Pengertian Pengelolaan Arsip Tinjauan Pustaka

berdasarkan hasil penelitian ini penataan arsip akan dapat dilaksanakan berdasarkan azas provenance dan azas original order . Azas provenance terkait dengan penciptaan arsip, sedangkan azas original order terkait dengan sistem penataan aslinya. 3 Pendeskripsian Pendeskripsian sebenarnya merupakan kegiatan perekaman informasi setiap seri arsip. Perekaman ini secara umum memiliki standar yang di dalamnya minimal memuat lima hal yaitu informasi seri, tahun seri, tingkat keasliannya, bentuk redaksi, kondisi fisik. Setiap kali membuat deskripsi arsip, maka perlu diberi indentitas kode nomor untuk menandai deskripsi dan fisik arsipnya. Kesamaan kode deskripsi dengan kode fisik harus benar-benar dijaga, jangan sampai terjadi kekeliruan. Akibat kesalahan ini, berarti hilangnya informasi arsip yang kita deskripsikan. 4 Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan sistem penataan aslinya. 5 Penilaian Arsip Sekalipun penilaian arsip telah dilaksanakan oleh instansi- instansi masing-masing, namun dalam setiap kegiatan penyerahan arsip statis perlu diadakan penilaian kembali oleh Arsip Nasional. 6 Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan, dan Diserahkan Hasil dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip-arsip di atas adalah tersusunnya daftar arsip yang akan disimpan, atau daftar arsip yang diusulkan musnah atau daftar arsip yang diusulkan diserahkan ke Arsip Nasional. 7 Penyimpanan Penyimpanan arsip dilakukan terhadap arsip bernilai guna permanen yang telah habis masa simpannya dan dinyatakan tidak operasional di instansi penciptanya. Penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI atau ke lembaga yang ditunjuk. Penyerahan arsip dilakukan sekurang-kurangnya satu kali dalam sepuluh tahun. Adapun prosedur penyerahan arsip statis menurut Arsip Nasional Republik Indonesia 2005:7-17, antara lain: a Memeriksa dan meneliti arsip yang sudah habis masa simpannya dan dinyatakan tidak operasional namun masih memiliki nilai guna bagi kepentingan pertanggungjawaban nasional. b Mengelompokkan arsip yang telah diteliti berdasarkan jenisseri arsip. c Mencatat jenisseri arsip yang akan diserahkan dalam Daftar Pertelaan Arsip DPA. d Memasukkan arsip ke dalam boks dan memberi label sesuai dengan isi boks. e Arsip yang akan diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI, dan yang diserahkan kepada BadanKantor Kearsipan Daerah dikonsultasikan dengan ANRIBadanKantor yang bersangkutan. f Penyerahan arsip dilaksanakan dengan keputusan Pimpinan Lembaga NegaraBadan Pemerintahan yang bersangkutan atau pejabat lain yang ditunjuk untuk itu dengan dibuat Berita Acara Penyerahan Arsip dan disertai Daftar Pertelaan Arsip yang akan diserahkan yang masing-masing dibuat rangkap dua, rangkap pertama untuk instansi yang bersangkutan, rangkap kedua untuk Arsip Nasional Republik Indonesia atau BadanKantor Kearsipan Daerah yang bersangkutan. 8 Pemeliharaan dan Perawatan Satu hal yang penting dalam penataan arsip adalah mengenai pemeliharaan dan perawatan fisik yang menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya. Memelihara dan merawat arsip tidaklah mudah. Dalam hal ini, dibutuhkan keahlian khusus di bidang teknis perawatan arsip. Arsip dapat rusak karena beberapa faktor yaitu faktor biologis, disebabkan oleh jamur dan serangga. Jamur dapat merusak selulos kertas sehingga kertas cepat menjadi kuning, coklat atau berbintik-bintik hitam. Jamur timbul karena faktor lingkungan seperti kelembaban, temperatur, dan cahaya yang terlalu gelap. Serangga seringkali di tempat-tempat gelap dan bersarang diantara lembaran-lembaran arsip, rak, lemari dan laci- laci meja serta sudut-sudut ruang. Jenis serangga yang gemar makan kertas adalah rayap, kutu buku serta kecoa. Faktor fisik, disebabkan oleh faktor cahaya dan sinar matahari yang mengadung ultra violet dapat merusak selulos kertas. Kondisi kertas tergantung oleh derajat panas dan kadar kelembaban di dalam ruang penyimpanan. Derajat panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas lembab dan basah sehingga menimbulkan jamur. Faktor kimiawi, disebabkan karena adanya zat kimia yang terdapat dalam udara ruang penyimpanan dan dalam arsip dapat menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik, pencemaran atmosfer, debu dan tinta. Pencemaran karena adanya nitrogen, sulfur, acid, asam belerang merupakan penyebab kerusakan terbesar. Kertas yang baik adalah yang bebas dari asam yaitu pH- 7. Pencemaran udara banyak terjadi di daerah industri, dan faktor lainnya seperti banjir, kebakaran, dan kerusakan akibat perbuatan manusia baik yang disengaja maupun tidak disengaja.

B. Metode Pengamatan

1. Sumber Data Sumber data merupakan fakta-fakta atau keterangan suatu objek yang diamati yang terdiri dari: a. Data Primer Menurut Moleong 1993:3, data primer adalah data yang dikumpulkan dan diolah sendiri oleh organisasi yang menerbitkan atau menggunakannya. Dalam hal ini, penulis memperoleh data langsung dari informan dan observasi. b. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diterbitkan atau digunakan oleh organisasi yang bukan pengolahnya Moleong, 1993:3. Maksud dari pernyataan tersebut data diperoleh secara tidak langsung melalui dokumentasi serta buku-buku atau arsip dan keterangan-keterangan lain yang berhubungan dengan masalah pengamatan yang digunakan sebagai pelengkap dan pendukung dari data primer. 2. Teknik Pengumpulan Data Dalam cara atau teknik pengumpulan data dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sehingga diperoleh data yang diperlukan, penulis menggunakan teknik: a. Observasi Menurut Mohammad Pabundu Tika, 1997:67-68 menjelaskan mengenai pengertian observasi yaitu cara dan teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala-gejala atau fenomena yang ada pada objek pengamatan. b. Wawancara Wawancara adalah suatu bentuk komunikasi verbal, dengan kata lain wawancara adalah metode pengumpulan data untuk mendapatkan informasi dengan cara mengadakan pertanyaan secara langsung dengan responden yaitu karyawan atau pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta c. Data Perpustakaan Data perpustakaan adalah data yang diperoleh dari perpustakaan atau melalui penerbitan resmi suatu instansi atau badan atau yayasan Moh. Pabundu Tika, 1997:90. Data yang dimaksud dapat berupa buku-buku, majalah dan sebagainya. Data perpustakaan merupakan metode pokok dalam pengamatan ini, sebab pengolahan data banyak menggunakan data perpustakaan yang ada. 3. Teknik Analisis Milles dan Heberman dalam HB. Sutopo 2002:91, model analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah model analisis interaktif, yang terdiri dari: a. Reduksi Data Data Redction Merupakan proses pemilihan, pemfokusan, penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data yang muncul dari catatan di lapangan, proses ini akan berlangsung terus sepanjang pengamatan. Caranya dengan mempertegas, memperpendek, membuat fokus dan membuang hal-hal yang tidak penting sehingga peneliti dapat memfokuskan arah penelitian. b. Penyajian Data Data Display Terdiri dari sekumpulan informasi yang tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Sajian data ini harus mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan pada pertanyaan pengamatan. Dalam tahap ini penulis menyajikan data yang diperoleh dengan sesistematis mungkin. c. Penarikan Kesimpulan Conclusion Drawing Setelah waktu pengumpulan data selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya yang dilakukan adalah usaha penarikan kesimpulan berdasarkan hal yang terdapat dalam reduksi data maupun penyajian data atau dengan kata lain dimulai dari awal pengumpulan data. Dalam hal ini penulis harus sudah mulai mengerti apa arti dan hal- hal yang ditemui. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam pengamatan ini adalah: 1 Pengumpulan data 2 Melakukan analisis awal dari data yang diperoleh 3 Melakukan penggalian data yang lebih mendalam 4 Penarikan kesimpulan terakhir. Ketiga komponen di atas akan saling menunjang dan berada dalam satu sistem yang mendukung analisis pengamatan, sebagaimana terlihat dalam bagan di bawah ini: Bagan . 2. 2. Model Analisis Interaktif Sumber: Miles dan Heberman dalam H. B. Sutopo, 2002:96 Pengumpulan data Reduksi data Penarikan kesimpulan Penyajian data