A. PENGERTIAN DOKUMEN
Dalam kehidupan sehari-hari, dokumen merupakan salah satu bahan penting yang harus dikelola dengan baik, di era globalisasi yang serba canggih ini kita tidak dapat menghindari pentingnya
masalah dokumen terutama dokumen-dokumen kantor yang merupakan sumber informasi yang sangat penting dan diperlukan baik oleh Kantor pemerintah maupun kantor swasta.
Sebelum membahas lebih jauh mengenai dokumen, kita harus memahami terlebih dahulu mengenai pengertian dokumen. Kata dokumen, baik menurut bahasa inggris, maupun bahasa belanda
tertulis dalam ejaan yang sama, yakni document. Sedangkan menurut kamus umum Bahasa Indonesia, kata dokumen berarti, : sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti atau
keterangan, seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian.
Sebagai bahan perbandingan, di bawah ini disajikan beberapa pengertian dokumen dari berbagai sumber, antra lain yaitu:
1. Ensiklopedia Administrasi
Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.
2. Ensiklopedia Umum
Dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi, dan bahkan rekaman, tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas,
termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suatu hal.
3. Kamus Bahasa Inggris Webstern
Dokumen adalah : a.
Membuktikan dengan keterangan, melegkapi keterangan dengan fakta-fakta b.
Melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran- lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung
keterangan agar lebih meyakinkan.
B. PENGERTIAN DOKUMENTASI
Istilah Dokumentasi berasal dari Bahasa Inggris yaitu documentation, Dalam Bahasa Belanda disebut documentatie dan dalam bahasa Latin disebut documentum yang berarti pencarian, penyelidikan,
pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan peyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan- keterangan dan penerepan-penerapan dan bukti. Di Indonesia ketentuan-ketentuan mengenai
dokumentasi telah diatur dalam peraturan perundang-undangan berupa Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961.
Sebagai bahan perbandingan di bawah ini disajikan beberapa pengertian dokumentasi dari berbagai sumber antara lain:
1. Kamus Administrasi Perkantoran
Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah, serta memelihara dan menyiapkan sehingga
menjadi dokumen yang dapat digunakan.
2. NIDER Niderlanse Institut Voor Documentatie en Regestra tuur
Dokumentasi adalah tugas-tugas memberikan keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada di perpustakaan dan pemeberitahuan tentang literatur.
3. FID Federation Internationale de Dokumentation
Dokumentasi adalah segala pekerjaan mengumpulkan, menyusun, dan menyeberluaskan dokumen dari segala macam jenis lapanagan aktivitas manusia.
- 2 -
4. Hasil Seminar Dokumentasi dan Kearsipan
Dokumentasi adalah suatu aktivitas dari suatu yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang lebih bermanfaat bagi badan yang mengadakan
dokumentasi.
Dari berbagai pengetian di atas dapat disimpulkan bahwa: dokumentasi adalah rangkaian proses pekerjaan yang bertugas untuk mencari, mengumpukan, menyusun, menyelidiki, meneliti, dan
mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang bermanfaat.
C. PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI