DOKUMENTASI YANG BAIK ATAS SISTEM PENGENDALIAN INTERN

disajikan secara memadai sehingga memungkinkan dilakukannya pengecekan secara rinci sesuai keperluan. Bentuk laporan d. Informasi disediakan tepat waktu agar dapat dilaksanakannya pemantauan kejadian, kegiatan, dan transaksi sehingga memungkinkan dilakukannya tindakan korektif secara cepat. Permintaan keterangan untuk memastikan apakah informasi di Unit Kerja sudah disajikan tepat waktunya, cek tanggal Laporan yang disajikan oleh Sistem Informasi Manajemen pada Unit Kerja dan bukti lainnya 0 = informasi yang disajikan tidak tepat waktu, banyak informasilapora n yang penyajiannya terlambat 1= informasi yang disajikan sudah tepat waktu jawab terhadap suatu program sudah menerima informasi operasional dan keuangan untuk membantu mengukur dan menentukan pencapaian rencana kinerja strategis, tahunan dan target Unit Kerja sehubungan dengan pertanggungjawaban penggunaan sumber daya. Laporan bulanan 1. Kepala Unit Kerja harus memastikan terjalinnya komunikasi internal yang efektif. a. Kepala Unit Kerja sudah memberikan arahan yang jelas kepada seluruh tingkatan organisasi bahwa tanggung jawab pengendalian intern adalah masalah penting dan harus diperhatikan secara serius. Permintaan keterangan terkait adatidaknya arahan Kepala Unit Kerja tentang tanggung jawab pengendalian intern, notulensi kegiatan, PKS, pengarahan tentang Sistem Pengendalian Intern dan bukti lainnya 0 = Kepala Unit Kerja tidak memberikan arahan terkait pentingnya tanggung jawab pengendalian intern 1 = Kepala Unit Kerja telah memberikan arahan terkait pentingnya tanggung jawab pengendalian intern b. Tugas yang dibebankan kepada pegawai sudah dikomunikasikan dengan jelas dan sudah dimengerti aspek pengendalian internnya, peranan masing-masing pegawai, dan hubungan pekerjaan antar pegawai. Permintaan keterangan terkait apakah tugas pegawai telah dikomunikasikan, telah dibuatkan SK penugasan, uraian tugas dan kewenangannya, telah terdapat urjab untuk pegawai fungsional dan struktural. 0 = Kepala Unit Kerja tidak mengkomunikas ikan tugas pegawai 1 = Kepala Unit Kerja telah mengkomunikas ikan tugas pegawai sehingga pegawai mengerti aspek pengendalian internnya, peranan masing-masing pegawai, dan hubungan pekerjaan antar pegawai. ada hal yang tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas, perhatian harus diberikan bukan hanya kepada kejadian tersebut, tetapi juga pada penyebabnya, sehingga kelemahan potensial pengendalian intern bisa diidentifikasi dan diperbaiki sebelum kelemahan tersebut menimbulkan kerugian lebih lanjut terhadap Instansi Pemerintah. Permintaan d. Sikap perilaku yang bisa dan tidak bisa diterima serta konsekuensinya sudah dikomunikasikan secara jelas kepada pegawai. Permintaan keterangan terkait adatidaknya penyampaian Sikap perilaku yang bisa dan tidak bisa diterima serta konsekuensinya kepada pegawai misalnya dalam PKS, adanya sosialisasi Kode etik 0 = Sikap perilaku yang bisa dan tidak bisa diterima serta konsekuensinya belum dikomunikasikan secara jelas kepada pegawai. 1 = Sikap perilaku yang bisa dan tidak bisa diterima serta konsekuensinya sudah dikomunikasikan secara jelas kepada pegawai. e. Pegawai memiliki saluran komunikasi informasi ke atas selain melalui atasan langsungnya, dan ada keinginan yang tulus dari kepala Unit Kerja untuk mendengar keluhan sebagai bagian dari proses manajemen. Adanya saluran pengaduan langsung misalnya kotak saran, email dan bentuk saluran lainnya. 0 = tidak ada saluran komunikasi bagi pegawai kepada atasannya 1= terdapat saluran komunikasi bagi f. Adanya mekanisme yang memungkinkan informasi mengalir ke seluruh bagian dengan lancar dan menjamin adanya komunikasi yang lancar antar kegiatan fungsional. Adanya saluran informasi berjenjang, melalui rapat staf terjadwal rutin, PKS bidangbagian dan bentuk lainnya 0 = tidak ada mekanisme penyampaian informasi 1= terdapat mekanisme penyampaian informasi misalnya melalui saluran informasi secara berjenjang, PKS dan lain-lain g. Pegawai mengetahui adanya saluran komunikasi informal atau terpisah yang bisa berfungsi apabila jalur informasi normal gagal digunakan. Adanya saluran informasi alternatif misalnya melalui kotak saran, email, sms dan lain-lain 0 = tidak ada saluran komunikasi informalalternati f 1 = terdapat saluran komunikasi informalalternati f