Penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sudah baik dan tidak terdapat kendala yang
cukup berarti karena Sekretaris Dekan sudah melakukan penanganan surat sesuai dengan sistem yang baik dan prosedur yang berlaku. Tetapi penanganan surat
masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sedikit terkendala karena penanganan surat dibantu juga oleh
mahasiswa magang pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Adanya kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan di buku agenda, pengisian kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut
terjadi karena kurangnya ketelitian dan pengetahuan mahasiswa magang. Untuk itu, Sekretaris Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir
kesalahan yang terjadi sehingga korespondensi dapat berjalan lancer dan tercapainya suatu tujuan organisasi dengan maksimal.
2. Penanganan Surat Keluar
Surat keluar merupakan sarana komunikasi didalam perusahaan atau dari perusahaan lain. Yang dimaksud dengan surat keluar out going mail adalah surat
yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, lembaga
untuk ditujukandikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir. Tujuan penanganan surat keluar adalah
agar kecepatan dalam penyampaian surat kepada yang dituju tercapai. Kecepatan tersebut sangat tergantung dari kecepatan dan kecermatan penyiapannya dari
pembuatan konsep surat sampai dengan pengirimannya. Sehubungan dengan keperluan tersebut perlu dirancang secara cermat prosedur surat keluar sehingga
tujuan pengurusan surat keluar dapat tercapai. Pengelolaan surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan pengelolaan surat masuk. Sama halnya
dengan surat masuk, surat keluar juga dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat penting, surat rahasia, surat biasa. Pengelolaan 3 tiga macam surat keluar
tersebut pada prinsipnya sama. Pengelolaan surat-surat keluar dicatat pada buku ekspedisi dan buku agenda pada kolom surat keluar. Pada dasarnya penanganan
surat keluar dibagi menjadi 6 enam langkah yaitu : 1.
Pembuatan konsep 2.
Pengetikankoreksi 3.
Penandatanganan 4.
Penomoran 5.
Penggandaan 6.
Pengiriman Penanganan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 8 delapan
tahap, yaitu : 1.
Konsep surat keluar tidak selalu oleh Sekretaris Dekan tetapi adakalanya Dekan sendiri yang mengonsep surat keluar berdasarkan kepentingan surat
tersebut. 2.
Apabila surat dikonsep oleh Sekretaris Dekan maka setelah pengonsepan surat selesai maka surat tersebut diserahkan kepada Dekan untuk dikoreksi
dan direvisi.
3. Surat yang telah selesai direvisi dan telah mendapat persetujuan Dekan
akan diketik oleh Sekretaris Dekan sesuai dengan format surat resmi dan bentuk block style.
4. Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan
melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat. 5.
Surat akan diserahkan untuk ditandatangani oleh Dekan. 6.
Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.
7. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima
surat ke buku ekspedisi. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju. Setiap surat keluar akan disimpan
kedalam folder surat keluar sebagai pertinggal. 8.
Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman surat. Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk
kawasan Universitas Sumatera Utara, pengiriman dilakukan oleh pegawai dengan cara mengantar langsung surat tersebut misalnya surat untuk
Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. Sedangkan surat yang ditujukan untuk instansi yang berada diluar kawasan Universitas Sumatera
Utara menggunakan jasa kurir pengiriman surat. Beberapa contoh surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah : 1.
Nomor Surat : 121H5.1.R1SSA2010 Hal
: Undangan Kepada
: Ketua Lembaga Penelitian
2. Kepada
: Dekan Fakultas MIPA Nomor Surat : 1063H5. 2. 1. 5PRS2009
Hal : Pembukaan Program Studi
Pencatatan surat dibuku agenda dibedakan atas kolom surat masuk dan kolom surat keluar. Tidak ada perbedaan pencatatan antara surat masuk internal
dengan surat masuk eksternal ataupun surat keluar internal dan surat keluar eksternal keduanya dicatat pada kolom surat masuk dan kolom surat keluar pada
buku agenda dengan nomor berurut. Pada bagian Sekretariat Dekan, penanganan surat masuk membutuhkan waktu selama 2 dua hari untuk memprosesnya
hingga akhirnya dibalas atau didistribusikandiarahkan ke bagian lain. Pemrosesan surat harus menunggu kesediaan Dekan dan pemrosesan surat
akan sedikit terkendala apabila Dekan tidak berada ditempat. Sedangkan, penanganan surat keluar dibutuhkan waktu sekitar 3 tiga hari. Pengonsepan dan
perevisian surat membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk membuat surat yang baik, Dekan akan terus menyempurnakan konsep surat atau hasil pengetikan
surat agar informasi yang terkandung didalam surat dapat tersampaikan dengan baik kepada penerima surat.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
