MODUL PROSEDUR ADMINISTRASI
BAB I
MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN – DOKUMEN KANTOR
Standar kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi
Kompetensi dasar : Mengidentifikasi Dokumen-dokumen Kantor Indikator :
1. Mampu memproses dokumen-dokumen dengan prosedur perusahaan yang benar dan batasan waktu yang tepat
2. Mampu mengindentifikasi dokumen-dokumen kantor secara tepat dan memperbaiki serta melaporkan sesuai prosedur perusahaan
Materi Pokok :
1. Pengertian Dokumen 2. Pengertian dokumentasi
3. Perbadaan dokumen dan dokumentasi 4. Jenis-jenis dokumen
5. Kegiatan dokumentasi
6. Peranan dan kegunaan dokumentasi 7. Bahan-bahan dokumentasi
8. Jenis dokumen kantor
Tujuan Pembelajaran:
1. Siswa dapat menjelaskan pengertian dokumen 2. Siswa dapat menyebutkan penggolongan dokumen 3. Siswa dapat menjelaskan pengertian dokumentasi
4. Siswa dapat menyebutkan kegiatan-kegiatan dokumentasi 5. Siswa dapat menjelaskan peranan dan kegunaan dokumen 6. siswa dapat membedakan dokumen-dokumen kantor
(2)
A. PENGERTIAN DOKUMEN
Dalam kehidupan sehari-hari, dokumen merupakan salah satu bahan penting yang harus dikelola dengan baik, di era globalisasi yang serba canggih ini kita tidak dapat menghindari pentingnya masalah dokumen terutama dokumen-dokumen kantor yang merupakan sumber informasi yang sangat penting dan diperlukan baik oleh Kantor pemerintah maupun kantor swasta.
Sebelum membahas lebih jauh mengenai dokumen, kita harus memahami terlebih dahulu mengenai pengertian dokumen.Kata dokumen, baik menurut bahasa inggris, maupun bahasa belanda tertulis dalam ejaan yang sama, yakni document. Sedangkan menurut kamus umum Bahasa Indonesia, kata dokumen berarti, : sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti atau keterangan, seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian.
Sebagai bahan perbandingan, di bawah ini disajikan beberapa pengertian dokumen dari berbagai sumber, antra lain yaitu:
1. Ensiklopedia Administrasi
Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.
2. Ensiklopedia Umum
Dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi, dan bahkan rekaman, tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas, termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suatu hal. 3. Kamus Bahasa Inggris Webstern
Dokumen adalah :
a. Membuktikan dengan keterangan, melegkapi keterangan dengan fakta-fakta
b. Melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan agar lebih meyakinkan.
B. PENGERTIAN DOKUMENTASI
Istilah Dokumentasi berasal dari Bahasa Inggris yaitu documentation, Dalam Bahasa Belanda disebut
documentatie dan dalam bahasa Latin disebut documentum yang berarti pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan peyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerepan-penerapan dan bukti. Di Indonesia ketentuan-ketentuan mengenai dokumentasi telah diatur dalam peraturan perundang-undangan berupa Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961.
Sebagai bahan perbandingan di bawah ini disajikan beberapa pengertian dokumentasi dari berbagai sumber antara lain:
1. Kamus Administrasi Perkantoran
Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah, serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang dapat digunakan.
2. NIDER (Niderlanse Institut Voor Documentatie en Regestra tuur)
Dokumentasi adalah tugas-tugas memberikan keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada di perpustakaan dan pemeberitahuan tentang literatur.
3. FID (Federation Internationale de Dokumentation)
Dokumentasi adalah segala pekerjaan mengumpulkan, menyusun, dan menyeberluaskan dokumen dari segala macam jenis lapanagan aktivitas manusia.
(3)
4. Hasil Seminar Dokumentasi dan Kearsipan
Dokumentasi adalah suatu aktivitas dari suatu yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang lebih bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi.
Dari berbagai pengetian di atas dapat disimpulkan bahwa: dokumentasi adalah rangkaian proses pekerjaan yang bertugas untuk mencari, mengumpukan, menyusun, menyelidiki, meneliti, dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang bermanfaat.
C. PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI
1. Perbedaan kata dokumentasi dan dokumenDokumentasi dan dokumen merupakan dua istilah yang berbeda. Istilah dokumentasi difokuskan pada pengelolaan/ kegiatannya, sedangkan istilah kata dokumen difokuskan pada benda/informasinya.
Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpukan, menyusun, menyelidiki, meneliti, dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang bermanfaat. Sedangkan dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan agar lebih meyakinkan.
2. Perbedaan dokumentasi dan dokumen
Untuk lebih jelasnya perbedaan dokumentasi dan dokumen adalah sebagai berikut:
Dokumentasi Dokumen
1. Difokuskan pada
pengelolaannya/kegiatannya 1. Difokuskan pada benda/ informasinya. 2. Merupakan unit kerja. 2. Tidak merupakan unit kerja.
3. Bersifat aktif. 3. Bersifat pasif
4. Isi dokumentasi bisa berupa dokumen, buku-buku, dan alat-alat
dokumen, buku-buku, dan alat-alat yang terdapat pada dokumen sendiri.audio visual
4. Isi dokumen terbatas pada informasi
5. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru 5. Digunakan sebagai alat bukti. 6. Menyiapkan keterangan untuk penelitian 6. Menunjang penelittian.
(4)
D. JENIS-JENIS DOKUMEN
1. Jenis dokumen ditinjau dari segi pemakaiannyaDitinjau dari segi pekaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis yaiyu:
a. Dokumen pribadi adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah dan sebagainya.
b. Dokumen niaga adalah surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual beli/dunia perdangan. Contoh: cek, obligasi, kuitansi, wesel, saham dan lain-lain.
c. Dokumen sejarah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lampau. Contoh: Naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil-fosil manusia purba, foto perjuangan, film G30 S PKI, tugu, batu bertulis,, dan lain-lain.
d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh : UUD 45, undang-undang, peratuaran pemerintah, keputusan presiden. Keputusan menteri, peratuan daerah, naskah kerjasama antar negara, dan lain-lain.
2. Jenis dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya
Ditinjau dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam yaiyu:
a. Nilai penerangan adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian dalam memberikan informasi kepada masyarakat.
b. Nilai perdagangan adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian dalam transaksi jual beli/dunia perdagangan.
c. Nilai yuridis adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian secara hukum di muka pengadilan.
d. Nilai historis adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi di masa lampau.
3. Jenis dokumen ditinjau dari sumbernya
Ditinjau dari sumbernya, dokumen dapat dibedakan atas:
a. Dokumen yang bersumber pemerintah. Ini dapat dilihat dari undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemeritah, seperti undang-undang perpajakan, peraturan-peratuaran pemerintah, dan lain-lain.
b. Dokumen yang bersumber dari swasta yag mempunyai kekuatan hukum seperti akte notaris, visum dokter, dan lain-lain.
c. Dokumen bersumber dari kotrak-kontrak dagang, seperti surat perjanjian, surat kontrak, dan lain-lain.
d. Aktivitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan seperti kliping, kaleidoskop, dan lain-lain. e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dan lain-lain. 4. Jenis dokumen ditinjau dari fungsinya
Ditinjau dari fungsinya, maka dokumen dapat dibedakan menjadi 2 macam :
a. Dokumen dinamis adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelenggaran kegiatan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :
1) dokumen aktif adalah dokumen yang masih daoat dipakai secara terus-menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan
2) dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun. 3) dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.
(5)
c. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung di dalam proses penyelenggaran kegiatan kantor.
5. Jenis dokumen ditinjau dari segi penelitian
Bila ditinjau dari segi penelitiannya, dokumen dapat dibedakan menjadi:
a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh : paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja, dan lain-lain jenisnya.
b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang beris informasi literartur primer, contoh: bibliografi, dan lain-lain.
c. Dokumen tertier adalah dokumen yang berisikan informasi tentang literatur sekunder, contoh: buku teks, buku panduan literatur, dan bibliografi dari bibliografi.
6. Jenis dokumen ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya
Bila ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya, dokumen dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Dokumen literal adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Seperti buku, majalah, koran, pita kaset, film, dan lain-lain. Titik berat dokumen litaral adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas khusus dalam bidang perpustakaan.
b. Dokumen kolporal adalah dokumen yang berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, archa, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno dan lain-lain. Dokumen kolporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang permuseuman.
c. Dokumen privat adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan.
Jadi ruang lingkup dokumentasi terdiri pula dari atas 3 bidang, yaitu : 1. Dokumentasi litaeral meliputi bidang perpustakaan.
2. Dokumentasi kolporal meiputi bidang permuseuman. 3. Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan.
E. KEGIATAN DOKUMENTASI
Dokumentasi adalah suatu proses pekerjaan yang bertugas untuk mencari, mengumpukan, menyusun, menyelidiki, meneliti, memperbaiki, menyajikan, dan menyiapkan dokumen agar satiap saat dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.
Bila diurutkan kegiatan/tugas dokumentasi meliputi :
1. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan yang bernilai Pengumpulan keterangan dapat dilakukan dengan jalan : a. Wawancara/ interview
b. Membuat lembar pertanyaan/ quisioner
c. Pengamatan/observasi
d. Menelusuri koleksi buku atau keterangan lainnya
Sedangakan pengadaan dokumen dapat dilakukan dengan jalan a. Tukar menukar informasi
b. Memberikan informasi c. Menerima informasi d. Berlangganan e. Pembelian
2. Pencatatan dokumen
Untuk pencatatan dokumen pada buku induk dokumen. Lajur-lajur buku induk dokumen sebagai berikut:
(6)
BUKU INDUK DOKUMEN No
Urut
Tanggal
Pencatatan Judul
Penyusun/ Pengarang
Kota Tempat Terbit
Penerbi t
Tahun
Terbit Jumlah
Cara Peroleha
n
Keteranga n
3. Menyusun dan mengolah dokumen
Menyusun dan mengolah dokumen sehingga informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut dapat dimanfaatkan oleh pemakai jasa informasi itu, seperti ilmuwan, teknokreat, mahasiswa, pelajar, dosen, dokter, dan lain-lain.
Prosedur yang harus ditempuh dalam pengolahan dokumentasi menjadi bahan dokumen sebagai berikut:
a. Mencari dan memilih bahan dokumen yang akan dijadikan bahan dokumentasi. b. Mengkaji dan melengkapi, serta mempelajari secara seksama isi informasi dokumen. c. Membuat ringkasan/sinopsis, abstrak, atau diterjemahkan.
d. Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan dokumentasi. e. Mengelompokkan hasil pengolahan ke dalam klasifikasi tertentu.
f. Menyebarkuaskan dengan menggandakan bila dibutuhkan.]
4. Mereproduksi
Mereproduksi adalah kegiatan memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan, seperti terjemahan, penggandaan, dan lain-lain.
5. Menyortir
Menyortir adalah kegiatan memisah-misahkan dokumen menurut jenis dan kegunaannya. Bagi dokumen kolporal yang disimpan dalam museum dapat dibuat suatau ekserp/ringkasannya. Dan dalam pembuatannya tidak boleh mengurangi isi keseluruhan. Ekserp dibagi atas tiga bagian seperti di bawah ini.
a. Ekserp annotatif adalah kegiatan membuat ringakasan pada dokumen yang tidak terlalu penting.
b. Ekserp indikatif adalah ringakasan dokumen yang menjelaskan garis besar dokumen.
c. Ekserp informatif adalah ringkasan dokumen yang lebih lengkap dan berisi pokok permasalahan yang terkandung dalam sebuah dokumen.
Penggolongan ekserp ini sangat perlu untuk mengatur dan merawat bahan dokumen sekaligus untuk memudahkan mecari dokumen.
6. Penyajian dan pendistribusian dokumen
Adalah kegiatan penyajian dan penyampaian dokumen kepada jasa informasi. Pendistribusian dokumen dapat dilakukan secara aktif dan pasif.
a. Distribusi aktif, dilakukan karena pekerjaan rutin.
(7)
Sedangkan pelayanan distribusi dapat dibedakan atas :
a. Pelayanan current awareness adalAh pelayanan yang berkaitan dengan berita-berita hangat. b. Pelayanan tanya jawab adalah peyanan terhadap pertanyaan yang diajukan.
c. Pelayanan penelusuran literatur, surily literatur, analisa litertur adalah pelayanan dengan cara menyebarluaskan indeks informasi, abstrak, indeks abstrak, pemberian informasi atas adanya informasi baru.
7. Memelihara dan merawat serta menyimpan dokumen
Adalah kegiatan memelihara, merawat serta menyimpan dokumen yang bernilai dan bila dibutuhkan selalu dalam keadaan siap pakai.
Dokumen asli tercetak seperti warkat dan surat-surat lainnya yang berbentuk lembaran disimpan menurut sistem kearsipan (sistem abjad, masalah, tanggal, wilayah, dan nomor) sedengkan untuk dokumen tak tercetak disimpan dengan menggunakan film, micro fil, piringan hitam, pita kaset, dan video kaset.
F. PERANAN DAN KEGUNAAN DOKUMENTASI
Dengan bertambah luasnya ilmu pengetahuan, maka dokumentasi akan semakin memegang peran penting dalam mendukung pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dan bila dirumuskan peranan dokumentasi itu antara lain :
1. Menyediakan keterangan sebagai dasar pengambilan keputusan.
2. Melayani pengembangan ilmu pengetahuan pada umumnya dan spesialisai pada khususnya. 3. Menunjang penelitian untuk kemajuan organisasi
4. Mngolah dan menyeberluaskan isi informasi intelektual dokumen yang ada di perpustakaan, museum, dan kearsipan.
5. Media komunikasi ilmiah bagi iluwan dan cendekiwan. 6. Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi.
H. BAHAN-BAHAN DOKUMENASI
Dari ruang lingkup dan kegiatan dokumentasi diatas dapat disimpulak bahwa, bahan-bahan dokumentasi dapat dibedakan atas :
1. Bahan-bahan dokumentasi literal meliputi : a. buku-buku
b. laporan c. desertasi d. thesis e. majalah f. koran g. brosur h. laflet
i. buku petunjuk telepon j. tambo
k. monografi l. dan lain-lain
2. Bahan-bahan dokumentasi kolporal meliputi : a. fosil-fosil
b. benda-benda seni c. archa
d. tugu
e. batu bersurat f. candi
g. mata uang kuno h. pakaian adat
(8)
i. film dokumenter j. micro film k. pita kaset l. dan lain-lain.
3. Bahan-bahan dokumentasi privat
a. dokumentasi sejarah seperti silsilah, UUD 1945, teks pancasila, teks proklamasi, sumpah pemuda, naskah supersemar, dan lain-lain.
b. Dokumentasi niaga seperti, kuitansi, faktur, cek, leporan keuangan, surat perjanjian, surat pengakuan hutang, dan lain-lain.
c. Dokumentasi pribadi seperti akte kelahiran, ijazah, sertifikat, SIM, KTP, surat nikah, dan lain-lain.
I. JENIS DOKUMEN KANTOR
Menurut Prof. Dr. Prajudi Admosudirjo terdapat 3 produk dokumen kantor yaitu: 1. Formulir
Formulir adalah sehelai kertas, tipis/tebal yang dicetak dan dipergunakan untuk mengumpulkan atau menyampaikan atau merekam informasi, misalnya KTP, Sertifikat, Ijasah, blanko isian data dan sebagainya
2. Surat
Surat adalah sehelai kertas yang ditulis atas naaaa pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan kepada pihak terentu dan semuat suatu bahan komunikasi.
Contoh surat lamarn, surat undangan, surat penawaran barang dan sebagainya. 3. Laporan
Laporan adalah setiap tulisan yang berisi bahan informasi yang diperoleh dari hasil pengolahn data atau hasil suatu penelitian, penyelidikan atau riset terhadap suatu masalah.
Misalnya laporan pelaksanaan ujian nasional, laporan hasil kunjungan industri, laporan keuangan dan sebagainya.
(9)
UJI KOMPETENSI DASAR
BAB I
MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR
A. Jawablah pertanyaan di bawah ini mengan memberikan tanda silang ( X ) pada huruf a, b, c, d, atau e jawaban yang paling benar!
1. Sesuatu yang tertluis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti atau keterangan disebut.... a. dokumen
b. surat c. file
d. dokumentasi e. arsip
2. Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan adalah pengertian dokumen menurut ...
a. KUBI
b. WJS. Poerwodarminto c. Ensiklopedi Administrasi c. LAN
e. Ensiklopedi Umum.
3. Kata dokumen dalam bahasa Belanda adalah .... a. documentation
b. documentum c. documentatie d. document e. documenty
4. Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah merupakan bentuk dokumen ... a. niaga
b. sejarah c. pribadi d. vital
e. pemerintah.
5. Surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian secara hukum di muka pengadilan adalah dokumen yang memiliki nilai guna...
a. penerangan b. historis c. perdagangan d. yuridis e. edukation
6. Dokumen dinamis adalah dokumen ...
a. dokumen yang dapat dipakai secara tidak angsung dalam proses penyelenggaran kegiatan kantor.
b. dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelenggaran kegiatan kantor c. dokumen yang digunakan dalam proses penyelenggaran kegiatan kantor
d. dokumen yang dapat dipakai secara langsung dan tidak langsun dalam proses penyelenggaran kegiatan kantor
(10)
7. Dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. yang dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan adalah a. dokumen organisasi
b. dokumen literal c. dokumen primer d. dokumen tertier e. dokumen privat.
8. Dibawah ini bukan merupakan cara pengumpulan dokumen, yaitu ... a. Wawancara/ interview
b. Membuat lembar pertanyaan/ quisioner
c. Pengamatan/observasi
d. Menelusuri koleksi buku atau keterangan lainnya e. Tukar menukar informasi
9. Kegiatan pengadaan dokumen dapat dilakukan dengan a. Tukar menukar informasi
b. Memberikan informasi c. Menerima informasi d. Berlangganan e. Semua benar
10. Langkah selanjutnya setelah dokumen terkumpul adalah .... a. pengadaan dokumen
b. pengolahan dokumen c. pencatatan dokumen d. penggandaan dokumen e. pengiriman dokumen
11. Pelayanan dokumen “current awareness” adalah pelayanan dokumen yang berhubungan dengan ... a. informasi penting
b. berita-berita bersejarah
c. berita-berita yang berhubungan dengan keuangan d. berita-berita yang hangat
e. informasi kriminal
12. Dibawah ini yang bukan kegunaan kegiatan dokumentasi adalah ... a. Menunjang penelitian untuk kemajuan organisasi
b. Mngolah dan menyeberluaskan isi informasi intelektual dokuen yang ada di perpustakaan, museum, dan kearsipan.
c. Media komunikasi ilmiah bagi iluwan dan cendekiwan. d. menambah citra perusahaan.
e. Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi.
13. buku, laporan, majalah, koran merupakan bahan dokumentasi.... a. literal
b. kolporal c. privat d. vital e. dinamis
14. Dibawah ini yang bukan merupakan dokumentasi kolporal adalah .... a. fosil
b. archa c. uud 1945 d. candi
e. film dokumenter
15. Sehelai kertas, tipis/tebal yang dicetak dan dipergunakan untuk mengumpulkan atau menyampaikan atau merekam informasi disebut ...
(11)
b. daftar riwayat hidup c. formulir
d. biodaa e. laporan
16. Di bawah ini yang bukan ciri suatu dokumen adalah.... a. Difokuskan pada benda/ informasinya.
b. Tidak merupakan unit kerja. c. Bersifat aktif.
d. Bersifat pasif
e. Isi dokumen terbatas pada informasi yang terdapat pada dokumen sendiri.
17. Di Indonesia ketentuan-ketentuan mengenai dokumentasi telah diatur dalam peraturan perundang-undangan berupa ....
a. Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961. b. Peraturan Presiden Nomor 21 tahun 1961. c. Peraturan Presiden Nomor 22 tahun 1961. d. Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1962. e. Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1963. f. Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1964.
18. Suatu dokumen berupa surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian secara hukum di muka pengadilan, maka dokumen tersebut memiliki nilai ....
a. Historis b. Yuridis c. Penerangan d. Pengadilan e. Informatif
19. Dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun adalah dokumen... a. aktif
b. pasif c. semi aktif d. in aktif e. abadi
20. Paten penelitian, laporan, disertasi, dan kertas kerja adalah bentuk dokumen .... a. abadi
b. pribadi c. primer d. sekunder e. tertier
(12)
B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas! 1. Apakah yang dimaksud dengan dokumen? Jelaskan!
2. Apakah perbedaan dokumen dan dokumentasi? 3. Sebutkan jenis dokumen ditinjau dari sumbernya?
4. Dokumen memiliki nilai guna histories, jelaskan dan berilah contohnya 5. Jelaskan perbedan dokumen dinamis dan statis
6. Sebutkan kegiatan-kegiatan dokumentasi? 7. sebut dan jelaskan 3 ruang lingkup dokumentasi! 8. Apakah kegunaan buku induk dokumen?
9. Mengapa dokumen harus di kelola dengan baik? Jelaskan!
10. Sebutkan cara mencari dan mengumpulkan keterangan yang akan dijadikan suatu dokumen? 11. Sebutkan peranan dokumentasi?
12. Bagaimanakah prosedur yang harus ditempuh dalam pengolahan dokumentasi menjadi bahan dokumen? Jelaskan!
13. Sebutkan dan berilah contohnya bahan-bahan dokumentasi privat? 14. Apakah yang dimaksud dengan dokumen literal? Jelaskan!
15. Sebutkan 3 produk tertulis kantor?
C. Praktik
Inventarislah semua dokumen yang anda miliki (minimal 10 dokumen), kemundian masukkan dalam buku induk dokumen pada format berikut:
BUKU INDUK DOKUMEN
No Urut
Tanggal
Pencatatan Judul
Penyusun/ Pengarang
Kota Tempat Terbit
Penerbi t
Tahun
Terbit Jumlah
Cara Peroleha
n
Keteranga n
(13)
BAB II (A)
MELAKUKAN SURAT MENYURAT
(DASAR SURAT MENYURAT)
Standar kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi
Kompetensi Dasar : Melakukan Surat Menyurat / Dasar surat menyurat
Indikator :
1. Mampu memahami syarat surat yang baik dan benar
2. Mampu menggunakan dengan benar sesuai kaídah bahasa yang berlaku, macam tanda baca, tata bahasa dalam menulis surat Materi Pokok : Dasar surat menyurat:
1. Pengertian surat 2. Tujuan dan fungsi surat 3. Jenis surat
4. Jenis dan ukuran kertas surat 5. Teknik melipat surat
6. Sampul surat 7. Bagian-bagian surat 8. Bentuk-bentuk surat
9. Tanda baca dan tanda koreksi Tujuan Pembelajaran :
1. Siswa dapat menjelaskan arti, fungsi dan jenis surat.
2. Siswa dapat neyebutkan perlengkapan dalam surat menyurat. 3. Siswa dapat menjelaskan bagian-bagian surat atau naskah. 4. Siswa dapat menjelaskan perbedaan bagian-bagian surat. 5. Siswa dapat menjelaskan tata bahasa dalam surat menyurat. 6. Siswa dapat menjelaskan bagian-bagian surat
7. Siswa dapat menjelaskan bentuk-bentuk surat
8. Siswa dapat menjelaskan tanda baca dan tanda koreksi dalam surat menyurat.
(14)
DASAR SURAT MENYURAT
A . PENGERTIAN SURAT
Surat merupakan salah satu media komunikasi secara tertulis, meskipun saat ini terdapat media komunikasi yang lebih canggih, dengan didukung kemajuan teknologi yang lebih cepat dadam menyampaikan pesan tertulis, akan tetapi surat masih diperlukan dalam berkomunikasi. Tahukah anda apakah surat itu?. Di bawah ini disajikan beberapa pengertian surat menurut para ahli, yaitu:
1. WJS Poerwodarminto dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
Surat adalah kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas dan sebagainya tanda atau keterangan.
2. Lembag Administrasi Negara (LAN)
Surat adalah setiap ketas tertulis atau tercetak yang dibuat oleh seseorang atau orang-orang lain tertentu dengan maksud menyampaikan berita atau pendapat yang tersebut pada kertas tersebut. 3. Drs. Sutrisno
Surat sebagai alat untuk menyampaikan atau menyatakan isi hati kepada pihak lain secara tertulis.
Jadi surat adalah setiap kertas yang ditulis/tercetak dengan tujuan digunakan sebagai alat komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan pernyataan atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut, dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, jawaban, permintaan, perintah, laporan, pemikiran, pendapat, sanggahan, bantahan, dan lain sebagainya.
Penyampaian secara tertulis itu menggunakan bahasa yang disebut bahasa surat atau bahasa tulis. Bahasa surat adalah bahasa secara tertulis yang digunakan pada sarana surat menyurat. Bahasa tulis adalah bahasa berwujud tertulis yang digunakan sebagai alat komunikasi dalam berbagai sarana di dalam kehidupan masyarakat sehari-hari seperti koran, dokumen, E-mail, SMS ponsel, dan lain-lain. Jadi, pengertian bahasa tulis lebih luas daripada bahasa surat.
Sedangkan kegiatan berkirim surat yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi disebut dengan surat menyurat atau korespondensi. Hubungan korespondensi dalam suatu kantor baik pemerintah maupun swasta terdiri dari korespondensi intern dan korespondensi ekstern.
B TUJUAN DAN FUNGSI SURAT
Tujuan dari penulisan surat adalah sebagai berikut: 1. menyampaikan pesan/informasi secara tertulis
2. menyampaikan maksud dan tujuan sesuai isi hati penulis 3. menghemat waktu, biaya dan tenaga dalam menyampaikan.
Sedangkan fungsi surat adalah:
1. sebagai alat komunikasi tertulis sebagai fungsi utamanya 2. sebagai tanda bukti tertulis yang otentik, misal surat perjanjian. 3. sebagi alat pengingat atau bepikir, misal surat yang diarsipkan 4. sebagai pedoman untuk bertindak, misal surat keputusan 5. sebagai duta atau wakil organisasi
6. sebagai dokumen histories dari suatu kegiatan
(15)
C. JENIS-JENIS SURAT
1. Berdasarkan sifat isi dan asalnya, surat digolongkan menjadi:
a. Surat Pribadi, yaitu surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut masalak pribadi, surat pribadi terdiri dari:
1). Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan, persahabatan dan perkenalan, yaitu surat yang dibuat oleh seseorang uyang isinya menyangkut masalah kekeluargan persahabatan dan perkenalan, misalnya surat untuk orang tua, sahabat/teman.
2). Surat pribadi yang bersifat setengah resmi/kedinasan yaitu surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut masalah kedinasan yang ditujukan kepada instansi tertentu. Misalnya surat lamaran kerja, surat ijin tidak masuk.
b. Surat resmi, yaitu surat yang isinya berkenan dengan masalah tugas dalam organisasi.
c. Surat niaga, yaitu surat yang dibuat oleh suatu perusahan yang isinya menyangkut masalah perniagaan/perdagangan
d. Surat sosial, yaitu surat yang dibuat oleh berbagai lembaga/organisasi sosial.
e. Surat dinas, yaitu surat yang isinya menyangkut masalah kedinasan dalam suatu administrasi pemerinntahan dan dibuat oleh instansi pemerintah.
2. Berdasarkan wujudnya, surat dibedakan menjadi :
a. Kartu Pos ialah segala macam surat yang dibuat diatas kartu (kertas karton), yang umumnya berukuran 15 X 10 cm. Kartu Pos digunakan untuk mengirim berita yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia.
b. Warkat Pos
Warkat Pos merupakan surat terbuka, tidak beramplop dan wujudnya berupa lipatan-lipatan kertas. Bagian yang tertutup merupakan isi surat dan bagian luarnya tercantum alamat surat dan alamat pengirimnya. Disamping cukup terjamin kerahasiaannya, jenis surat ini lebiih efisien karena pengirim tidak perlu menyediakan amplop dan juga biaya pengirimannya lebih murah. c. Surat bersampul ialah surat yang beramplop/bersampul.
Surat ini digunakan untuk :
1). Pengiriman surat yang isinya tidak boleh diketahui orang yang tidak berkepentingan. 2). Pengiriman berita yang cukup panjang, yang memerlukan halaman-halaman kertas. 3). Dipandang lebih penting dan lebih sopan.
d. Memorandum atau memo yaitu surat yang dipakai sebagai media komunikasi intern suatu instansi/organisasi. Lazimnya memo sering dibuat oleh atasan kepada bawahannya. Isi memo dapat berupa :
a). Permintaan informasi b). Pemberian informasi c). Pemberian referensi d). Penugasan
e). Himbauan
f). Peringatan, dan sebagainya
e. Faksimili, alat yang dipergunakan untuk mengirim pesan baik gambar atau tulisan dari jarak jauh melalui fasilitas telepon. Faksimili perkembangan teknologi dari telegram/telex.
f. e-mail ; surat elektonik, surat yang dikirim melalui komputer dengan menggunakan fasilitas internet.
(16)
3. Berdasarkan Jumlah Penerimanya :
a. Surat biasa, adalah surat yang dikirim oleh seseorang atau suatu instansi kepada seseorang atau suatu instansi tertentu
b. Surat Edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau beberapa instansi
c. Pengumuman, adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau instansi yang identitasnya tidak diterakan secara langsung. Jenis surat ini digunakan apabila pihak yang ditujunya sulit untuk dituliskan nama dan alamat satu per satu.
4. Berdasarkan Keamanan Isinya :
1). Surat Biasa adalah surat yang bila dibaca pihak lain tidak akan merugikan penerima maupun pengirimnya. Termasuk ke dalam jenis surat ini antara lain : surat undangan dan surat edaran 2). Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui pihak lain kecuali orang yang
dimaksud dalam surat itu. Jenis surat ini biasanya ditandai dengan kata “RAHASIA” atau “RHS”.
3). Surat Sangat Rahasia, umumnya berupa surat yang berhubungan erat dengan keamanan Negara. Jenis surat ini misalnya, dikeluarkan oleh dinas militer kepada kepala Negara atau sebaliknya dan biasanya ditandai dengan kata “SANGAT RAHASIA” atau “SRHS”.
5. Berdasarkan Urgensi Pengirimannya/proses penyelesainnya:
1). Surat Biasa, surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian yang cepat. Namun demikian, setiap surat yang memerlukan jawaban atau tanggapan, hendaknya segera dijawab atau dibalas.
2). Surat Segera, surat ini menuntut secepatnya diketahui atau ditanggapi oleh penerimannya. 3). Surat Sangat Segera, surat ini harus segera mungkin diketahui dan ditanggapi oleh
penerimanya. Baik penyelesaian maupun pengirimannya tidak boleh ditunda-tunda. Jenis surat ini biasanya dijumpai dalam dinas-dinas militer.
6. Berdasarkan Isinya, surat dibedakan menjadi : 1). Surat Undangan
2). Surat Pengantar 3). Surat Pemberitahuan 4). Surat Tugas
5). Surat Edaran 6). Surat Pernyataan 7). Surat Pengumuman 8). Surat Peringatan 9). Surat Permohonan izin 10). Surat Perintah 11). Surat Perjanjian 12). Surat Keputusan 13). Surat Berita Acara 14). Surat Nota Dinas 15). Memo, dan lain-lain 7. Berdasarkan Dinas Pos:
a. Surat kilat khusus yaitu surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya dan secara tercatat. Pengiriman surat ini dilakukan dengan prioritas pertama/terdahulu dan dibuatkan resinya sebagai tanda bukti pengiriman.
b. Surat kilat, yaitu surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya secara biasa, tanpa resi.
c. Surat tercatat, yaitu surat yang cara pengirimannya biasa tetapi ada bukti pengiriman yang diberikan kepada pengirim surat.
d. Surat biasa, yaitu surat yang harus disampaikan kepada penerimanya secara biasa, menggunakn sampul dan perangko biasa, biayanya relative lebih murah.
e. Surat berharga, yaitu surat yang dapat dipercaya kebenarannya, mempunyai nilai yang sangat berharga, misal, akte kelahiran, akte tanah, IMB dan lain-lain.
(17)
D. JENIS DAN UKURAN KERTAS
Adapun jenis-jenis kertas yang dipergunakan dalam penulisan surat adalah:
1. kertas HVS (Houtvrij Schriffpapier) digunakn untuk menulis surat asli, yang akn dikirim. 2. Kertas tipis/doorslagh, digunakn untuk tembusan
3. Onionskin paper, kertas tipis dan kuat, digunakn untuk surat-surat yang akan dikirim ke luar negeri. 4. Kertas stensil/stencilsheet yaitu kertas yang digunakan untuk memperbanyak naskah dengan
mengunakn mesin stensil.
Sedangkan ukuran kertas yang digunakn dalam surat menyurat disesuaikan dengan panjang dan pendeknya isi surat, untuk surat yang isinya panjang dipergunakan kertas ukuran folio, sedangkan untuk surat yang ukurannya sedang/pendek menggunakn kertas ukuran kwarto/A4.
Selain ukuran kertas folio dan kwarto/A4, ada beberapa macam ukuran kertas yaitu kertas sigmo, oktova, memo. Adapun ukuran kertas tersebut adalah:
a. Kertas folio berukuran 204 x 330 mm b. Kertas kwarto berukuran 204 x 254 mm c. Kertas sikmo berukuran 204 x 165 mm d. Kertas octavo berukuran 204 x 127 mm e. Kertas memo berukuran 204 x 127 mm
E. TEKNIK MELIPAT SURAT
Kerapian surat harus dijaga, agar tidak kusut ketika dimasukkan kedalam samul surat, oleh karena itu surat perlu dilipat dengan tepat dan rapi, adapun macam-macam lipatan surat adalah sebagai berikut:
(18)
F. SAMPUL SURAT
Sampul surat/amplop merupakan pelindung surat, baik pelindung bagi isi surat maupun fisik surat, penggunaan sampul harus disesuaikan dengan ukuran kertas yang dipergunakan. Adapun macam-macam sampul surat adalah sebagai berikut:
(19)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Keterangan:
1). Kepala Surat 2). Nomor Surat 3). Tanggal Surat 4). Lampiran Surat 5). Hal atau perihal surat 6). Alamat Surat 7). Salam Pembuka 8). Isi Surat 9). Salam Penutup 10).nama perusahaaan 11). nama jelas 12). Nama Jabatan 13). Tembusan Surat 14). Inisial 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Keterangan:
1). Kepala Surat 2). Nomor Surat 3). Tanggal Surat 4). Lampiran Surat 5). Hal atau perihal surat 6). Alamat Surat 7). Salam Pembuka 8). Isi Surat 9). Salam Penutup
10).nama jabatan penandatangan surat 11). nama jelas
12). NIP
13). Tembusan Surat 14). Inisial
G. BAGIAN – BAGIAN SURAT
Surat memiliki bagian-bagian, yang masing-masing bagian mempunyai kegunaan tertentu dan penempatan bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang digunakan, bagian-bagian surat yang umum digunakan oleh instansi (surat niaga) berbeda dengan bagian-bagiaan surat dinas pemerintah. Untuk jelasnya bagian-bagian surat tersebut dapat dilihat dalam gambar di bawah ini.
SURAT DINAS
SURAT NIAGA
13 14
13 14
(20)
Nomor : 007 / AP-1 / I / 2008
Angka tahun
Angka bulan
Kode surat
Nomor urut surat
1). Kepala SuratFungsi kepala surat adalah sebagai identitas diri suatu lembaga atau organisasi yang bersangkutan. Identitas yang termuat di dalam kepala surat antara lain :
a. Nama instansi b. Lambang Instansi c. Alamat
d. Kode Pos e. Nomor telepon
f. Nomor faximile atau e-mail Dalam surat dagang disebutkan pula:
(1) alamat kantor cabang; (2) nama bankir;
(3) nama usahanya, misalnya ekspor-impor; dan (4) gambar-gambar yang bersifat reklame.
Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Surat yang terdiri atas lebih dari satu lembar, hanya halaman pertamanya yang memakai kertas berkepala, sedangkan lembar yang lain memakai kertas tidak berkepala. Dalam hal demikian, pemotongan surat hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga tidak terjadi bahwa halaman berikutnya memuat penutup saja.
Contoh:
CV NOGOSOSRO
Jalan Kaliurang KM 10, Gg. Kalimosodo No. 1 Gentan, Sinduharjo, Ngaglik, Sleman,
Telp. (0274) 884463, Email Pusoko_jowo@yahoo.com
YOGYAKARTA 2). Nomor Surat
Fungsi nomor surat :
a. memudahkan dalam pengarsipan b. memudahkan dalam mencari kembali c. mengetahui banyaknya surat yang keluar
d. bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya Contoh nomor surat :
3). Tanggal Surat
Surat yang menggunakan kepala surat, penulisan tanggal tidak perlu menyebutkan nama tempat penulis surat, tetapi jika penulisan surat tidak menggunakn kepala surat maka penulisan tanggal surat didahului dengan nama tempat/kota, dengan dipisahkan tanda koma.
Yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat adalah : a. Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap b. Angka tahun tidak boleh disingkat
(21)
Contoh :
7 April 2002 1 Oktober 2003 31 Januari 2004 bukan:
7-4-2002 1 Okt. 2003 31 Januari ’04 18 April 2004.
Tanggal surat menunjukkan tanggal surat itu dikirim, bukan tanggal penulisan surat. Tanggal ini dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang. Tanggal ini berfungsi untuk mengetahui batas waktu dan cepat-lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu.
4). Lampiran
Fungsi lampiran adalah sebagai penunjuk begi penerima surat tentang adanya keterangan-keterangan tambahan selain surat itu sendiri
Kaidah dalam penulisan lampiran :
a. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf besar
b. Penulisan kata lampiran hendaknya tidak disingkat, jika disingkat harus taat asas, bersaman dengn penyingkatan nomor, Jika “Nomor” disingkat “No.” maka “Lampiran” juga harus disingkat “Lamp.” Jika hendak ditulis lengkap, maka keduanya harus ditulis lengkap. Penulisan jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dan angka
c. Bila tidak ada sesuatu yang dilampirkan sebaiknya tidak melampirkan kata
lampiran
d. Pada akhir baris tidak menggunakan tanda titik Contoh :
Lampiran : satu berkas Lampiran : dua lembar Bukan
Lampiran : 1 (satu) berkas Lampiran : 2 (dua) lembar 5). Hal/perihal Surat
Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat , Fungsi hal/perihal surat sebagai judul dari sebuah surat sehingga dengan sekilas orang yang membaca surat dapat mengetahui secara garis besar isi sebuah surat yang dimaksud.
Kaidah dalam penulisan hal surat adalah sebagai berikut : a. harus ditulis dengan singkat, jelas dan menarik b. berwujud kata/frase, dan bukan kalimat
c. huruf pertama dalamm setiap kata harus ditulis dengan menggunakan huruf kapital
Contoh :
Hal : Undangan Rapat Panitia
Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. Dalam hal demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal. Contoh:
1. No. : 74/AP/V/2008 Sifat : PENTING Lamp. : satu berkas
(22)
Hal : Undangan Rapat Penerimaan Calon Pegawai
2. No. : 2732/AP/V/2008
Hal : Pengiriman Sampel Barang Sifat : BIASA
Perhatikan bahwa penulisan nomor, hal, dan lampiran, serta sifat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.
6). Alamat Surat
Ada dua macam alamat surat yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada sampul surat). Alamat ini ditulis dengan tanpa diakhiri tanda baca apapun.
Alamat dalam berturut-turut menyebutkan: (1) nama orang/jabatan; (2) nama jalan dan nomor rumah/gedung; (3) nama kota.
Nama orang ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan kebiasaan yang dituliskan oleh yang bersangkutan, tidak disingkat atau diubah ejaannya. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsur nama itu. Di depan nama orang/jabatan itu dituliskan ungkapan Yth. (Yang terhormat).
Kata sapaan “Bapak”, “Ibu”, atau yang lain dapat ditulis di depan nama orang. Kata ini tidak perlu ditulis jika diikuti nama jabatan.
Surat hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya, bukan instansinya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya, misalnya direktur atau rektor, dapat dipakai istilah “Kepala” atau “ Pemimpin”, bukan “pimpinan.
Nama Jalan hendaklah ditulis lengkap, jangan disingkat. Misalnya: Jalan Jenderal Basuki Rahmat. Sedangkan nama kota tidak didahului dengan kata depan “di”.
Contoh: Kepada
Yth. Bpk. Eko Wahyu Purnomo, S.E. Jalan Tentara Pelajar 25
Surakara Kepada
Yth. Direktur P.T. Usaha Mandiri Jalan Tentara Pelajar 25 Surakara
PT Usaha Mandiri Jalan Tentara Pelajar 25 Surakara
Cattan:
Alamat luar disusun berturut-turut sebagai berikut. (1) nama orang/jabatan; (2) nama instansi; (3) nama jalan/gang/nomor rumah bangunan, dan nama kota serta kode pos.
Alamat pengirim lazimnya ditulis di halaman depan kiri atas. Tidak lazim ditulis di depan kiri bawah atau belakang sampul.
Sebelum dimasukkan amplop, surat yang telah siap dikirim hendaklah dilipat dengan model lipatan ganda sejajar dengan kepala dan alamat surat tampak di atas.
7). Salam Pembuka
Fungsi salam pembuka adalah sebagai tanda penghormatan terhadap pihak yang dituju. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Dengan hormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.
(23)
Dengan hormat,
8). Isi Surat
Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal yaitu pembukaan, isi yang sesungguhnya dan penutup.
Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Misalnya:
“Membalas surat Saudara tanggal …”, “Dengan ini kami beritahukan ….”
Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat.
Misalnya:
“Dengan ini kami beritahukan kepada Saudara ….” (kata “Saudara” jangan disingkat “Sdr.”)
Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Pada umumnya, penutup berisi ucapan terimakasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat.
Misalnya:
“Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terimakasih.” ”Demikian harap Saudara maklum.”
“Mudah-mudahan keterangan-keterangan yang kami sampaikan di atas berguna bagi Saudara.”
9). Salam penutup
hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah sebagai berikut : a. huruf awal salam penutup dituilis dengan huruf capital
b. penulisan salam penutup diakhiri dengan tanda koma Contoh :
Hormat kami,
Dalam surat resmi yang tidak formal (bukan antar instansi pemerintah) dapat dipakai salam penutup misalnya: “Salam kami,” “Salam hormat,” atau “Wassalam,.”
10). Pengirim surat
Pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan / penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggung jawaban, dalam bagian akhir surat dibubuhi tanda tangan. Pengirim surat terdiri dari nama insatnsi, nama orang yang menandatangani surat, nama jabatan dan NIP (jika instansi pemerintah)
Contoh : PT Jaya Abadi ttd.
Agus Jayaningrat, S.Pd Direktur
Kepala Dinas Pendidikan Kab. Sukoharjo ttd.
Drs. Wahyudi, M.Pd NIP………. 11). Tembusan Surat
Tembusan (c.c.= carbon copy) dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain, disamping pihak yang ditujunya. Tembusan surat diletakkan pada margin sebelah kiri, lurus fertikal dengan nomor, lampiran, dan perihal surat yang sejajar dengan nama pejabat yang
(24)
menandatangani surat/NIP. Dalam penyusunannya tembusan disusun berdasarkan urutan tingkat atau hierarki paling atas ke hierarki paling bawah.
Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth., atau kata sapaan seperti Sdr., Bapak, atau Ibu. Pada tembusan yang terakhir juga tidak perlu ditulis kata “Arsip” atau “Pertinggal” sebab setiap kita mengetik sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip.
Contoh : Tembusan :
1). Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa Tengah 2). Kakandep Depdiknas Kabupaten Sukoharjo
12). Inissial
Pada bagian kiri surat dinas sering dijumpai tanda pengenal yang berupa singkatan (inisial) dari nama pengonsep dan pengetik surat. Apihak-pihak tertentu dapat menghubungi orang tersebut apabila ada kesalahan atau kekurangan dalam penulisan surat.
Sebenarnya inisial hanya berguna untuk keperluan intern pengirim surat tetapi jika memang perlu sebaiknya inisial cukup ditulis pada arsip
Contoh : IH/Pu
Pengonsep: Iin Hendrawati Pengetik : Purnama
G. BENTUK-BENTUK SURAT
Bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat . Adapun bentuk –bentuk surat adalah sebagai berikut:
1) bentuk lurus penuh bentuk lurus (block) 2) bentuk lurus (block)
3) bentuk setengah lurus (semi block) 4) bentuk menggantung (hanging paragraph) 5) bentuk lekuk (indented)
6) bentuk resmi Indonesia lama, dan 7) bentuk resmi Indonesia baru 8) bentuk resmi gaya depdikbud.
(25)
Keterangan:
1). Kepala Surat 2). Tanggal Surat 3). Nomor Surat 4). Lampiran Surat 5). Hal atau perihal surat 6). Alamat Surat 7). Salam Pembuka
8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup) 9). Salam Penutup
10).nama perusahaaan 11). nama jelas 12). Nama Jabatan
……….. (1)
……….
………
………. (2)
………. (3)
………. (4)
…...(5)
………. (6)
……….
……….
……….. (7)
……….. (8a)
………..
……….. (8b)
………..
………
……….. (8c)
………..
………(9)
……… (10)
………. (11)
………. (12)
………. (13)
………. (14)
1. Surat Lurus Penuh (full block style)Surat berbentuk lurus penuh disusun dengan aturan sebagai berikut. 1. Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama; 2. Batas-batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak spasi;
3. Setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama dan antara paragraf yang satu dengan yang lain berjarak satu spasi juga.
(26)
……….. (1)
……….
………
………. (2)
………. (3)
………. (4)
…...(5)
………. (6)
……….
……….
……….. (7)
……….. (8a)
………..
……….. (8b)
………..
………
……….. (8c)
………..
………(9)
……… (10)
………. (11)
………. (12)
………. (13)
………. (14)
Keterangan:
1). Kepala Surat 2). Tanggal Surat 3). Nomor Surat 4). Lampiran Surat 5). Hal atau perihal surat 6). Alamat Surat 7). Salam Pembuka
8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup) 9). Salam Penutup
10).nama perusahaaan 11). nama jelas 12). Nama Jabatan 13). Tembusan Surat
2. Surat bentuk lurus (block style )
Pada dasarnya bentuk lurus hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Perbedaannya terletak pada pengetikan tanggal surat dan kaki surat (salam penutup, nama perusahaan, nama terang dan jabatan).
(27)
……….. (1)
……….
……….
………. (3)……… (2)
………. (4)
………. (5)
………. (6)
……….
………
……….. (7)
5 sp….……….. (8a)
………..
5 sp…….……….. (8b)
………..
………
5 sp……….. (8c)
………..
………(9)
……… (10)
……… (11)
……….(13) ………. (12)
………. (14)
Keterangan:
1). Kepala Surat 2). Tanggal Surat 3). Nomor Surat 4). Lampiran Surat 5). Hal atau perihal surat 6). Alamat Surat 7). Salam Pembuka
8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup) 9). Salam Penutup
10).nama perusahaaan 11). nama jelas 12). Nama Jabatan 13). Tembusan Surat 14). Inisial
3. Surat Bentuk setengah lurus
Surat Bentuk setengah lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus. Bedanya hanya terletak pada pengetikan paragraf-paragrafnya. Setip paragraf diketik lima ketukan ke dalam dari margin kiri, dan antara paragraf yang satu dengan yang lain tidak perlu berjarak.
(28)
Keterangan:
1). Kepala Surat 2). Tanggal Surat 3). Nomor Surat 4). Lampiran Surat 5). Hal atau perihal surat 6). Alamat Surat 7). Salam Pembuka
8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup) 9). Salam Penutup
10).nama perusahaaan 11). nama jelas 12). Nama Jabatan 13). Tembusan Surat
……….. (1)
……….
………
………. (2)
………. (3)
………. (4)
…...(5)
………. (6)
……….
……….
……….. (7)
……….. (8a)
5 sp………
……….. (8b)
5 sp……….
………
……….. (8c)
5 sp………..
………(9)
……… (10)
………. (11)
………. (12)
………. (13)
………. (14)
4. Bentuk menggantung (hanging paragraph)Surat bentuk menggantung hmpir sama dengan bentuk surat lurus, akn tetapi penulisan isi surat (alenea pembuka, isi dan penutup) baris pertama lurus kiri dan baris kedua seterusnya masuk 5 spasi.
(29)
……….. (1)
……….
……….
………. (3)……… (2)
………. (4)
………. (5)
………. (6)
5 sp ……….
5 sp………
……….. (7)
5 sp….……….. (8a)
………..
5 sp…….……….. (8b)
………..
………
5 sp……….. (8c)
………..
………(9)
……… (10)
……… (11)
……….(13) ………. (12)
………. (14)
Keterangan:
1). Kepala Surat 2). Tanggal Surat 3). Nomor Surat 4). Lampiran Surat 5). Hal atau perihal surat 6). Alamat Surat 7). Salam Pembuka
8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup) 9). Salam Penutup
10).nama perusahaaan 11). nama jelas 12). Nama Jabatan 13). Tembusan Surat 14). Inisial
5. Bentuk lekuk (Indented style)
Surat bentuk lekuk hampirsama dengan surat bentuk setengah lurus, akan tetapi penulisan alamat surat untuk nama jalan dan kota masing-masing masuk 5 spasi.
(30)
……….. (1)
……….
………
………. (3)……… (2)
………. (4)
………. (5)………. (6)
……….
5 sp………
……….. (7)
5 sp.……….. (8a)
………..
5 sp .……….. (8b)
………..
………
5 sp .……….. (8c)
………..
………(9)
……… (10)
……… (11)
……….(13) ………. (12)
………. (14)
Keterangan:
1). Kepala Surat 2). Nomor Surat 3). Tanggal Surat 4). Lampiran Surat 5). Hal atau perihal surat 6). Alamat Surat 7). Salam Pembuka
8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup) 9). Salam Penutup
10).nama jabatan penandatangan surat 11). nama jelas
12). NIP
13). Tembusan Surat 14). Inisial
6. Bentuk resmi Indonesia lama
Surat bentuk resmi Indonesia lama pada prinsipnya mirip dengan bentuk setengah lurus, perbedaan terdapat pada pengetikan alamat surat. Alamat surat pada bentuk resmi Indonesia lama diketik di sebelah kanan di bawah tanggal surat.
(31)
……….. (1)
……….
………..
---………. (3)……… (2)
………. (4)
………. (5)
………. (6)
……….
……….
……….. (7)
….……….. (8a)
………..
…….……….. (8b)
………..
………
……….. (8c)
………..
………(9)
……… (10)
……… (11)
……….(13) ………. (12)
………. (14)
Keterangan:
1). Kepala Surat 2). Nomor Surat 3). Tanggal Surat 4). Lampiran Surat 5). Hal atau perihal surat
8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup) 9). Salam Penutup
10).nama jabatan penandatangan surat 11). nama jelas
12). NIP
13). Tembusan Surat
7. Bentuk resmi Indonesia baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus atau bentuk resmi Indonesia. Perbedaannya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup. Pada bentuk setengah lurus penulisan salam penutup: nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP. Sedangkan pada bentuk resmi Indonesia baru: salam, tanda tangan, nama terang dan nama jabatan.
Perbedan bentuk resmi Indonesia lama dan Indonesia baru terletak pada: Pada bentuk resmi Indonesia baru:
1. tanggal surat didahului oleh nama tempat;
2. alamat surat dituliskan di sebelah kanan, di bawah nama tempat dan tanggal;
3. nama terang diapit tanda kurung.
Pada bentuk resmi Indonesia baru:
1. nama tempat tidak dituliskan karena sudah tertera pada kepala surat; 2. alamat dituliskan di sebelah kiri agar dapat ditulis lengkap;
(32)
……….. (1)
……….
………..
---Nomor : ………. (3) ……… (2)
Lampiran: ………. (4)
Hal : ……. (5)
Kepada (6)
Yth. : ……….
……….
……….
……….. (7)
….……….. (8a)
………
…….……….. (8b)
………..
………..
……….. (8c)
………..
………(9)
……… (10)
……… (11)
……….(13)………. (12)
……… (14)
Keterangan:
1). Kepala Surat 2). Nomor Surat 3). Tanggal Surat 4). Lampiran Surat 5). Hal atau perihal surat 6). Alamat Surat 7). Salam Pembuka
8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup) 9). Salam Penutup
10).nama jabatan penandatangan surat 11). nama jelas
12). NIP
13). Tembusan Surat 14). Inisial
8. Bentuk Resmi gaya depdikbud
Pada hakekatnya surat bentuk resmi gaya depdikbud hamper sama dengan bentuk resmi Indonesia baru, perbedaanya pada penulisan isi surat, isi surat ditulis masuk, lurus dengan pengisian nomor. Lampiran, dan hal
(33)
H. BAHASA SURAT
1. Bahasa SuratMelalui bahasa, manusia dapat mengkomunikasikan 3 hal yaitu buah pikiran, perasaan dan sikapnya terhadap sesuatu hal. Bahasa, termasuk ejaan dan tanda baca, merupakan salah satu faktor yang paling penting dalam berkomunikasi secara tertulis. Bahasa surat yang baik dapat membuat orang lain semakin antusias untuk membaca surat.
Bahasa surat adalah bahasa tulis, dalam arti lambang yang digunakan dan komunikasi yang menggunakan media surat adalah lambang bahasa. Oleh sebab itu sebuah surat harus memenuhi syarat-syarat bahasa dan disusun dalam suatu komunikasi yang baik, agar pembicaraan mudah dipahami oleh si penerima surat. Selain itu, harus dipahami pula bahwa cara bertutur seseorang juga mencerminkan kepribadian orang tersebut. Karena itu bertutur dengan baik melalui surat merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan surat.
Dalam penulisan surat urutan setiap masalah harus dibuat sedemikian rupa sesuai dengan urutan logika. Caranya ialah:
a. Pakailah paragraf pertama sebagai pengantar masalah yang hendak dibicarakan dalam surat.
b. Kemukakan masalah pertama pada paragraf kedua.
c. Setiap masalah baru hendaklah dikemukakan pada paragraf berikutnya.
d. Apa yang sudah dibicarakan pada paragraf sebelumnya jangan diulang lagi pada paragraf berikutnya.
e. Sebaiknya apa yang akan dibicarakan pada paragraf selanjutnya jangan diuraikan pada paragraf sebelumnya.
f. Akhiri surat dengan paragraf penutup.
Suatu karangan formal, terutama karangan seperti surat, bahasanya harus jelas, lugas, dan umum (memasyarakat). Selain ketiga syarat utama itu, penulis surat hendaknya juga memperhatikan kata-kata yang baku, pemakaian ejaan yang disempurnakan secara benar. Dengan bahasa yang jelas, pesan yang akan disampaikan oleh pengirim kepada penerima akan dipahami secara efektif.
Yang dimaksud dengan bahasa yang jelas adalah bahasa yang tidak kabur, mudah dipahami oleh pembaca dan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahasa dikatakan jelas jika dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud. Bahasa yang lugas artinya bahasa yang sederhana, bersahaja (simple), langsung pada permasalahan. Kalimat yang lugas diwujudkan dengan pemakaian bahasa yang padat dan hemat, namun tetap mengandung makna yang lengkap dan jelas lengkap berarti tidak ada unsur penting yang terlupakan.
Bahasa yang umum adalah bahasa resmi yang memasyarakat; bahasa baku yang dipakai di depan umum; bahasa yang dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat. Ciri bahasa umum adalah pilihan katanya harus mengutamakan selera masyarakat umum. Kata yang baku, yaitu kata yang dianggap paling benar jika ditinjau dari segi penulisan dan pengucapnya. Kata yang dibakukan dianggap sepenuhnya menjadi kata bahasa Indonesia. Kata-kata itu tidak lagi terikat pada bentuk asalnya sehingga ketentuan tentang bunyi, tata bunyi, dan tata makna sepenuhnya terikat pada aturan atau kaidah bahasa Indonesia.
Ungkapan tetap (ungkapan idiomatik), yaitu ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata atau lebih yang berpola tetap. Susunannya baku dan permanen sehingga unsurnya tidak boleh dipertukarkan, ditambah atau dikurang. Fungsi ungkapan tetap adalah sebagai pengkait dalam peralihan alinea agar karangan menjadi padu.
Ejaan adalah seperangkat kaidah yang mengatur bagaimana memisahkan dan menggabungkan lambang itu dalam suatu bahasa. Adapun ruang lingkupnya meliputi: pemakaian
(34)
Menentukan Tujuan Pencatatan Masalah-Masalah Yang Akan Dikemukakan
Langkah – Langkah Dalam Menyusun Surat
3. Penyusunan Masalah-Masalah Secara Sistematis Sesuai Dengan Urutannya
Menjabarkan Masalah – Masalah No. 3 Dalam Kalimat Atau Konsep Surat.
huruf, penulisan huruf kapital dan huruf miring, pemakaian kata, pemakaian unsur serapan, dan pemakaian tanda baca.
Agar surat yang dikirim mendapat tanggapan yang positif, maka penulisannya harus memperhatikan syarat-syarat berikut.
1) Pahami permasalahan yang akan ditulis dengan baik. 2) Gunakan tata bahasa yang baku.
3) Pahami peraturan-peraturan yang ada hubungannya dengan permasalahan yang akan disampaikan atau ditulis.
4) Gunakan bahasa yang sederhana dan singkat.
5) Gunakan istilah-istilah yang umum dipakai dalam surat menyurat. 6) Gunakan kata-kata yang tepat.
7) Jangan menggunakan singkatan yang tidak umum dipakai dalam surat menyurat. 8) Gunakan bahasa yang sopan dan hormat.
9) Ungkapkan isi surat secara rinci dan jelas agar tidak terjadi salah tafsir atau salah pengertian. Azas-azas penulisan surat:
1) Singkat (shortness) 2) Sederhana (simplicity) 3) Ketegasan (strength)
4) Ketulusan atau tidak palsu (sincerity) 5)
Kesalahan-kesalahan yang terdapat di dalam penulis sebuah surat pada umumnya: 1) Susunan yang rumit.
2) Kalimat yang tidak jelas dan bertele-tele.
3) Pengungkapan gagasan kurang sopan atau sebaliknya (terlalu menyanjung). 4) Tata bahasa tidak teratur.
5) Ejaan tidak sesuai dengan pedoman yang berlaku. 6) Ketikan tidak rapi.
2. Langkah-Langkah dalam Menyusun Surat
Surat dituangkan dalam kalimat-kalimat yang ditulis pada secarik kertas. Kalimat adalah susunan kata-kata yang teratur, yang menyatakan pengertian. Susunan kalimat yang efektif didukung oleh:
1. Kesepadanan antara stuktur bahasa dan cara atau jalan pikiran yang polos dan masuk akal. 2. Kepararelan bentuk bahasa yang dipakai untuk tujuan efektifitas tertentu.
3. Ketegasan dalam menetapkan pikiran utama. 4. Kehematan dalam pilihan kata.
(35)
5. Kevariasian dalam penyusunan kalimat.
Keterkaitan antara kalimat yang satu dengan yang lain yang saling berkaitan dalam membentuk suatu gagasan tertentu disebut alinea. Alinea yang baik memenuhi tiga persyaratan yaitu:
1. Kesatuan alinea. 2. Keterpaduan kalimat. 3. Pengembangan alinea. 3. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang baik adalah sebagai berikut.
1. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu: a. penyusunan letak bagian-bagian surat
b. pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi c. pemakaian kertas yang sesuai:
ukuran : kuarto 21 x 29 cm
jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan
warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.
Agar ketiga syarat tersebut dapat terpenuhi, maka dalam penulisan surat memperhatikan 6 petunjuk penulisan surat yang baik, yaitu:
1. Kumpulkan terlebih dahulu semua keterangan dan bahan-bahan yang diperlukan sebelum menulis surat.
2. jika membalas surat, surat yang diterima hendaknya disinggung dalam alenea pembuka. 3. tentukan terlebih dahulu maksud dan tujuan sebelum menulis surat.
4. Surat harus memuat satu jenis masalah saja 5. Hindari pemakaian kata-kata yang tidak lazim.
6. Gunakan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat dengan tepat. 7. Bila perlu surat dikonsep terlebih dahulu sebelum ditulis/diketik.
A.Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar dengan memberi tanda silang ( X ) pada
salah satu huruf a, b, c, d atau e!
1. Fungsi ergonomic dari pemakaian moving chair adalah ... a. Lebih bebas bergerak dalam satu area kerja
b. Lebih bebas bergerak pada satu atau lebih area kerja c. Membatasi gerakan tubuh
d. Membuat tubuh lebih cepat merasa lelah e. Memperlancar kinerja
2. Berikut dijelaskan fungsi surat, kecuali … a. Sebagai media komunikasi tertulis
(36)
Nomor : 007 / AP-1 / I / 2008
1
2
3
4
b. Sebagai alat bukti tertulis, sebagai bukti hitam diatas putih c. Sebagai alat pengingat. Kebijakan-kebijakan penting yang telah
diputuskan oleh seorang pimpinan, misalnya, dapat diingat kembali dan diketahui lewat surat yang pernah dikeluarkannya.
d. Sebagai bukti histories, yakni digunakan untuk mengetahui atau menyelidiki kegiatan seseorang atau suatu organisasi pada masa silam.
e. Sebagai bahan untuk melengkapi kegiatan administrasi perkantoran
1. Berikut merupakan fungsi dari surat sebagai pedoman dalam bertugas atau dalam melaksanakan kegiatan. Wujud dari dokumen tersebut dapat berupa …
a. surat tugas, surat perintah
b. surat undangan, surat peringatan c. surat tugas, surat keterangan d. surat keputusan, surat undangan e. surat keputusan, surat edaran
2. Berdasarkan wujudnya surat dibedakan menjadi, kecuali … a. Kartu pos
b. Warkat pos c. Surat bersampul d. memorandum e. surat dinas
3. Berikut yang bukan merupakan klasifikasi surat berdasarkan kepentingannya, kecuali …
a. Kartu pos b. Warkat pos c. Surat bersampul d. Memorandum e. surat dinas
4. Fungsi nomor surat, kecuali …
a. memudahkan dalam pengarsipan b. memudahkan dalam mencari kembali c. mengetahui banyaknya surat yang keluar
d. bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya e. mengikuti prosedur persuratan
5. pada bagian nomor 3 adalah …
a.
Nomor urut lembaga
b.
Angka bulan
c.
Angka tahun
(37)
e.
Nomor urut surat
6. Kaidah dalam penulisan lampiran adalah, kecuali …
a. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf besar b. Tidak boleh menyingkat kata lampiran
c. Penulisan jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dan angka
d. Bila tidak ada sesuatu yang dilampirkan sebaiknya tetap melampirkan kata lampiran
e. Pada akhir baris tidak menggunakan tanda titik
7. Dalam penandatanganan surat apabila pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, maka penulisan penandatanganan surat diwakilkan kepada bawahannya dengan menggunakan istilah …
a. Plh.
b. CQ
c. a.n
d. a.p
e. u.b
8. Dalam penandatanganan surat apabila pejabat yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya dengan menggunakan istilah …
a. Plh.
b. CQ
c. a.n
d. a.p
e. u.b
1. Dalam pembuatan surat yang baik penggunaan bahasa sebaiknya secara lugas. Arti kata lugas disini adalah …
a. jelas dan tidak bertele-tele b. tepat dan serasi
c. tegas dan bermakna
d. tertuju pada sasaran yang dimaksud e. tertata sesuai dengan konteks kalimat
2. Agar surat yang dikirim mendapatkan tanggapan yang positif, penulisannya harus memperhatikan syarat berikut, kecuali …
a. pahami dengan baik permasalahan yang akan ditulis.
b. pahami peraturan yang ada hubungannya dengan permasalahan yang akan dituliskan. c. gunakan kalimat yang efektif.
d. gunakan istilah yang umum dipakai dalam surat menyurat. e. beri jarak spasi setiap kalimat
3. Berikut yang bukan merupakan asas-asas penulisan surat: a. singkat
b. sederhana c. tegas
d. tulus atau tidak palsu e. ergonomis
4. Dalam sebuah surat susunan kalimat yang efektif didukung oleh … a. kesepadanan antara stuktur bahasa atau jalan pikiran
b. keluwesan dalam berkata-kata c. kemajemukan kalimat-kalimat
d. keanekaragaman konjungsi yang digunakan e. variasi bentuk kata yang panjang
(38)
B. Jawablah pertanyaan pertanyaan di bawah ini dengan singkat! 1. Apa yang dimaksud dengan surat?
2. Apa yang anda ketahui dengan surat dinas! 3. Sebutkan fungsi dari surat secara umum?
4. Seburtkan macam-macam surat berdasarkan urgensi kepentingannya! 5. Berdasarkan wujudnya surat ada berapa?
6. Jelaskan klasifikasi surat berdasarkan jumlah penerimanya? 7. Sebutkan aspek-aspek kebahasaan surat?
8. Akan berakibat apa apabila surat tidak mengindahkan aspek-aspek kebahasaan surat tersebut?
9. Apa fungsi dari nomor surat?
10. Gambarkan tata urutan bagian-bagian
surat sesuai dengan keputusan mentri No. 71/1993!
BAB II B
MELAKUKAN SURAT MENYURAT
MATERI POKOK MEMBUAT SURAT PRIBADI
A. Pengertian
surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada seseorang tertentu
yang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Misalnya surat kepada orang
tua/keluarga, surat ucapan selamat, surat ucapan terima kasih, surat ijin. Surat
lamaran kerja dan lain-lain.
B. Ciri-Ciri Surat Pribadi
Surat pribadi digunakan sebagai alat komunikasi antar perseorangan atau antara
orang dengan suatu instansi tertentu. Surat pribadi mempunyai ciri-ciri yang berbeda
dengan surat resmi baik surat niaga maupun surat dinas. Adapun ciri-ciri surat pribadi
adalah:
(39)
2.
Bahasa yang digunakan dalam surat pribadi bersifat subjektif, artinya bebas sesuai
dengan isi hati penulisnya, jadi bahasanya tidak baku.
3.
Cara penulisannya tidak ada peraturan yang mengikat.
4.
Bebas menggunakan perlengkapan surat, sesuai dengan keinginannya baik
penggunaan jenis kertas, warna tinta dan sampul, kecuali surat pribadi yang
ditujukan pada suatu instansi.
C. Jenis Surat Pribadi
Berdasarkan isi dan sifatnya, surat pribadi dapat dibedakan menjadi 2, yaitu:
1.
Surat pribadi yang isinya bersifat kekeluargaaan. misalnya ditujukan kepada orang
tua, surat ucapan selamat, surat ucapan terima kasih, surat ucapan turut berduka
cita, surat pemberitahuan kepada teman mengenai suatu berita, dan sebagainya.
2.
Surat pridbadi yang isinya bersifat setengah resmi atau berhubungan dengan
masalah kedinasan, misalnya surat lamaran kerja, surat pemberitahuan kepada
sekolah atau kantor, surat permohonan tidak masuk kerja, dan sebagainya.
(1) Contoh surat pribadi yang bersifat kekeluargaan
Depok, 17 Mei 2007
Yth. Ayah dan Ibu
Di rumah
Ayah dan Ibu Tercinta
Apa kabar ayah dan ibu selama ini? Moga-moga Ayah dan Ibu sehat wal afiat
selalu. Untuk itu ananda selalu memanjatkan doa dan memohon ridho kepada Allah.
Sebetulnya besar keinginan ananda untuk datang sendiri ke rumah untuk bertemu
dengan ayah dan ibu tercinta, tetapi berhubung sekolah masih belum libur, maka
terpaksa
niat ini ditunda dulu. Nanti sewaktu liburan Idul Fitri yang akan datang, ananda ingin
berkumpul bersama keluarga di sini. Mohon maklum.
Pada saat sekarang ini, sepucuk surat ini menggantikan diri ananda bertemu dengan
Ayah dan Ibu di rumah. Ananda berada dalam keadaan sehat dan pelajaran pun
berjalan
dengan lancar tanpa sesuatu halangan apapun. Untuk itu mohon ananda bisa
dimaafkan
karena belum bisa datang ke rumah.
Sekian dulu, mohon doa restu dari Ayah dan Ibu agar ananda dapat berhasil dengan
baik dalam menempuh pelajaran di sekolah.
Terima kasih.
Sembah sujud ananda,
Surat di atas ditulis oleh seorang anak bernama Ali Marzali yang ditujukan kepada
kedua orang tuanya yang tinggal di kampung halaman, sedangkan ia sendiri
merantau
untuk sekolah. Ia memberitakan tentang keadaannya sekarang sambil
memberitahukan
belum bisa datang ke rumah.
Penerima surat ditulis di sebelah kiri atas dan penulis surat ditulis di sebelah kanan
bawah, tanggal ditulis di sebelah kanan atas satu atau dua baris di atas penerima
surat.
(40)
365
(2) Contoh surat pemberitahuan tidak masuk sekolah
Depok, 12 September 2007
Yth. Bapak Wali Kelas III B
SMK Budi Kayangan
Jalan Budi Kayangan No. 18
Depok
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Novi Tanoto
Kelas : III B
Memberitahukan bahwa mulai hari ini tanggal 12 September s.d. 14 September 2007,
saya tidak dapat masuk ke sekolah karena sakit batuk pilek yang parah sehingga
dokter
menyarankan saya agar istirahat selama tiga hari.
Sebagai bahan pertimbangan Bapak ini, saya lampirkan surat keterangan dokternya.
Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Novi Tanoto
Pada contoh surat pemberitahuan tidak masuk sekolah, ditemukan perbedaan
dengan contoh surat pertama yang bersifat kekeluargaan, yaitu pihak yang dituju
diberi
sebutan “Yang Terhormat”.
(
3) Contoh surat ucapan terima kasih
Depok, 12 Juli 2007
Yth. Bapak Suhandi
Jalan. Taruna Jaya no. 10
Depok
Dengan ini saya menyampaikan ucapan terima kasih kepada Bapak yang dengan
murah hati telah meminjamkan kepada saya printer untuk komputer karena printer
saya
kebetulan berada dalam keadaan rusak. Atas kebaikan hati Bapak, saya dapat
menyelesaikan tugas sekolah pada waktunya.
Sekali lagi saya ucapkan terima kasih dan semoga Tuhan membalas budi baik
Bapak.
Hormat saya,
Kus Sarbini
Pada contoh surat ucapan terima kasih di atas, pihak yang dituju ditulis pada posisi
sebelah kanan atas, tapi penulis surat tetap ditulis di sebelah kanan bawah. Berarti
pada surat pribadi, posisi pihak yang dituju ada dua variasi, sebelah kiri atau sebelah
kanan atas.
Surat lamaran kerja adalah surat pribadi yang bersifat resmi, isinya memuat kehendak
penulis surat untuk melamar pekerjaan yang dimaksud di dalam surat.
Berikutnya akan diberikan contoh-contoh surat kongkret yang biasa digunakan di
masyarakat dengan pengertian seperti yang diuraikan di atas. Contoh yang
ditampilkan hanya
sebagian dari yang telah diuraikan. Contoh-contoh surat tersebut, bersifat fiktif, baik
yang
(41)
berkaitan dengan nama perusahaan, pengiriman dan penerimaannya, ataupun
kelengkapan
notasi yang lainnya. Namun, contoh yang diberikan akan mempunyai variasi
penulisan, seperti
keadaan yang sebenarnya di masyaraka
(14) Contoh Surat Lamaran Kerja
Depok, 17 Oktober 2006
Yth. Kepala Bagian Personalia
PT Putera Abadi
P.O. Box 3451/JKT
Jakarta
Hal: Lamaran Pekerjaan
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pemasangan iklan pada harian Kompas tertanggal 14 Oktober
2006
tentang kesempatan kerja, untuk sales representative, bersama ini saya bermaksud
melamar
pekerjaan tersebut.
Saya Edi Malaika Toruan, lulusan SMK, Jurusan Manajemen, tahun 2004, pernah
mengikuti kursus Bahasa Inggris dan Bahasa Jepang, dapat mengendarai kendaraan,
mempunyai SIM A dan SIM C, juga memiliki keterampilan komputer untuk
mengoperasikan
E-mail dan internet.
Bahasa asing yang saya kuasai adalah sebagai berikut:
Bicara Dengar Baca Tulis
Inggris baik baik baik baik
Jepang baik baik cukup kurang
Arab kurang cukup cukup kurang
Sebagai bahan pertimbangan, berikut ini saya lampirkan:
1. satu lembar fotokopi ijazah SMK
2. satu lembar fotokopi sertifikat bahasa Inggris
3. satu lembar fotokopi sertifikat bahasa Jepang
4. satu lembar fotokopi SIM A & C
5. satu lembar fotokopi KTP
6. satu lembar fotokopi kartu keluarga orang tua
7. satu lembar pasfoto terakhir ukuran 4 × 6 cm
Adapun alamat kontak saya adalah:
Jalan. Sulawesi No.35 Depok II, Depok 16321,Telp. 788-4598
Demikian surat lamaran saya, Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Edi Malaika Toruan
Seperti yang pernah disinggung di muka, bahwa surat lamaran kerja sebenarnya
adalah
surat pribadi. Namun, karena ditujukan kepada kantor perusahaan, maka dimuat di
sini sebagai
surat perkantoran.
382
(42)
Daftar Riwayat Hidup
1 . Nama Lengkap : Ali Almahera
2 . Tempat & Tanggal lahir :
3 . Jenis Kelamin :
4 . Agama :
5 . Status :
6 . Alamat :
7 . Telepon/Fax :
8 . Pendidikan :
a. Pendidikan Formal :
Lulus SD :
Lulus SMP :
Lulus SMA/SMK :
Lulus perguruan tinggi :
b. Pendidikan informal
1) Kursus Bahasa Inggris :
(1)
a. surat niaga b. surat dinas c. surat penting d. surat penawaran e. surat pesanan barang
10. Berkenaan dengan hal tersebut, dengan ini kami minta sudilah Saudara mengirimkan daftar harga Lemari Es dan keterangannya, hal tersebut terdapat dalam surat …
a. permintan penawaran b. penawaran barang c. pesanan
d. pengiriman barang e. tagihan
11. Dalam kegiatan perdagangan, jika pembeli merasa tidak puas terhadap barang yang dibeli karena sesuatu hal, misalnya barang pesanan dating terlambat, maka pembeli mengajukan surat ….
a. permintan penawaran b. penawaran barang c. pesanan
d. pengiriman barang e. pengaduan
12. Metode penyimpanan arsip/dokumen secara sistematis disebut... a. filling system
b. alfabetic system c. numeric system d. subjec system e. semua benar
13. Dibawah ini bukan mmerupakan -ciri pokok sistem penyimpanan yang baik yaitu....
a. Mudah dilaksanakan.
b. Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi c. Mudah dilaksanakan dan digunakan
d. peralatan yang modern e. Hemat waktu
14. Di bawah ini merupakan Jenis peralatan dan perlengkapan sistem penyimpanan yaitu.... a. Filling carbinet( lemari kabinet).
b. Map arsip (folder)
c. Guide card (tanda batas/sekat petunjuk) d. Rak penggaris
e. semua benar
15. sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas urutan abjad disebut ….. a. filling system
b. alfabetic system c. numeric system d. subjec system e. crnologis system
16. Suatu penyimpanan dan penemuan kembali dokumen menggunakan sistem tanggal, kode yang dipergunakan adalah …
a.tanggal/bulan/tahun warkat atau surat. b. tanggal surat
c. tanggal dan bulan surat
d. tanggal/bulan/tahun penerimaan warkat atau surat. e. tanggal/bulan/tahun penyimpanan warkat atau surat.
17. Map dengan penjepit yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen disebut... a. rak arsip
b. filling cabinet c. folder d. snelhelter e. ordner
(2)
18. Antara kode masalah yang satu dengan yang lain dalam penyimpanan dokumen diberi pembatas yang disebut...
a. tab b. guide c. folder d. snelhelter e. ordner
19. Di bawah ini yang bukan tujuan dari penyortir surat adalah …. a. mengetahui volume surat yang masuk
b. untuk mempermudah pengawasan
c. untuk mengetahui banyaknya surat yang diterima d. untuk mengetahui isi surat
e. untuk mengetahui prioritas penanganannya
20. Surat yang isinya tidak boleh diketahui orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat ynag bersangkutan disebut surat ….
a. biasa b. pribadi c. niaga d. perjajian e. rahasia
21.Yang perlu dihindari dalamlpembuatan surat dinas adalh …. a. penentuan bentuk surat yang standar
b. bahasa surat harus baku
c. penggunaan keratas yang berwarna d. bahasa yang singkat dan jelas e. surat harus objektif.
22. Sistem penyimpanan yang proses penyimpanannya menekankan pada daerah asal surat disebut:
A. Sistem abjad
B. Sistem tanggal
C. Sistem pokok masalah
D. Sistem nomor
E. Sistem wilayah
23. Contoh alenea pembuka pada surat yang bertujuan untuk menanyakan, melaporkan dan menyampaikan sesuatu adalah ....
a. Sehubungan dengan surat Saudara No. .... tanggal .... b. Berkenaan dengan surat saudara No. .... tanggal ... c. Kami telah membaca iklan saurada dalam harian ....
d. Berkenaan dengan iklan perusahaan saudara yang dimuat dalam harian .... e. Pada kesempatan ini kami bermaksud menanyakan ....
24. Dalam penandatanganan surat apabila pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, maka penulisan penandatanganan surat diwakilkan kepada bawahannya dengan menggunakan istilah …
b. Plh. c. CQ d. a.n e. a.p f. u.b
25. Berikut merupakan pernyataan yang menyangkut tentang nota, kecuali …
a. Nota merupakan bukti transaksi dalam jual beli
b. Nota dipakai sebagai bukti transaksi jual beli secara kontan
c. Dengan nota kita bisa melakukan pengecekan terhadap barang yang dibeli dengan jumlah harga yang tertera
d. Nota dibuat dengan menggunakan kertas ukuran sikmo e. Nota dibuat dengan kertas ukuran octavo
(3)
a. untuk mengetahui daftar barang yang dipesan
b. untuk mengetahui jumlah barang yang berada dalam gudang c. untuk mengetahui isi barang dalam peti
d. untuk mengetahui daftar perincian barang dalam persediaan
e. untuk dilampirkan dalam surat penawaran yang bermanfaat bagi pembeli sebagai bahan pertimbangan dalam membeli barang
27. Kegiatan membagi satu judul/nama/caption atas beberapa unit disebut … a. daftar indeks
b. sub unit
c. daftar klasifikasi d. mengindeks e. mengklasifikasi
28. Yang terpenting dan harus dimuat dalam konsideran surat keputusan adalah sub topik …. a. menimbang dan memperhatikan
b. menimbang dan membaca c. menimbang dan mengingat d. memperhatikan dan memutuskan e. menetapkan dan memutuskan.
29. Surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada calon penjual yang isinya meminta keterangan tentang suatu barang/jasa adalah...
a. surat pesanan b. surat penawaran c. surat pembayaran
d. Surat permintaan penawaran e. Surat promosi penjualan
30. istilah free on board (F.O.B) dalam penyerahan barang berarti...
a. barang doterimakan di gudang penjual, tetapi ongkos – ongkos pengepakan, penimbangan ditanggung oleh penjual.
b. ongkos angkutan sampai barang it di stasion ditanggung oleh penjual.
c. ongkos baranag sampai dimuat diatas kapal ditanggung oleh penjual sedangkan ongkos pengangkutannya di tanggung oleh pembeli.
d. ongkos pengangkutan sampai barang di atas kapal ditanggung oleh penjual.
e. semua ongkos yang diperlukan untuk barang termasuk asuransi dan pengangkutan dengan kapal di tanggung oleh penjual.
31. Bagian isi surat instruksi terdiri atas a. judul, nomor, konsideras
b. jabatan penandatangan surat, nama jelas, tembusan c. alinea pembuka, alinea isi, alinea penutup
d. salam pembuka, alinea penutup
e. salam pembuka, alionea isi, alam penutup 32. Bagian – bagian kaki surat keputusan adalah
a. tempat ditetapkan, tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama jelas, NIP b. jabatan, nomor, tanggal, tembusan, NIP
c. salam penutup, tanda tangan, nama terang, NIP d. jabatan, tanda tangan, nama terang, NIP e. jabatan, tanggal, tanda tangan, nama terang
33. Masalah yang dapat dimuat dalam surat keputusan tercantum di bawah ini, kecuali a. pengangkatan pegawai
(4)
B. B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang tepat!
Skor:
25
c. C. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang singkat dan tepat!
Skor:
40
c. laporan keuangand. pensiunan e. hukuman
34. Yang paling penting dan harus dimaut dalam surat keputusan adalah subtopik a. membaca dan memperhatikan
b. membaca dan mengingat c. menimbang dan membaca d. menimbang dan mengingat e. mempehatikan dan memutuskan
35. Dijual segera, dibutuhkan segera, disewakan merupakan kate-kata yang bis digunakan dalam iklan...
a. penawaran b. pesanan c. pengumuman
d. pemasaran tenaga kerja e. propaganda
1. Yang dimaksud dengan surat dinas adalah ... 2. Yang dimaksud dengn surat niaga adalah ... 3. Apakah promosi penjualan itu? ... 4. Surat tagihan dibuat jika ... 5. Surat undangan bertujuan untuk ... 6. Surat tugas ditandatangani oleh ... 7. Rafaksi dlah potongan harga yang diberikan ... 8. Packing listh memuat ... 9. Yang dimaksud dengan indeks dan kode adalah... 10. Penataaan dan penyimpanan dokumen bertujuan untuk ...
1. Jelaskan ruang lingkup surat niaga?
2. Informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam surat penawaran? 3. apakah tujuan dibuatnya surat tagihan? Jelaskan!
4. Apakah yang menyebabkan dibuatnya surat pengaduan? Jelaskan! 5. Sebutkan dokumendokumen yang sering digunakan dalam surat niaga? 6. Jelaskan ciri-ciri surat dinas?
7. Jelaskan bagian-bagian surat edarn!
8. Buatlah sistematika penulisan surat undangan 9. Sebutkan macam filling sistem?
(5)
DAFTAR PUSTAKA
1. Anwar Syamsul, Drs,
Kearsipan,
Penerbit : Titian Ilmu Bandung , 1999
2. Ating Tedjasutisna, dkk, 1999, Administrasi Kantor 2A, Bandung, Armico
3. Cut Rozana, Drs dkk, 1994,Surat menyurat dan komunikasi jilid 1, Bandung ,
Angkasa
4. Dewi Aggrawati, Dra., 2004, Sistem Kearsipan Jilid 2, Bandung, Armico
5. Departemen pendidikan dan kebudayaan, 1978, Surat Menyurat Indonesia Jilid II,
Penerbit : Jakarta
6. Mulyono, Sudarsono, Drs, Surat Dinas, Penerbit : Andi Offset Yogyakarta 2003
7. Haryono, Tulus FX. Dan Kurnia Setyawati,
Korespondensi Niaga Bahasa
Indonesia 1
, Jakarta, 1994.
8. Slameto HB Sri, Drs, Korespondensi Bahasa Indonesia I, Penerbit : UNS Press
Surakarta 1999.
9. Slameto HB Sri, Drs, Korespondensi Bahasa Indonesia II, Penerbit : UNS Press
Surakarta 1999
10.Slamet, Drs dan Syahban Sutono, Drs,
Surat Menyura Jilid II
, Penerbit : Setiaji
Surakarta 1999
11.
Soedjito dan Solchan TW, 2001.
Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia
,
Bandung: Penerbit PT Remaja Rosdakarya.
12.Westra, Pariatra, 1973, Penyusunan Surat Dinas yang Efisien, Buletin no. 2/1973.
Yogyakarta: BPA UGM
13.
Wiyasa, Thomas, 1997.
Kerangka Dasar Penyusunan Surat-surat Resmi
. Jakarta:
PT Prada Parmita.
14.Wursanto Ignatius, Drs,
Sekretaris Profesional,
Penerbit : Andi Offset Yogyakarta
2006
(6)