Deskripsi Sistem Pemberian Kredit CUKK.

terkandung dalam laporan hasil OTS sebelumnya dianggap belum layak untuk dibahas lebih lanjut dalam RKK oleh Komite Kredit. Staf AO juga melakukan tugas penerimaan permohonan pinjaman dari anggota dan mengumpulkan setoran pinjaman dari peminjam, yang serusnya dilakukan oleh Staf Penagihan. Dalam job description Staf AO melakukan presentasi hasil OTS dalam RKK, tapi dalam praktiknya Staf AO tidak melakukan hal tersebut. Jadi, di CUKK terjadi perangkapan tugas oleh Staf AO dan ada ketidaksesuaian antara praktik di lapangan dengan job description. 2 Staf Admin Kredit Tugas Staf Admin Kredit dalam bagian ini adalah membantu mengunpulkan dokumen syarat pengajuan pinjaman saat pertama kali calon peminjam datang ke CUKK dan melakukan verifikasi kelengkapan dokumen permohonan pinjaman dan laporan hasil OTS yang diterima dari Staf AO. Verifikasi ini dilakukan dengan mengisi Cek Registrasi Surat Permohonan Pinjaman dan Deviasi Penyimpangan Kredit CRSPPDPK. Setelah laporan hasil OTS dibuat, maka selanjutnya Staf Admin Kredit menggabungkan laporan hasil OTS dengan dokumen permohonan pinjaman lainnya kemudian diberikan kepada Komite Kredit untuk dibahas dalam RKK. Komite Kredit melakukan fungsi keputusan pinjaman. Pihak yang berwenang dalam pengambilan keputusan pinjaman untuk jumlah pinjaman di atas simpanan sampai dengan Rp 200.000.000,00 adalah Komite Kredit yang terdiri dari Manager, Kabag Kredit, dan Kabag Keuangan. RKK dilakukan untuk mengambil keputusan apakah akan menerima, menolak, atau menunda permohonan pinjaman yang diajukan oleh anggota. Setelah melakukan RKK, Komite Kredit menerbitkan Berita Acara Komite Kredit BAKK yang berisi informasi keputusan pinjaman kemudian menyerahkan semua dokumen permohonan pinjaman, laporan hasil OTS dan BAKK kepada Staf Admin Kredit. b. Bagian Pelaksana Kredit Tugas yang dilakukan dalam bagian ini merupakan kelanjutan dari proses pemberian kredit yang sudah disetujui oleh Komite Kredit. Bagian ini dilakukan oleh Staf Admin Kredit dan Kepala Bagian Kredit Kabag Kredit. Bagian ini melakukan fungsi perjanjian pinjaman. 1 Staf Admin Kredit Staf Admin kredit menerima semua dokumen permohonan pinjaman, laporan hasil OTS, dan BAKK dari Komite Kredit. Staf Admin Kredit kemudian mengisi surat Hasil Keputusan Tim Kredit HKTK dan Surat Perjanjian Pinjaman untuk pinjaman yang diterima, serta memberitahukan hasil keputusan tim kredit kepada calon peminjam. 2 Kabag Kredit Dalam bagian ini, tugas Kabag Kredit adalah meneliti dan mengikuti pemenuhan syarat yang telah disepakati oleh calon peminjam dan CUKK dalam Surat Perjanjian Pinjaman. Kabag Kredit merupakan bagian dari Komite Kredit, sehingga Kabag Kredit harus membantu dalam membahas permohonan kredit dan mempunyai hak dalam memutuskan kredit dalam RKK. Kabag Kredit menangani kerjasama dengan pihak Notaris dan konsultan hukum dalam hal pembuatan Surat Kuasa. Kabag Kredit menjadi perwakilan CUKK untuk menandatangani Surat Kuasa yang dibuat oleh Notaris seperti Surat Kuasa Memberi Hak Tanggungan SKMHT, Akta Pemberian Hak Tanggungan APHT, atau Fiducia. Kabag Kredit harus memastikan bahwa dokumen dan slip yang berkaitan dengan kredit telah didokumentasikan dan disimpan dengan rapi dan aman oleh Staf Admin Kredit. Kabag Kredit bekerjasama dengan Kabag Keuangan dan Manager untuk melakukan pemantauan laporan perkembangan pinjaman setiap bulan. Dalam job description Kabag Kredit seharusnya melakukan pengecekan dan pemeriksaan terhadap permohonan kredit dan menyiapkan perjanjian kredit, akan tetapi dalam praktiknya tugas tersebut dilakukan oleh Staf Admin Kredit. c. Bagian Administrasi Kredit Bagian administrasi kredit pada CUKK dilakukan oleh Staf Admin Kredit. Bagian ini melakukan fungsi administrasi kredit dan permohonan pinjaman. Staf Admin Kredit bertugas melakukan wawancara ringan dengan calon peminjam. Wawancara dilakukan untuk mendapatkan infromasi dasar mengenai jenis pinjaman, tujuan pinjaman, dan usaha yang tengah dijalani oleh calon peminjam. Staf Admin Kredit juga memberikan penjelasan syarat-syarat yang harus dipenuhi berdasarkan POLJAK kepada calon peminjam dan membantu calon peminjam mengisi SPP. Jika calon peminjam telah mengisi SPP dengan lengkap dan mengembalikannya kepada CUKK, maka Staf Admin Kredit harus mencatat informasi mengenai calon peminjam ke dalam buku daftar pinjaman CUKK. Selain itu, Staf Admin Kredit juga harus mengisi dokumen yang berkaitan dengan pemberian kredit CRSPPDPK, HKTK, Surat Perjanjian Pinjaman, Slip Uang Masuk Jasa Pelayanan SUM Jaspel, Slip Uang Keluar SUK pencairan pinjaman, dan Slip Pencairan Pinjaman. Setelah permohonan pinjaman dicairkan, Staf Admin Kredit harus mengarsipkan semua dokumen permohonan pinjaman, Surat Kuasa, dan Surat Jaminan. Dokumen permohonan pinjaman disimpan dalam map permohonan pinjaman sedangkan Surat Kuasa dan Surat Jaminan disimpan di brangkas CUKK. d. Bagian Keuangan Tugas bagian keuangan dilakukan oleh Staf Kasir. Bagian ini melakukan fungsi pencairan pinjaman. Tugas yang dilakukan dalam bagian ini adalah berbagai kegiatan yang berkaitan dengan pencairan pinjaman. Staf Kasir melakukan pencairan pinjaman berdasarkan dokumen yang diterima dari Staf Admin Kredit yaitu SPP, Surat Perjanjian Pinjaman rangkap dua, rangkapan Surat Kuasa, Slip Pencairan Pinjaman rangkap dua, SUM Jaspel, SUK, HKTK, NPWP, dan Buku SISKA. Staf Kasir harus mencocokkan jumlah angka yang tercantum dalam SUM Jaspel dan SUK dengan angka yang tercantum dalam Slip Pencairan Pinjaman dengan melakukan perhitungan ulang serta memastikan bahwa dokumen tersebut telah di otorisasi oleh pihak yang memiliki wewenang. Setelah itu, Staf Kasir memasukkan transaksi pinjaman ke dalam program Credit Union Core Information System CUCIS di komputer kemudian melakukan validasi slip SUM Jaspel dan SUK menggunakan program CUCIS. Staf Kasir juga mencetak pinjaman anggota ke dalam Buku SISKA kemudian mencetak Tabel Angsuran Pinjaman di balik Surat Perjanjian Pinjaman. e. Bagian Pembukuan Tugas yang dilakukan dalam bagian ini adalah menerima dokumen dan informasi untuk melakukan penjurnalan. Bagian ini dilakukan oleh bagian keuangan yaitu Staf Kasir dan Kabag Keuangan. Bagian ini melakukan fungsi akuntansi atau pembukuan. 1 Staf Kasir Tugas Staf Kasir dalam bagian pembukuan adalah melakukan penjurnalan berdasarkan transaksi yang telah terjadi pada hari yang bersangkutan menggunakan program CUCIS. Sebelum melakukan penjurnalan, Staf Kasir harus terlebih dahulu menghitung uang kas sisa transaksi pada hari tersebut. Setelah itu, Staf Kasir memasukkan semua transaksi ke dalam Kontrol Kas. Kontrol Kas dibuat menggunakan program excel dan masing- masing kasir harus mengetik semua transaksi penerimaan dan pengeluaran kas berdasarkan SUM Jaspel dan SUK yang diterima pada hari tersebut. Mencocokkan jumlah kas yang harus disetor berdasarkan Kontrol Kas dengan jumlah kas tunai yang ada di tangan. Selanjutnya, Staf Kasir melakukan posting harian kasir kas harian untuk merekap pengeluaran dan penerimaan kas per kasir kemudian mencocokkan jumlah kas yang harus disetor dengan jumlah kas tunai yang ada di tangan. Jumlah kas yang harus disetor berdasarkan Kontrol Kas harus sama dengan jumlah kas yang harus disetor berdasarkan program CUCIS. Selanjutnya setiap Staf Kasir melakukan rekap slip menggunakan program CUCIS. Rekap slip harus di cetak untuk diserahkan kepada Kabag Keuangan. Terakhir, Staf Kasir melakukan jurnal umum dan reposting jurnal. Setelah semuanya selesai, Staf Kasir melaporkan hasil transaksi harian ke Kabag Keuangan. Dalam job description Staf Kasir tidak melakukan penjurnalan tetapi dalam praktinya Staf Kasir melakukan penjurnalan yang seharusnya berdasarkan job description dilakukan oleh Kabag Keuangan. 2 Kabag Keuangan Setelah menerima SUM Jaspel, SUK, dan Rekap Slip Kabag Keuangan menyesuaikan kembali jumlah kas tunai dengan jumlah kas yang harus disetor oleh masing-masing Staf Kasir. Jika semuanya sudah sesuai, maka Kabag Keuangan menggabungkan semua kontrol kas dari semua Staf Kasir ke dalam Kontrol Kas Induk dan menggabungkan semua rekap kasir jumlah saldo akhirnya harus sama. Kontrol kas induk berisi jumlah saldo akhir kas yang ada di CUKK. Jumlah saldo akhir yang ada di Kontrol kas harus sama dengan jumlah uang yang saat ini ada di CUKK. Kabag Keuangan harus menyimpan SUM Jaspel, SUK, rekap slip, dan Slip Memo dengan rapi berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun dengan aman dan rapi di lemari ruangannya. Kabag Keuangan membuat Laporan Keuangan Setiap Bulan LKSB setiap bulan yang akan menjadi laporan kepada kantor pusat. Tabel 5.1. Perbandingan kajian teori tentang bagian yang terkait dalam sistem pemberian kredit dengan yang ada di CUKK. Teori Temuan Lapangan Keterangan Bagian Pembahas Kredit: Tugas utama dari tim ini adalah menyusun laporan pembahasan kredit yang akan digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan oleh direksi. Berdasarkan struktur organisasi, CUKK tidak mempunyai bagian pembahas kredit. Akan tetapi CUKK sudah melakukan tugas yang dalam teori dilakukan oleh bagian pembahas kredit, hanya saja dilakukan oleh bagian yang berbeda yaitu bagian kredit Staf Account Officer dan Staf Admin Kredit. Staf AO melakukan OTS terhadap permohonan pinjaman, kemudian membuat laporan hasil OTS yang akan digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan oleh Komite Kredit. Bagian ini melakukan fungsi on the spot . Secara fungsi CUKK sudah melakukan tugas-tugas yang dalam teori dilakukan oleh bagian pembahas kredit tetapi dilakukan oleh bagian yang berbeda, yaitu oleh bagian kredit Sesuai dengan teori. Bagian Pelaksana Kredit: Bagian ini adalah lanjutan dari permintaan kredit yang telah disetujui. Berdasarkan struktur organisasi, CUKK tidak mempunyai bagian pelaksana kredit. Akan tetapi dalam kegiatan perkreditan, CUKK telah melakukan tugas bagian ini, hanya saja dilakukan oleh bagian yang berbeda yaitu oleh bagian kredit Kabag Kredit dan Staf Admin Kredit. Bagian ini melakukan fungsi perjanjian pinjaman. Secara fungsi, CUKK sudah melakukan tugas-tugas yang dalam teori dilakukan oleh bagian pelaksana kredit tetapi dilakukan oleh bagian yang berbeda, yaitu oleh bagian kredit sesuai dengan teori. Sumber: Hasil Olahan Penulis Tabel 5.1. Perbandingan kajian teori tentang bagian yang terkait dalam sistem pemberian kredit dengan yang ada di CUKK Lanjutan. Teori Temuan Lapangan Keterangan Bagian Administrasi Kredit: Mencatat semua informasi tentang calon peminjam dan mengelola dokumen- dokumen perkreditan. Berdasarkan struktur organisasi, CUKK tidak mempunyai bagian administrasi kredit. Tugas yang dalam teori dilakukan oleh bagian administrasi kredit, di CUKK dilakukan oleh bagian kredit yaitu Staf Admin Kredit. Bagian ini melakukan fungsi administrasi kredit dan permohonan pinjaman. Secara fungsi, CUKK sudah melakukan tugas- tugas yang dalam teori dilakukan oleh bagian administrasi kredit tetapi dilakukan oleh bagian yang berbeda, yaitu oleh bagian kredit sesuai dengan teori. Bagian Keuangan: Melakukan berbagai kegiatan tentang pencairan kredit. CUKK mempunyai bagian keuangan yang bertugas untuk melakukan proses pencairan pinjaman yaitu Staf Kasir. Bagian ini melakukan fungsi pencairan pinjaman. Sesuai dengan teori Bagian Pembukuan: Memperoleh berbagai data dan informasi yang nantinya akan dicatat dan dibukukan. Berdasarkan struktur organisasi, CUKK tidak mempunyai bagian pembukuan. Akan tetapi tugas yang dilakukan oleh bagian pembukuan dalam teori, dilakukan oleh bagian keuangan yaitu Staf Kasir dan Kabag Keuangan. Bagian ini melakukan fungsi akuntansi atau pembukuan. Secara fungsi, CUKK sudah melakukan tugas- tugas yang dalam teori dilakukan oleh bagian pembukuan tetapi dilakukan oleh bagian yang berbeda, yaitu oleh bagian keuangan sesuai dengan teori. Sumber: Hasil olahan penulis Berdasarkan hasil tabel perbandingan kajian teori tentang bagian yang terkait dalam sistem pemberian kredit dengan yang ada di CUKK di atas, maka dapat disimpulkan bahwa CUKK sudah melakukan tugas-tugas sesuai dengan teori, walaupun dilakukan oleh bagian yang berbeda. Akan tetapi dalam pelaksanaan tugas, masih terjadi perangkapan oleh Staf AO, karena Staf AO melakukan penerimaan permohonan pinjaman, mengumpulkan setoran pinjaman dan setoran tabungan, serta melakukan analisis dan evaluasi pinjaman atau OTS. Hal ini akan menimbulkan adanya kredit macet karena kurang maksimalnya OTS yang dilakukan oleh Staf AO. 3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pemberian Kredit CUKK. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem pemberian kredit pada CUKK adalah sebagai berikut: a. Surat Permohonan Pinjaman SPP SPP adalah surat yang harus diisi oleh anggota ketika hendak mengajukan pinjaman. SPP berisi informasi lengkap mengenai calon peminjam, jumlah pinjaman yang diajukan, tujuan pinjaman, lama pengembalian pinjaman, cara pengembalian pinjaman tunai atau potongan gaji, atau lainnya, alamat, informasi mengenai pemberi referensi, pendapatan perbulan, jumlah simpanan di CUKK, jumlah simpanan di tempat lain, dan daftar aset yang dijaminkan. SPP harus ditandatangani oleh calon peminjam, suami istri calon peminjam jika sudah menikah, orangtua calon peminjam jika belum menikah, dua orang pemberi referensi, dan tandatangan Staf Admin Kredit yang memeriksa kelengkapan SPP tersebut. SPP akan diisi oleh anggota yang hendak mengajukan pinjaman dan bisa dibawa pulang. b. Narasi Pinjaman Narasi Pinjaman adalah dokumen yang memberikan gambaran mengenai calon peminjam berdasarkan hasil OTS yang dilakukan oleh Staf AO. Narasi Pinjaman berisi informasi mengenai calon peminjam, informasi mengenai pinjaman yang diajukan, jumlah pinjaman yang diajukan, tanggal pengajuan pinjaman, tujuan pinjaman, jumlah tabungan di CUKK, tanggal analisis, saldo pinjaman, watak, gambaran tentang kondisi barang jaminan, jumlah pendapatan perbulan, tabel kemampuan pengembalian, modal yang dimiliki simpanan di CUKK, barang jaminan baik berupa tanah, atau kendaraan bermotor, kondisi kredit menggambarkan keaktifan peminjam dalam melunasi setoran pinjaman sebelumnya dengan melihat rekaman pembayaran, tujuan pinjaman, dan rekomendasi Staf AO yang melakukan OTS. Narasi Pinjaman ini sama dengan evaluasi permohonan pinjaman di mana semua informasi diperoleh dari hasil wawancara dan investigasi lapangan yang dilakukan oleh Staf AO. Dalam Narasi Pinjaman juga dilampirkan peta rumah calon peminjam, foto rumah calon peminjam, foto barang jaminan, dan foto calon peminjam yang terbaru. Narasi Pinjaman ini harus mengandung unsur 5C. Narasi Pinjaman dibuat dan ditandatangani oleh Staf AO yang melakukan analisis terhadap calon peminjam. c. Laporan Pendapatan dan Pengeluaran Calon Debitur LPPCD LPPCD adalah dokumen yang berisi informasi tentang sumber pendapatan dan pengeluaran calon peminjam. Pengeluaran dapat berupa pengeluaran rumah tangga dan pengeluaran tunai. Semua informasi mengenai pendapatan dan pengeluaran diperoleh ketika Staf AO melakukan OTS. Angka yang tercantum pada dokumen ini harus dengan persetujuan calon peminjam dan harus sesuai dengan keadaan calon peminjam yang sebenarnya. Dokumen ini ditandatangani oleh calon peminjam, Staf AO yang membuat laporan, Kabag Kredit, dan Manager. Dokumen ini diisi oleh Staf AO yang melakukan OTS bersama dengan calon peminjam. d. Ceklist Registrasi Surat Permohonan Pinjaman dan Deviasi Penyimpangan Kredit CRSPPDPK CRSPPDPK adalah daftar pertanyaan untuk memverifikasi semua dokumen permohonan pinjaman. Daftar pertanyaan tersebut untuk mencocokan informasi yang diperoleh dari hasil OTS dengan informasi yang ada di SPP, memastikan Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga masih berlaku, informasi tentang barang jaminan, untuk memastikan bahwa telah dilakukan OTS terhadap permohonan pinjaman tersebut, memastikan bahwa LPPCD telah diisi dengan lengkap, serta memastikan bahwa Narasi Pinjaman telah dibuat dan dicetak. Dokumen ini ditandatangani oleh Staf Admin Kredit dan Staf AO yang melakukan analisis terhadap permohonan pinjaman. Dokumen ini diisi oleh Staf Admin Kredit. e. Berita Acara Komite Kredit BAKK BAKK merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh Komite Kredit setelah melakukan RKK. Dokumen ini berisi informasi mengenai keputusan pinjaman, yaitu jumlah pinjaman yang disetujui untuk dicairkan, ditunda untuk dicairkan, dan yang ditolak pencairannya, serta jumlah calon peminjam perorangan yang pinjamannya disetujui, ditunda, dan ditolak untuk dicairkan. Informasi detail mengenai calon peminjam dan jumlah pinjaman baik yang disetujui, ditolak atau diterima pencairannya juga dilampirkan. Dokumen ini harus ditandatangani oleh Komite Kredit sebelum diserahkan kepada Staf Admin Kredit. f. Hasil Keputusan Tim Kredit HKTK HKTK dibuat berdasarkan BAKK yang diterbitkan oleh Komite Kredit. HKTK adalah bukti bahwa permohonan pinjaman telah mendapat persetujuan dari Komite Kredit. Dokumen ini berisi informasi mengenai calon peminjam, jumlah pinjaman yang disetujui oleh Komite Kredit bisa lebih kecil dari jumlah pinjaman yang diajukan, masa pengembalian, dan jumlah setoran perbulan atau perminggu. Dokumen ini ditandatangani oleh Komite Kredit dan diisi oleh Staf Admin Kredit. g. Surat Perjanjian Pinjaman Surat Perjanjian Pinjaman adalah surat yang berisi perjanjian antara dua pihak. Pihak yang pertama adalah CUKK sebagai pihak yang memberikan pinjaman dan pihak yang kedua adalah calon peminjam sebagai pihak yang ingin melakukan pinjaman. Surat Perjanjian Pinjaman dibuat dua rangkap, yang asli untuk CUKK dan rangkapannya diberikan kepada calon peminjam. Surat Perjanjian Pinjaman diisi oleh Staf Admin Kredit. Surat Perjanjian Pinjaman harus ditandatangani oleh Manager, calon peminjam, suami istri calon peminjam, dan dua orang pemberi referensi sebagai saksi. h. Surat Kuasa Pemotongan Gaji Surat ini merupakan surat pemberian kuasa untuk melakukan pemotongan gaji calon peminjam sehingga setoran pinjaman bisa langsung dipotong dari gaji pokok. i. Surat Kuasa Memberi Hak Tanggungan SKMHT Surat ini merupakan Surat Kuasa yang dibuat oleh Notaris atas permintaan calon peminjam untuk menjaminkan tanahnya kepada CUKK guna menjamin pelunasan utang calon peminjam. Surat ini akan dibuat untuk jumlah pinjaman mulai dari Rp 30.000.000,00 sampai dengan Rp 50.000.000,00 dan Surat Jaminannya adalah Stertifikat Tanah. SKMHT harus ditandatangani oleh Kabag Kredit sebagai perwakilan CUKK dan calon peminjam di depan Notaris. j. Akta Pemberian Hak Tanggungan APHT Fungsi APHT sebenarnya sama dengan SKMKT, akan tetapi APHT digunakan untuk pinjaman yang jumlahnya lebih dari Rp 50.000.000,00 dan Surat Jaminannya berupa Sertifikat Tanah. APHT harus ditandatangani oleh Kabag Kredit sebagai perwakilan CUKK dan calon peminjam di depan Notaris. k. Fiducia Fiducia adalah surat yang dibuat oleh Notaris atas permintaan calon peminjam untuk menjaminkan kendaraan berupa BPKB mobil kepada CUKK guna menjamin pelunasan pinjaman. Fiducia harus ditandatangani oleh Kabag Kredit sebagai perwakilan CUKK dan calon peminjam di depan Notaris. l. Slip Pencairan Pinjaman Slip Pencairan Pinjaman adalah dokumen yang digunakan untuk mencairkan pinjaman yang diajukan oleh calon peminjam. Slip ini dibuat dua rangkap, yang asli untuk CUKK dan rangkapannya untuk calon peminjam. Slip Pencairan Pinjaman berisi informasi tentang keterangan umum pinjaman jumlah pinjaman, bunga, jangka waktu pinjaman, angsuran pokok, jenis pinjaman, dan potongan. Slip Pencairan Pinjaman harus ditandatangani oleh Staf Admin Kredit, Kabag Kredit, Manager, Staf Kasir yang mencairkan pinjaman, dan calon peminjam. Dokumen ini diisi oleh Staf Admin Kredit. m. Slip Uang Masuk SUM SUM adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas yang terjadi di CUKK dan sebagai bukti penyetoran. Transaksi penerimaan kas pada CUKK dapat berupa setoran tabungan, setoran pinjaman perbulan angsuran pinjaman, denda, jasa pelayanan Jaspel, dan iuran gedung. Di CUKK, terdapat dua jenis SUM, yaitu SUM untuk mencatat Jasa pelayanan SUM Jaspel dan SUM untuk mencatat setoran pinjaman, denda, serta iuran gedung. SUM berisi informasi mengenai tanggal, bulan, tahun penyetoran kas, nomor buku anggota untuk SISKA, nomor rekening anggota yang melakukan penyetoran tabungan selain SISKA, dan nama pihak yang melakukan penyetoran. SUM harus ditandatangani oleh petugas Staf Kasir yang menerima setoran dan anggota yang melakukan penyetoran. Apabila penyetoran pinjaman ke CUKK diwakilkan oleh orang lain pangkalan kolektor, maka yang menandatangani SUM adalah wakil pangkalan kolektor yang datang langsung ke CUKK dan Buku Pinjaman harus dibawa juga oleh wakil tersebut. SUM yang digunakan untuk pencairan pinjaman adalah SUM Jaspel yang diisi oleh Staf Admin Kredit. SUM yang digunakan untuk transaksi penerimaan kas yang lain maka akan diisi oleh Staf Kasir, dan bisa juga oleh anggota. n. Slip Uang Keluar SUK SUK adalah dokumen untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas yang terjadi pada CUKK dan sebagai bukti pengambilan. Transaksi pengeluaran kas dapat berupa penarikan tabungan, pencairan kredit, dan Klaim. SUK harus ditandatangani oleh Staf Kasir yang menyerahkan uang dan calon peminjam yang menerima uang. SUK berisi informasi mengenai tanggal, bulan, tahun penarikan, nomor Buku SISKA, nomor rekening, dan nama anggota yang melakukan penarikan. Jika SUK digunakan untuk pencairan pinjaman, maka diisi oleh Staf Admin Kredit, akan tetapi jika untuk transaksi pengeluaran kas yang lain, maka akan diisi oleh Staf Kasir, dan bisa juga oleh anggota. o. Tabel Angsuran Pinjaman Formulir ini merupakan surat pemberitahuan kepada calon peminjam mengenai jumlah angsuran dan bunga yang harus dibayar oleh peminjam baik setoran perbulan atau perminggu. Tabel Angsuran Pinjaman ini dicetak oleh Staf Kasir di balik Surat Permohonan Pinjaman saat pencairan pinjaman dan harus ditandatangani oleh calon peminjam dan Manager. Tabel 5.2 Perbandingan kajian teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem pemberian kredit dengan yang ada di CUKK. Teori Temuan Lapangan Keterangan Surat Permohonan Kredit: Surat yang berisi permohonan baru untuk mendapatkan satu jenis fasilitas kredit. Di CUKK surat ini disebut Surat Permohonan Pinjaman SPP. SPP adalah surat yang harus diisi oleh anggota jika hendak mengajukan pinjaman. Sesuai dengan teori Surat Penyertaan Jaminan: Dokumen yang dibuat untuk menganalisis aset debitur yang dipakai sebagai jaminan kredit. Surat penyertaan jaminan di CUKK dapat berupa SKMHT, SKPG, APHT, atau Fidusia. Dokumen ini dibuat oleh Notaris. Sesuai dengan teori Evaluasi Permohonan Pinjaman: hasil analisis dari data yang diperoleh dari wawancara ataupun dengan survey untuk selanjutnya diajukan ke bagian pelaksana kredit untuk mendapatkan keputusan kredit. Evaluasi permohonan pinjaman di CUKK berupa Narasi Pinjaman dan LPPCD yang diperoleh saat OTS yang dilakukan oleh Staf AO dan menjadi bahan pertimbangan penting dalam RKK. Dokumen ini dibuat oleh Staf AO. Sesuai dengan teori Surat Perjanjian Pinjaman: surat yang memuat perjanjian pinjaman uang antara koperasi dengan anggotanya serta berisi syarat-syarat dan ketentuan kredit yang berlaku. CUKK memiliki Surat Perjanjian Pinjaman yang akan diisi oleh Staf Admin Kredit jika pinjaman sudah pasti diterima. Surat Perjanjian Pinjaman dibuat rangkap dua. Sesuai dengan teori Sumber: Hasil olahan penulis Tabel 5.2 Perbandingan kajian teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem pemberian kredit dengan yang ada di CUKK Lanjutan Teori Temuan Lapangan Keterangan Memorandum Kredit surat perintah pencairan kredit: dokumen yang digunakan oleh bagian analisa atau pelaksana kredit kepada bagian administrasi kredit untuk membuka fasilitas kredit yang diberikan kepada calon debitur yang bersangkutan. Di CUKK, surat perintah pencairan kredit dinamakan Hasil Keputusan Tim Kredit HKTK yang diisi oleh Staf Admin Kredit agar Permohonan Pinjaman bisa diproses lebih lanjut. HKTK dibuat berdasarkan BAKK. Sesuai dengan teori Surat Pemberitahuan Persetujuan Kredit: surat yang ditujukan kepada calon peminjam berisi informasi permohonan kredit yang disetujui untuk dicairkan beserta syarat perjanjian kredit lainnya. CUKK tidak memiliki surat pemberitahuan persetujuan kredit untuk menyampaikan persetujuan kredit kepada calon peminjam. Pemberitahuan bahwa pinjaman diterima dilakukan secara lisan melalui telpon atau pesan singkat oleh Staf Admin Kredit. Secara fungsional informasi penerimaan kredit telah disampaikan kepada calon peminjam, tetapi secara dokumentasi belum ada, sehingga menyebabkan ketidakjelasan siapa yang bertanggungjawab terhadap informasi yang disampaikan secara lisan melalui telpon pesan singkat tersebut. Jadi, ketidak sesuainnya dengan teori adalah tidak adanya dokumentasi oleh CUKK sehingga menyebabkan ketidakjelasan siapa pihak yang bertanggungjawab atas informasi bahwa pinjaman diterima. Sumber: Hasil olahan penulis Tabel 5.2. Perbandingan kajian teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem pemberian kredit dengan yang ada di CUKK Lanjutan Teori Temuan Lapangan Keterangan Surat Penolakan: surat yang ditujukan kepada anggota yang berisi tentang pemberitahuan penolakan kredit dan alasan penolakan kredit yang diajukan oleh anggota. CUKK tidak memiliki surat penolakan. Penyampaian bahwa pinjaman ditolak dan alasan penolakan dilakukan secara lisan melalui telpon atau pesan singkat oleh Staf Admin Kredit. Secara fungsional informasi penolakan dan alasan penolakan kredit telah disampaikan kepada calon peminjam, tetapi secara dokumentasi belum ada, sehingga menyebabkan ketidakjelasan siapa yang bertanggungjawab terhadap informasi yang disampaikan secara lisan melalui telpon pesan singkat. Jadi, ketidak sesuaiannya dengan teori terletak pada tidak ada dokumentasi oleh CUKK sehingga tidak jelas siapa yang bertanggungjawab atas informasi bahwa pinjaman diterima. Bukti Pengeluaran Uang: dokumen untuk mencatat setiap pengeluaran uang misalnya penarikan simpanan oleh anggota, pengeluaran atas biaya transportasi, dan lain sebagainya. CUKK telah memiliki bukti pengeluaran uang yaitu Slip Uang Keluar. Jika berkaitan dengan pencairan kredit akan diisi oleh Staf Admin Kredit, sedangkan untuk transaksi lain diisi oleh Staf Kasir atau oleh anggota. Sesuai dengan teori Bukti Penerimaan Uang: dokumen untuk mencatat setiap penerimaan uang ke dalam koperasi, misalnya penerimaan simpanan, penerimaan atas bunga pinjaman, dan lain sebagainya. CUKK mempunyai bukti penerimaan uang masuk yaitu Slip Uang Masuk. Jika berkaitan dengan pencairan kredit akan diisi oleh Staf Admin Kredit, sedangkan untuk transaksi lain diisi oleh Staf Kasir atau anggota. Sesuai dengan teori Sumber: Hasil Olahan Penulis 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Pemberian Kredit CUKK Saat ini CUKK dalam mengelola pencatatan pembukuan sudah menggunakan program komputer yaitu Credit Union Core Information System CUCIS. Adapun catatan akuntansi dalam program CUCIS yang digunakan CUKK meliputi: a. Kontrol Kas Harian Kontrol kas harian digunanakan untuk mengontrol kas masuk dan kas keluar yang diketik secara manual oleh masing-masing Staf Kasir menggunakan excel setelah jam kerja berakhir. Semua informasi yang ada dalam SUM Jaspel dan SUK nomor buku anggota rekening, nomor validasi, nama dimasukkan ke dalam kontrol kas harian. Kas masuk akan didebet dan kas keluar akan dikreditkan. Jumlah penerimaan dan pengeluaran kas yang ada di kontrol kas harian akan dicocokan dengan jumlah penerimaan dan pengeluaran kas yang ada di buku kas harian saat kasir melakukan posting harian kasir menggunakan program CUCIS. Kontrol kas harian dari masing- masing kasir ini digabungkan oleh Kabag Keuangan ke dalam kontrol kas gabungan. Kontrol kas gabungan berisi informasi mengenai saldo akhir kas pada hari sebelumnya yang menjadi saldo awal pada hari ini. Saldo akhir hari ini dihitung dengan cara jumlah saldo awal hari ini saldo akhir pada hari sebelumnya ditambah jumlah penerimaan kas dikurangi jumlah pengeluaran kas. b. Buku Kas Harian Buku kas harian adalah rekap jumlah pengeluaran dan pemasukan kas perkasir, yang dilakukan pada hari yang bersangkutan. Kasir harus menyetor kas berdasarkan jumlah kas yang harus disetor kas sisa transaksi, yang jumlahnya harus sama dengan jumlah kas yang ada di tangan sehingga selisihnya nol. Buku kas harian ini dilakukan oleh masing-masing kasir saat jam kerja berakhir dan jumlah pengeluaran dan pemasukan yang ada di buku kas harian ini harus sama dengan jumlah pengeluaran dan pemasukan yang ada di kontrol kas harian. Buku kas harian per kasir akan di gabungkan oleh Kabag Keuangan dalam buku kas gabungan. Jumlah saldo akhirnya sama dengan saldo akhir yang ada di kontrol kas gabungan. c. Kartu Pinjaman Umum Kartu pinjaman umum adalah suatu catatan tentang rincian pinjaman yang dimiliki oleh seorang peminjam. Kartu pinjaman ini memuat jumlah uang yang dipinjam, bunga, denda, dan saldo akhir pinjaman. d. Rekap Slip Rekap slip memuat data mengenai Slip Uang Masuk dan Slip Uang Keluar yang terjadi selama satu hari. Rekap slip boleh dilakukan oleh masing-masing kasir setelah jumlah kas yang di tangan sama dengan jumlah kas yang harus disetor berdasarkan buku kas harian di CUCIS dan kontrol kas harian. Rekap slip akan di print oleh masing-masing kasir dan diserahkan bersama dengan kas yang harus disetor kas tunai sisa transaksi. e. Jurnal Umum Jurnal umum memuat jurnal-jurnal transaksi berdasarkan hasil rekap Staf Kasir yang terjadi selama satu hari dan dilakukan setelah rekap SUM Jaspel dan SUK. Tabel 5.3 Perbandingan kajian teori tentang catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pemberian kredit dengan yang ada di CUKK Teori Temuan Lapangan Keterangan Buku Harian Kas: merupakan tabelaris yang yang berfungsi juga sebagai buku jurnal. CUKK mempunyai buku kas harian yang digunakan untuk merekap penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi per kasir. Sesuai dengan teori Jurnal Umum: Jurnal umum digunakan untuk mencatat semua transaksi yang terjadi. CUKK telah melakukan jurnal umum, yang dilakukan oleh Staf Kasir pada akhir jam kerja menggunakan CUCIS untuk mencatat transaksi penerimaan uang dan pengeluaran uang yang terjadi akibat adanya penarikan atau penyetoran yang dilakukan oleh anggota. Sesuai dengan teori Kartu Pinjaman Anggota: suatu catatan yang memuat rincian pinjaman yang diajukan oleh anggota. Kartu pinjaman anggota adalah suatu catatan tentang rincian pinjaman yang dimiliki oleh seorang peminjam. Kartu pinjaman ini memuat jumlah uang yang dipinjam, bunga, denda, dan saldo akhir pinjaman. . Sesuai dengan teori Sumber: Olahan Penulis 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pemberian Kredit CUKK. Jaringan prosedur yang membentuk sistem pemberian kredit di CUKK meliputi: a. Prosedur Pengajuan Pinjaman. Pada tahap ini calon peminjam mengajukan pinjaman dengan mendatangi CUKK dan menemui Staf Admin Kredit. Staf Admin Kredit akan melakukan wawancara ringan dengan calon peminjam untuk mendapatkan informasi umum mengenai calon peminjam dan pinjaman yang hendak diajukan. Calon peminjam akan mendapatkan penjelasan dari Staf Admin Kredit mengenai semua aturan dan syarat yang harus dipenuhi dalam mengajukan pinjaman di CUKK. Pelayanan pinjaman hanya diberikan kepada anggota yang telah memenuhi syarat-syarat pinjaman, yaitu sudah menjadi anggota penuh, usia peminjam minimal 17 tahun dan maksimal 65 tahun, bersedia melunasi iuran gedung bagi yang belum lunas dan dapat dipotong dari pencairan pinjaman, saldo simpanan yang dijadikan jaminan pinjaman tidak dapat ditarik secara tunai selama pinjaman belum lunas, pengajuan pinjaman baru bisa dilakukan apabila pinjaman lama sudah dibayar minimal 75, dan pengajuan pinjaman memerlukan 2 dua orang pemberi referensi. Staf Admin Kredit juga menjelaskan karakteristik dan syarat khusus untuk jenis pinjaman yang diajukan berdasarkan peraturan yang ada di POJAK, kemudian memberikan SPP yang belum diisi kepada anggota. Calon peminjam bisa membawa pulang SPP dan bisa mengisinya di rumah. SPP harus diisi dengan lengkap dan ditandatangani oleh pihak yang menyetujui diajukannya permohonan pinjaman tersebut. Selanjutnya, SPP yang sudah diisi dan ditandatangani diberikan kepada Staf Admin Kredit dengan dilampiri dengan NPWP, fotokopi Kartu Keluarga KK, fotokopi Kartu Tanda Penduduk KTP calon peminjam, KTP suami istriorangtua calon peminjam, Buku SISKA calon peminjam, beserta Surat Jaminan. Surat Jaminan dapat berupa Surat Keputusan Pegawai Negri Sipil SK PNS, Sertifikat Tanah, dan Buku Pemilik Kendaraan Bermotor BPKB. Staf Admin Kredit kemudian memeriksa kelengkapan SPP yang telah diisi oleh calon peminjam dan kelengkapan dokumen yang menjadi syarat. Jika sudah lengkap maka Staf Admin Kredit kemudian menandatangani SPP. Semua dokumen permohonan pinjaman diserahkan ke Staf AO untuk selanjutnya dilakukan analisis. b. Prosedur Analisis Pinjaman Pada tahap ini, Staf AO akan memeriksa kembali kelengkapan dokumen pinjaman dan mempelajari dokumen-dokumen tersebut untuk mendapatkan informasi umum dari calon peminjam kemudian melakukan OTS. Staf AO melakukan OTS dengan mendatangi rumah calon peminjam survey. Tugas yang dilakukan oleh Staf AO dalam OTS adalah melihat secara langsung usaha yang dijalankan, menilai kelayakan barang yang menjadi jaminan berupa tanah atau kendaraan bermotor, mengambil gambar yang bisa menjadi bukti penguat hasil OTS barang jaminan, rumah calon peminjam, usaha yang tengah dijalankan, dan melakukan wawancara dengan calon peminjam, dengan pemberi referensi, dengan tetangga, dan teman calon peminjam. Ketika melakukan OTS, Staf AO harus mengisi LPPCD dengan melakukan wawancara dengan calon peminjam. LPPCD akan menjadi laporan hasil OTS. Oleh sebab itu, LPPCD harus diisi sesuai dengan keadaan calon peminjam yang sesungguhnya dan angka-angka yang tercantum dalam formulir tersebut harus mendapat persetujuan dari calon peminjam. Jika terbukti angka-angka yang ditulis dalam LPPCD tidak sesuai dengan keadaan calon peminjam yang sesungguhnya maka permohonan pinjaman yang diajukan bisa saja ditunda atau bahkan ditolak pencairannya oleh Komite Kredit. Setelah OTS selesai, Staf AO harus membuat Narasi Pinjaman sebagai laporan hasil OTS. Narasi Pinjaman dilampiri gambar yang diambil saat melakukan OTS. Narasi Pinjaman harus memuat unsur 5C. Setelah itu, semua dokumen permohonan pinjaman dan laporan OTS LPPCD dan Narasi Pinjaman diserahkan semuanya kepada Staf Admin Kredit. Staf Admin Kredit harus memeriksa kembali kelengkapan dokumen-dokumen tersebut dengan mengisi CRSPPDPK. Apabila semua dokumen sudah lengkap, Staf Admin Kredit dan Staf AO menandatangani CRSPPDPK. Setelah itu, semua dokumen permohonan pinjaman diserahkan kepada Komite Kredit. c. Prosedur Keputusan Pinjaman Keputusan pinjaman akan ditentukan oleh Komite Kredit dalam RKK berdasarkan laporan hasil OTS. Jadwal RKK tidak ditentukan, karena diadakan berdasarkan permohonan pinjaman yang diajukan oleh anggota. Jika banyak anggota yang mengajukan pinjaman, maka RKK bisa dilakukan dua kali dalam satu minggu. Dalam RKK, Komite Kredit memerlukan informasi lengkap dan jelas mengenai calon peminjam. Terutama informasi laporan hasil OTS yang dirangkum dalam Narasi Pinjaman dan LPPCD harus bisa meyakinkan Komite Kredit. Jika Narasi Pinjaman belum mengandung unsur 5C dan angka yang tertulis di LPPCD tidak sesuai dengan angka yang tertulis di SPP dan Narasi Pinjaman atau ada dokumen yang kurang, maka permohonan pinjaman tersebut tidak bisa dibahas lebih lanjut dalam RKK. Komite Kredit akan menunda untuk membahas permohonan pinjaman tersebut sehingga Staf AO harus melakukan OTS ulang. Informasi yang dianggap kurang jelas dan kurang lengkap akan ditulis oleh Komite Kredit di lampiran BAKK untuk mempermudah Staf AO melakukan OTS ulang. Jika informasi mengenai permohonan pinjaman sudah lengkap dan jelas, maka Komite Kredit akan membahas permohonan pinjaman tersebut lebih lanjut dalam RKK untuk menentukan apakah pinjaman tersebut diterima atau ditolak. Permohonan pinjaman akan disetujui untuk dicairkan apabila calon peminjam sudah memenuhi semua syarat permohonan pinjaman, dan berdasarkan hasil OTS, calon peminjam sudah memenuhi kriteria yang ditentukan oleh CUKK. Kriteria tersebut adalah rajin menabung, prestasi dalam melunasi pinjaman sebelumnya, aktif dalam berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh CUKK, keadaan barang jaminannya layak, mempunyai modal yang cukup untuk melunasi setoran pinjaman, dan tujuan penggunaan pinjamannya jelas. Jika calon peminjam sudah memenuhi semua kriteria tersebut, maka calon peminjam dikatakan layak untuk mendapatkan pinjaman dari CUKK. Jumlah pinjaman yang disetujui untuk dicairkan oleh Komite Kredit bisa saja lebih kecil atau sama dengan jumlah pinjaman yang diajukan oleh anggota. Di CUKK, penolakan terhadap permohonan pinjaman sangat jarang terjadi, paling tidak pinjaman yang disetujui untuk dicairkan lebih kecil dari jumlah yang diajukan, meskipun pinjaman yang diajukan tersebut adalah pinjaman di bawah atau sama dengan jumlah simpanan di CUKK. Hasil RKK akan ditulis dalam Berita Acara Komite Kredit BAKK dan harus ditandatangani oleh semua Komite Kredit. Semua dokumen permohonan yang ditunda, ditolak, dan diterima pencairannya digabungkan dalam satu map dan diserahkan kepada Staf Admin Kredit. Berdasarkan BAKK yang diterima dari Komite Kredit, Staf Admin Kredit kemudian memberitahukan hasil keputusan Komite Kredit kepada calon peminjam secara lisan melalui telpon atau pesan singkat. Untuk pinjaman yang ditunda pencairannya, Staf Admin Kredit menghubungi Staf AO agar dilakukan OTS ulang. Apabila permohonan pinjaman ditolak pencairannya, Staf Admin Kredit mengarsipkan semua dokumen permohonan pinjaman tersebut, kecuali NPWP, Surat Jaminan, dan Buku SISKA yang kemudian dikembalikan kepada anggota. Sedangkan untuk pinjaman yang diterima pencairannya, Staf Admin Kredit mengisi Hasil Keputusan Tim Kredit HKTK untuk membuka fasilitas kredit untuk calon peminjam tersebut dan memnjadwalkan pencairan kredit. d. Prosedur Perjanjian Pinjaman Perjanjian pinjaman baru bisa dilakukan jika permohonan pinjaman yang diajukan oleh calon peminjam telah disetujui oleh Komite Kredit. Dalam tahap ini, Staf Admin Kredit mengisi Surat Perjanjian Pinjaman dibuat rangkap dua. Setelah itu Staf Admin Kredit kemudian meminta Komite Kredit untuk menandatangani HKTK dan meminta Manager untuk menandatangani Surat Perjanjian Pinjaman. Calon peminjam harus datang ke CUKK untuk menandatangani Surat Perjanjian Pinjaman. Untuk pinjaman di atas modal yang jumlahnya mulai dari Rp 30.000.000,00, Staf Admin Kredit harus menghubungi Notaris dengan memberikan NPWP, fotokopi KK, fotokopi KTP calon peminjam, suami istri orangtua, Surat Perjanjian Pinjaman, dan Surat Jaminan yang asli kepada Notaris untuk membuat Surat Kuasa. Jika Surat Jaminannya adalah Sertifikat Tanah, dengan jumlah pinjaman yang diajukan sampai dengan Rp 50.000.000,00, maka Notaris akan membuat Surat Kuasa berupa SKMHT. Sedangkan untuk jumlah pinjaman yang diajukan lebih dari Rp 50.000.000,00 dan surat jaminannya adalah Sertifikat Tanah, maka Notaris membuat Surat Kuasa berupa APHT. Untuk jaminan berupa BPKB mobil, Notaris akan membuat Surat Kuasa berupa Fiducia. Surat Kuasa dibuat dua rangkap oleh Notaris, yang asli akan disimpan oleh Notaris dan rangkapannya diberikan kepada CUKK. Setelah Notaris membuat Surat Kuasa, calon peminjam dan perwakilan dari CUKK harus datang ke Notaris untuk menandatangani Surat Kuasa. NPWP, fotokopi KK, fotokopi KTP calon peminjam, suami istri orangtua calon peminjam, Surat Perjanjian Pinjaman, Surat Jaminan, dan rangkapan Surat Kuasa diserahkan kembali kepada CUKK. Apabila Surat Kuasa sudah diterima, maka Staf Admin Kredit mengarsipakan BAKK. BAKK diarsipkan di lemari ruangan Staf Admin Kredit. Calon peminjam harus datang ke kantor CUKK untuk proses pencairan pinjaman. Staf Admin Kredit akan mengisi Slip Pencairan Pinjaman, SUK, dan SUM Jaspel di depan calon peminjam kemudian meminta calon peminjam untuk menandatangani ketiga slip tersebut. Slip Pencairan Pinjaman dibuat rangkap dua. SPP, HKTK, Surat Perjanjian Pinjaman, rangkapan Surat Kuasa, Slip Pencairan Pinjaman beserta rangkapannya, SUK, SUM Jaspel, NPWP, dan Buku SISKA diserahkan ke Staf Kasir untuk proses pencairan pinjaman. Sedangkan dokumen lainnya fotokopi KK, fotokopi KTP, fotokopi suamiistri calon peminjam, Surat Jaminan, LPPCD, Narasi Pinjaman, dan CRSPPDPK akan disimpan terlebih dahulu oleh Staf Admin Kredit. Setelah proses pencairan pinjaman selesai, maka semua dokumen tersebut akan diarsipkan bersama dokumen lain yang dikembalikan oleh Staf Kasir. Calon peminjam bisa menunggu di ruang tunggu untuk proses pencairan pinjaman. e. Prosedur Pencairan Pinjaman Staf Kasir memeriksa kembali dokumen pinjaman yang diterima dari Staf Admin Kredit untuk memastikan bahwa dokumen tersebut sudah lengkap, sudah diotorisasi, serta menghitung kembali kesesuaian angka yang tertulis di Slip Pencairan Pinjaman dengan yang tertulis di SUM Jaspel dan SUK. Adapun dokumen-dokumen yang diterima dari Staf Admin Kredit adalah SPP, HKTK, Surat Perjanjian Pinjaman, rangkapan Surat Kuasa, Slip Pencairan Pinjaman beserta rangkapannya, SUK, SUM Jaspel, NPWP, dan Buku SISKA. Setelah semuanya diperiksa dan lengkap, Staf Kasir kemudian mengetik transaksi tersebut ke dalam komputer. Setelah itu Staf Kasir mencetak validasi SUK untuk penarikan pinjaman, mencetak validasi SUM Jaspel, mencetak buku pinjaman anggota yang ada di Buku SISKA, dan mencetak Tabel Angsuran Pinjaman menggunakan CUCIS. Validasi slip masing-masing dilakukan di bagian belakang SUM Jaspel dan SUK, sedangkan Tabel Angsuran Pinjaman dicetak di balik Surat Perjanjian Pinjaman. Nomor validasi berisi informasi mengenai nomor slip tanggal, bulan, dan tahun no BA atau rekening jumlah uang nomor kasir CUKK. Contoh nomor validasi dapat dilihat pada Lampiran_C12 halaman 240. Setelah itu Staf Kasir menandatangani SUM Jaspel, SUK, dan Slip Pencairan Pinjaman. Tahap terakhir Staf Kasir memanggil calon peminjam kemudian menghitung uang di depan calon peminjam setelah itu memberikan Buku SISKA, rangkapan Surat Perjanjian Pinjaman yang dibaliknya sudah dicetak Tabel Angsuran Pinjaman, NPWP, rangkapan Slip Pencairan Pinjaman, beserta uang tunai kepada calon peminjam. Semua dokumen permohonan pinjaman kecuali SUM Jaspel dan SUK, diserahkan kembali kepada Staf Admin Kredit untuk diarsipkan. Staf Kasir kemudian menyimpan SUM Jaspel dan SUK sesuai dengan urutan validasinya dan akan diperiksa kembali saat jam kerja berakhir. Untuk menunjang sistem pemberian kredit yang ada di CUKK, ada beberapa prosedur lain yang digunakan meliputi: a. Prosedur Administrasi Kredit Staf Admin Kredit dan Staf AO bertugas untuk mengumpulkan dan meminta dokumen permohonan pinjaman yang meliputi SPP, fotokopi KTP calon peminjam, Surat Jaminan, fotokopi KK, SKMHT, APHT, Fidusia, Surat Perjanjian Pinjaman, Slip Pencairan Pinjaman, Narasi Pinjaman, Ceklist Registrasi Surat Permohonan Pinjaman dan Deviasi Penyimpangan Kredit, Laporan Pendapatan dan Pengeluaran Calon Debitur, dan Hasil Keputusan Tim Kredit. Semua dokumen tersebut diarsipkan berdasarkan urutan tanggal. Surat Jaminan dan Surat Kuasa disimpan di lemari besi CUKK, sedangkan dokumen permohonan lain disimpan dalam map kemudian disimpan di rak ruangan Staf Admin Kredit. b. Prosedur Pencatatan dan Pembukuan Sebelum jam kerja dimulai, Kabag Keuangan memberikan kas awal kepada semua Staf Kasir. Kas awal tersebut akan menjadi saldo awal bagi Staf Kasir yang digunakan saat ada penarikan pinjaman dan saat ada pencairan pinjaman oleh anggota. Setelah jam kerja berakhir, semua Staf Kasir akan menghitung jumlah kas tunai yang ada di tangan kemudian mengetik semua transaksi penerimaan dan pengeluaran kas berdasarkan SUM Jaspel, dan SUK ke kontrol kas harian di program Excel. Setelah itu, Staf Kasir melakukan rekap kasir posting harian kasir untuk menutup buku kas harian kasir. Jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran, dan jumlah kas yang harus disetor berdasarkan kontrol kas harian, harus sama dengan jumlah yang ada di Buku Kas Harian berdasarkan rekap kasir di CUCIS. Jumlah kas yang harus disetor berdasarkan kontrol kas harian, harus sama dengan jumlah kas tunai yang ada di tangan sehingga selisihnya menjadi nol. Jika selisihnya nol, maka langkah selanjutnya semua Staf Kasir melakukan Rekap Slip menggunakan program CUCIS dan mencetak Rekap Slip tersebut. Setelah itu, Staf Kasir melakukan jurnal umum, kemudian dilanjutkan dengan melakukan reposting jurnal ke buku besar. SUM Jaspel, SUK, dan Rekap Slip beserta uang kas sisa hasil transaksi diberikan kepada Kabag Keuangan. Kabag Keuangan kemudian menghitung kesesuaian antara kas yang disetor oleh kasir dengan jumlah kas yang tercantum dalam Rekap Slip. Setelah itu Kabag Keuangan menggabungkan semua kontrol kas yang telah dibuat oleh semua Staf Kasir ke dalam kontrol kas gabungan. Setelah itu Kabag Keuangan menggabungkan semua buku kas harian Staf Kasir semua kasir ke dalam buku kas. Jumlah saldo akhir berdasarkan Kontrol Kas, harus sama dengan jumlah saldo akhir yang di buku kas, dan jumlah kas tunai yang di tangan. Setelah semmuanya sama, Kabag Keuangan mengarsipkan SUM Jaspel, SUK dan Rekap Slip. Tabel 5.4 Perbandingan kajian teori tentang jaringan prosedur yang membentuk sistem pemberian kredit dengan yang ada di CUKK. Teori Temuan Lapangan Keterangan Prosedur Permohonan Kredit: dilakukan dengan mengisi formulir permohonan kredit yang telah tersedia dan petugas memberikan petunjuk serta bimbingan kepada calon peminjam dalam pengisian formulir. DI CUKK, prosedur permohonan kredit merupakan tahap awal dimana calon peminjam mendatangi kantor CUKK, menemui Staf Admin Kredit untuk mendapatkan penjelasan mengenai syarat-syarat pengajuan pinjaman, kemudian mengisi SPP. Prosedur ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dasar mengenai calon peminjam, informasi mengenai pinjaman yang hendak diajukan, dan dokumen yang menjadi syarat permohonan pinjaman. Dilakukan oleh Staf Admin Kredit. Prosedur evaluasi analisis kredit: untuk menilai sampai sejauh mana kredit tersebut diperlukan oleh calon peminjam, dan menilai kondisi serta kemampuan peminjam untuk melunasi pinjaman tersebut Dalam prosedur analisis kredit di CUKK Staf Account Officer Staf AO melakukan OTS dengan mendatangi rumah calon peminjam. Dalam OTS, Staf AO harus melihat secara langsung usaha yang dijalankan, menilai kelayakan barang yang menjadi jaminan berupa tanah atau kendaraan bermotor, mengambil gambar yang bisa menjadi bukti penguat hasil OTS, dan melakukan wawancara. Setelah OTS selesai, maka Staf AO harus membuat Laporan hasil OTS LPPCD dan Narasi Pinjaman. Dilakukan oleh Staf Admin Kredit dan Staf AO. Prosedur Keputusan Pemberian Kredit: tahap pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang berdasarkan hasil evaluasi pemberian kredit. Dalam prosedur keputusan pinjaman, keputusan kredit akan ditentukan oleh Komite Kredit dalam RKK berdasarkan laporan hasil OTS. Keputusan pinjaman dapat berupa ditunda, ditolak, dan diterima yang disampaikan kepada calon peminjam secara lisan melaui telpon atau melalui pesan singkat. Setelah RKK selesai Komite Kredit mengeluarkan BAKK. Dilakukan oleh Komite Kredit Manager, Kabag Kredit, dan Kabag Keuangan Sumber: Hasil olahan penulis Tabel 5.4 Perbandingan kajian teori tentang jaringan prosedur yang membentuk sistem pemberian kredit dengan yang ada di CUKK Lanjutan Teori Temuan Lapangan Keterangan Prosedur Perjanjian Kredit: perjanjian pinjaman dilakukan dilaksanakan sebelum kredit dicairkan dan baru bisa ditandatangani setelah permohonan pinjaman disetujui. Perjanjian pinjaman yang dilaksanakan meliputi surat perjanjian pinjaman dan surat kuasa menjual memindah hak. Di CUKK prosedur perjanjian kredit dilakukan setelah Komite Kredit mengeluarkan BAKK. Setelah itu, Staf Admin Kredit mengisi Surat Perjanjian Pinjaman. Jika pinjaman yang diajukan oleh anggota mulai dari Rp 30.000.000,00 maka Staf Admin Kredit menghubungi Notaris sehingga Notaris mengeluarkan Surat Kuasa. Surat Kuasa dapat berupa SKMHT, APHT, dan Fiducia. Dilakukan oleh Admin Kredit. Prosedur Pencairan Kredit: pencairan pinjaman merupakan tahap terakhir setelah ketentuan-ketentuan dipenuhi oleh peminjam. Peminjam harus menandatangani kuitansi rangkap dua sebagai bukti tanda terima uang tersebut. Kuitansi yang asli pada kasir, copy-nya untuk si peminjam. Prosedur pencairan pinjaman di CUKK dilakukan berdasarkan dokumen-dokumen yang diterima oleh Staf Kasir dari Staf Admin Kredit. Jumlah pinjaman baru bisa dicairkan setelah semua dokumen ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan jumlah uang yang dicairkan harus sama dengan jumlah yang tertera pada SUK. Dilakukan oleh Staf Kasir. Berikut adalah bagan alir dokumen atau flowchart Sistem Pemberian Kredit di CUKK. Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Pemberian Kredit pada CU Keling Kumang Sumber: Hasil Olahan Penulis Staf Admin Kredit Mulai Memberikan SPP yang belum diisi Menerima SPP yang sudah diisi dan dokumen persyaratan Memeriksa kelengkapan SPP dan kelengkapan dokumen syarat Menandatangani SPP Melakukan wawancara ringan Menjelaskan peraturan sesuai jenis pinjaman 1 SPP bisa dibawa pulang oleh anggota dan dikembalikan setelah diisi dengan lengkap dan ditandatangani Fk : Fotokopi KK : Kartu Keluarga KTP : Kartu Tanda Penduduk SPP : Surat Permohonan Pinjaman CP : Calon Peminjam NPWP : Nomor Pokok Wajib Pajak Surat Jaminan dapat berupa, Sertifikat Tanah, Buku Pemilik Kendaraan Bermotor, dan Surat Keputusan Pegawai Negri Sipil Memstikan SPP sudah ditandatangani NPWP Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP NPWP Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Pemberian Kredit pada CU Keling Kumang Lanjutan Sumber: Hasil Olahan Penulis 1 Melakukan OTS dan mengisi LPPCD LPPCD Membuat Narasi Pinjaman Narasi Pinjaman Memeriksa kelengkapan dan mempelajari dokumen permohonan pinjaman Saat Melakukan OTS Staf AO melakukan wawancara, mengisi LPPCD, dan mengambil gambar Menandatangani Narasi Pinjaman Setelah OTS selesai Keterangan: LPPCD : Laporan Pendapatan dan Pengeluaran Calon Debitur CRSPPDPK : Ceklis Registrasi Surat Permohonan Pinjaman Deviasi Penyimpangan Kredit AO : Account Officer OTS : On The Spot RKK : Rapat Komite Kredit Staf Account Officer Menandatangani LPPCD bersama CP Fk : Fotokopi KK : Kartu Keluarga KTP : Kartu Tanda Penduduk SPP : Surat Permohonan Pinjaman CP : Calon Peminjam Dokumen Pinjaman dapat berupa, Sertifikat tanah, Buku Pemilik Kendaraan Bermotor, dan Surat Keputusan Pegawai Negri Sipil Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman Harus mengandung unsur 5C NPWP Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP NPWP 2 Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Pemberian Kredit pada CU Keling Kumang Lanjutan Sumber: Hasil Olahan Penulis 2 Memeriksa kelengkapan dokumen dengan mengisi CRSPPDPK Menandatangani CRSPPDPK bersama Staf AO CRSPPDPK 3 Meminta tandatangan kepada Staf AO yang membuat Narasi Pinjaman Staf Admin Kredit Keterangan LPPCD : Laporan Pendapatan dan Pengeluaran Calon Debitur CRSPPDPK : Ceklis Registrasi Surat Permohonan Pinjaman Deviasi Penyimpangan Kredit AO : Account Officer OTS : On The Spot RKK : Rapat Komite Kredit BAKK : Berita Acara Komite Kredit Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK Fk : Fotokopi KK : Kartu Keluarga KTP : Kartu Tanda Penduduk SPP : Surat Permohonan Pinjaman CP : Calon Peminjam Dokumen Pinjaman dapat berupa, Sertifikat tanah, Buku Pemilik Kendaraan Bermotor, dan Surat Keputusan Pegawai Negri Sipil Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman NPWP NPWP Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Pemberian Kredit pada CU Keling Kumang Lanjutan Sumber: Hasil Olahan Penulis Komite Kredit 3 Melakukan RKK Tidak CP layak mendapatkan pinjaman? Ya Ditulis dalam BAKK dan tidak dibahas lebih lanjut dalam RKK Informasi sudah lengkap dan meyakinkan? Dibahas lebih lanjut dalam RKK Tidak Ya Ditulis dalam BAKK Ditulis dalam BAKK 4 Pinjaman ditunda dan dilakukan analisis ulang Digabung dengan dokumen permohonan pinjaman yang ditunda dan ditolak 6 Digabung dengan dokumen permohonan pinjaman yang diterima dan ditolak 5 Digabung dengan dokumen permohonan pinjaman yang diterima dan ditunda Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK BAKK Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK Keterangan LPPCD : Laporan Pendapatan dan Pengeluaran Calon Debitur CRSPPDPK : Ceklis Registrasi Surat Permohonan Pinjaman Deviasi Penyimpangan Kredit AO : Account Officer OTS : On The Spot RKK : Rapat Komite Kredit BAKK : Berita Acara Komite Kredit Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK BAKK BAKK NPWP NPWP NPWP NPWP Pinjaman di atas jumlah simpanan sampai dengan Rp 200.000.000,00 Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Pemberian Kredit pada CU Keling Kumang Lanjutan Sumber: Hasil Olahan Penulis 6 Memeriksa BAKK dan Memberitahukan hasil RKK ke CP melalui telpon pesan singkat 5 4 Memeriksa BAKK Menjadwalkan pencairan pinjaman dan memberitahukan hasil RKK ke CP melalui telpon pesan singkat Mengisi HKTK dan Surat Perjanjian Pinjaman Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP Suami Istri CP Surat Jaminan SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK HKTK 2 Surat Perjanjian Pinjaman 7 Staf Admin Kredit Memberitahukan ke Staf AO mengenai hasil RKK bahwa ada pinjaman yang ditunda Akan dilakukan analisis ulang oleh Staf AO 1 Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK Surat Jaminan Ke CP Buku SISKA Meminta Komite Kredit tandatangani HKTK. Meminta Manager dan CP menandatangani Surat Perjanjian Pinjaman Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK BAKK HKTK T Buku SISKA NPWP Di Digabung dengan pinjaman yang diterima Digabung dengan pinjaman yang diterima NPWP 1 NPWP NPWP Memeriksa BAKK dan memberitahukan hasil RKK ke CP melalui telpon pesan singkat Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK BAKK BAKK NPWP Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK BAKK BAKK BAKK NPWP 2 2 Surat Perjanjian Pinjaman 1 Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Pemberian Kredit pada CU Keling Kumang Lanjutan Sumber: Hasil Olahan Penulis 7 Menghubungi Notaris Staf Admin Kredit Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK BAKK HKTK NPWP 2 Surat Perjanjian Pinjaman 1 NPWP Fk : Fotokopi KK : Kartu Keluarga KTP : Kartu Tanda Penduduk SPP : Surat Permohonan Pinjaman CP : Calon Peminjam Keterangan LPPCD : Laporan Pendapatan dan Pengeluaran Calon Debitur CRSPPDPK : Ceklis Registrasi Surat Permohonan Pinjaman Deviasi Penyimpangan Kredit AO : Account Officer OTS : On The Spot RKK : Rapat Komite Kredit BAKK : Berita Acara Komite Kredit HKTK : Hasil Keputusan Tim Kredit Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK BAKK HKTK 2 Surat Perjanjian Pinjaman 8 Ke Notaris 1 Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Pemberian Kredit pada CU Keling Kumang Lanjutan Sumber: Hasil Olahan Penulis Staf Admin Kredit 8 Digabungkan menjadi satu Dari Notaris 9 Fk : Fotokopi KK : Kartu Keluarga KTP : Kartu Tanda Penduduk SPP : Surat Perjmohonan Pinjaman CP : Calon Peminjam Keterangan: LPPCD : Laporan Pendapatan dan Pengeluaran Calon Debitur CRSPPDPK : Ceklis Registrasi Surat Permohonan Pinjaman Deviasi Penyimpangan Kredit AO : Account Officer OTS : On The Spot RKK : Rapat Komite Kredit Surat Kuasa dapat berupa Akta Pemberian Hak Tanggungan, Surat Kuasa Menguasai Hak Tanah, atau Fidusia. BAKK : Berita Acara Komite Kredit Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK BAKK HKTK Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK BAKK HKTK 2 Surat Perjanjian Pinjaman Surat Kuasa 2 T 1 NPWP Dibuat oleh Notaris bisa berupa APHT, SKMHT, dan FIducia dan telah ditandatangani oleh CP dan wakil dari CUKK Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP Suami Istri CP Surat Jaminan Surat Kuasa 2 NPWP 2 Surat Perjanjian Pinjaman 1 Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Pemberian Kredit pada CU Keling Kumang Lanjutan Sumber: Hasil Olahan Penulis Mengisi SUM Jaspel,SUK, Slip Pencairan Pinjaman Staf Admin Kredit 9 LPPCD : Laporan Pendapatan dan Pengeluaran Calon Debitur CRSPPDPK : Ceklis Registrasi Surat Permohonan Pinjaman Deviasi Penyimpangan Kredit AO : Account Officer OTS : On The Spot RKK : Rapat Komite Kredit BAKK : Berita Acara Komite Kredit Surat Kuasa dapat berupa Akta Pemberian Hak Tanggungan, Surat Kuasa Menguasai Hak Tanah, atau Fidusia. SUK : Slip Uang Pinjaman SUM Jaspel : Slip Uang Masuk Jaspel SUM : Slip Uang Masuk HKTK : Hasil Keputusan Tim Kredit Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK HKTK 2 Surat Perjanjian Pinjaman Surat Kuasa 2 Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP Suami Istri CP Surat Jaminan 10 Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK 2 Surat Perjanjian Pinjaman Surat Kuasa 2 Slip Pencairan Pinjaman SUK SUM Jaspel 2 HKTK 1 1 1 Keterangan NPWP NPWP Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Pemberian Kredit pada CU Keling Kumang Lanjutan Sumber: Hasil Olahan Penulis Menandatangani Slip Pencairan Pinjaman kemudian meminta C P ntuk menandatangani Slip pencairan Pinjaman, SUM Jaspel, dan SUK 10 Keterangan Fk : Fotokopi KK : Kartu Keluarga KTP : Kartu Tanda Penduduk SPP : Surat Permohonan Pinjaman CP : Calon Peminjam LPPCD : Laporan Pendapatan dan Pengeluaran Calon Debitur CRSPPDPK : Ceklis Registrasi Surat Permohonan Pinjaman Deviasi Penyimpangan Kredit AO : Account Officer OTS : On The Spot RKK : Rapat Komite Kredit SUK : Slip Uang Pinjaman SUM Jaspel : Slip Uang Masuk Jaspel SUM : Slip Uang Masuk Surat Kuasa dapat berupa Akta Pemberian Hak Tanggungan, Surat Kuasa Menguasai Hak Tanah, atau Fidusia. HKTK : Hasil Keputusan Tim Kredit Staf Admin Kredit Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP Suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK Surat Perjanjian Pinjaman Surat Kuasa 2 2 Slip Pencairan Pinjaman SUK SUM Jaspel 2 HKTK Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP Suami Istri CP Surat Jaminan Buku SISKA SPP LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK Surat Perjanjian Pinjaman Surat Kuasa 2 2 Slip Pencairan Pinjaman SUK SUM Jaspel 2 1 HKTK 11 12 1 1 1 NPWP NPWP Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Pemberian Kredit pada CU Keling Kumang Lanjutan Sumber: Hasil Olahan Penulis Staf Kasir 11 Periksa kelengkapan Buku SISKA SPP Surat Perjanjian Pinjaman Surat Kuasa 2 1 2 Slip Pencairan Pinjaman SUM Jaspel 2 1 SUK HKTK NPWP Input data dari SUM Japel dan SUK ke Komputer File KPA Validasi SUM Jaspel, SUK, Cetak TAP dan Buku SISKA File RK Buku SISKA SPP Surat Perjanjian Pinjaman Surat Kuasa 2 1 2 Slip Pencairan Pinjaman SUM Jaspel 2 1 SUK HKTK 15 13 TAP: Tabel Angsuran Pinjaman Validasi SUM Jaspel, SUK, Cetak TAP dan Buku SISKA Validasi DIbalik SUm Jaspel dan SUK dan Cetak dibalik Surat Perjanjian Pinjaman dan Di buku SISKA NPWP Ke CP 14 SPP : Surat Perjanjian Pinjaman SUK : Slip Uang Pinjaman SUM Jaspel : Slip Uang Masuk Jasa pelayanan SUM : Slip Uang Masuk HKTK : Hasil Keputusan Tim Kredit NPWP : Nomor Pokok Wajib Pajak TAP : Tabel Angsuran Pinjaman BKH : Buku Kas Harian BK : Buku Kas KKG : Kontrol Kas Harian KK : Kas Kasir KPA ; Kartu Pinjaman Anggota SPPP : Surat Pemberitahuan Persetujuan Pinjaman Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Pemberian Kredit pada CU Keling Kumang Lanjutan Sumber: Hasil Olahan Penulis Staf Admin Kredit SPP Surat Perjanjian Pinjaman Surat Kuasa 1 2 Slip Pencairan Pinjaman 12 14 1 Diarsipkan Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami istri CP Surat Jaminan LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK Fk-KK Fk-KTP CP Fk-KTP suami istri CP Surat Jaminan LPPCD Narasi Pinjaman CRSPPDPK Fk : Fotokopi KK : Kartu Keluarga KTP : Kartu Tanda Penduduk SPP : Surat Perjmohonan Pinjaman CP : Calon Peminjam Keterangan LPPCD : Laporan Pendapatan dan Pengeluaran Calon Debitur CRSPPDPK : Ceklis Registrasi Surat Permohonan Pinjaman Deviasi Penyimpangan Kredit AO : Account Officer OTS : On The Spot RKK : Rapat Komite Kredit SUK : Slip Uang Pinjaman SUM Jaspel : Slip Uang Masuk Jaspel Surat Kuasa dapat berupa Akta Pemberian Hak Tanggungan, Surat Kuasa Menguasai Hak Tanah, atau Fidusia. HKTK : Hasil Keputusan Tim Kredit SPP Surat Perjanjian Pinjaman Surat Kuasa 1 2 Slip Pencairan Pinjaman 1 HKTK T Surat Jaminan dan Surat Kuasa diarsipkan di Brangkas, sedangkan dokumen lain disimpan disimpan di lemari ruangan Staf Admin Kredit HKTK Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Pemberian Kredit pada CU Keling Kumang Lanjutan Sumber: Hasil Olahan Penulis File RK 15 melakukan posting harian kasir File BKH Hitung uang kas tunai sisa transaksi SUM Jaspel SUK 13 File KK 16 mengetik data ke excel 17 Melakukan Rekap Slip melakukan jurnal umum Jurnal Umum Posting Buku Besar Beradsarkan SUM Jaspel dan SUK Staf Kasir Cetak Rekap Slip Rekap Slip 18 17 TAP: Tabel Angsuran Pinjaman SPP : Surat Perjanjian Pinjaman SUK : Slip Uang Pinjaman SUM Jaspel : Slip Uang Masuk Jasa pelayanan SUM : Slip Uang Masuk HKTK : Hasil Keputusan Tim Kredit NPWP : Nomor Pokok Wajib Pajak TAP : Tabel Angsuran Pinjaman BKH : Buku Kas Harian BK : Buku Kas KKG : Kontrol Kas Harian KK : Kas Kasir KPA ; Kartu Pinjaman Anggota SPPP : Surat Pemberitahuan Persetujuan Pinjaman Gambar 5.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Pemberian Kredit pada CU Keling Kumang Lanjutan Sumber: Hasil Olahan Penulis File KK 17 Digabungkan Dari semua kasir File KKG File BKH 16 Dari semua kasir Digabungkan File BK SUM Jaspel SUK 18 Membandingkan kas dengan jumlah yg tercantum di slip Kabag Keuangan Rekap Slip SUM Jaspel SUK Rekap Slip Selesai SPP : Surat Perjanjian Pinjaman SUK : Slip Uang Pinjaman SUM Jaspel : Slip Uang Masuk Jasa pelayanan SUM : Slip Uang Masuk HKTK : Hasil Keputusan Tim Kredit NPWP : Nomor Pokok Wajib Pajak TAP : Tabel Angsuran Pinjaman BKH : Buku Kas Harian BK : Buku Kas KKG : Kontrol Kas Harian KK : Kas Kasir KPA ; Kartu Pinjaman Anggota

B. Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Pemberian Kredit

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. CUKK telah memiliki struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab setiap bagian secara tegas untuk melaksanakan kegiatan pokok CUKK. Kegiatan pokok yang ada di CUKK adalah simpan pinjam. Untuk melaksanakan kegiatan simpan pinjam tersebut, CUKK membentuk dua bagian yaitu bagian kredit dan bagian keuangan. Bagian kredit diketuai oleh Kabag Kredit yang membawahi Staf Admin Kredit, Staf AO, dan Staf Penagihan. Bagian Keuangan diketuai oleh Kabag Keuangan yang membawahi Staf Kasir dan Costumer Service. a. Harus dipisahkan antara fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi dilakukan oleh Staf AO, fungsi penyimpan dilakukan oleh Staf Admin Kredit dan Kabag Keuangan, fungsi akuntansi dilakukan oleh Kabag Keuangan dan Staf Kasir. Staf Admin Kredit menyimpan dokumen permohonan pinjaman selain SUM Jaspel, SUK, dan Rekap Slip karena kedua dokumen tersebut disimpan oleh Kabag Keuangan. CUKK telah melakukan pembukuan menggunakan program komputer yaitu dengan program CUCIS, sehingga fungsi akuntansi dan fungsi penyimpanan dilakukan oleh Kabag Keuangan. Pembukuan dilakukan oleh Kabag Keuangan bersama dengan Staf Kasir menggunkan program CUCIS, sehingga tidak menjadi masalah jika fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi dilakukan oleh Kabag Keuangan. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk malaksanakan semua tahap suatu transaksi. Di CUKK tahap permohonan pinjaman dilakukan oleh Staf Admin Kredit, tahap analisis pinjaman atau OTS dilakukan oleh Staf AO, pengambilan keputusan pinjaman dilakukan oleh Komite Kredit dalam RKK, pencairan pinjaman dilakukan oleh Staf Kasir serta tahap pembukuan dilakukan oleh Staf Kasir dan Kabag Keuangan sehingga tidak terdapat suatu fungsi yang bertanggungjawab penuh atas seluruh tahap suatu pemberian kredit. Tabel 5.5 Perbandingan kajian teori tentang struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsi secara tegas di CUKK Teori Temuan Lapangan Keterangan Terdapat pemisahan antara bagian operasi, dan penyimpanan, dari bagian akuntansi. Di CUKK fungsi operasi dilakukan oleh Staf AO, fungsi penyimpan dilakukan oleh Staf Admin Kredit dan Kabag Keuangan, fungsi akuntansi dilakukan oleh Kabag Keuangan dan Staf Kasir. Staf Admin Kredit menyimpan dokumen permohonan pinjaman selain SUM Jaspel dan SUK, karena kedua dokumen tersebut disimpan oleh Kabag Keuangan. Sesuai dengan teori. Sumber : Hasil olahan penulis Tabel 5.5 Perbandingan kajian teori tentang struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsi secara tegas di CUKK Teori Temuan Lapangan Keterangan Satu bagian tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap atas seluruh tahap suatu pemberian kredit. Di CUKK tahap permohonan pinjaman dilakukan oleh Staf Admin Kredit, tahap analisis pinjaman atau OTS dilakukan oleh Staf AO, pengambilan keputusan pinjaman dilakukan oleh Komite Kredit dalam RKK, pencairan pinjaman dilakukan oleh Staf Kasir serta tahap pembukuan dilakukan bagian keuangan yaitu oleh Staf Kasir dan Kabag Keuangan. Sesuai dengan tori. Sumber : Hasil olahan penulis 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang dapat memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan. a. Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwewenang. Di CUKK sudah terdapat pembagian wewenang untuk keputusan pencairan pinjaman berdasarkan batas nominal tertentu. Wewenang untuk menentukan keputusan kredit untuk pencairan pinjaman di bawah atau sama dengan jumlah simpanan bisa diputuskan oleh Staf Admin Kredit, pencairan pinjaman di atas jumlah simpanan sampai dengan Rp 200.000.000,00 diputuskan oleh Komite Kredit, dan pencairan pinjaman di atas jumlah simpanan lebih dari Rp 200.000.000,00 diputuskan oleh Komite Area. Dalam penelitian ini, penulis hanya membatasi masalah pada pinjaman di atas jumlah simpanan sampai dengan Rp 200.000.000,00. Transaksi pemberian kredit mulai dari tahap permohonan pinjaman sampai dengan pencairan pinjaman telah ditandatangani oleh pihak-pihak yang mempunyai otoritasi terhadap hal tersebut. Tahap permohonan pinjaman diotorisasi oleh Staf Admin Kredit, tahap OTS diotorisasi oleh Staf AO dan Staf Admin Kredit, tahap keputusan diotorisasi oleh Komite Kredit, tahap perjanjian pinjaman diotorisasi oleh Manager, tahap pencairan pinjaman diotorisasi oleh Manager, Kabag Kredit, Staf Admin Kredit, dan Staf Kasir. Semua dokumen yang digunakan dalam proses pencairan pinjaman harus terlebih dahulu ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan namanya tercantum dalam dokumen tersebut untuk melakukan otorisasi. b. Pencatatan dilakukan sesuai dengan prosedur Pencatatan dilakukan oleh Bagian Keuangan yaitu Kabag Keuangan dan Staf Kasir. Bagian Keuangan melakukan pencatatan atas transaksi perkreditan berdasarkan SUM Jaspel, SUK, dan Slip Pencairan Pinjaman yang diterima dari Staf Admin Kredit. CUKK telah menggunakan program komputer yaitu CUCIS untuk proses pembukuan. Staf Kasir dan Kabag Keuangan mempunyai tanggung jawab pokok untuk menjamin ketertiban dan kebenaran pembuatan transaksi yang ada. Tabel 5.6 Perbandingan kajian teori sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya dengan yang ada di CUKK. Teori Temuan Lapangan Keterangan Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut Semua kegiatan sistem pemberian kredit di CUKK hanya dapat dilakukan apabila ada otorisasi dari pejabat yang berwenang. Pencairan pinjaman di atas jumlah simpanan dengan nominal tertentu juga harus disetujui oleh orang yang berbeda. Wewenang untuk menentukan keputusan kredit untuk pencairan pinjaman di bawah atau sama dengan jumlah simpanan bisa diputuskan oleh Staf Admin Kredit, pencairan pinjaman di atas jumlah simpanan sampai dengan Rp 200.000.000,00 diputuskan oleh Komite Kredit, dan pencairan pinjaman di atas jumlah simpanan lebih dari Rp 200.000.000,00 diputuskan oleh Komite Area. Sesuai dengan teori Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Bagian Keuangan melakukan pencatatan atas transaksi perkreditan berdasarkan SUM Jaspel, SUK, dan Slip Pencairan Pinjaman yang diterima dari Staf Admin Kredit CUKK menggunakan program CUCIS untuk melakukan pencatatan akuntansi. Sesuai dengan teori. Sumber: Hasil Olahan Penulis 3. Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan bagian setiap unit organisasi. a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan dapat dipertanggungjawabkan. Formulir yang digunakan di CUKK tidak bernomor urut tercetak. Penomoran formulir yang seharusnya ditulis secara manual juga tidak dilakukan oleh Staf Kasir. CUKK hanya melakukan validasi