Tempat dan Waktu Tahapan dan Cara Pelaksanaan

III. METODE PELAKSANAAN

A. Tempat dan Waktu

Pelaksanaan magang dilakukan di tiga tempat. Tempat pertama di Perusahaan Jasa Konsultasi, Premysis Consulting, Jakarta. Tempat kedua di kantor pusat PT Gula Rafinasi A. Tempat ketiga di pabrik PT Gula Rafinasi A. Nama perusahaan gula disamarkan atas dasar kesepakatan pelaksana magang dengan perusahaan penyedia magang. Kegiatan dilakukan selama 7 bulan dari bulan Maret sampai dengan Oktober 2008.

B. Tahapan dan Cara Pelaksanaan

Secara garis besar, pelaksanaan magang dilakukan dengan tiga tahapan, yaitu kajian sistem HACCP, ISO 9001:2000, dan ISO 22000:2005, tinjauan umum perusahaan tempat magang, dan kajian penerapan sistem manajemen terpadu ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005 di perusahaan gula rafinasi . Kajian sistem HACCP, ISO 9001:2000, dan ISO 22000:2005 dilakukan untuk mengetahui keterkaitan antar sistem manajemen tersebut. Tahapan berikutnya, yaitu tinjauan umum perusahaan dilakukan untuk mengetahui gambaran umum mengenai dua perusahaan tempat dilakukan magang. Tahapan terakhir adalah kajian penerapan sistem manajemen terpadu di perusahaan gula rafinasi. Tahap ini merupakan praktik pengamatan langsung kesesuaian sistem manajemen yang ada di perusahaan tersebut dengan standar internasonal sistem mutu ISO 9001:2000 dan keamanan pangan ISO 22000:2005. 1. Kajian HACCP, ISO 9001:2000, dan ISO 22000:2005 Tahapan melakukan kajian terhadap ketiga sistem tersebut, yaitu: a. Mempelajari HACPP Hal yang dipelajari terkait dengan HACCP meliputi pengertian, sejarah, keunggulan, cara menerapkan, dan area penerapan HACCP. b. Mempelajari ISO 9001:2000 Hal yang dipelajari terkait ISO 9001:2000 meliputi sistem manajemen mutu dan garis besar tentang ISO 9001:2000. c. Mempelajari ISO 22000:2005 Hal yang dipelajari terkait ISO 22000:2005 meliputi sistem manajemen keamanan pangan, sejarah, manfaat, cara menerapkan, dan area penerapan ISO 22000:2005. d. Melakukan analisis keterkaitan HACCP, ISO 9001:2000, dan ISO 22000:2005 Setelah mempelajari HACCP, ISO 9001:2000, dan ISO 22000:2005, dilakukan analisis keterkaitan antara ketiganya. Keterkaitan bisa berupa kesamaan, perbedaan, dan cara pengintegrasian antara ketiga sistem tersebut. Kajian HACCP, ISO 9001:2000, dan ISO 22000:2005 dilakukan dengan cara studi pustaka, diskusi, rapat kecil, dan mengikuti pelatihan ISO 9001:2000, HACCP, dan ISO 22000:2005 a. Studi pustaka Studi pustaka dilakukan pelaksana magang dengan membaca pustaka-pustaka terkait HACCP, ISO 9001:2000, dan ISO 22000:2005 berupa pustaka fisik maupun elektronik. b. Diskusi Diskusi langsung dilakukan pelaksana magang dengan tiga orang konsultan senior Premysis untuk mengetahui makna setiap informasi yang didapat dari tinjauan pustaka. Diskusi juga membahas makna dari setiap klausa yang tercantum di dalam ISO 9001:2000 terkait mutu dan ISO 22000:2005. Pembahasan setiap klausa ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005 disertai contoh-contoh praktik manajemen mutu dan keamanan pangan pada beberapa industri pangan. Setiap hasil diskusi dicatat oleh pelaksana magang dalam bentuk data elektronik. c. Rapat Rapat dilakukan antara pelaksana magang dan tiga orang konsultan senior Premysis untuk mengukur kedalaman pengetahuan dan pemahaman pelaksana magang mengenai mutu, keamanan pangan, HACCP, standar internasional mutu ISO 9001:2000 dan standar internasional keamanan pangan ISO 22000:2005. Rapat kecil dilakukan di ruang pertemuan Premysis menggunakan alat bantu laptop dan LCD. Pelaksana magang melakukan presentasi hasil sementara yang sudah diperolehnya untuk dievaluasi oleh tiga orang konsultan senior Premysis. Rapat kecil dilakukan sekali setiap bulan. d. Mengikuti pelatihan ISO 9001:2000, HACCP, dan ISO 22000:2005 Pelaksana magang ikut serta sebagai asisten konsultan senior dalam pelatihan ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005 untuk industri pangan yang diadakan Premysis Consulting. Pelaksana magang membantu persiapan pelatihan dan mengikuti pelatihan ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005. Pengetahuan yang didapatkan pelaksana magang dari hasil pelatihan sama seperti peserta yang merupakan praktisi industri pangan. 2. Tinjauan umum perusahaan Tahapan melakukan tinjauan umum perusahaan tempat magang, yaitu: a. Mempelajari Premysis Consulting Tinjauan untuk Premysis Consulting dilakukan dalam lingkup profil, lokasi, struktur organisasi, waktu kerja, metode kerja, dan produk perusahaan. b. Mempelajari PT Gula Rafinasi A Tinjauan untuk Premysis Consulting dilakukan dalam lingkup profil, struktur organisasi, dan produk perusahaan. Tinjauan umum perusahaan dilakukan dengan cara kunjungan langsung, studi dokumen dan wawancara. 1. Kunjungan langsung ke perusahaan Kunjungan langsung ke perusahaan dilakukan untuk mengetahui informasi-informasi umum tentang Premysis Consulting dan PT Gula Rafinasi A. 2. Studi dokumen Studi dokumen dilakukan setelah dilakukan kunjungan langsung ke perusahaan dengan meminjam dokumen-dokumen kepada pihak yang bertanggung jawab di perusahaan. Dokumen yang terkait berupa booklet dan pedoman perusahaan. 3. Wawancara Wawancara dilakukan kepada pihak yang bertanggung jawab di perusahaan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan pelaksana magang. 3. Kajian penerapan sistem manajemen terpadu di PT Gula Rafinasi A Kajian penerapan Sistem Manajemen Terpadu di PT Gula Rafinasi A dilakukan melalui tahapan sebagai berikut: a. Mempelajari Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan di PT Gula Rafinasi A Saat kunjungan langsung tahap pertama, pelaksana magang mempelajari sistem manajemen terpadu yang terimplementasi di PT Gula Rafinasi A. Sistem manajemen yang masuk lingkup di sini adalah sistem manajemen mutu dan keamanan pangan yang berlaku di kedua bagian perusahaan kantor pusat dan pabrik. b. Identifikasi ketidaksesuaian Langkah selanjutnya dilakukan identifikasi ketidaksesuaian sistem manajemen terpadu yang terimplementasi di PT Gula Rafinasi A dengan acuan persyaratan ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005. c. Analisis ketidaksesuaian Setelah dilakukan pengidentifikasian, langkah berikutnya adalah pembahasan ketidaksesuaian-ketidaksesuaian yang ada dalam sistem manajemen PT Gula Rafinasi A antara tim konsultan dengan tim mutu dan keamanan pangan PT Gula Rafinasi A. Pembahasan bertujuan untuk menyelesaikan ketidaksesuaian yang ada dengan ruang lingkup penyebab ketidaksesuaian, kondisi perusahaan yang menyebabkan ketidaksesuaian, dan sarana serta prasarana yang dapat dimanfaatkan untuk menyelesaikan ketidaksesuaian. d. Penyusunan solusi alternatif tahap pertama Setelah dilakukan pembahasan ketidaksesuaian, penyusunan solusi alternatif dilakukan untuk menangani ketidaksesuaian yang ada dalam penerapan ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005 di PT Gula Rafinasi A. Solusi alternatif dirancang berdasarkan pertimbangan ketidaksesuaian, sumber ketidaksesuaian, sarana yang dimiliki perusahaan, dan metode yang bisa diterapkan. Pemberian solusi alternatif mengacu pada sumber literatur yang sahih dan praktik industri yang benar. Solusi alternatif dicatat dan disimpan dalam bentuk data elektronik. Selanjutnya, hasil solusi alternatif akan diajukan tim mutu dan keamanan pangan di rapat tinjauan manajemen untuk dibahas dan diputuskan penerapannya. e. Verifikasi implementasi sistem yang telah disusun solusi alternatifnya Langkah berikutnya dalam melakukan kajian sistem manajemen terpadu adalah verifikasi sistem di PT Gula Rafinasi A. Hal ini untuk mengetahui perkembangan penerapan sistem dan keefektifan solusi alternatif yang diberikan. Verifikasi dilakukan berupa kunjungan langsung ke pabrik PT Gula Rafinasi A di Cilegon pada bulan Oktober 2008. Tujuan kunjungan ke pabrik untuk melihat kesesuaian praktik dengan dokumen yang ada di kantor pusat PT Gula Rafinasi A. Pemeriksaan kesesuaian implementasi sistem dilakukan dengan wawancara kepada pihak terkait. f. Penyusunan solusi alternatif tahap kedua Langkah terakhir dalam kegiatan magang ini adalah penyusunan solusi alternatif tahap kedua untuk menindaklanjuti hasil verifikasi sistem. Penyusunan solusi alternatif kedua dirancang dengan dasar pemikiran seperti tahap pertama, yaitu berdasarkan pertimbangan ketidaksesuaian, sumber ketidaksesuaian, sarana yang dimiliki perusahaan, dan metode yang bisa diterapkan. Kajian penerapan Sistem Manajemen Terpadu di PT Gula Rafinasi A dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Kunjungan langsung ke kantor pusat PT Gula Rafinasi A Hal ini dilakukan untuk mengetahui kelengkapan dokumen dan persyaratan yang dibutuhkan perusahaan untuk menerapkan ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005. Secara teknis, pelaksana magang menjadi bagian dari tim konsultan Premysis Consulting untuk melakukan kajian sistem manajemen terpadu di PT Gula Rafinasi A. b. Tabulasi data ke tabel ketidaksesuaian Sebagai alat bantu untuk melakukan identifikasi ketidaksesuaian sistem, pelaksana magang menggunakan tabel ketidaksesuaian sistem manajemen terpadu, yang memuat informasi klausul standar ISO, kriteria standar, deskripsi klausul, pemenuhan yang telah dilakukan PT Gula Rafinasi A, ketidaksesuaian, dan rujukan seperti yang ditunjukkan Gambar 21. Gambar 21. Contoh tabel ketidaksesuaian sistem manajemen terpadu c. Studi dokumen Identifikasi ketidaksesuaian sistem manajemen dilakukan dengan memeriksa kelengkapan dokumen-dokumen yang ada. Dokumen yang diperiksa berupa pedoman perusahaan, Rencana HACCP, Rencana PRP, Rencana Komunikasi, dan dokumen pendukung lainnya. d. Rapat Rapat dilakukan antara tim konsultan dengan tim mutu dan keamanan pangan dengan bahasan mengenai implementasi sistem yang terdokumentasi. Hasil pemeriksaan yang diperoleh dari rapat ini menentukan tahap pengisian tabel ketidaksesuaian sistem manajemen terpadu. Setelah tabel ketidaksesuaian sistem manajemen terpadu terisi, rapat dilanjutkan oleh tim konsultan Premysis untuk membahas ketidaksesuaian bersama dengan tim mutu dan keamanan pangan PT Gula Rafinasi A. Tujuan dari rapat ini adalah untuk mendapatkan tindakan perbaikan atau solusi alternatif yang dapat digunakan untuk STANDAR ISO DESKRIPSI PEMENUHAN PT GULA RAFINASI A KETIDAKSESUAI AN RUJUKAN KLAU SUL KRITERIA mengatasi ketidaksesuaian. Hal-hal yang didiskusikan antara lain sumber ketidaksesuaian, sarana yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ketidaksesuaian, dan metode yang memungkinkan untuk tindakan perbaikan ketidaksesuaian. e. Wawancara Wawancara dilakukan kepada pihak yang bertanggung jawab di perusahaan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan pelaksana magang. f. Kunjungan langsung ke Pabrik PT Gula Rafinasi A Kunjungan langsung ke Pabrik dilakukan pada bulan Oktober 2008 dengan tujuan melakukan verifikasipemeriksaan kesesuaian implementasi sistem manajemen dengan ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Sistem HACCP, ISO 22000:2005, dan ISO 9001:2000