Nomor : 007 AP-1 I 2008 Angka tahun
Angka bulan Kode surat
Nomor urut surat
1. Kepala Surat
Fungsi kepala surat adalah sebagai identitas diri suatu lembaga atau organisasi yang bersangkutan. Identitas yang termuat di dalam kepala surat antara lain :
a. Nama instansi b. Lambang Instansi
c. Alamat d. Kode Pos
e. Nomor telepon f.
Nomor faximile atau e-mail Dalam surat dagang disebutkan pula:
1 alamat kantor cabang; 2 nama bankir;
3 nama usahanya, misalnya ekspor-impor; dan 4 gambar-gambar yang bersifat reklame.
Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Surat yang terdiri atas lebih dari satu lembar, hanya halaman pertamanya yang memakai kertas berkepala, sedangkan
lembar yang lain memakai kertas tidak berkepala. Dalam hal demikian, pemotongan surat hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga tidak terjadi bahwa halaman berikutnya
memuat penutup saja.
Contoh:
CV NOGOSOSRO
Jalan Kaliurang KM 10, Gg. Kalimosodo No. 1
Gentan, Sinduharjo, Ngaglik, Sleman, Telp. 0274 884463, Email
Pusoko_jowoyahoo.com
YOGYAKARTA
2. Nomor Surat
Fungsi nomor surat : a. memudahkan dalam pengarsipan
b. memudahkan dalam mencari kembali c. mengetahui banyaknya surat yang keluar
d. bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya Contoh nomor surat :
3. Tanggal Surat
Surat yang menggunakan kepala surat, penulisan tanggal tidak perlu menyebutkan nama tempat penulis surat, tetapi jika penulisan surat tidak menggunakn kepala surat maka penulisan tanggal
surat didahului dengan nama tempatkota, dengan dipisahkan tanda koma. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat adalah :
a. Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap b. Angka tahun tidak boleh disingkat
c. Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik
- 20 -
Contoh : 7 April 2002
1 Oktober 2003 31 Januari 2004
bukan: 7-4-2002
1 Okt. 2003 31 Januari ’04
18 April 2004.
Tanggal surat menunjukkan tanggal surat itu dikirim, bukan tanggal penulisan surat. Tanggal ini dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang.
Tanggal ini berfungsi untuk mengetahui batas waktu dan cepat-lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu.
4. Lampiran
Kategori