Menentukan Tujuan Pencatatan Masalah-Masalah Yang Akan Dikemukakan
Langkah – Langkah Dalam
Menyusun Surat
3.
Penyusunan Masalah-Masalah Secara Sistematis Sesuai Dengan Urutannya
Menjabarkan Masalah – Masalah No. 3 Dalam Kalimat Atau Konsep Surat
.
huruf, penulisan huruf kapital dan huruf miring, pemakaian kata, pemakaian unsur serapan, dan pemakaian tanda baca.
Agar surat yang dikirim mendapat tanggapan yang positif, maka penulisannya harus memperhatikan syarat-syarat berikut.
1 Pahami permasalahan yang akan ditulis dengan baik.
2 Gunakan tata bahasa yang baku.
3 Pahami peraturan-peraturan yang ada hubungannya dengan permasalahan yang akan
disampaikan atau ditulis. 4
Gunakan bahasa yang sederhana dan singkat. 5
Gunakan istilah-istilah yang umum dipakai dalam surat menyurat. 6
Gunakan kata-kata yang tepat. 7
Jangan menggunakan singkatan yang tidak umum dipakai dalam surat menyurat. 8
Gunakan bahasa yang sopan dan hormat. 9
Ungkapkan isi surat secara rinci dan jelas agar tidak terjadi salah tafsir atau salah pengertian. Azas-azas penulisan surat:
1 Singkat shortness
2 Sederhana simplicity
3 Ketegasan strength
4 Ketulusan atau tidak palsu sincerity
5 Kesalahan-kesalahan yang terdapat di dalam penulis sebuah surat pada umumnya:
1 Susunan yang rumit.
2 Kalimat yang tidak jelas dan bertele-tele.
3 Pengungkapan gagasan kurang sopan atau sebaliknya terlalu menyanjung.
4 Tata bahasa tidak teratur.
5 Ejaan tidak sesuai dengan pedoman yang berlaku.
6 Ketikan tidak rapi.
2. Langkah-Langkah dalam Menyusun Surat
Surat dituangkan dalam kalimat-kalimat yang ditulis pada secarik kertas. Kalimat adalah susunan kata-kata yang teratur, yang menyatakan pengertian. Susunan kalimat yang efektif
didukung oleh: 1. Kesepadanan antara stuktur bahasa dan cara atau jalan pikiran yang polos dan masuk akal.
2. Kepararelan bentuk bahasa yang dipakai untuk tujuan efektifitas tertentu. 3. Ketegasan dalam menetapkan pikiran utama.
4. Kehematan dalam pilihan kata.
- 34 -
5. Kevariasian dalam penyusunan kalimat. Keterkaitan antara kalimat yang satu dengan yang lain yang saling berkaitan dalam membentuk
suatu gagasan tertentu disebut alinea. Alinea yang baik memenuhi tiga persyaratan yaitu: 1. Kesatuan alinea.
2. Keterpaduan kalimat. 3. Pengembangan alinea.
3. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang baik adalah sebagai berikut.
1. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu: a. penyusunan letak bagian-bagian surat
b. pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi c. pemakaian kertas yang sesuai:
ukuran : kuarto 21 x 29 cm
jenis
: HVS untuk lembar asli sebaiknya kertas onion dan kertas tembus doorslag untuk tembusan
warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru muda
untuk kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan
jawaban secara tepat seperti yang dikehendaki. 3. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah
bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.
Agar ketiga syarat tersebut dapat terpenuhi, maka dalam penulisan surat memperhatikan 6 petunjuk penulisan surat yang baik, yaitu:
1. Kumpulkan terlebih dahulu semua keterangan dan bahan-bahan yang diperlukan sebelum
menulis surat. 2. jika membalas surat, surat yang diterima hendaknya disinggung dalam alenea pembuka.
3. tentukan terlebih dahulu maksud dan tujuan sebelum menulis surat. 4. Surat harus memuat satu jenis masalah saja
5. Hindari pemakaian kata-kata yang tidak lazim. 6. Gunakan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat dengan tepat.
7. Bila perlu surat dikonsep terlebih dahulu sebelum ditulisdiketik.
A.Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar dengan memberi tanda silang X pada salah satu huruf a, b, c, d atau e
1. Fungsi ergonomic dari pemakaian moving chair adalah ...
a. Lebih bebas bergerak dalam satu area kerja
b. Lebih bebas bergerak pada satu atau lebih area kerja
c. Membatasi gerakan tubuh
d. Membuat tubuh lebih cepat merasa lelah
e. Memperlancar kinerja
2. Berikut dijelaskan fungsi surat, kecuali …
a. Sebagai media komunikasi tertulis
- 35 -
Nomor : 007 AP-1 I 2008 1
2 3
4
b. Sebagai alat bukti tertulis, sebagai bukti hitam diatas putih
c. Sebagai alat pengingat. Kebijakan-kebijakan penting yang telah
diputuskan oleh seorang pimpinan, misalnya, dapat diingat kembali dan diketahui lewat surat yang pernah dikeluarkannya.
d. Sebagai bukti histories, yakni digunakan untuk mengetahui atau
menyelidiki kegiatan seseorang atau suatu organisasi pada masa silam. e.
Sebagai bahan untuk melengkapi kegiatan administrasi perkantoran
1. Berikut merupakan fungsi dari surat sebagai pedoman dalam bertugas atau
dalam melaksanakan kegiatan. Wujud dari dokumen tersebut dapat berupa … a.
surat tugas, surat perintah b.
surat undangan, surat peringatan c.
surat tugas, surat keterangan d.
surat keputusan, surat undangan e.
surat keputusan, surat edaran 2.
Berdasarkan wujudnya surat dibedakan menjadi, kecuali … a.
Kartu pos b.
Warkat pos c.
Surat bersampul d.
memorandum e.
surat dinas 3.
Berikut yang bukan merupakan klasifikasi surat berdasarkan kepentingannya, kecuali …
a. Kartu pos
b. Warkat pos
c. Surat bersampul
d. Memorandum
e. surat dinas
4. Fungsi nomor surat, kecuali …
a. memudahkan dalam pengarsipan
b. memudahkan dalam mencari kembali
c. mengetahui banyaknya surat yang keluar
d. bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya
e. mengikuti prosedur persuratan
5. pada bagian nomor 3 adalah …
a.
Nomor urut lembaga
b.
Angka bulan
c.
Angka tahun
d.
Kode surat
- 36 -
e.
Nomor urut surat
6. Kaidah dalam penulisan lampiran adalah, kecuali …
a. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf besar
b. Tidak boleh menyingkat kata lampiran
c. Penulisan jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang
menggunakan huruf dan angka d.
Bila tidak ada sesuatu yang dilampirkan sebaiknya tetap melampirkan kata lampiran
e. Pada akhir baris tidak menggunakan tanda titik
7. Dalam penandatanganan surat apabila pejabat yang berwenang
menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, maka penulisan penandatanganan surat diwakilkan kepada bawahannya dengan
menggunakan istilah … a.
Plh. b.
CQ c.
a.n d.
a.p e.
u.b 8.
Dalam penandatanganan surat apabila pejabat yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat
setingkat dibawahnya dengan menggunakan istilah … a.
Plh. b.
CQ c.
a.n d.
a.p e.
u.b 1.
Dalam pembuatan surat yang baik penggunaan bahasa sebaiknya secara lugas. Arti kata lugas disini adalah …
a. jelas dan tidak bertele-tele b. tepat dan serasi
c. tegas dan bermakna d. tertuju pada sasaran yang dimaksud
e. tertata sesuai dengan konteks kalimat
2. Agar surat yang dikirim mendapatkan tanggapan yang positif, penulisannya
harus memperhatikan syarat berikut, kecuali … a. pahami dengan baik permasalahan yang akan ditulis.
b. pahami peraturan yang ada hubungannya dengan permasalahan yang akan dituliskan. c. gunakan kalimat yang efektif.
d. gunakan istilah yang umum dipakai dalam surat menyurat. e. beri jarak spasi setiap kalimat
3. Berikut yang bukan merupakan asas-asas penulisan surat:
a. singkat b. sederhana
c. tegas d. tulus atau tidak palsu
e. ergonomis
4. Dalam sebuah surat susunan kalimat yang efektif didukung oleh …
a. kesepadanan antara stuktur bahasa atau jalan pikiran b. keluwesan dalam berkata-kata
c. kemajemukan kalimat-kalimat d. keanekaragaman konjungsi yang digunakan
e. variasi bentuk kata yang panjang
- 37 -
B. Jawablah pertanyaan pertanyaan di bawah ini dengan singkat
