j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
3. Staf Pengelola Arsip
Mengenai staf pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari:
1 Haryanto, S. Sos.
2 Sriyati
3 Sumarno, SH.
Adapun mengenai tugas dari staf pengelola arsip adalah sebagai berikut: a.
Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta melaksanakan penyusutan arsip.
b. Melaksanakan layanan kearsipan.
c. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan
bahan petunjuk pemecahan masalah. d.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
BAB IV PEMBAHASAN
Pada awal penulisan pengamatan ini, telah disebutkan bahwa tujuan mengenai
kearsipan ialah
untuk menjamin
keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan,
pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Oleh karena itu, dalam
pengelolaannya perlu sekali diperhatikan agar arsip-arsip khususnya arsip yang bersifat statis tetap terjaga sehingga mudah dalam pencariannya jika sewaktu-
waktu dibutuhkan. Keberadaan pusat arsip untuk mengelola arsip-arsip khususnya arsip statis
sangat perlu sekali karena mengingat begitu pentingnya mengenai keberadaan arsip statis tersebut. Dalam pengelolaan arsip statis membutuhkan prosedur
pengelolaan arsip yang baik dan tidak boleh dianggap remeh. Berdasarkan hal tersebut, dalam pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta, maka penulis membahas tiga rumusan masalah meliputi:
D. Prosedur Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi arsip sehingga arsip-arsip dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, pengelolaan arsip statis dilakukan untuk menata arsip-arsip sesuai dengan sistem pola baru
kartu kendali sehingga arsip-arsip tersebut dapat dikelola dengan baik dan benar, apabila dibutuhkan cepat ditemukan baik untuk penelitian ataupun
pertanggungjawaban nasional. Menurut Bapak Sri Wahyudi, S. Sos wawancara tanggal 2 Maret 2009
selaku arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengungkapkan bahwa:
“Pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan Surat
Keputusan Walikota No. 0459812004, karena merupakan kesimpulan dari Arsip Nasional Republik Indonesia dan sesuai dengan kondisi yang
ada di Pemerintah Kota Surakarta”
Dari keterangan tersebut, dapat disimpulkan bahwa dalam prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan Surat Keputusan Walikota No. 0459812004. Adapun mengenai pokok dari pengelolaan arsip
statis dalam Surat Keputusan Walikota No. 0459812004 adalah sebagai berikut:
1. Pemilahan dokumen
2. Pengelompokan arsip
3. Inventarisasi arsip
4. Penyerahan arsip
5. Penataan dan penyimpanan arsip
6. Pemeliharaan dan perawatan arsip
Mengenai pelaksanaan prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
berdasarkan Keputusan Walikota No. 0459812004 adalah sebagai berikut:
1. Pemilahan dokumen
Tahap awal dari kegiatan pengelolaan arsip statis adalah pekerjaan memilah dokumen untuk membedakan antara arsip dan non arsip.
Pemilahan dokumen dilakukan terutama pada saat arsip dalam keadaan inaktif menuju ke statis permanen.
Kegiatan pemilahan arsip Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu memindah arsip-
arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Arsip-arsip dipilah-pilah supaya
bisa membedakan mana yang termasuk arsip Surat Pertanggungjawaban,
Surat Keputusan Walikota dan non arsip blangko, formulir, duplikasi dan lain-lain. Kemudian yang termasuk arsip, dipisah-pisahkan antara
arsip yang mempunyai nilai guna permanen, dinilai kembali, dan musnah.
Sumber arsip dari unit pengolah adalah berasal dari: a.
Sekretariat Daerah, terdiri dari: 1
Sekretaris Daerah 2
Asisten Pemerintah 3
Asisten Perekonomian, Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat, membawahkan:
a Bagian Administrasi Perekonomian, membawahkan:
- Subbagian Pengembangan Usaha Daerah
- Subbagian Infrastruktur Perekonomian
- Subbagian Perekonomian Rakyat
b Bagian Administrasi Pembangunan, membawahkan:
- Subbagian Penyusunan Program
- Subbagian Pengendalian Progaram
- Subbagian Pelaporan
c Bagian administrasi kesejahteraan rakyat, membawahkan:
- Subbagian Kesejahteraan
- Subbagian Agama, Pendidikan dan Kebudayaan
- Subbagian Bagian Pemuda dan Olah Raga
4 Asisten Administrasi
5 Kelompok Jabatan Fungsional
a Bagian Organisasi, membawahkan:
- Subbagian Kelembagaan
- Subbagian Ketatalaksanaan
- Subbagian Akuntabilitas dan Kinerja Aparatur
b Bagian Humas dan Protokol, membawahkan:
- Subbagian pemberitaan
