DAFTAR TABEL
Halaman Tabel. 4. 1: Inventarisasi Arsip
38 Tabel. 4. 2: Contoh Kartu
Fieches
41 Tabel. 4. 3: Daftar Inventarisasi Arsip
43 Tabel. 4. 4: Form Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
44
DAFTAR BAGAN
Halaman Bagan. 2. 1. Klasifikasi arsip
9 Bagan. 2. 2. Model Analisis Interaktif
18 Bagan. 3. 1. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta 24
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 4. 1. Penataan boks arsip ke dalam rak arsip
45
ABSTRACTEDLY
DANANG SAPUTRO,
D1506068, MANAGEMENT
PROCEDURE ARCHIVES CITY GOVERNMENT STILL SURAKARTA AT OFFICE
ARCHIVES AND CITY REGION LIBRARY SURAKARTA, Final Task, Studys Program Administration Management, Diploma III Program, Social
Science and Politics Faculty, Sebelas Maret University, Surakarta, 2009, 50 Pages.
Office Archives and City Region library Surakarta constitutes activity archives institute that is at Surakartas City Government. To render task and function at
Office Archives and City Region library Surakarta, therefore needs to be done by archives management that corresponds to procedure efficiency reaches that and
effectiveness. The importance for still archives management shall be done since remembers archives as source of information for observational, cultural asset,
nation memory and as material as job which its information is utilized for decision making material.
In this watch, writer takes title ”Management Procedure Archive City Government Still Surakarta At Office Archives and City Region library
Surakarta”. To the effect of observing it is subject to be get Madyas Pro Mention A. Md. on Diploma III Program, Social Science and Politics Faculty,
Administration Management, Sebelas Maret University Surakarta, to know management procedure archives still at Office Archives and City Region library
Surakarta, to know emerging constraint deep management archive City Government stills Surakarta at Office Archives and City Region library Surakarta,
to know trick settle emerging constraint deep management archives City Government still Surakarta at Office Archives and City Region library Surakarta.
This watch utilize qualitative descriptive method with data source of primary data and secondary data. Data collecting tech is done with observation, interview
and library data. Analysis data began by gathers data, doing early analysis of acquired data, doing deeper data digging up if apparently deep analysis it
less visceral, the latest stage which is conclusion pull.
Management procedure archives City Government still Surakarta at Office Archives and City Region library Surakarta utilizes Mayor Decree guidance No.
045 98 1 2004 about still archives managements that cover separation document, agglomeration archives, stocktaking archives, hand over archives,
settlement and laid up archives, preserve and archives care. In its performing, extant constraint which is settlement and laid up archives was optimal because in
its performing archives still just worked by an archivist just. In term preserve and care havent is equal to since have not utilized equipment that modern as
vacum cleaner
as cleansing as dust, mediums reducing is electronic as computer, telephone, fan or AC. Therefore, need to mark sense activity equipment increase
archives and activity supporter equipment archive.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam kegiatan suatu lembaga atau organisasi, pasti menghasilkan produk-produk kantor seperti surat, formulir, dan laporan-laporan. Jadi,
kegiatan dari suatu lembaga atau organisasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai surat,
formulir, laporan dan lain sebagainya. Semua kegiatan itu harus dilakukan agar pekerjaan berjalan dengan tertib dan menyeluruh. Untuk mewujudkan
hal tersebut, maka diperlukan suatu pengelolaan terhadap produk-produk kantor secara efektif. Salah satu diantaranya adalah pengelolaan terhadap
arsip. Dalam pemahaman sederhana dapat dikatakan bahwa arsip merupakan
salah satu produk kantor
office work
. Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa
buku-buku, laporan, makalah, surat dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkatsurat yang
disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu- waktu akan digunakan.
Dalam kegiatan kearsipan, terutama dalam proses penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga-tenaga profesional juga
dibutuhkan dalam kegiatan kearsipan supaya arsip dapat dengan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu diperlukan. Jika sistem kearsipan dalam
bagian administrasi berjalan dengan baik maka kegiatan administrasi akan berjalan dengan lancar. Sebaliknya, jika sistem kearsipan kurang
diperhatikan, maka kegiatan administrasi akan sedikit terhambat. Hal ini dikarenakan arsip-arsip dan dokumen-dokumen yang sulit ditemukan atau
bahkan tidak diketahui keberadaannya. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu lembaga yang dapat mengelola arsip-arsip dengan baik.
1
Di Pemerintahan Kota Surakarta, telah ada sebuah lembaga kearsipan yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan
leading sector
dari pengelolaan arsip di Pemerintahan Kota Surakarta.
Mengingat arsip sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara langsung atau tidak langsung dalam penyusunan perencanaan,
pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan pengembangan penyelenggaraan pemerintahan serta penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
keberadaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta semakin menumpuk. Hal itu dikarenakan ada arsip yang bersifat permanen
yaitu arsip statis sehingga membutuhkan pengelolaan yang baik. Hal tersebut diungkapkan oleh Bapak Sri Wahyudi selaku arsiparis di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, “Arsip-arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
cenderung diabaikan cara pengelolaannya karena merupakan hasil samping dari organisasi. Jadi apabila tidak dibutuhkan, arsip-arsip
tersebut dianggap tidak perlu. Akan tetapi jika dibutuhkan, maka arsip- arsip tersebut baru dianggap penting. Oleh karena itu, banyak yang
menganggap bahwa arsip statis tidak perlu ditangani lebih lanjut karena pada umumnya jarang digunakan” wawancara tanggal 2 Maret 2009.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
ketentuan Pokok Kearsipan telah disebutkan bahwa tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
pemerintah. Menurut Widjaja 1993:99, menyebutkan bahwa khusus di Indonesia
menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, Bab IV pasal 9, yang berkewajiban untuk menyimpan,
memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip Negara Republik Indonesia terutama arsip-arsip yang berfungsi statis adalah:
1. Arsip Nasional Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari lembaga- lembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat misalnya arsip-arsip
yang berasal dari Badan Usaha Milik Negara BUMN. 2.
Arsip Nasional Daerah Arsip Nasional Wilayah Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari lembaga-
lembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat di daerah misalnya arsip-arsip yang berasal dari kantor wilayah, departemen-departemen
pusat yang ada di pemerintah pusat daerah dan sebagainya. 3.
Arsip Nasional Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia maupun Arsip Nasional Daerah Arsip Nasional Wilayah
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badan-badan swasta misalnya bank-bank swasta dan perorangan
misalnya arsip yang dibuat oleh Ir. Soekarno atau tokoh-tokoh nasional. Dari beberapa pernyataan di atas, dapat kita pahami bahwa pengelolaan
arsip khususnya arsip statis sangat perlu dilakukan karena jika tidak, akan mengakibatkan arsip semakin menumpuk dan akan menimbulkan banyak
permasalahan yang bersifat komplek karena melibatkan banyak unsur yang saling terkait dari permasalahan arsip tersebut. Dengan adanya pengelolaan
arsip yang baik, informasi akan mudah diperoleh karena di dalam arsip statis ternyata masih digunakan untuk masa yang akan datang. Arsip juga
digunakan oleh suatu organisasi untuk tumbuh dan berkembang karena suatu organisasi membutuhkan banyak informasi yang tepat dalam pengambilan
keputusan. Hal tersebut kemudian mendorong Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk mengelola arsip statis dengan baik dan juga
mendukung supaya tujuan suatu organisasi bisa tercapai. Berdasarkan uraian latar belakang di atas, penulis dihadapkan pada
pengamatan mengenai pengelolaan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Dengan alasan tersebut, penulis tertarik
untuk menyusun Tugas Akhir mengenai Prosedur Pengelolaan Arsip Statis
