Sumber : Profil BPAD Propsu 2013 Untuk bagian kesekretariatan dikepalai oleh seseorang kepala bagian
sekretariat membawahi sub bagian umum, sub bagian keuangan dan sub bagian program. Adapun yang menjadi tugas di bagian sekretariat ini adalah yang
berkaitan dengan urusan surat menyurat, administrasi, kepegawaian dan urusan rumah tangga perkantoran dan urusan keuangan.
Untuk bidang arsip daerah di kepalai oleh seseorang kepala bidang yang membawahi tiga sub bidang yakni sub bidang pengelolaan arsip inaktif, sub
bidang pengelolaan arsip statis dan sub bidang pembinaan kearsipan. Bidang ini adalah merupakan peleburan dari kantor arsip daerah provinsi Sumatera Utara
Adapun tugas bidang kearsipan ini mengurus berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kearsipan.
Bidang Pembinaan perpustakaan membawahi dua sub bidang yakni sub bidang sumberdaya manusia dan sub bidang kelembagaan. Adapun tugas dibagian
pembinaan perpustakaan ini adalah melakukan pembinaan sumber daya manusia
dan melakukan pembinaan semua jenis perpustakaan.
Bidang pengembangan dan pengelolaan membawahi dua sub bidang yakni sub bidang deposit dan sub bidang pengembangan dan pengolahan bahan pustaka.
Tugas bagian ini adalah untuk melakukan pemasyarakatan UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam serta melakukan
pengadaan dan pengolahan bahan pustaka. Bidang Layanan Perpustakaan membawahi dua sub bidang yakni sub bidang layanan dan sub bidang automasi
dan multimedia. Tugas di bagian ini adalah melaksanakan layanan informasi, melakukan kerjasama dan automasi, bibliografi, serta melakukan kegiatan
promosi perpustakaan seperti melakukan pameran, perlombaan, serta membuat literatur sekunder.
3.4 Pelayanan Pengguna Tunanetra
Pelayanan yang diberikan BPAD Propsu kepada tunanetra yaitu buku bertulisan beraksara braille dan dua unit komputer berbicara dengan
Universitas Sumatera Utara
menggunakan program jaws. Koleksi-koleksi buku yang di dapat dari pembelian. Jumlah koleksi untuk pengguna tunanetra 300 judul.
Kendala yang sering dihadapi pustakawan ketika menghadapi tunanetra adalah pada saat mencari informasi yang di butuhkannya dan menuntunnya keluar
ruangan baca karena ruang bacanya bersatu dengan Ruang Baca Anak Dewasa B sehingga ruang gerak untuk keluar tidak bebas. BPAD Propsu memberikan
motivasi semagat dalam minat baca dengan cara mengadakan kegiatan lomba membaca huruf Braille dan lomba membaca puisi.
Gambar 9: Ruang Baca Tunanetra bergabung dengan Ruang Anak Dewasa B
Gambar 10: Komputer berbicara di Ruang Remaja
Universitas Sumatera Utara
Tata letak ruangan untuk penyadang tunanetra BPAD Propsu belum memadai untuk ruang gerak untuk mencari informasi. Seharusnya ruang bagi
penyandang tunanetra harus di bedakan bergabung dengan Ruang Anak Dewasa B agar tunanetra dapat bebas dalam pergerakan dan memberikan tulisan di rak buku
dengan bertuliskan huruf braille atau tulisan timbul, agar tunanetra dapat mudah mencari informasi dibutuhkan sesuai dengan kebutuhanya.
3.5 Pelayanan Pengguna
Pelayanan pengguna adalah pelayanan yang menyelenggarakan pemanfaatan dan penyebarluasan informasi atau bahan pustaka untuk setiap
pengguna perpustakaan. BPAD Propsu memberikan layanan kepada semua pengguna tanpa membedakan status sosial, ras agama,pendidikan dan yang
memiliki keterbatasan fisik seperti penyandang tunanetra.
3.5.1 Kelompok Pengguna
Kelompok pengguna Perpustakaan BPAD Propsu yaitu semua kalangan masyarakat dari anak-anak sampai orang dewasa tanpa membedakan status sosial
dan pendidikan maupun mereka yang penyandang cacat seperti tunanetra.
3.5.2 Sistem Pelayanan
Perpustakaan BPAD Propsu dalam memberikan layanan kepada penggunya menetapkan sistem dan kegiatan pelayanan. Sistem yang diterapkan
pada BPAD Propsu kepada layanan tunanetra adalah sistem layanan terbuka dimana pengguna dapat secara langsung dapat memilih, menemukan dan
mengambil bahan pustaka yang dikehendaki dengan memilih bantuan kepada pustakawan agar pengguna tunannetra dapat menemukan informasi yang
diinginkanya.
3.5.3 Jenis- jenis Pelayanan Pengguna Tunanetra
1. Keanggotaan Anggota BPAD Propsu adalah seluruh masyarakat tanpa membedakan
status sosial, ras agama, pendidikan, maupun mereka yang penyandang cacat seperti tunantera. Tunanetra yang ingin mendaftar menjadi anggota BPAD
mengisi formulirnya seperti masyarakat umum formulirnya tidak bertuliskan
Universitas Sumatera Utara
huruf braille. Penyandang tunanetra di isikan oleh keluarga atau yayasan yang bertanggungjawab ataupun meminta bantuan kepada masyarakat.
Syarat pendaftaran anggota BPAD Propsu untuk tunanetra adalah : 1. Isi formulir permohonan menjadi anggota boleh di isikan oleh keluarga maupun
yayasan yang beretanggung jawab 2. Lampirkan Pas Poto ukuran 2 x 3 sebanyak 1 lembar
3. Lampirkan foto kopi indentitas yang digunakan masih berlaku 4. Lama peminjaman emapat belas hari lamanya dan bila mana diperlukan dapat
diperpanjanag selama 2 minggu 5. Tiap anggota dapat meminjam buku maksimal 2 buku.
6. Bagi pemustaka yang menggunakan fasilitas komputer dengan program jaws maksimal 2 jamhari dan dapat dilanjutkan apabila pengguna lain tidak ada.
7. Setelah dilengkapi dengan pas poto, foto kopi Kartu Siswa serta disahkan oleh Kepala sekolah , Yayasan Tunanetra bersekolah berkas di masukkan ke dalam
map dan diserahkan kepada petugas administrasi layanan.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 11 : Contoh formulir anggota perpustakaan Sumber : BPAD Propsu 2013
Kartu anggota akan diberikan kepada anggota perpustakaan. Kartu perpustakaan inilah menjadi sarana indentitas bagi calon peminjaman atau
pengguna bahan pustaka, maka kartu anggota ini harus diisi dengan jelas.
Universitas Sumatera Utara
Depan Belakang
Gambar 12 : Contoh Kartu Anggota Perpustakaan Sumber : BPAD Propsu 2013
Setelah calon anggota menggurus kartu anggota dan memenuhui persyaratan keanggotaan maka pengguna tunanetra mendapatkan kartu anggota
atau kantong pinjam. Pengguna sah dalam meminjamankan dan menggunakan buku Braille.
Jumlah anggota Tunanetra pada BPAD Propsu pada tahun 2013 sebanyak 150 orang, sebagian besar anggota BPAD Propsu berasal dari yayasan yang
bertanggung jawab terhadap tunanetra. 2. Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka adalah pelayana sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai atau anggota perpustakaan meminjaman bahan
pustaka. Pada BPAD Propsu tunanetra dalam peminjaman buku dengan menayakan pustakawan dimana letak buku yang dicarinya berada dan setalah
mendapatkan tunanetra tersebut meraba tulisan buku apakah buku itu benar yang
Universitas Sumatera Utara
dicarinya atau tidak. Buku yang dibutuhkannya diberikannya kepada pustakawan untuk mencatat tanggal pengembalian pada buku peminjamn dan slip
pengembalian. Buku yang di pinjam pada BPAD Propsu maksimal 2 buku saja dan lama peminjaman buku selama 2 minggu .
Prosedur peminjaman bahan perpustakaan BPAD Propsu adalah sebagai berikut :
a. Peminjaman boleh langsung dan mencarinya sendiri atau meminta bantuan kepada petugas perpustakaan ke ruang koleksi dengan menunjukkan kartu
anggota. b. Mengambil sendiri buku yang diperlukan atau meminta bantuan kepada petugas
perpustakaan. c. Buku yang dipinjam ditunjukkan kepada petugas perpustakaan.
d. Petugas perpustakaan mencatat tanggal pengembalian pada peminjaman dan slip pengembalian.
e. Petugas menyerahkan buku kepada peminjam.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 13: Flowchart peminjaman koleksi braille pada BPAD Propsu Sumber : BPAD Propsu
3. Pengembalian Dalam pelayanan pengembalian bahan perpustakaan adalah merupakan
kelanjutan dari pelayanan peminjaman suatu bahan perpustakaan. Lama peminjaman yang diberikan kepada penyandang tunanetra hanya dua minggu.
Setelah habis masa peminjaman maka tunanetra wajib mengembalikan buku, pada BPAD Propsu tunanetra bisa menitipkannya kepada keluarga untuk kepada
yayasan yang bertanggung jawab mengembalikan buku yang sudah di pinjam. Mulai
Stop Buku
Mencatat peminjaman
Stempel tanggal
Memberi buku dan meminta kartu
pada pengguna Dapat dipilih
dan dipinjam Memberitahu
Pengguna Stop
Kartu Anggota
Universitas Sumatera Utara
Prosedur pengembalian bahan perpustakaan BPAD Propsu adalah sebagai berikut :
a. Peminjam menyerahkan bahan perpustakaan yang telah di pinjam kepada petugas
b. Petugas menerima dan memeriksa bahan perpustakaan yang dipinjam apakah bahan perpustakaan yang dikembalikan dalam keadaan baik atau tidak.
c. Jika tidak terjadi kerusakan maka petugas memeriksa apakah bahan perpustakaan yang dikembalikan dalam keadaan baik atau tidak.
d. Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas nama anggota tersebut.
e. Petugas mengembalikan kartu buku pada kantung buku f. Petugas menyusun buku ke rak.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 14: Flowchart pengembalian koleksi braille pada BPAD Propsu Sumber : BPAD Propsu
4. Perpanjangan Bahan perpustakaan yang dipinjam telah habis masa peminjamannya,
maka tunanetra dapat berkewajiban untuk mengembalikan bahan perpustakaan tersebut, tunanetra juga bisa menitipkan kepada keluarga untuk mengembalikan
buku yang sudah dipinjam. Pada BPAD Propsu jika peminjam masih ingin tetap menggunakan bahan pustaka maka tunanetra harus melakukan perpanjangan
dengan melapor kepada pustakawan dan perpanjangan masa peminjaman bahan perpustakaan hanya dapat satu kali saja dalam dua minggu. Perpanjangan harus
Mulai
Buku
Stop
Mencatat pengembaliann
Habis Masa pinjam
Denda Memberitahu
Pengguna
Memberi buku dan meminta kartu anggota
kepada petugas
Buku untuk di shelving
Universitas Sumatera Utara
dialakukan langsung oleh tunanetra dan tidak boleh diwakilkan oleh keluarga ataupun yayasan yang bertanggung jawab.
5. Penagihan Prosedur penagihan yang dilakukan pada BPAD Prposu bila terjadi
kerterlambatan batas penegmbalian buku adalah petugas memeriksa lama keterlambatan pengembalian bahan pustaka dan membuat surat tagihan kepada
pengguna sebagai sanksi administrasi atau denda sebesar Rp.1000hari setiap buku kecuali buku hilang maka pengguna penyandang tunanetra wajib mengganti
dengan buku yang sama.
3.4.5 Waktu Pelayanan
Sistem pelayanan yang diberikan BPAD Propsu yaitu sistem layanan terbuka dimana pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan
mengambil bahan pustaka yang dikehendaki dengan memilih bantuan kepada pustakawan agar pengguna tunannetra dapat menemukan informasi yang
diinginkanya Tabel-1 Waktu Layanan
Waktu Layanan Perpustakaan adalah : Hari
Waktu Senin sd Jumat
Pukul 08:00-18:00 WIB. Sabtu sd Minggu
Pukul 09:00-15:00 WIB. Sumber: BPAD Propsu
3.6 Pengguna Penyandang Cacat Tunanetra BPAD Propsu
Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, selanjutnya disebut Perpustakaan Umum BPAD buka setiap hari Senin - Jum’at
pada pukul 08.00-17.00 WIB, dan pada hari Sabtu - Minggu pada pukul 09.00- 15.00 WIB. Pengunjung Perpustakaan Umum BPAD pada tahun 2013 mayoritas
berasal dari kelompok pelajar dan mahasiswa. Pengunjung terbanyak adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi negeri dan swasta di Medan.
Berdasarkan data anggota Perpustakaan Umum BPAD rata-rata setiap bulan,
Universitas Sumatera Utara
jumlah pengunjung sebanyak 450 orang pengunjung Sedangkan pengunjung Tunanetra sebanyak 45 orang. Hal ini terjadi karena BPAD Propsu sudah belum
memadai dalam memberikan pelayanan masih mengejar pemenuhan kebutuhan penyandang tunanetra dasar saja.
3.7 Kondisi Penyandang Cacat Tunanetra BPAD Propsu
