apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan
swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selanjutnya, Undang-Undang No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam
corak apapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film
dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu
dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
d. Pengertian Arsip Menurut Seminar DokumentasiArsip Kementrian-
Kementrian
Menurut Seminar DokumentasiArsip Kementrian-Kementrian yang diselenggarakan di Jakarta pada 28 Februari sampai 2 Maret
1957 Wursanto, 1991:17, telah memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut:
1 Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena
pekerjaan, aksi,
transaksi, tindak-tanduk,
dokumenter
dokumentaire handeling
, yang disimpan sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan
tindakan-tindakan selanjutnya.
2 Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan,
penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik ke
dalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan.
e. Pengertian Arsip Menurut Lembaga Administrasi Negara LAN
Pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara LAN Wursanto, 1991:18 memberikan rumusan tentang arsip
yaitu segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala
macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu
badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan,
keputusan-keputusan, prosedur-
prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di
dalamnya. Bagan di bawah ini menyajikan pengklasifikasian arsip yang
mengilhami pembahasan lebih lanjut:
Bagan. 2. 1. Klasifikasi arsip
Sumber: Badri Munir Sukoco dalam Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007:82
4. Pengertian Arsip Statis
Dalam Manajemen Arsip Dinamis Sulistyo-Basuki, 2003:12 istilah arsip dinamis dan statis berasal dari konsep Belanda yaitu
dynamisch archief
dan
statisch archief
. Dengan semakin berpengaruhnya Arsip
Dokumen Recordarsip dinamis Aktif
Arsip Statis Archives Inaktif
bahasa Inggris dan buku ajar dalam bahasa Indonesia, istilah yang digunakan dalam buku bahasa Inggris adalah
record
dan
archives
. Istilah
archives
diterjemahkan menjadi arsip statis kadang-kadang disingkat arsip saja, namun istilah
records
diterjemahkan dalam berbagai istilah. Walaupun hingga saat ini belum ada kesepakatan menyangkut istilah
records
yang sepadan dengan pengertian arsip dinamis. Menurut Thomas Wiyasa 2003:81, arsip statis yaitu arsip yang
sudah tidak diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi dan mempunyai nilai informasi yang tinggi yang biasa disimpan di ARNAS.
Menurut fungsinya arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari Wursanto, 1991:29. Menurut
Sutarto 1992:215, bahwa fungsi arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Dari beberapa pengertian arsip statis menurut fungsinya di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip statis merupakan arsip yang mempunyai
nilai informasi yang penting tetapi sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
administrasi sehari-hari. Wursanto 1991:236-237, menyebutkan bahwa arsip statis
mengandung berbagai macam pengertian. Sebagai bahan perbandingan, di bawah ini beberapa rumusan tentang arsip statis:
a. Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-
ketentuan pokok kearsipan, yang dimaksud arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.
b. Dalam Buku Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan
Tinggi di Lingkungan Depdikbud, diberikan suatu rumusan bahwa arsip statis ialah berkas yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan,
pelaksanaan kegiatan
maupun untuk
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Berkas ini tidak lagi berada di setiap organisasi pencipta arsip, akan tetapi telah berada di
Arsip Nasional Republik Indonesia. c.
Dalam buku Dasar-Dasar Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan
pada umumnya.
d. Dalam buku Pengurusan Surat dan Kearsipan, arsip statis ialah arsip
yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan administrasi negara.
5. Pengertian Pengelolaan Arsip
a. Pengertian Pengelolaan Arsip
Menurut Sri Utami, S. Sos. 2002:1, pengelolaan arsip adalah mengelola arsip-arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang ada
sehingga arsip-arsip tersebut dapat dikelola dengan baik dan dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat. Sedangkan
menurut Kusdartiyah 1980:2, pengelolaan arsip adalah suatu kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan
penemuan kembali. Pengelolaan arsip perlu dilakukan secara benar untuk mencapai
tujuan penyimpanan arsip. Mengenai tujuan pengelolaan arsip, Basir Barthos 1990:12, menyebutkan bahwa tujuan pengelolaan arsip
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan
serta untuk
menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Menurut Mustari Irawan dkk 2002:7, adalah mampu menyediakan arsip yang
benar, pada waktu yang tepat dan untuk orang yang tepat dan dengan biaya yang seefisien mungkin.
