D. JENIS-JENIS DOKUMEN
1. Jenis dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
Ditinjau dari segi pekaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis yaiyu: a. Dokumen pribadi adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah dan sebagainya.
b. Dokumen niaga adalah surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual belidunia perdangan. Contoh: cek, obligasi,
kuitansi, wesel, saham dan lain-lain. c. Dokumen sejarah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
peristiwa penting yang terjadi pada masa lampau. Contoh: Naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil-fosil manusia purba, foto perjuangan, film G30 S PKI, tugu, batu bertulis,, dan
lain-lain. d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh : UUD 45, undang- undang, peratuaran pemerintah, keputusan presiden. Keputusan menteri, peratuan daerah,
naskah kerjasama antar negara, dan lain-lain.
2. Jenis dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya
Ditinjau dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam yaiyu: a. Nilai penerangan adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
dalam memberikan informasi kepada masyarakat. b. Nilai perdagangan adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
dalam transaksi jual belidunia perdagangan. c. Nilai yuridis adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian secara
hukum di muka pengadilan. d. Nilai historis adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa
penting yang terjadi di masa lampau.
3. Jenis dokumen ditinjau dari sumbernya
Ditinjau dari sumbernya, dokumen dapat dibedakan atas: a. Dokumen yang bersumber pemerintah. Ini dapat dilihat dari undang-undang, peraturan
pemerintah, keputusan, surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemeritah, seperti undang- undang perpajakan, peraturan-peratuaran pemerintah, dan lain-lain.
b. Dokumen yang bersumber dari swasta yag mempunyai kekuatan hukum seperti akte notaris, visum dokter, dan lain-lain.
c. Dokumen bersumber dari kotrak-kontrak dagang, seperti surat perjanjian, surat kontrak, dan lain-lain.
d. Aktivitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan seperti kliping, kaleidoskop, dan lain-lain. e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dan lain-lain.
4. Jenis dokumen ditinjau dari fungsinya
Ditinjau dari fungsinya, maka dokumen dapat dibedakan menjadi 2 macam : a. Dokumen dinamis adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses
penyelenggaran kegiatan kantor. Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :
1 dokumen aktif adalah dokumen yang masih daoat dipakai secara terus-menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan
2 dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun. 3 dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.
- 4 -
c. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung di dalam proses penyelenggaran kegiatan kantor.
5. Jenis dokumen ditinjau dari segi penelitian
Bila ditinjau dari segi penelitiannya, dokumen dapat dibedakan menjadi: a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya,
contoh : paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja, dan lain-lain jenisnya. b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang beris informasi literartur primer, contoh: bibliografi,
dan lain-lain. c. Dokumen tertier adalah dokumen yang berisikan informasi tentang literatur sekunder, contoh:
buku teks, buku panduan literatur, dan bibliografi dari bibliografi.
6. Jenis dokumen ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya
Bila ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya, dokumen dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Dokumen literal adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Seperti buku, majalah, koran, pita kaset, film, dan lain-lain. Titik berat dokumen litaral adalah
informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas khusus dalam bidang perpustakaan.
b. Dokumen kolporal adalah dokumen yang berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, archa, batu pualam, pakaian adat, mata uang
kuno dan lain-lain. Dokumen kolporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang permuseuman.
c. Dokumen privat adalah dokumen yang berwujud surat menyuratarsip. bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan.
Jadi ruang lingkup dokumentasi terdiri pula dari atas 3 bidang, yaitu : 1. Dokumentasi litaeral meliputi bidang perpustakaan.
2. Dokumentasi kolporal meiputi bidang permuseuman. 3. Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan.
E. KEGIATAN DOKUMENTASI
Kategori