Lokasi Credit Union Struktur Organisasi Credit Union
3. Membuka akses seluas-luasnya untuk audit atau pengawasan dan menindaklanjuti hasil audit di tingkat Kantor Cabang.
4. Melaksanakan Marketing Mix Place, Product, Price, Promotion, Process, People, dan Physical evidence secara maksimal dengan biaya
rendah target tercapai di tingkat Kantor Cabang. 5. Melaksanakan penyaluran kredit sesuai Protap dan Portopolio investasi
tanpa kredit macet di tingkat Kantor Cabang. 6. Mendorong aktivis agar berkinerja tinggi tanpa fraud di tingkat Kantor
Cabang. 7. Menjaga hubungan baik dengan pihak internal maupun eksternal CUKK,
8. Terlibat aktif dalam kegiatan sosial, budaya, dan lingkungan di Kantor Cabang masing-masing.
9. Melaksanakan pelayanan prima kepada anggota atau kostumer tanpa complain di tingkat Kantor Cabang.
10. Menjaga kerahasiaan lembaga sesuai kebijakan pengurus. 11. Membuat laporan tertulis apabila mengikuti seminar, lokakarya,
pelatihan, dan sejenisnya atas nama lembaga. 12. Berupaya untuk terus menerus meningkatkan produktivitas dan efisiensi
kerja tanpa mengorbankan efektivitas dari hasil kerja melaksanakan kegiatan sesuai dengan budaya organisasi “INVICTUS”
Sedangkan tugas khusus berdasarkan bagian masing-masing terdapat dalam job description yang ada di CUKK adalah sebagai berikut:
1. Manager
a. Membuat rencana kerja bulanan berdasarkan rencana kerja tahunan.
b. Melakukan koordinasi terhadap semua kegiatan internal lembaga di
tingkat Kantor Cabang. c.
Memberikan usulan kepada General Manager melalui Deputy dalam melakukan perencanaan, pelaksanaan program kerja, perbaikan
infrastruktur, dan pengembangan sumber daya manusia di tingkat Kantor Cabang.
d. Mengorganisir, mengawasi, mengevaluasi, dan monitoring semua
kegiatan Kantor Cabang secara langsung. e.
Mengembangkan kerjasama ke berbagai pihak di tingkat lokal dalam rangka pengembangan jaringan CUKK.
f. Merekomendasikan berbagai kebijakan lembaga yang strategis kepada
atasannya. g.
Menyerahkan semua laporan bulanan tingkat Kantor Cabang paling lama tanggal 5 lima setiap bulan kepada Head Accounting and
Finance HAF dalam bentuk jilid print out atau departemen dan CD. h.
Menyerahkan back-up data CU bulanan kepada HIT dalam bentuk CD dibuat ekspedisi penyerahan.
i. Menyerahkan analisis PEARLS kepada HAF dan membantu HHRD
melakukan penilaian kinerja aktivis di tingkat Kantor Cabang dan mengusulkan pengembangan kapasitas aktivis.
j. Bertindak sebagai kepala rumah tangga organisasi di tingkat Kantor
Cabang. k.
Melakukan pembelajaran terus menerus untuk menguasai program Credit Union Core Information System CUCIS dan jaringan
network. 2.
Kepala Tempat Pelayanan Khusus a.
Membuat rencana kerja bulanan berdasarkan rencana kerja tahunan TPK.
b. Melakukan koordinasi terhadap semua kegiatan internal lembaga di
tingkat TPK. c.
Memberikan usulan kepada manager dalam melakukan perencanaan, pelaksanaan
program kerja,
perbaikan infrastruktur,
dan pengembangan sumber daya manusia di tingkat TPK.
d. Mengorganisir, mengawasi, mengevaluasi, dan monitoring semua
kegiatan TPK secara langsung. e.
Mengembangkan kerjasama ke berbagai pihak di tingkat lokal dalam rangka pengembangan jaringan CUKK.
f. Merekomendasikan berbagai kebijakan lembaga yang strategis kepada
atasannya.
g. Menyerahkan semua laporan bulanan tingkat kantor TPK paling lama
tanggal 3 tiga setiap bulan kepada Manager dalam bentuk jilid print out atau departemen dan CD.
h. Menyerahkan back-up data CU bulanan kepada manager dalam
bentuk CD dibuat ekspedisi penyerahan dan menyerahkan analisis PEARLS kepada Manager.
i. Membantu HHRD melakukan penilaian kinerja aktivis di tingkat TPK
dan mengusulkan pengembangan kapasitas aktivis. j.
Bertindak sebagai kepala rumah tangga organisasi di tingkat TPK. k.
Melakukan pembelajaran terus menerus untuk menguasai program CUCIS dan jaringan network, melaksanakan pengelolaan keuangan
di tingkat TPK yang berorientasi pada benefit member dan lembaga aman dan sehat.
l. Melaksanakan aktivitas CUKK berbasis biaya, kualitas, budget, dan
tepat waktu tanpa penyimpangan di tingkat TPK. m. Meningkatkan modal lembaga hingga 3 dari asset di tingkat TPK.
3. Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi
Kepada Bagian Keuangan dan Akuntansi dalam struktur organisasi di tulis dengan nama Kepala Bagian Keuangan Kabag Keuangan.
a. Menjaga likuiditas pada angka 7 dari jumlah asset pada tingkat
cabang dan memberikan kas awal kepada semua kasir. b.
Mengendalikan dan mengawasi biaya operasional di bawah 5 dan mengawasi agar transaksi harian dilaksanakan secara akurat.
c. Memastikan buku kontrol administrasi non simpan pinjam SOLKES,
SRI, SAWLIN, DMS, SOLRANAP, Asuransi Pinjaman APIN dan Asuransi Simpanan ASIM dibuat secara benar.
d. Memastikan jurnal dari hasil rekap semua kasir dilakukan setiap hari.
e. Membuat laporan iuran ASIM dan APIN di tingkat kantor cabang dan
diserahkan kepada bagian ASIM dan APIN di Head Office. f.
Membuat kontrol anggota yang meninggal dan melaporkan jumlah simpanan dan pinjaman anggota yang meninggal.
g. Mengajukan klaim ASIM dan APIN ke bagian ASIM dan APIN di
Head Office. h.
Melakukan penyisihan dana provisi dan dana cadangan setiap bulan dan menyetorkan dan menarik uang ke bank atau Head Office jika
diperlukan. i.
Mengarsipkan dan menyimpan semua Slip Uang Keluar SUK dan Slip Uang Masuk SUM berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun
dengan aman dan rapi. j.
Mengarsipkan dan menyimpan semua formulir anggota baru ke dalam map file data base anggota dan diurutkan sesuai dengan nomor
anggota. k.
Mengarsipkan semua rekap kasir harian secara rapi berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun dengan aman dan rapi.
l. Mencocokan transaksi per tanggal sebelum melakukan jurnal harian.
m. Melakukan jurnal harian.
n. Membuat jadwal pencairan pinjaman berkoordinasi dengan bagian
kredit. o.
Membuat dan merekap laporan anggota baru dan anggota berhenti dan anggota mutasi setiap bulan kepada Kepala Departemen Kadep
Akuntansi dan Keuangan head accounting and finance HAF. p.
Membuat dan merekap laporan iuaran DPA setiap bulan kepada HAF. q.
Memastikan posting administrasi pada tanggal tutup buku bulanan sudah dilakukan.
r. Memastikan posting accounting pada tanggal tutup buku bulanan
sudah dilakukan paling lama tanggal 1satu setiap bulan pukul 00.05 WIB.
s. Melakukan pengecekan ulang data transaksi dan jurnal sebelum
melakukan posting bulanan dan melakukan pengecekan hasil posting bulanan, seperti BJS SISKA, BJS SIMPAR dll.
t. Membuat LKSB Laporan Bulanan dan Statistik Bulanan konsolidasi
cabang paling lama tanggal 5 lima setiap bulan. u.
Melakukan analisis PEARLS setiap bulan dan mengarsipkan LKSB dan diurutkan berdasarkan bulan dan tahun.
v. Melakukan evaluasi keuangan mengacu kepada arus kas Kepala
Kredit dan Penagihan.
4. Kepala Kredit dan Penagihan.
Kepala Kredit dan Penagihan di struktur organisasi ditulis dengan nama Kepala Bagian Kredit atau Kabag Kredit. Tugas yang dilakukan oleh
Kepala Kredit dan Penagihan adalah sebagai berikut: a.
Mengecek permohonan kredit, melakukan pemeriksaan permohonan kredit, mengecek penyimpangan permohonan kredit, membantu dan
mengecek analisis kredit, dan membantu dan memutuskan
permohonan kredit di TPTPK. b.
Menyiapkan perjanjian kredit, menyetujui pencairan kredit, dan melakukan pemantaun dan pengawasan kredit di tingkat TPTPK
dengan sistem deteksi dini. c.
Menjaga pinjaman lalai di bawah 5 dari total pinjaman beredar dengan cara melakukan penagihan dan penyelamatan kredit.
d. Menjaga pinjaman beredar di atas 75 dan di bawah 80 dari total
aset, dan melakukan langkah-langkah penyelamatan kredit dengan cara melakukan analisis masalah dan menetapkan strategi.
e. Melakukan kerjasama dengan pihak Notaris dan konsultan hukum
untuk menangani hak Fidusia dan hak tanggungan. f.
Mengawasi pendokumentasian kredit secara benar, dan melakukan pemantauan dan pelaporan atas perkembangan pinjaman setiap bulan.
g. Mendata dan mengajukan anggota yang akan di charge-off kepada
manager.
h. Mengeksekusi charge-off yang telah disetujui oleh pengurus dan
diketahui oleh Gereral Manager GM dan melaporkan kredit lalai, pinjaman cair setiap bulan.
i. Meningkatkan modal lembaga hingga 3 dari asset di tingkat cabang.
5. Administrasi Kredit.
a. Menerima dan mewawancarai pemohon pinjaman.
b. Membantu pemohon mengisi Surat Permohonan Pinjaman.
c. Meminta kepada pemohon untuk memenuhi semua persyaratan
pengajuan pinjaman sesuai POLJAK dan Protap. d.
Menyerahkan berkas pengajuan kredit yang sudah lengkap kepada Staf AO Acoount Officer untuk ditindaklanjuti dengan OTS On The
Spot. e.
Setelah permohonan kredit dianalisis oleh Staf AO, staf Admin menerima berkas pengajuan kredit yang sudah dianalisis.
f. Memeriksa dan memilah pengajuan kredit yang sudah dianalisis untuk
diserahkan ke Komite Kredit di TP, Komite Manajemen di Area Office, atau ke Komite Eksekutif KE.
g. Menyusun jadwal Rapat Komite Kredit RKK di TP.
h. Menyerahkan berkas permohonan kredit ke Komite Kredit untuk
dirapatkan dan diputuskan. i.
Menerima berkas permohonan kredit yang sudah dirapatkan atau diputuskan oleh Komite Kredit dan memastikan Surat Keputusan
Komite Kredit sudah ditandatangani oleh Komite Kredit.
j. Menghubungi pemohon pinjaman untuk memberitahukan keputusan
kredit. k.
Jika keputusan kredit disetujui, maka menyiapkan surat perjanjian kredit dan dokumen pencairan kredit lainnya SUM atau SUK, dan
Slip Pencairan, dan menghubungi Notaris jika diperlukan. l.
Menyerahkan berkas permohonan kredit yang disetujui kepada Kabag Kredit Keuangan atau Manajer di TP atau kepada Kepala TPK di
TPK untuk proses pencairan kredit. m. Menerima dan mengarsipkan semua dokumen kredit sesuai Protap dan
standar yang sudah ditetapkan. n.
Merekap dan mendata laporan kredit lalai untuk diserahkan kepada Bagian Penagihan.
o. Mendata dan mengarsipkan secara aman semua dokumen jaminan
pinjaman, seperti sertifikat tanah, Buku Pemilik Kendaraan Bermotor, Surat Kuasa Tanah, Surat Keterangan Pegawai Negri Sipil, Taspen,
dll. p.
Membuat Berita Acara Penyerahan dan Pengambilan Barang Jaminan. 6.
Staf Penagihan a.
Menganalisa laporan pinjaman lalai dan menyusun rencana penagihan dalam satu bulan.
b. Melakukan koordinasi dengan bagian terkait sebelum melakukan
penagihan dengan tujuan cross check data dengan skala waktu harian.
c. Melakukan briefing
dengan tim penagih sebelum melakukan penagihan.
d. Melakukan penagihan atas peminjam yang lalai.
e. Mengisi SUK atas semua setoran anggota di lapangan.
f. Mencatat semua data dan informasi dari hasil penagihan dalam buku
kontrol penagihan. g.
Menyetorkan uang hasil penagihan kepada Bagian Keuangan. h.
Mengevaluasi hasil penagihan bersama tim penagih. i.
Melakukan koordinasi dengan Head of Credit apabila diperlukan penyitaan barang jaminan.
j. Melakukan penyitaan barang jaminan.
k. Melaporkan hasil penagihan kepada Head of Credit atau Manajer.
7. Staf Account Officer Staf AO
a. Menerima map berkas calon debitur dari Staf Admin Kredit atau
Kasir. b.
Membaca secara teliti berbagai dokumen atau formulir yang sudah disi lengkap yang ada dalam map calon debitur dan memahami isinya.
c. Membuat rencana dan melakukan kegiatan OTS On The Spot atau
melakukan analisis kredit atau investigasi lapangan dan menetapkan data atau dokumen atau informasi yang harus diperoleh dari kegiatan
OTS. d.
Melaksanakan kegiatan OTS analisis kredit atau investigasi lapangan menggunakan pendekatan 5C.
e. Memasukan dokumen tambahan ke dalam map berkas calon debitur,
apabila pada saat menyerahkan SPP masih ada dokumen yang belum lengkap.
f. Menyerahkan map berkas calon debitur yang sudah dianalisis
Kepala TPK. g.
Melakukan presentasi hasil analisis pada saat rapat Komite Kredit. h.
Melakukan monitoring pinjaman yang sudah dicairkan oleh Komite Kredit.
i. Menjemput setoran anggota di lapangan.
j. Merekap setoran anggota dari lapangan dan selanjutnya diserahkan
kepada bagian keuangan. k.
Mengamankan seluruh aset CUKK di bidang kredit. 8.
Bagian Kasir Bagian Kasir dalam struktur organisasi ditulis sebagai Staf Kasir.
a. Melayani transaksi keluar masuk uang setiap hari kerja dari jam 08.00
sampai jam 16.00 WIB dan meminta kas awal dengan bagian accounting dan keuangan.
b. Menulis bukti Slip Uang Keluar dan Slip Uang masuk SUM-SUK
secara lengkap dan sah seperti tanggal, No. BArek, Nama Anggota, tanda tangan petugas, tanda tangan penyetor atau pengambil, dan
terbilang jumlah setoran. c.
Menghitung uang setoran dan penarikan anggota dengan teliti.
d. Mendeteksi setiap uang yang masuk dengan lampu sinar ultraviolet
detector uang palsu dan memasukkan data setoran dan penarikan anggota lengkap dengan validasi.
e. Merekap semua transaksi keluar masuk uang posting kasir harian.
f. Melakukan back up data transaksi setiap hari.
g. Menerima anggota masuk baru dan mengecek keabsahan semua bukti
pengeluaran uang. h.
Mencocokan data transfer setiap hari dan mengarsipkan hasil transaksi harian dengan baik.
i. Mencetak rekening simpanan dan pinjaman anggota dengan rapi.
j. Membuat proteksi tanda tangan penabung bagi anggota SIMPAR.
k. Mendeteksi tanda tangan penabung SIMPAR dan TAKAN dengan
lampu sinar ultraviolet setiap ada penarikan saldo. l.
Meminta tanda tangan Maneger atau koordinator TP untuk keabsahan buku tabungan anggota dan dibubuhi cap lembaga CUKK.
m. Melakukan pencairan pinjaman yang telah disetujui oleh Kabag Kredit atau kepala TPK dan Manager.
n. Melaporkan hasil transaksi harian ke bagian accounting dan
keuangan. o.
Menyerahkan kas hasil transaksi ke bagian accounting dan keuangan atau kepala TPK.