode kerja layanan jasa konsultasi Premysis Consulting
Tabel 2. Jenis dan nama produk Premysis Consulting Jenis Produk
Nama Produk Strategi
- Malcolm Baldridge - Lean Six Sigma
- Balanced Scorecard - Cost Saving
Mutu ISO 9001
Keamanan lingkungan ISO 14001
Keamanan pekerja OHSAS 18001
Perdagangan ekspor ISO 29001
Keamanan pangan ISO 22000
BRC IFS
AIB
Teknologi informasi ISO 27001
Laboratorium ISO 17025
Otomotif ISOTS 16949
Peningkatan mutu SDM - Leadership
- Human Resources - Service Excellence
2. Perseroan Terbatas Gula Rafinasi A PT Gula Rafinasi A
a. Profil Perusahaan Saat kegiatan magang berlangsung, perusahaan gula rafinasi yang
dijadikan studi kasus, sedang dalam setengah perjalanan menerapkan sistem manajemen terpadu ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005. Nama
perusahaan gula rafinasi yang dijadikan tempat studi kasus sistem manajemen terpadu ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005 sengaja
disamarkan menjadi PT Gula Rafinasi A. Apabila terjadi kesamaan nama perusahaan dengan salah satu perusahaan di Indonesia bukan
sesuatu yang disengaja. Hal ini berdasarkan kesepakatan dengan pembimbing lapang untuk menjaga kerahasiaan data pelanggan
Premysis Consulting. PT Gula Rafinasi A lahir dari keinginan pendirinya untuk
memenuhi permintaan pasar akan gula rafinasi pada tahun 2004. Keinginan ini didasari perkembangan industri gula rafinasi di Indonesia
yang dirasakan sangat cepat dalam kurun waktu enam tahun terakhir dimulai sejak tahun 2002 hingga saat ini. Perkembangan ini
disebabkan perkembangan industri pangan dan minuman yang menggunakan gula rafinasi di Indonesia cukup pesat.
Seiring dengan kebutuhan gula rafinasi yang semakin besar kebutuhan akan jaminan mutu dan keamanan gula rafinasi juga
meningkat. Kesadaran setiap industri pangan dan minuman untuk menerapkan sistem jaminan mutu dan keamanan pangan di organisasi
mereka semakin besar setelah diperkenalkannya standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan standar sistem manajemen
keamanan pangan ISO 22000:2005 oleh The International Organization for Standardization ISO. Adanya standar yang bisa diterapkan setiap
organisasi di belahan dunia manapun membantu menyediakan jaminan yang universal.
Sebagai sebuah perusahaan gula rafinasi yang relatif baru berdiri, PT Gula Rafinasi A belum memiliki pengalaman dalam menerapkan
sistem manajemen terpadu mutu dan keamanan pangan sesuai dengan
standar internasional ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005. Namun, ini tidak menyurutkan keinginan PT Gula Rafinasi A untuk mendirikan
sistem manajemen mutu dan keamanan pangan di organisasinya. Langkah yang diambil pertama kali oleh PT Gula Rafinasi A adalah
dengan meminta bantuan Premysis Consulting untuk mendirikan sistem manajemen tersebut.
PT Gula Rafinasi A memiliki dua kepengurusan organisasi yang berbeda, yaitu kantor pusat dan pabrik. Kepengurusan kantor berfungsi
menangani proses bisnis, administrasi, dan transaksi dengan pelanggan. Kepengurusan pabrik berfungsi untuk menangani produksi gula
rafinasi. Kedua area ini diterapkan sistem manajemen terpadu ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005 oleh PT Gula Rafinasi A Sebagai
penyeragam arah dan tujuan organisasi bagi setiap manajer dan karyawan, PT Gula Rafinasi A memiliki visi dan misi. Visi dari PT
Gula Rafinasi A adalah menjadi perusahaan gula rafinasi terkemuka di Indonesia sebelum tahun 2012 yang dapat memenuhi kebutuhan gula
berkualitas tinggi dan sesuai standar mutu dan keamanan pangan. Misi yang dibawa PT Gula Rafinasi A ada 5, yaitu: 1 pelanggan
memperoleh gula produk yang sesuai standar mutu dan keamanan pangan, 2 pelanggan dapat menerima gula produk yang sesuai
standar mutu dan keamanan pangan secara tepat waktu, 3 PT Gula Rafinasi A mengembangkan dan membina karyawankaryawati agar
dapat bersaing di level internasional, 4 PT Gula Rafinasi A berusaha terus-menerus memperbaiki sistem pengolahan limbah baik dalam
bentuk padat, cair atau gas sebagai wujud kepedulian untuk menjaga lingkungan bersih dari polusi, dan 5 PT Gula Rafinasi A
mengembangkan dan mengadakan program sosial untuk keluarga karyawanmasyarakat di sekitar pabrik dan seluruh Indonesia guna
meningkatkan standar hidup pendidikan, kesehatan, dan lain-lain. b. Struktur Organisasi Perusahaan
PT Gula Rafinasi A memiliki dua kepengurusan organisasi yang berbeda, yaitu kepengurusan di kantor pusat dan kepengurusan di
pabrik. Pemegang kekuasaan tertinggi di PT Gula Rafinasi A berada pada tangan Direktur Utama. Selanjutnya, kekuasaan dipercayakan
kepada tiga manajer puncak,yaitu Direktur Operasional Operational Director, Direktur Keuangan dan Pembelanjaan Finance and
Purchasing Director, dan Direktur Pengembangan Sumberdaya Manusia dan Teknologi Informasi Human Resource Development and
Information Technology Director. Direktur Operasional membawahi tiga manajer, yaitu Manajer Pabrik Factory Manager, Manajer
Pemasaran Marketing Manager, dan Manajer Pendukung Teknis dan Jaminan Mutu Technical Support and Quality Assurance Manager.
Direktur Keuangan dan Pembelanjaan membawahi Manajer Akuntansi Accounting Manager dan Manajer Keuangan dan Pembelanjaan
Finance and Purchasing Manager. Direktur Pengembangan Sumberdaya Manusia dan Teknologi Informasi membawahi Manajer
Pengembangan Sumberdaya Manusia HRD Manager dan Manajer Teknologi Informasi IT Manager.
Penerapan sistem manajemen mutu dan keamanan pangan di PT Gula Rafinasi A membutuhkan dua jabatan baru dalam struktur
organisasi yaitu MRFSTL dan Koordinator Audit Internal Internal Audit Coordinator. Penerapan sistem manajemen mutu dan keamanan
pangan ditangani oleh tim mutu dan keamanan pangan TMKP PT Gula
Rafinasi A
dengan diketuai
oleh seorang
Manager RepresentativeFood Safety Team Leader MRFSTL. TMKP berisikan
karyawan-karyawan yang dipilih dari beberapa departemen untuk menangani proyek penerapan ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005.
Tugas dan fungsi setiap posisi di TMKP terpisah dari posisi karyawan sebenarnya. Koordinator Audit Internal bertugas untuk merancang,
menjadwalkan, dan mengkoordinasikan departemen-departemen terkait untuk pelaksanaan audit internal terkait sistem mutu dan keamanan
pangan di PT Gula Rafinasi A. Gambar struktur organisasi PT Gula Rafinasi A dapat dilihat pada Gambar 25.
Director
Finance Purchasing Director
Operational Director HRD IT Director
Marketing Manager Factory Manager
QA TS Manager
Accounting Manager Finance Purchasing
Manager HRDGA Manager
IT Manager MRFSTL
Internal Audit Coordinator
A
Marketing Spv. Accounting Spv.
Purchasing Spv. Financial Analyst
Corporate Finance HRD GA Spv.
Accounting Staff Purchasing Staff
Purchasing Admin. IT Staff
HRD Staff GA Staff
Marketing Staff .
QA TS Staff
Office Boy Courier
Driver IT Spv.
Inventory Control Spv.
Inventory Control Staff
Gambar 25. Struktur Organisasi PT Gula Rafinasi A
c. Produk Perusahaan Secara umum produk yang dihasilkan oleh PT Gula Rafinasi A
berupa gula rafinasi yang digunakan untuk industri pangan dan minuman. Proses produksinya melalui beberapa tahapan proses, yaitu
affination, melting,
carbonatation, filtration,
decolorization, evaporation dan crystalization. PT Gula Rafinasi A memiliki kapasitas
produksi lebih kurang 540.000 ton per tahun. PT Gula Rafinasi memproduksi gula rafinasi dengan membaginya menjadi dua kategori,
yaitu Grade A untuk mutu premium dan Grade B untuk mutu standar.
C. Analisis Sistem Manajemen Terpadu di PT Gula Rafinasi A
