Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Kegiatan utama yang diemban adalah pelayanan masyarakat yang membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku, dokumen dan media informasi lainnya. b. Subbagian Tata Usaha Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi: perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian. c. Seksi Pengelolaan Arsip Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan arsip, meliputi: pembinaan teknis kearsipan, pengelolaan arsip dinamis inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. d. Seksi Pengelolaan Perpustakaan Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan perpustakaan, meliputi: pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. e. Seksi Pelayanan Perpustakaan Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelayanan perpustakaan, meliputi: pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai dan penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. f. Jabatan Fungsional Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan Fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut : a. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang ditetapkan oleh Walikota. b. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya memperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi perencanaan pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing. c. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertikal maupun horisontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing. d. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggungjawab dalam memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing. e. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggungjawab pada atasan masing- masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya. f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi lain di lingkungan kantor yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja. g. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan. h. Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal tersebut Kepala Subbagian Tata Usaha menyusun laporan berkala Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi : a. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. b. Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat fungsional di lingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip terutama arsip statis, tentu membutuhkan sebuah seksi tersendiri guna mengelola arsip-arsip tersebut. Adapun mengenai pegawai dalam seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari tiga bagian yaitu: 1. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kepala seksi pengelolaan arsip, saat ini dijabat oleh Drs. M. Yuhri. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut: a. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor. b. Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelola arsip berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor. c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas. d. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas. e. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan. f. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya. g. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja. h. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan. i. Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan. j. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas. k. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. l. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 2. Arsiparis Arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, saat ini dijabat oleh Sri Wahyudi, S. Sos. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut: a. Menyusun program dan dan rincian kerja seksi pengelola arsip berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor. b. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan. c. Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta melaksanakan penyusutan arsip. d. Melaksanakan pelayanan kearsipan. e. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah. f. Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan. g. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas. h. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. i. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 3. Staf Pengelola Arsip Mengenai staf pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari: 1 Haryanto, S. Sos. 2 Sriyati 3 Sumarno, SH. Adapun mengenai tugas dari staf pengelola arsip adalah sebagai berikut: a. Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta melaksanakan penyusutan arsip. b. Melaksanakan layanan kearsipan. c. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah. d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.