c. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung di dalam proses penyelenggaran kegiatan kantor.
5. Jenis dokumen ditinjau dari segi penelitian
Bila ditinjau dari segi penelitiannya, dokumen dapat dibedakan menjadi: a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya,
contoh : paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja, dan lain-lain jenisnya. b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang beris informasi literartur primer, contoh: bibliografi,
dan lain-lain. c. Dokumen tertier adalah dokumen yang berisikan informasi tentang literatur sekunder, contoh:
buku teks, buku panduan literatur, dan bibliografi dari bibliografi.
6. Jenis dokumen ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya
Bila ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya, dokumen dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Dokumen literal adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Seperti buku, majalah, koran, pita kaset, film, dan lain-lain. Titik berat dokumen litaral adalah
informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas khusus dalam bidang perpustakaan.
b. Dokumen kolporal adalah dokumen yang berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, archa, batu pualam, pakaian adat, mata uang
kuno dan lain-lain. Dokumen kolporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang permuseuman.
c. Dokumen privat adalah dokumen yang berwujud surat menyuratarsip. bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan.
Jadi ruang lingkup dokumentasi terdiri pula dari atas 3 bidang, yaitu : 1. Dokumentasi litaeral meliputi bidang perpustakaan.
2. Dokumentasi kolporal meiputi bidang permuseuman. 3. Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan.
E. KEGIATAN DOKUMENTASI
Dokumentasi adalah suatu proses pekerjaan yang bertugas untuk mencari, mengumpukan, menyusun, menyelidiki, meneliti, memperbaiki, menyajikan, dan menyiapkan dokumen agar satiap saat
dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. Bila diurutkan kegiatantugas dokumentasi meliputi :
1. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan yang bernilai
Pengumpulan keterangan dapat dilakukan dengan jalan : a. Wawancara interview
b. Membuat lembar pertanyaan quisioner c. Pengamatanobservasi
d. Menelusuri koleksi buku atau keterangan lainnya
Sedangakan pengadaan dokumen dapat dilakukan dengan jalan a. Tukar menukar informasi
b. Memberikan informasi c. Menerima informasi
d. Berlangganan e. Pembelian
2. Pencatatan dokumen
Untuk pencatatan dokumen pada buku induk dokumen. Lajur-lajur buku induk dokumen sebagai berikut:
- 5 -
BUKU INDUK DOKUMEN
No Urut
Tanggal Pencatatan
Judul Penyusun
Pengarang Kota Tempat
Terbit Penerbi
t Tahun
Terbit Jumlah
Cara Peroleha
n Keteranga
n
3. Menyusun dan mengolah dokumen
Menyusun dan mengolah dokumen sehingga informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut dapat dimanfaatkan oleh pemakai jasa informasi itu, seperti ilmuwan, teknokreat, mahasiswa,
pelajar, dosen, dokter, dan lain-lain.
Prosedur yang harus ditempuh dalam pengolahan dokumentasi menjadi bahan dokumen sebagai berikut:
a. Mencari dan memilih bahan dokumen yang akan dijadikan bahan dokumentasi. b. Mengkaji dan melengkapi, serta mempelajari secara seksama isi informasi dokumen.
c. Membuat ringkasansinopsis, abstrak, atau diterjemahkan. d. Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan dokumentasi.
e. Mengelompokkan hasil pengolahan ke dalam klasifikasi tertentu. f.
Menyebarkuaskan dengan menggandakan bila dibutuhkan.]
4. Mereproduksi
Mereproduksi adalah kegiatan memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan, seperti terjemahan, penggandaan, dan lain-lain.
5. Menyortir
Menyortir adalah kegiatan memisah-misahkan dokumen menurut jenis dan kegunaannya. Bagi dokumen kolporal yang disimpan dalam museum dapat dibuat suatau ekserpringkasannya. Dan
dalam pembuatannya tidak boleh mengurangi isi keseluruhan. Ekserp dibagi atas tiga bagian seperti di bawah ini.
a. Ekserp annotatif adalah kegiatan membuat ringakasan pada dokumen yang tidak terlalu
penting. b. Ekserp indikatif adalah ringakasan dokumen yang menjelaskan garis besar dokumen.
c. Ekserp informatif adalah ringkasan dokumen yang lebih lengkap dan berisi pokok permasalahan yang terkandung dalam sebuah dokumen.
Penggolongan ekserp ini sangat perlu untuk mengatur dan merawat bahan dokumen sekaligus untuk memudahkan mecari dokumen.
6. Penyajian dan pendistribusian dokumen
