25
piutangnya. Hal ini disebabkan oleh jumlah personil dari bagian penagihan yang sangat sedikit sehingga terkadang piutang tidak dapat tertagih sesuai
jatuh tempo atau keterlambatan dalam menerima piutang. Secara teknis, PT. Z telah melakukan prosedur penagihan yang telah
ditetapkan, mulai dari penyiapan dokumen-dokumen tagihan hingga invoice diterbitkan. Namun dalam pelaksanaannya, perusahaan mengalami beberapa
kendala, terutama kendala yang berasal dari pelanggan seperti lalai dalam melunasi hutang yang telah jatuh tempo, sengaja memperlambat dalam
melunasi hutang karena alasan-alasan tertentu dan sebagainya. Proses penagihan yang dilakukan pun terkadang melibatkan pihak manajer
keuangan sampai dengan pihak direktur utama dalam mengkonfirmasi tagihan piutang kepada pelanggan. Hal ini disebabkan oleh sifat pelanggan
yang terkadang kurang memperhatikan etika-etika dalam melunasi hutang. Terkadang perusahaan merasa dilema ketika adanya pelanggan yang
terlambat dalam melunasi hutangnya kepada PT. Z. Disatu sisi perusahaan perlu menyelamatkan piutangnya yang telah jatuh tempo, namun disisi yang
lain perusahaan khawatir pelanggan akan merasa tidak puas dengan pelayanan yang diberikan perusahaan kepada pelanggan. Hal ini disebabkan
perusahaan telah menjalin hubungan kerjasama yang cukup dekat dengan beberapa pelanggan yang sudah sangat lama membeli produk PT. Z
sehingga terkadang adanya kelonggaran dalam proses penagihan yang dilakukan. Artinya, pelanggan dan PT. Z kurang professional dalam
melaksanakan kerjasama bisnis ini. Seharusnya hubungan kerjasama yang baik berdampak pada ketepatan waktu pembayaran hutang bukan justru
memperlambat pembayaran hutang.
4.3. Proses Manajemen Piutang pada PT. Z
Pada PT. Z, terjadinya piutang disebabkan oleh adanya kegiatan penjualan produk secara kredit kepada perusahaan-perusahaan pelanggan.
Hal ini ditandai oleh produk yang diterima terlebih dahulu oleh pelanggan dan kemudian pelanggan baru melakukan pembayaran sesuai dengan jangka
waktu yang ditentukan. Kebijakan kredit yang diterapkan diharapkan
26
mampu memberikan keuntungan yang optimal dan mampu meningkatkan kepuasan pelanggan.
Hal tersebut disebabkan oleh tingginya tingkat risiko penjualan secara kredit yang mengharuskan perusahaan untuk menjalankan segala prosedur
penjualan berdasarkan kebijakan kredit yang dimiliki. Kebijakan kredit yang dimiliki oleh PT. Z, pada umumnya sama
dengan teori yang terdapat dalam buku-buku keuangan yakni kriteria dalam pemberian kredit, meliputi 5 C yaitu Character, Capacity, Capital,
Collateral, dan Condition. Namun, terdapat satu hal yang sangat diperhatikan oleh PT. Z yaitu Capacity atau kapasitas yang merupakan
kemampuan pelanggan dalam mengelola bisnisnya untuk memperoleh laba yang kemudian dinilai untuk melihat kemampuan dalam membayar
hutangnya. Adapun persyaratan utama yang telah ditetapkan oleh PT. Z dan harus dipenuhi oleh pelanggan yakni :
Pelanggan memiliki bonafiditas, kredibilitas dan integritas yang baik. Pelanggan merupakan perorangan maupun badan usaha yang resmi
atau berbadan hukum. Pelanggan memiliki kemampuan keuangan yang diandalkan untuk
membayar segala transaksi penjualan dengan PT. Z. PT. Z memiliki beberapa pola penjualan yaitu penjualan material
ke end user, distributor, dan sub kon serta penjualan material beserta aplikasinya. Penjualan yang dilakukan sebagian besar secara kredit, baik
penjualan kredit tanpa jaminan maupun penjualan kredit dengan jaminan. Kebijakan penjualan kredit tanpa jaminan diberikan kepada perusahaan-
perusahaan yang diyakini dapat membayar transaksi penjualan dengan baik, seperti PT. Pertamina Persero, PT. Timah, PT. Pupuk Sriwijaya,
PT. Rekayasa Industri, dan perusahaan-perusahaan swasta yang diyakini mampu melakukan pembayaran dengan baik. Penjualan kredit tanpa
jaminan ini didasari oleh perjanjian yang disepakati oleh kedua belah pihak tanpa melanggar kebijakan yang telah ditetapkan oleh PT. Z.
Kemudian kebijakan penjualan kredit dengan jaminan diberikan kepada
27
perusahaan-perusahaan yang mampu menyerahkan jaminan sesuai dengan ketetapan PT. Z.
Jaminan yang diserahkan sekurang-kurangnya harus senilai plafon kredit dalam bentuk Jaminan Bank maupun sertifikat atas aset yang dimilikinya
dan memberikan surat kuasa untuk mencairkan Jaminan Bank tersebut maupun surat kuasa untuk menjual aset yang dijaminkan.
PT. Z telah berpuluh-puluh tahun dalam menjalankan kegiatan bisnisnya dan memiliki pelanggan sebanyak kurang lebih 190 perusahaan.
Pelanggan tersebut adalah perusahaan-perusahaan yang menggunakan produk dalam jumlah besar, bukan pelanggan konsumsi rumah tangga.
Kemudian pada setiap tahunnya pun, PT. Z mengalami penambahan jumlah pelanggan. Hal ini disebabkan oleh terselenggaranya pelaksanaan penjualan
yang baik dengan berdasarkan pada kebijakan kredit yang dimiliki oleh PT. Z.
Secara teknis, PT. Z memiliki prosedur-prosedur dalam melakukan penjualan secara kredit kepada pelanggan. Prosedur yang dijalankan
melibatkan beberapa divisi di dalam fungsi manajemen perusahaan. Divisi yang paling banyak terlibat yaitu divisi marketing, divisi purchasing, dan
divisi financial accounting. Prosedur penjualan tersebut diawali oleh terbitnya surat penawaran harga SPH dari divisi marketing kepada
pelanggan. Kemudian pelanggan akan memberikan balasan berupa surat pemesanan barang atau surat PO Purchase
Order kepada divisi marketing PT. Z. Setelah itu, surat PO diterima dan diproses dengan cara negosiasi
antara pihak pelanggan dengan PT. Z. Negosiasi dilakukan oleh kedua belah pihak sampai menemukan suatu kesepakatan tertentu, terutama dalam hal
waktu pembayaran dan diskon. Kemudian kesepakatan yang telah diperoleh, dituangkan dalam bentuk perjanjian yang ditandatangani oleh kedua belah
pihak. Setelah memperoleh kesepakatan, kemudian produk yang dipesan siap untuk dikirim. Pada saat barang sudah dikirim dan diterima oleh
pelanggan, maka selanjutnya divisi financial accounting mulai mempersiapkan dokumen-dokumen untuk menerbitkan invoice tagihan.
Ketika invoice diterbitkan, biasanya terdapat diskon penjualan, namun
28
dalam hal ini terdapat pengecualian yakni tidak adanya diskon penjualan untuk seluruh pelanggan.
Diskon penjualan hanya diberikan kepada pelanggan tertentu yang memiliki hubungan istimewa dengan PT. Z, yaitu Holding Company dari perusahaan
itu sendiri. Berikut bagan dari proses manajemen piutang pada PT. Z :
Gambar 3. Proses Manajemen Piutang PT. Z
4.4. Pengelolaan dan Pengendalian Piutang PT. Z
