Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

1. Arsip Nasional Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari lembaga- lembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat misalnya arsip-arsip yang berasal dari Badan Usaha Milik Negara BUMN. 2. Arsip Nasional Daerah Arsip Nasional Wilayah Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari lembaga- lembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat di daerah misalnya arsip-arsip yang berasal dari kantor wilayah, departemen-departemen pusat yang ada di pemerintah pusat daerah dan sebagainya. 3. Arsip Nasional Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia maupun Arsip Nasional Daerah Arsip Nasional Wilayah Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badan-badan swasta misalnya bank-bank swasta dan perorangan misalnya arsip yang dibuat oleh Ir. Soekarno atau tokoh-tokoh nasional. Dari beberapa pernyataan di atas, dapat kita pahami bahwa pengelolaan arsip khususnya arsip statis sangat perlu dilakukan karena jika tidak, akan mengakibatkan arsip semakin menumpuk dan akan menimbulkan banyak permasalahan yang bersifat komplek karena melibatkan banyak unsur yang saling terkait dari permasalahan arsip tersebut. Dengan adanya pengelolaan arsip yang baik, informasi akan mudah diperoleh karena di dalam arsip statis ternyata masih digunakan untuk masa yang akan datang. Arsip juga digunakan oleh suatu organisasi untuk tumbuh dan berkembang karena suatu organisasi membutuhkan banyak informasi yang tepat dalam pengambilan keputusan. Hal tersebut kemudian mendorong Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk mengelola arsip statis dengan baik dan juga mendukung supaya tujuan suatu organisasi bisa tercapai. Berdasarkan uraian latar belakang di atas, penulis dihadapkan pada pengamatan mengenai pengelolaan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Dengan alasan tersebut, penulis tertarik untuk menyusun Tugas Akhir mengenai Prosedur Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang akan penulis ambil dari pengamatan ini adalah: 1. Bagaimana prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta? 2. Apa saja yang menjadi kendala dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta? 3. Bagaimana cara mengatasi kendala-kendala yang muncul dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?

C. Tujuan Pengamatan

1. Tujuan Objektif a Untuk mengetahui prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. b Untuk mengetahui kendala-kendala yang muncul dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. c Untuk mengetahui cara-cara mengatasi kendala yang muncul dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 2. Tujuan Subjektif Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli Madya A. Md. pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

DAN METODE PENGAMATAN

A. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Prosedur

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia 1998:703, prosedur adalah tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas, metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem atau masalah. Arti prosedur menurut Em Zul Fajri dan Ratu Aprilia Senja 2003:672 adalah cara memecahkan suatu masalah yang dilakukan langkah demi langkah dan cara melakukan kegiatan yang disusun secara rapi dan sistematis. Menurut Peter Salim dan Yenny Salim 1991:1194, prosedur adalah tahap-tahap kegiatan dalam melaksanakan suatu kegiatan dan metode langkah demi langkah secara nyata dalam memecahkan masalah. Dari beberapa pengertian prosedur di atas, dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan suatu tahap kegiatan untuk melaksanakan suatu aktifitas dan metode langkah demi langkah secara pasti dan nyata serta disusun dengan rapi dalam memecahkan suatu masalah.

2. Pengertian Pengelolaan

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia 1994:444 adalah sebagai berikut: a. Pengurusan, penyelenggaraan, manajemen, proses. b. Jalannya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia 1998:411, memberikan pengertian pengelolaan adalah sebagai berikut: a. Proses cara pembuatan mengelola. b. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain. c. Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi. d. Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan.

3. Pengertian Arsip

a. Pengertian Arsip Menurut Asal Katanya Menurut Thomas Wiyasa 2001:43, bahwa arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon . Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsikekuasaan peradilan. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. Pernyataan lain, kata arsip berasal dari bahasa Belanda yakni archief . Menurut Atmosudirdjo, 1982:157-158 Wursanto, 1991:14, archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut: 1 Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan- bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan- keputusan, akta-akta, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta- peta. 2 Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut. 3 Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri 4 Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file , yang berasal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang. Pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikat dengan tali atau benang