untuk perencanaan,
pelaksanaan kegiatan
maupun untuk
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Berkas ini tidak lagi berada di setiap organisasi pencipta arsip, akan tetapi telah berada di
Arsip Nasional Republik Indonesia. c.
Dalam buku Dasar-Dasar Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan
pada umumnya.
d. Dalam buku Pengurusan Surat dan Kearsipan, arsip statis ialah arsip
yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan administrasi negara.
5. Pengertian Pengelolaan Arsip
a. Pengertian Pengelolaan Arsip
Menurut Sri Utami, S. Sos. 2002:1, pengelolaan arsip adalah mengelola arsip-arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang ada
sehingga arsip-arsip tersebut dapat dikelola dengan baik dan dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat. Sedangkan
menurut Kusdartiyah 1980:2, pengelolaan arsip adalah suatu kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan
penemuan kembali. Pengelolaan arsip perlu dilakukan secara benar untuk mencapai
tujuan penyimpanan arsip. Mengenai tujuan pengelolaan arsip, Basir Barthos 1990:12, menyebutkan bahwa tujuan pengelolaan arsip
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan
serta untuk
menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Menurut Mustari Irawan dkk 2002:7, adalah mampu menyediakan arsip yang
benar, pada waktu yang tepat dan untuk orang yang tepat dan dengan biaya yang seefisien mungkin.
Siyamta, SH. 2002:1, untuk mengetahui keberhasilan pengelolaan arsip dapat diukur dengan:
1 Volume Arsip
a Ada tidaknya pemindahan arsip
b Ada tidaknya pemusnahan arsip
c Ada tidaknya penyerahan arsip
2 Keamanan
a Kondisi fisik dan informasi arsip
b Peralatan arsip
c Kondisi ruang arsip
3 Efisiensi
a Kecepatan waktu yang digunakan untuk penemuan arsip
b Berkurangnya biaya
c Kondisi ruang arsip
4 Efektifitas
a Ketepatan penemuan kembali arsip
b Ketepatan sarana terhadap penggunaan arsip
b. Tahap-Tahap Pengelolaan Arsip Statis
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia 2005:7-17, tahap- tahap dalam pengelolaan arsip statis adalah sebagai berikut:
1 Perencanaan
Perencanan merupakan kegiatan awal, dapat berupa proposal atau rencana kerja yang di dalamnya memuat usulan
tentang perlunya diadakan pembenahan. Rencana kerja ini harus didasarkan pada data yang tepat dan akurat. Perencanaan ini
diajukan ke pimpinan untuk memperoleh persetujuan, sehingga dapat diperoleh anggaran sesuai dengan yang dibutuhkan.
2 Penelitian
Penelitian dilakukan terhadap sejarah organisasi pencipta arsip dan sejarah sistem penataan yang sudah ada sehingga
berdasarkan hasil penelitian ini penataan arsip akan dapat dilaksanakan berdasarkan azas
provenance
dan azas
original order
. Azas
provenance
terkait dengan penciptaan arsip, sedangkan azas
original order
terkait dengan sistem penataan aslinya.
3 Pendeskripsian
Pendeskripsian sebenarnya merupakan kegiatan perekaman informasi setiap seri arsip. Perekaman ini secara umum memiliki
standar yang di dalamnya minimal memuat lima hal yaitu informasi seri, tahun seri, tingkat keasliannya, bentuk redaksi,
kondisi fisik. Setiap kali membuat deskripsi arsip, maka perlu diberi
indentitas kode nomor untuk menandai deskripsi dan fisik arsipnya. Kesamaan kode deskripsi dengan kode fisik harus
benar-benar dijaga, jangan sampai terjadi kekeliruan. Akibat kesalahan ini, berarti hilangnya informasi arsip yang kita
deskripsikan. 4
Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu
deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan sistem
penataan aslinya. 5
Penilaian Arsip Sekalipun penilaian arsip telah dilaksanakan oleh instansi-
instansi masing-masing, namun dalam setiap kegiatan penyerahan arsip statis perlu diadakan penilaian kembali oleh Arsip Nasional.
6 Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan, dan
Diserahkan Hasil dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip-arsip di atas
adalah tersusunnya daftar arsip yang akan disimpan, atau daftar
