Deskrispsi Pengembangan TI dalam Mendukung Kinerja SIA

1. Deskrispsi Pengembangan TI dalam Mendukung Kinerja SIA

Bank BTN mendapatkan pengalaman berharga akan pentingnya penerapan IT dan backup data agar terhindar dari hal yang tidak diinginkan, seperti kebakaran yang terjadi di kantor pusat bank BTN pada tahun 2009 menyebabkan beberapa data penting hilang. Peristiwa tersebut terjadi di ruangan basement dan merusak beberapa peralatan dan sistem teknologi komputer. Sistem kemudian dialihkan operasionalnya ke Disaster Recovery Center (DRC) sehingga 58 kantor cabang yang mengalami gangguan termasuk bank BTN cabang Surakarta dapat beroperasi kembali. Kini bank BTN mempuyai Disaster Recovery Center Plan (DRCP) sebagai langkah persiapan agar ada penyempurnaan pada teknologi yang telah lama dipakai ke arah yang lebih baik. DRP di bank BTN Cabang Surakarta berfungsi meningkatkan data center yang bersifat real time yang terhubung dengan BTN pusat di Jakarta.

Bank BTN Cabang Surakarta melalui bagian TI mempunyai inisiatif agar kualitas pelayanan dapat prima dan memilki tingkat keamanan data keuangan yang tinggi melalui pencegahan risiko operasional seperti:

a. Inisiatif Implementasi Dual Data Center Penerapan sistem ini mengarah pada aktifitas pengolahan data keuangan yang real time berdasarkan pengelolaan yang baik. Transformasi teknologi dilakukan melalui penggantian sistem DC dan DRC ke teknologi Dual Data Center . Melalui DDC maka DC yang berlaku dapat melakukan

terjadinya disaster (bencana). Perkembangan pada sistem DC dan DRC menjadi sistem berbasis Dual DC dilanjutkan melalui proses pemindahan Disaster Recovery System yang sementara waktu dapat difungsikan sebagai DC2 yang telah dirancang sesuai dengan DC1 yang memenuhi standar best practises. Peningkatan daya keilmuan pegawai BTN cabang Surakarta dalam pengolahan data keuangan di data center dikembangkan melalui pelatihan- pelatihan yang dapat meningkatkan performa kerja yang profesional dalam menjalankan data center. Beberapa orang telah memiliki sertifikasi Certified Data center Profesional (CDCP), sebagai bukti bahwa data perbankan dikelola oleh orang yang expert di bidangnya.

b. Kualitas Ruangan Data Center Lokasi dan ruangan data center di BTN telah memenuhi standarisasi sesuai best practises perbankan kelas dunia dimana umumnya kebutuhan tersebut hanya tersedia pada penyedia jasa sewa data center kelas profesional. Data center BTN berada dikantor pusat yang disewa dari pihak ketiga, sedangkan kantor BTN cabang Surakarta hanya sebagai penyalur data keuangan ke data center.

c. Inisiatif dalam Penyusunan Data Keuangan Perusahaan yang Berhubungan dengan IT Governance Untuk memenuhi kepatuhan dan IT Governance (tata kelola) terhadap regulasi peraturan perbankan yaitu Peraturan Bank Indonesia (PBI) nomor 9/15/PBI/2007 mengenai penerapan dan manajemen risiko dalam pengelolaan data keuangan yang berbasis pada penggunaan teknologi informasi pada bank umum, maka bank BTN menerapkan empat kebijakan yaitu:

1) Rencana Strategis Sistem Informasi (RSTI) 2008-2012.

2) Tata kelola TI

3) SOP Teknologi Informasi

4) Taksonomi Informasi

Gambar 5: SIA BTN Cabang Surakarta secara Manual Kita pahami SIA secara manual (tradisional) ataupun klasik masih berorientasi pada masa lalu (historical oriented). Sistem ini menyediakan banyak gambaran mengenai detail kinerja perusahaan namun sedikit sekali informasi akuntansi yang digunakan oleh pihak manajer. Sejalan dengan perkembangan sistem informasi maka perkembangan SIA juga berjalan kearah yang lebih baik di dunia perbankan. Secara tradisional, SIA dianggap hanya menekankan pada pencatatan dan pengolahan data keuangan dan juga pembuatan laporan keuangan tanpa menyediakan informasi tambahan bagi manajemen. Dewasa ini fungsi akuntansi di BTN juga diarahkan guna mendukung kinerja manajemen dan menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi pihak intern disamping kepentingan pihak luar. Informasi ini dipakai oleh pihak manajer keuangan dalam rangka perencanaan dan pengendalian transaksi keuangan dan evaluasi. SIA yang dilakukan secara manual di BTN cabang Surakarta dapat dijelaskan

Bukti Transaksi

Jurnal

Laporan Keuangan

Buku Besar

Jurnal Penyesuaian

Neraca Saldo

Jurnal Penutup

Buku Pembantu

Transaksi merupakan kegiatan yang mempengaruhi posisi keuangan perusahaan yang diukur berdasarkan satuan uang. Bukti transaksi merupakan catatan-catatan pertama yang berupa fisik dari setiap transaksi keuangan di BTN yang dibuat rangkap kemudian akan dicatat dalam buku jurnal. Transaksi di BTN dianggap valid dan sah apabilah telah divalidasi baik pemberian cap stempel dan tanda tangan teller. Transaksi di BTN bersifat rahasia sehingga tidak sembarang orang bisa mengakses bukti transaksi yang meliputi:

1) Cek

2) Data Kreditur

3) Data tabungan

4) Rekening koran

5) Slip atau formulir Penyetoran

6) Slip atau formulir penarikan

7) Formulir pembayaran jasa

8) Bilyet giro

b. Buku Jurnal Di BTN buku jurnal merupakan buku yang digunakan untuk mencatat transaksi berdasarkan urutan (secara kronologis) sesuai prosedur pembukuan sebelum masuk ke buku besar.

c. Buku besar Pencatatan bukti transaksi ke buku besar dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu lama. Buku besar yang ada di BTN digunakan untuk mengetahui jumlah mutasi harian baik transaksi penarikan ataupun transaksi penyetoran yang diurutkan berdasarkan nomor sandi dan nama rekening.

d. Neraca Saldo Setelah pembuatan buku besar langkah selanjutnya dijabarkan dalam neraca saldo dari perkiraan buku besar. Dalam pencatatan neraca saldo d. Neraca Saldo Setelah pembuatan buku besar langkah selanjutnya dijabarkan dalam neraca saldo dari perkiraan buku besar. Dalam pencatatan neraca saldo

e. Jurnal penyesuaian Di BTN jurnal ini dibuat untuk menyesuaikan saldo rekening-rekening ke saldo yang sebenarnya sampai dengan periode akuntansi, atau untuk memisahkan antara pendapatan dan beban dari suatu periode dengan periode yang lain.

f. Jurnal Penutup Di bank BTN jurnal penutup dapat diartikan sebagai jurnal umum yang dibuat pada akhir periode akuntansi dengan tujuan untuk memindahkan atau menutup saldo akun sementara/ nominal. Akun nominal terdiri dari pendapatan dan biaya. Dalam pembuatan jurnal penutup, perlu dibuka akun baru yaitu akun ikhtisar laba rugi yang digunakan untuk menampung pemindahan saldo akun nominal. Tujuan penutupan untuk memisahkan pembukuan dalam bentuk berkas (bukan file).

g. Laporan keuangan Laporan keuangan di BTN di ringkas secara manual sesuai dengan proses pencatatan semua transaksi. Laporan ini merupakan laporan yang bersifat tahunan dan digunakan sebagai pertanggungjawaban antara manajemen dengan para pemegang saham di bank tersebut.

h. Buku Pembantu Buku pembantu (subsidiary ledgers) di bank BTN cabang Surakarta berisi secara detail rekening-rekening tertentu yang termuat di dalam buku besar. Buku besar tersebut meliputi: buku pembantu piutang, buku pembantu hutang dan juga buku pembantu biaya administrasi dan umum. Buku pembantu digunakan sebagai bentuk kontrol terhadap rekening buku besar melalui kegiatan pengecekan saldo-saldo dalam buku pembantu setiap akhir bulannya.

Kegiatan SIA di BTN sangat rumit dikarenakan banyaknya data-data transaksi sehingga memerlukan tenaga SDM yang profesional dan punya ketelitian agar terhindar dari kesalahan dalam input data. Seiring dengan perkembangan teknologi komputer dan aplikasi, maka BTN Cabang Surakarta mengunakan program Branch Delivery System (BDS) dalam pengolahan data keuangan.

a. SIA BTN Cabang Surakarta

Gambar 6: SIA BTN Cabang Surakarta

Berdasarkan gambar diatas dapat dijelaskan bahwa pengunjung dapat melakukan transaksi seperti mobile banking dan internet banking di mana saja dan kapan saja dan juga dapat langsung mengunjungi ke tempat BTN cabang Surakarta yang terletak di Jalan Slamet Riyadi nomor 22. Sistem akan memberikan info layanan baik jumlah saldo, penarikan uang, transfer antar bank dan juga pembayaran jasa kepada pengunjung. Selanjutnya pengunjung dapat menikmati fasilitas layanan transaksi yang disediakan BTN. Kemudian data akan masuk ke SIA BTN cabang Surakarta secara terkomputerisasi dan otomatis. Langkah selanjutnya sistem akan mengirimkan data nasabah dan

Info Layanan Data Nasabah

Transaksi Data transaksi

Pengunjung

Admin TP

Sistem Informasi Akuntansi BTN Cabang

surakarta

sistem bank BTN.

b. Sistem dan Prosedur SIA Menggunakan Aplikasi BDS

Gambar 7: Sistem dan Prosedur SIA menggunakan Aplikasi BDS Dari gambar flowchart diatas dapat dijelaskan alur SIA di BTN cabang Surakarta sebagai berikut:

1) Bukti transaksi Transaksi merupakan kegiatan yang mempengaruhi posisi keuangan perusahaan yang diukur berdasarkan satuan uang. Bukti transaksi merupakan catatan-catatan pertama yang berupa file dari setiap transaksi keuangan di BTN yang kemudian akan dicatat secara sistematis kedalam buku jurnal. Transaksi di BTN dianggap valid dan sah apabilah telah divalidasi oleh teller. Transaksi dicatat langsung oleh teller menggunakan aplikasi komputer yang terintegrasi melalui LAN ke bagian data center. Transaksi di BTN bersifat rahasia

Bukti Transaksi

Laporan Keuangan

Jurnal Penutup

Jurnal Penyesuaian

Neraca Saldo

Buku Besar

File Transak

Aplikasi BTS

Aplikasi Branch Delivery System (BDS) merupakan program atau software khusus yang didesain oleh bagian TI di bank BTN yang digunakan di seluruh kantor cabang termasuk BTN cabang Surakarta. Software ini memudahkan dalam pencatatan keuangan hingga pembuatan laporan keuangan secara komputerisasi. Ketika ada transaksi yang terinput baik dari bagian teller akan otomatis terproses ke transactional processing sub unit hingga bagian vault.

3) Buku besar Buku besar yang berasal dari bukti-bukti transaksi akan secara terkomputerisasi terinput menyesuaikan nomor rekening (sandi) dan nama rekening baik transaksi penarikan atau penyetoran uang dari nasabah.

4) Neraca saldo Neraca saldo disiapkan pada akhir periode (bulan) untuk memastikan keseimbangan dalam buku besar. Melalui aplikasi BDS maka buku besar disusun secara sistematis yaitu akurasi antara jumlah saldo-saldo yang didebet dengan saldo-saldo yang dikredit.

5) Jurnal penyesuaian Jurnal penyesuian menggunakan aplikasi BDS dirancang untuk bisa menyesuaikan saldo perkiraan ke saldo yang sebenarnya sampai akhir periode akuntansi terutama untuk memisahkan antara penghasilan dengan biaya-biaya yang dilekuarkan oleh bank BTN. Penyesuaian bukan bermakana pembenaran atas kesalahan pencatatan transaksi, karena melalu aplikasi BDS setiap kesalahan pada proses input ke komputer dapat langsung di record (diketahui letak kesalahannya). Dalam jurnal penyesuaian (memorial debet) maka form secara otomatis akan memperbaharui hutang dan mengkredit biaya dibayar dimuka, dalam memorial kredit akan secara otomatis memperbaharui data piutang.

Melaui aplikasi BDS pemindahan nilai sisa akun pendapatan dan beban dari masing-masing perkiraan akan secara otomatis terinput ke perkiraan modal. Pendapatan akan menambah mudah dan sebaliknya beban akan mengurangi modal BTN. Perkiraan ikhtisar laba rugi merupakan penyimpanan sementara yang akan digunakan untuk melihat nilai sisa yang kemudian akan dipindahkan ke dalam modal.

7) Laporan keuangan Laporan keuangan disusun dan disajikan perusahaan dalam bentuk neraca, laporan laba-rugi, laporan perubahan modal dan laporan arus kas. Informasi tersebut sangat diperlukan oleh pihak-pihak yang go public dalam persiapannya untuk melakukan penawaran umum karena salah satu syarat perusahaan yang go public adalah harus menyerahkan laporan keuangannya selama satu tahun terakhir yang sudah diperiksa oleh akuntan. Melalui aplikasi BDS laporan keuangan otomatis tersusun dengan baik dan ketika ada data yang error atau tidak balance langsung dapat diidentifikasi letak kesalahannya.

8) File transaksi File transaksi merupakan file yang digunakan untuk merecord keseluruhan transaksi mulai dari bagian teller hingga tersusunnya laporan keuangan. File transaksi ini berasal dari aplikasi BDS milik internal bank BTN cabang Surakarta. File ini berupa file master yang bersikan data yang cenderung tetap tetapi bisa berubah ketika ada pembaharuan file transaksi, sedangkan file input digunakan untuk memperbaharui file master baik menhapus atau menambah record yang digunakan untuk data masukan semua transaksi keuangan. File transaksi ini disimpan di bagian Transaction Processing and IT Support yang kemudian di simpan di data center kantor cabang. File ini nantinya akan dikirimkan ke data center BTN pusat melalui transmisi satelit.

Berdasarkan surat edaran BI semua bank dan lembaga keuangan lain seperti leasing harus melaporkan transaksi keuangannya ke BI melalui aplikasi khusus RTGS. Sistem BI RTGS adalah proses penyelesaian akhir transaksi-transaksi (settlement) pembayaran yang dilakukan pertransaksi (individually processed/ gross settlement) dan memiliki sifat real time (electronically processed), dimana rekening peserta dapat didebit/ dikredit berkali-kali sesuai dengan perintah pembayaran dan penerimaan. Berdasarkan Biro Pengembangan Sistem Pembayaran Nasional telah menjelaskan bahwa melalui sistem BI RTGS, peserta pengirim melalui terminal RTGS di tempatnya mentransmisikan transaksi pembayaran ke pusat pengolahan sistem RTGS (RTGS Central Computer/RCC) di BI untuk kegiatan settlement. Jika proses-proses settlement berhasil, transaksi pembayaran akan diteruskan secara otomatis dan elektronik kepada peserta penerima. Keberhasilan pada proses settlement tergantung dari kecukupan saldo peserta pengirim karena dalam sistem BI RTGS peserta hanya diperbolehkan untuk mengkredit peserta lain. Dengan kata lain, peserta BI RTGS harus meyakinkan bahwa saldo rekeningnya di BI cukup sebelum peserta tersebut melaksanakan transfer ke perserta BI RTGS lainnya. Berdasarkan penjelasan diatas maka bank BTN Cabang Surakarta sudah mematuhi surat edaran BI, melalui implementasi SIA berbasis RTGS yang bersifat real time dapat dilihat dalam gambar berikut ini:

Bank Indonesi

Aplikasi

RTGS

Bank BTN

Bank Penerima

1) Bank BTN cabang Surakarta memiliki beberapa transaksi keuangan baik antar nasabah dalam bank ataupun berbeda bank. Transaksi tersebut dapat berupa penarikan uang pada tabungan yang dimiliki nasabah, penyetoran tunai oleh nasabah hingga kegiatan transfer antar bank.

2) Semua transaksi kemudian diproses secara terkomputerisasi melalui aplikasi sistem BI RTGS (Real Time Gross Settlement). Transaksi keuangan ini dinamakan sebagai Laporan Bank Umum (LBU) yang kemudian akan dikirimkan ke BI secara online (koneksi internet) hingga beberapa kali sehari secara real time.

3) Setelah LBU diterima oleh BI maka akan mendapat informasi mengenai informasi rekening peserta secara menyeluruh hingga besarnya jumlah transaksi. BI akan mengaudit tingkat keprofesionalan dan kedisiplinan Bank BTN dalam pengelolaan likuiditasnya. Pada transaksi antar bank maka akan diproses menggunakan metode gross settlement dimana transaksi diperhitungkan secara individual, maka kiring menggunakan metode net settlement. Net settlement merupakan proses penyelerasan akhir transaksi-transaksi pembayaran yang dilakukan pada akhir periode dengan melakukan kewajiban offsetting antara kewajiban pembayaran dengan hak-hak penerimaan sehingga ada satu hak atau kewajiban yang akan disesuaikan pada masing- masing rekening bank.

4) Bank penerima menerima transaksi keuangan yang telah dikirimkan oleh bank BTN melalui BI sebagai perantara menggunakan aplikasi RTGS. Bank penerima akan menerima rincian banyaknya transaksi dalam satu hari hingga besarnya jumlah uang yang diterima.

Sistem BI RTGS merupakan sistem RTGS yang ke delapan yang digunakan oleh negara-negara EMEAP countries (Executives Meeting of East Asia Pacific Central Bankers ).

bank BTN dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Nasabah Teller Transaction Processing Accounting and Control

Mulai

Pemeriksaa

n formulir penyetoran

Periksa keaslian

uang

Memasukkan data ke komputer

Formulir 1 penyetoran

Formulir 1

dan uang

Formulir telah

divalidasi

Formulir validasi

Periksa kelengkapa

Formulir penyetoran

diterima

Mencatat

pada register

Data register

Aplikasi BI RTGS

Periksa keabsaha

Ars ip

Gambar 9: Transfer Antar Bank Menggunakan BI RTGS

Berdasarkan gambar transfer antar bank diatas, maka dijelaskan secara rinci sebagai berikut:

1) Nasabah dalam hal ini pengirim transfer antar bank datang ke kantor

Daftar register

Cek saldo pengiri

Posting rekenin

RTGS Central Computer (RCC)

Notifikasi penerima

transfer

Ars Selesai ip

secara lengkap baik identitas diri, alamat dan jumlah uang yang ditansfer.

3) Teller menerima uang tunai dan formulir penyetoran dan diperiksa kelengkapan pengisian agar tidak terjadi kesalahan dalam transfer antar bank.

4) Teller memeriksa keaslian uang menggunakan alat khusus untuk menghindari uang palsu masuk ke bank BTN.

5) Teller melakukan input data transfer ke komputer dan memastikan bahwa nomor rekenening penerima sudah sesuai.

6) Formulir penyetoran divalidasi dan ditandatangani oleh teller. Kemudian formulir kedua berwarna kuning diserahkan ke pengirim sebagai bukti telah melakukan transaksi dan formulir berwarna putih dikirim ke bagian TP.

7) Bagian TP menerima formulir pembayaran dan memeriksa kelengkapan datanya.

8) Setelah membuat register maka TP menyerahkan data ke bagian AC untuk diotorisasi dan diperiksa keabsahannya. Bagian AC menyimpan data transaksi sebagai arsip. Setelah dipastikan semua data telah sesuai, maka dikirimkan kembali ke TP untuk proses selanjutnya.

9) Bagian TP memproses transfer menggunakan aplikasi BI RTGS dan

mengirimkan ke Kantor Bank Indonesia (KBI) secara online.

10) KBI menerima data register dari bank BTN dan melakukan cek saldo. Mengecek kecukupan saldo apakah saldo rekening giro peserta pengirim lebih besar dari atau sama dengan nilai nominal credit transfer .

11) Jika saldo rekening giro bank pengirim tidak mencukupi, transfer tersebut akan ditempatkan dalam antrian (queue) sistem BI-RTGS.

12) Jika saldo rekening giro bank pengirim mencukupi akan dilakukan posting secara simultan pada rekening giro pengirim dan penerima.

ditransmisikan secara otomatis oleh RCC secara real time ke bank pengirim dan bank penerima.

14) Bank BTN mendapat notifikasi bahwa transfer telah sampai ditujuan

dan kemudian disimpan di bagian TP sebagai arsip.

15) Bank penerima memperoleh notifikasi dan menyalurkan dananya ke nomor rekening nasabah.

d. Standar Operasional Komputer (SOK) BTN

Sistem dan prosedur SIA di BTN Cabang Surakarta dirancang untuk memudahkan pencatatan setiap transaksi dan juga diciptakan agar proses kontroling dapat dilaksanakan secara akurat. SIA disusun meliputi pengembangan beberapa aspek meliputi software, hardware, data dan prosedur. Mengenai prosedur penerapan SIA sudah ada ketentuan yang tertuang dalam Standar Operasional Komputer (SOK).

Gambar 10: Sistem Operasional Komputer (SOK) BTN Cabang Surakarta

Dalam mendukung kinerja SIA maka pihak BTN menyusun program sendiri yang dinamakan BDS dianggap lebih, handal, mudah pengoperasiannya, dan memiliki tingkat security yang baik. Program ini

Teller Service

General Adminis-

tration

Loan Adminis- tration

Data Cent

Transaction

Processing

Program BDS ini dirancang di update secara berkala sesuai dengan kebijakan BTN pusat agar keamanan dan stabilitas data keuangan dapat terjaga. Berdasarkan gambar diatas SOK bank BTN dapat dijelaskan sebagai berikut ini:

1) Teller service Teller service berperan besar dalam kegiatan transaksi keuangan. Transaksi merupakan kegiatan yang mempengaruhi posisi keuangan perusahaan yang diukur berdasarkan satuan uang. Transaksi di BTN dianggap valid dan sah apabilah telah divalidasi oleh teller. Transaksi dicatat langsung oleh teller menggunakan aplikasi komputer yang terintegrasi melalui LAN. Transaksi di BTN bersifat rahasia sehingga tidak sembarang orang bisa mengakses bukti transaksi.

2) General Administration Bagian umum memproses secara komputerisasi berupa administrasi kepegawaian, barang logistik, keamanan, pengelolaan anggaran cabang dan kesekretariatan. Dalam kegiatannya menggunakan aplikasi eProcurement yang mengelola bagian umum secara baik sesuai Good Corporate Governance (GCG).

3) Loan Administration Bagian ini memproses terkait pinjaman ataupun kredit yang diberikan kepada nasabah. Dalam kegiatannya menggunakan software eLoan yang dirancang untuk memproses data-data kredit bank BTN. Selain itu juga ada Collection and recovery Management System (CRMS) atau eColl yang digunakan secara otomatis untuk proses perampingan kegiatan pengelolaan dan pembinaan kredit.

4) Transaction Processing Bagian TP merupakan muara dari Loan Administration, General Administration dan Teller Service. Disini data yang masuk akan 4) Transaction Processing Bagian TP merupakan muara dari Loan Administration, General Administration dan Teller Service. Disini data yang masuk akan

5) Data Center Data center di sini adalah data center sementara yang selanjutnya akan dikirim ke pusat BTN di Jakarta. Data center merupakan sarana penyimpanan (storage) berbagai data baik keuangan dan non keuangan di BTN cabang Surakarta. Dalam pelaksanaannya data center ini diproses menggunakan Mesin AS/400 untuk mendukung dual data center (DDC). Untuk mengamankan data keuangan pihak BTN melengkapi sistemnya menggunakan aplikasi Total Security Solution (TSC) baik dalam sistem firewallnya hingga software Internet Security agar aman dari pencurian data dari pihak internal maupun eksternal seperti melalui internet.