28
dalam hal ini terdapat pengecualian yakni tidak adanya diskon penjualan untuk seluruh pelanggan.
Diskon penjualan hanya diberikan kepada pelanggan tertentu yang memiliki hubungan istimewa dengan PT. Z, yaitu Holding Company dari perusahaan
itu sendiri. Berikut bagan dari proses manajemen piutang pada PT. Z :
Gambar 3. Proses Manajemen Piutang PT. Z
4.4. Pengelolaan dan Pengendalian Piutang PT. Z
Pada PT. Z piutang yang dimiliki akan diakui setelah adanya penerbitan invoice tagihan yang akan dikirimkan kepada pelanggan. Hal ini
menjadi pokok perhatian bagi PT. Z, karena piutang adalah salah satu akun yang cukup besar dalam mempengaruhi pemasukan atau inflow perusahaan,
sehingga ketika perusahaan tidak mampu mengelola dan mengendalikan piutangnya dengan baik maka hal ini akan berdampak pada munculnya
piutang ragu-ragu atau piutang tak tertagih. Adapun proses yang dilakukan pihak perusahaan yakni dengan
menerbitkan invoice tagihan, yang dilengkapi dokumen-dokumen tertentu meliputi surat PO purchase order, surat penagihan, dan faktur pajak
Divisi Financial Accounting
Menyiapkan dokumen-dokumen
Surat PO Purchase Order
Delivery Receipt Surat Jalan
Invoice Diterbitkan
Membayar Piutang Pelanggan
SPH Surat Penawaran Harga
Divisi Marketing Pelanggan
Surat PO Purchase Order
Negosiasi Perjanjian Kedua Belah Pihak Divisi
Purchasing Delivery Receipt
Surat Jalan Barang dikirim
29
dimana dokumen tersebut digunakan untuk memberikan bukti-bukti bahwa pelanggan harus dapat melakukan pembayaran atau melunasi hutangnya
sesuai dengan transaksi penjualan secara kredit dan masa jatuh tempo. Terdapat beberapa dokumen pendukung dalam proses pembuatan
invoice tagihan, yaitu : a. Dalam hal penjualan material barang SUPPLY
- Purchase Order PO, merupakan dokumen penting yang menunjukkan adanya pesanan barang dari pelanggan.
- Delivery Receipt Surat Jalan, merupakan dokumen yang menunjukkan keluarnya barang dari gudang jadi perusahaan, dimana
dokumen ini akan menjadi tanda terima barang yang dipesan
pelanggan. - NPWP dan SPPKP jika pelanggan merupakan pengusaha kena pajak,
dimana informasi tersebut digunakan untuk membuat faktur pajak keluaran perusahaan.
b. Dalam hal penjualan material barang sekaligus jasa pemasangan SUPPLY-APPLY
- Work Order atau surat perintah kerja SPK, merupakan dokumen yang menunjukkan kesepakatan antara perusahaan dengan customer
yang memuat perjanjian kerjasama baik dalam hal penyediaan material maupun jasa pemasangan.
- Berita acara serah terima pekerjaan, merupakan dokumen yang ditandatangani kedua belah pihak yang menunjukkan bahwa kontrak
kerjasama telah diselesaikan. - NPWP dan SPPKP jika customer merupakan pengusaha kena pajak,
dimana informasi tersebut digunakan untuk membuat faktur pajak keluaran perusahaan.
Adapun individu-individu di dalam perusahaan yang memegang peranan penting dalam proses menerbitkan invoice tagihan yaitu :
a. Bagian faktur, sebagai pengolah informasi. b. Koordiantor penagihan piutang, sebagai verifikator atas dokumen invoice
yang telah dibuat oleh bagian faktur.
30
c. Manajer Keuangan, sebagai penandatangan faktur pajak. d. Direksi, sebagai penandatangan dokumen invoice.
Gambar 4. Proses Pengelolaan Pengendalian Piutang PT. Z
4.5. Proses Penagihan Piutang PT. Z
