1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya zaman. Pada era persaingan bebas seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan
komunikasi sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan organisasi dan menciptakan paradigma baru di dalam organisasi.
Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat
membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan
aktivitas korespondensi. Derasnya arus globalisasi dapat dilihat dengan banyaknya bermunculan
berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti: telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain sebagainya. Namun masih ada
komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan
komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah surat.
Menurut Soedarmayanti 2001:87 , komunikasi merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam kegiatan organisasi mengingat hakikat organisasi
sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan organisasi. Komunikasi adalah proses kegiatan penyampaian beritainformasi
yang mengandung arti dari satu pihak ke pihak lain.
Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu
melalui surat. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus
persen sebagai alat komunikasi didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.
Surat adalah alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Informasi yang disampaikan tersebut dapat
berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, kritikan dan sebagainya. Bila suatu surat mendapat jawaban atau
balasan maka terjadilah hubungan surat menyurat yang sering disebut korespondensi.
Peranan surat-menyurat sangat penting dalam suatu organisasi. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat masih memiliki kelebihan
dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain
secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju.
Berbeda halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut seiring dialami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah
atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti televisi, radio, telepon,
handphone, telex, faximile bahkan jaringan informasi global seperti penggunaan internet.
Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam
surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu-waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan. Surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas
putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, jaminan, wakil, alat promosi dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau
organisasi. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat informasi tertulis mengenai suatu hal tertentu secara jelas, tertulis dan harus terinci untuk dapat mencapai
tujuannya. Surat harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, jelas, dan terang mengenai maksud dan tujuannya agar tidak
menimbulkan salah pengertian pada pihak penerima Simorangkir, 2001. Mengingat begitu penting peranan surat dalam suatu perusahaan atau
instansi maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat dalam pencapaian tujuan dan
terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Oleh karena itu surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi maupun
perusahaan. korespondensi termasuk dalam bagian yang penting dalam bisnis. Saat ini seiring dengan munculnya berbagai macam perusahaan maka hubungan
antara perusahaan satu dan lainnya sangatlah penting dan memperluas jaringan perusahaan sehingga memperoleh profit yang lebih besar. Maka dari itu
dibutuhkan korespondensi sebagai media untuk menjalin kerja sama antara pihak satu dengan yang lainnya. Apabila ingin melakukan kerja sama dapat sebagai
tanda bukti tertulis yang otentik.
Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan korespondensi. Oleh karena itu
korespodensi merupakan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespondensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi
gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut.
Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu oraganisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran surat menyurat atau
korespondensi. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari
pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat
menyurat tersebut. Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak
menguasai teknik dan etika korespondensi. Ketelitian dan kecermatan dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh
pengirimnya. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu
pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.
Surat menurut prosedur pengurusannya dibagi menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari
instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir dengan buku pengiriman ekspedisi. Penanganan surat
masuk mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. sedangkan
surat keluar adalah surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu
instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain Wursanto, 2003:104.
Penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan,
pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam surat-menyurat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu
urat nadi kelancaran satu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Berdasarkan uraian terdahulu, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan
kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar berdasarkan kaidah yang ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai
dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikordinasi dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai
tujuan yang telah direncanakan. Pada bagian sekretariat dekan , penulis melihat dan mengamati bahwa betapa pentingnya keahlian dalam korespondensi. Dari
latar belakang di atas dapat diketahui mengenai pentingnya peranan surat menyurat dalam suatu organisasi atau instansi, maka penulis memililh judul
“Peranan Korespondensi Bagi Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Kategori