menandatangani suratNIP. Dalam penyusunannya tembusan disusun berdasarkan urutan tingkat atau hierarki paling atas ke hierarki paling bawah.
Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth., atau kata sapaan seperti Sdr., Bapak, atau Ibu. Pada tembusan yang terakhir juga tidak perlu ditulis kata “Arsip” atau “Pertinggal” sebab setiap
kita mengetik sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip.
Contoh : Tembusan :
1. Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa Tengah 2. Kakandep Depdiknas Kabupaten Sukoharjo
12. Inissial
Pada bagian kiri surat dinas sering dijumpai tanda pengenal yang berupa singkatan inisial dari nama pengonsep dan pengetik surat. Apihak-pihak tertentu dapat menghubungi orang tersebut
apabila ada kesalahan atau kekurangan dalam penulisan surat. Sebenarnya inisial hanya berguna untuk keperluan intern pengirim surat tetapi jika memang perlu
sebaiknya inisial cukup ditulis pada arsip
Contoh :
IHPu
Pengonsep: Iin Hendrawati Pengetik : Purnama
G. BENTUK-BENTUK SURAT
Bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat . Adapun bentuk –bentuk surat adalah sebagai berikut:
1 bentuk lurus penuh bentuk lurus block 2 bentuk lurus block
3 bentuk setengah lurus semi block 4 bentuk menggantung hanging paragraph
5 bentuk lekuk indented 6 bentuk resmi Indonesia lama, dan
7 bentuk resmi Indonesia baru 8 bentuk resmi gaya depdikbud.
- 24 -
Keterangan:
1. Kepala Surat 2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat 4. Lampiran Surat
5. Hal atau perihal surat 6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka 8. Isi Surat a. pembuka, b. isi, c. penutup
9. Salam Penutup 10.nama perusahaaan
11. nama jelas 12. Nama Jabatan
13. Tembusan Surat 14. Inisial
……………………….. 1 ……………………………………….
…………………………… ………………. 2
………………. 3 ………………. 4
…......................5
………………. 6 ……………….
……………….
……………….. 7 …………………………………………………….. 8a
…………………………………………………….. …………………………………………………….. 8b
…………………………………………………….. ……………………………
…………………………………………………….. 8c ……………..
…………………9 ………………… 10
…………………. 11 …………………. 12
………………. 13 ………………. 14
1. Surat Lurus Penuh full block style
Surat berbentuk lurus penuh disusun dengan aturan sebagai berikut. 1.
Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama; 2.
Batas-batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak spasi; 3.
Setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama dan antara paragraf yang satu dengan yang lain berjarak satu spasi juga.
- 25 -
……………………….. 1 ……………………………………….
…………………………… ………………. 2
………………. 3 ………………. 4
…......................5
………………. 6 ……………….
……………….
……………….. 7 …………………………………………………….. 8a
…………………………………………………….. …………………………………………………….. 8b
…………………………………………………….. ……………………………
…………………………………………………….. 8c ……………..
…………………9 ………………… 10
…………………. 11 …………………. 12
………………. 13 ………………. 14
Keterangan:
1. Kepala Surat 2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat 4. Lampiran Surat
5. Hal atau perihal surat 6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka 8. Isi Surat a. pembuka, b. isi, c. penutup
9. Salam Penutup 10.nama perusahaaan
11. nama jelas 12. Nama Jabatan
13. Tembusan Surat 14. Inisial
2. Surat bentuk lurus block style
Pada dasarnya bentuk lurus hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Perbedaannya terletak pada pengetikan tanggal surat dan kaki surat salam penutup, nama perusahaan, nama terang dan
jabatan.
- 26 -
……………………….. 1 ……………………………………….
………………………. ………………. 3………………… 2
………………. 4 ………………. 5
………………. 6 ……………….
……………… ……………….. 7
5 sp….……………………………………….. 8a ……………………………………………………..
5 sp…….…………………………………….. 8b ……………………………………………………..
…………………………… 5 sp………………………………………….. 8c
…………….. …………………9
………………… 10
………………… 11 ………………….13 …………………. 12
…………………. 14
Keterangan:
1. Kepala Surat 2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat 4. Lampiran Surat
5. Hal atau perihal surat 6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka 8. Isi Surat a. pembuka, b. isi, c. penutup
9. Salam Penutup 10.nama perusahaaan
11. nama jelas 12. Nama Jabatan
13. Tembusan Surat 14. Inisial
3. Surat Bentuk setengah lurus
Surat Bentuk setengah lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus. Bedanya hanya terletak pada pengetikan paragraf-paragrafnya. Setip paragraf diketik lima ketukan ke dalam dari
margin kiri, dan antara paragraf yang satu dengan yang lain tidak perlu berjarak.
- 27 -
Keterangan:
1. Kepala Surat 2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat 4. Lampiran Surat
5. Hal atau perihal surat 6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka 8. Isi Surat a. pembuka, b. isi, c. penutup
9. Salam Penutup 10.nama perusahaaan
11. nama jelas 12. Nama Jabatan
13. Tembusan Surat 14. Inisial
……………………….. 1 ……………………………………….
…………………………… ………………. 2
………………. 3 ………………. 4
…......................5
………………. 6 ……………….
……………….
……………….. 7 …………………………………………………….. 8a
5 sp…………………………………………… …………………………………………………….. 8b
5 sp……………………………………………. ……………………………
…………………………………………………….. 8c 5 sp……………..
…………………9 ………………… 10
…………………. 11 …………………. 12
………………. 13 ………………. 14
4. Bentuk menggantung hanging paragraph
Surat bentuk menggantung hmpir sama dengan bentuk surat lurus, akn tetapi penulisan isi surat alenea pembuka, isi dan penutup baris pertama lurus kiri dan baris kedua seterusnya masuk 5
spasi.
- 28 -
……………………….. 1 ……………………………………….
………………………. ………………. 3………………… 2
………………. 4 ………………. 5
………………. 6 5 sp ……………….
5 sp……………… ……………….. 7
5 sp….……………………………………….. 8a ……………………………………………………..
5 sp…….…………………………………….. 8b ……………………………………………………..
…………………………… 5 sp………………………………………….. 8c
…………….. …………………9
………………… 10
………………… 11 ………………….13 …………………. 12
…………………. 14
Keterangan:
1. Kepala Surat 2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat 4. Lampiran Surat
5. Hal atau perihal surat 6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka 8. Isi Surat a. pembuka, b. isi, c. penutup
9. Salam Penutup 10.nama perusahaaan
11. nama jelas 12. Nama Jabatan
13. Tembusan Surat 14. Inisial
5. Bentuk lekuk Indented style
Surat bentuk lekuk hampirsama dengan surat bentuk setengah lurus, akan tetapi penulisan alamat surat untuk nama jalan dan kota masing-masing masuk 5 spasi.
- 29 -
……………………….. 1 ……………………………………….
……………………………… ………………. 3………………… 2
………………. 4 ………………. 5………………. 6
………………. 5 sp………
……………….. 7 5 sp.……………………………………….. 8a
…………………………………………………….. 5 sp .…………………………………….. 8b
…………………………………………………….. ……………………………
5 sp .…………………………………….. 8c ……………..
…………………9 ………………… 10
………………… 11 ………………….13 …………………. 12
…………………. 14
Keterangan:
1. Kepala Surat 2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat 4. Lampiran Surat
5. Hal atau perihal surat 6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka 8. Isi Surat a. pembuka, b. isi, c. penutup
9. Salam Penutup 10.nama jabatan penandatangan surat
11. nama jelas 12. NIP
13. Tembusan Surat 14. Inisial
6. Bentuk resmi Indonesia lama
Surat bentuk resmi Indonesia lama pada prinsipnya mirip dengan bentuk setengah lurus, perbedaan terdapat pada pengetikan alamat surat. Alamat surat pada bentuk resmi Indonesia lama
diketik di sebelah kanan di bawah tanggal surat.
- 30 -
……………………….. 1 ……………………………………….
………………….. -------------------------------------------------------------------------
………………. 3………………… 2 ………………. 4
………………. 5
………………. 6 ……………….
……………….
……………….. 7 ….……………………………………….. 8a
…………………………………………………….. …….…………………………………….. 8b
…………………………………………………….. ……………………………
………………………………………….. 8c ……………..
…………………9 ………………… 10
………………… 11 ………………….13 …………………. 12
…………………. 14
Keterangan:
1. Kepala Surat 2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat 4. Lampiran Surat
5. Hal atau perihal surat 6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka 8. Isi Surat a. pembuka, b. isi, c. penutup
9. Salam Penutup 10.nama jabatan penandatangan surat
11. nama jelas 12. NIP
13. Tembusan Surat 14. Inisial
7. Bentuk resmi Indonesia baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus atau bentuk resmi Indonesia. Perbedaannya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup.
Pada bentuk setengah lurus penulisan salam penutup: nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP. Sedangkan pada bentuk resmi Indonesia baru: salam, tanda tangan, nama terang dan
nama jabatan.
Perbedan bentuk resmi Indonesia lama dan Indonesia baru terletak pada: Pada bentuk resmi Indonesia baru:
1. tanggal surat didahului oleh nama tempat;
2. alamat surat dituliskan di sebelah kanan, di bawah
nama tempat dan tanggal; 3.
nama terang diapit tanda kurung. Pada bentuk resmi Indonesia baru:
1. nama tempat tidak dituliskan karena sudah tertera pada kepala surat; 2. alamat dituliskan di sebelah kiri agar dapat ditulis lengkap;
3. nama terang tidak diapit oleh tanda kurung.
- 31 -
……………………….. 1 ……………………………………….
………………….. -------------------------------------------------------------------------
Nomor : ………. 3 ………………… 2 Lampiran: ………. 4
Hal : ……. 5 Kepada 6
Yth. : ………………. ……………….
……………….
……………….. 7 ….……………………………………….. 8a
………………………………………… …….…………………………………….. 8b
………………………………………….. ………………………..
………………………………………….. 8c ……………..
………………9 ……………… 10
……………… 11 …………….13………………. 12
…………… 14
Keterangan:
1. Kepala Surat 2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat 4. Lampiran Surat
5. Hal atau perihal surat 6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka 8. Isi Surat a. pembuka, b. isi, c. penutup
9. Salam Penutup 10.nama jabatan penandatangan surat
11. nama jelas 12. NIP
13. Tembusan Surat 14. Inisial
8. Bentuk Resmi gaya depdikbud
Pada hakekatnya surat bentuk resmi gaya depdikbud hamper sama dengan bentuk resmi Indonesia baru, perbedaanya pada penulisan isi surat, isi surat ditulis masuk, lurus dengan
pengisian nomor. Lampiran, dan hal
- 32 -
H. BAHASA SURAT
