ini dapat memberikan kepuasan kedua belah pihak dan dapat menghindarkan terjadinya kesalahpahaman.
5. Komunikasi dari segi kemasan pesan
a. Komunikasi verbal
Komunikasi dapat dilakukan secara verbal dengan berbicara. Komunikasi verbal diwakili dalam penyebutan kata-kata yang
pengungkapannya dapat dengan lisan atau tertulis. b.
Komunikasi non verbal Komunikasi dapat dilakukan secara non verbal diwakili bahasa
isyarat. Komunikasi non verbal terlihat dalam ekspresi atau mimik wajah, gerakan tangan, mata dan bagian tubuh lainnya.
C. Pengertian Surat
Menurut Rahardi 2008:12 , surat adalah pernyataan tertulis dari pihak satu kepihak lain, atas nama perseorangan ataupun atas nama jabatan untuk
menyampaikan berita. Menurut Moekijat 2008:142 , surat menunjukkan hubungan antara
perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat hubungan ini dapat menambah atau merusak kemauan baik atau goodwill terhadap perusahaan.
Dari beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian
informasi dari satu pihak ke pihak lain. Menurut Djuharie 2001:11 , surat merupakan suatu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain
yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu
akan tersampaikan kepada yang dituju oleh penulis surat.
Alat komunikasi sangat banyak jenis dan macamnya. Khusus dalam komunikasi tertulis, salah satu media yang paling banyak dipakai adalah surat.
Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang ditujukan kepada orang lain
atau suatu instansi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal. Informasi yang disampaikan tersebut dapat berupa perintah, permohonan, penawaran, pesanan,
panggilan, permintaan, pertanyaan, pernyataan, pertimbangan, pemberitahuan dan
lain sebagainya.
D. Fungsi Surat
Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga memiliki berbagai fungsi. Menurut Barthos 2009:36 , surat mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Sebagai wakil duta dari pengirim atau penulis.
b. Sebagai tanda bukti tertulis.
c. Sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
d. Sebagai alat pengukur kegiatan organisasi.
e. Sebagai sarana memperpendek jarak fungsi abstrak.
Menurut Silmi 2008 : 2-3 , fungsi surat antara lain : a.
Sarana komunikasi atau alat komunikasi tulis, surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.
b. Wakil atau duta bagi pengirim surat, surat menjadi wakil dari pembuat
surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
c. Alat bukti tertulis, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara
tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
d. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk
informasi atau petunjuk keterangan untuk di tindak lanjuti. e.
Alat untuk mengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan
selanjutnya baginya. f.
Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya.
g. Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak
dengan kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak. h.
Media promosi, Surat dapat menjadi media promosi bagi biro, kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang
membaca surat tersebut. i.
Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan
pembuat surat secara nyata. j.
Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis.
k. Bukti sejarah historis, misalnya surat-surat bersejarah seperti surat izin
pendirian usaha, surat kepailitan usaha dan surat penggabungan usaha merger. Surat-surat tersebut menjadi catatan yang sangat berharga
sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
E. Pengelompokan Surat
