Tugas Pokok dan Fungsi BPAH Badan Pengelola Asrama Haji Struktur Organisasi Asrama Haji Embarkasi Pondok Gede-Jakarta

45 STRUKTUR ORGANISASI BPAH PONDOK GEDE JAKARTA 2009-2012 Sumber : Pedoman Pengelolaan Asrama Haji Jakarta Pondok Gede Tahun 2010 PELINDUJNG-PENGARAH MENTERI AGAMA RI PEMBINA DIRJEN PHU PENGENDALI 1. DIR PEL HAJI 2. DIR BINA HAJI 3. DIR PENG BPIH DAN SIH WK KETUA II H DIMYATI RF WK KETUA I DRS H A CHAUNAINI SALEH KETUA DRS H SUTAMI M PD I BENDAHARA : H WALOEJO WK BENDAHARA : H M TAMIM KASUBAG TU WAHUB HANIKE KASUBAG PERLAP H CECEP HARIS SEKRETARIS ; DRS H MAKHRUS M. Ag WK SEK I : DRS H MUIZZUL H M.Pd WK SEK II : DRS H AHDA BARARIS KASUBAG KEPEG MU ALIF KASUBBAG URDAL H ENDANG KUSNADI BID TATA GRAHA 1. DRS H ISMAIL MA 2. H DJAMA’AN 3. H M NOOR SYUAIB M SH BID AKOMODASI 1. DRS IDHAM KHOLID BAEDOWI 2. H DJOEREMI BID KEAMANAN 1. H TEGUH WIBISONO 2. H ALISIN N TATHROMAN BID PEMELIHARAAN 1. DASRAL EL HAKIM ST 2. H SYARIF HIDAYAT BID PERLENGKAPAN 1. DRS H HASANUDIN 2. H AGUS SANTOSO 3. H SUGENG RAHARJO 46 SUSUNAN PENGURUS BADAN PENGELOLA ASRAMA HAJI BPAH EMBARKASI PONDOK GEDE JAKARTA PERIODE TAHUN 2009-2012 SESUAI SK. DIRJEN PENYELENGGARA HAJI DAN UMROH No. D390Tahun 2010 1. Pelindung Pengarah : Menteri Agama Republik Indonesia 2. Pembina : Direktur Jenderal Penyelenggara Haji dan umroh 3. Pengendali : Direktur Pelayanan Haji Direktur Pembinaan haji Direktur Pengelolaan BPIH SIH Sekretaris Direktorat Jenderal PHU 4. Ketua : Drs. H. Sutami, M. Pd.I Kepala Kanwil Kementerian Agama Prov. DKI Jakarta 5. Wakil Ketua I : Drs. H. Achmad Chunaini Saleh Wakil Ketua II : H. Dimyati, RF, BA 6. Sekretaris : Drs. H. Makhrus, M.Ag Kepala Bidang Penyelenggaraan Haji, Zakat dan Wakaf Wakil Sekretaris I : Drs. H. Muizzul Hidayat, M.Pd Wakil Sekretaris II : Drs. H. Ahda Barori Kasubdit Akomodasi Direktorat Pelayanan Haji Ditjen Penyelenggaraan Haji dan Umroh 47 7. Bendahara : H. Waloejo, WM, BA Wakil Bendahara : H. Muhammad Tamim 8. Bidang-bidang : Bidang tata Graha : 1. Drs. H. Ismail, MA 2. H. Djam’an 3. H. M. Noer Syuaib Munzir, SH Bidang Akomodasi : 1. Drs. H. Idham Kholid Baedowi 2. H. Djoeremi Bidang Keamanan : 1. H. Teguh Wibisono 2. H. Alisin N Tatroman Bidang Pemeliharaan : 1. Dasrul El Hakim, ST 2. H. Syarif Hidayat Bidang Perlengkapan : 1. Drs. H. Hasanuddin 2. H. Agus Santoso 3. H. Sugeng Raharjo 5 1. Pelindung berfungsi memberikan arahan kepada Panitia Penyelenggara Ibadah Haji PPIH embarkasi melalui rapat-rapat koordinasi atau arahan langsung 2. Pembina berfungsi memberikan pembinaan, bimbingan dan dan pengarahan atas kebijakan umum tentang pengelolaan asrama haji sesuai dengan kebijakan pemerintah. 5 Pedoman Pengelolaan Asrama Haji Jakarta Pondok Gede, Diktat badan Pengelola Asrama haji pondok Haji Gede Jakarta Jakarta: 2011, h. 1-3 48 3. Pengendali berfungsi mengendalikan pelaksanaan pengelolaan asrama haji sesuai dengan kebijakan Kementrian Agama. 4. Ketua bertugas memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan operasional penyelenggaraan pemberangkatan dan pemulangan calonjamaah haji. Mempertanggung jawabkan dan melaporkan pelaksanaan tuga panitia kepada Menteri Agama R.I melalui Direktur Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam dan Penyelenggaraan haji. 5. Wakil ketua bertugas membantu ketua dalam mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan tugas di bidang kesekretariatan,keamanan, akomodasi serta perbekalan. Mewakili ketua apabila berhalangan hadir serta mempertanggung jawabkan dan melaporkan pelaksanaan tugas kepada ketua. 6. Sekretaris bertugas memimpin, mengkoordinasikan dan bertanggung jawab atas kelancaran tugas-tugas kesekretariatan meliputi tata usaha, subbag urusan dalam, dan lain sebagainya. Serta membantu pengendalian keuangan dan penyediaan saranafasilitas operasional PPIH embarkasi. Selain itu juga menyusun konsep laporan yang bersifat harian, insidentil dan laporan akhir PPIH kepada Dirjen penyelenggaraan haji dan umroh, menyusun juknis pemberangkatan dan pemulangan jamaah haji dan menyelesaikan surat-surat pembatalan pemberangkatan. 7. Bendahara bertugas membantu sekretaris PPIH merencanakan kebutuhan keuangan operasional haji bersama unit terkait, menyelesaikan segala pembayaran yang telah disetujui oleh pemimpin, dan menyusun laporan 49 pertanggungjawaban keuangan, kemudian bertanggung jawab dan melaporkan pelaksanaan tugas kepada ketua. Dengan demikian pada struktur organisasi tersebut telah menjelaskan tentang tugas pokok dan fungsi serta wewenang masing-masing bagiannya, sebagaimana yang telah dipaparkan pada description di struktur organisasi BPAH embarkasi Jakarta Pondok Gede. 50

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Proses Pelayanan Pemondokan Asrama haji Jakarta Pondok Gede

terhadap Jamaah Haji. Keberadaan asrama haji adalah merupakan salah satu sarana pelayanan akomodasi yang mempunyai peranan dan fungsi sangat penting bagi kemudahan pengaturan pelayanan jamaah haji menjelang keberangkatan ke Arab Saudi maupun pada saat kepulangan dari Arab Saudi. Karena selain sebagai tempat pemulihan kesehatan dan istirahat setelah melakukan perjalanan dari daerah asal masing-masing juga sebagai tempat perlengkapan semua dokumen perjalanan. 1. Hasil Temuan Proses Manajemen BPAH Badan Pengelola Asrama Haji Embarkasi Jakarta Pondok Gede Memberikan pelayanan kepada calonjamaah haji yang jumlahnya tidak sedikit, tentunya tidak mudah. Oleh karenanya BPAH memerlukan manajemen yang baik dan benar dalam proses pemberian pelayanan. Sebagaimana pengertian manajemen Menurut T. Hani Handoko “Manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengawasi pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan organisasi yang dinyatakan denagn jelas” 1 1 T. Hani Handoko, Manajemen, Yogyakarta: Fakultas Ekonomi UGM Edisi kedua, h. 8 51 “Dalam memberikan pelayanan dapat dicapai berkat adanya koordinasi dan kerjasama yang baik serta penuh tanggung jawab para petugas maupun instansi-instansi terkait dalam pelaksanaan pemberangkatan sehingga dapat memberikan pelayanan prima terhadap semua calonjamaah haji yang di berangkatkan melalui embarkasi Jakarta Pondok Gede, inilah yang dinamakan dengan manajemen” 2 Penulis dapat mengamati arti teori dan hasil wawancara bahwa diasrama haji Jakarta Pondok Gede dalam memberikan pelayanan telah menggunakan teori manajemen pada setiap pelayanan yang diberikan kepada calonjamaah haji. Ini tentunya semata-mata untuk memberikan kepuasan terhadap calonjamaah haji agar para calonjamaah haji berangkat ke Tanah Suci dengan kondisi fisik yang sehat dan siap. Mengingat perjalanan ke Tanah Suci bukan perjalanan yang dekat, tetapi perjalanan yang membutuhkan kurang lebih 9 sampai 10 jam. Peningkatan pelayanan haji merupakan salah satu tugas Pemerintah yang pelaksanaan tugasnya dibebankan kepada Kementerian Agama dalam hal ini Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam dan Penyelenggaraan Haji. Usaha-usaha yang telah dilakukan Pemerintah antara lain membangun asrama haji baik disetiap Provinsi tempat Embarkasi maupun disetiap Ibu Kota Provinsi Transit. Ini berarti asrama haji itu milik pemerintah yang harus dikelola dengan sebaik-baiknya agar pada saat musim haji asrama itu dapat digunakan oleh para calonjamaah haji dalam kondisi yang baik dan siap pakai. 2 Wawancara Pribadi dengan Louisna Pujiantoro, bagian kesekretariatan Jakarta 1 Maret 2011. 52 Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fugsi manajemen itu. Jadi, manajemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan. Perlu dihayati bahwa manajemen dan organisasi bukan tujuan, tetapi hanya alat untuk mencapai tujuan yang diinginkan, karena tujuan yang ingin dicapai itu adalah pelayanan dan laba. Dalam manajemen pelayanan, perencanaan adalah perumusan tentang apa yang akan dicapai dan tindakkan apa yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan didirikannya asrama haji, sesuai dengan tingkat kemampuan yang dimiliki. Dalam upaya peningkatan, perencanaan memiliki arti yang sangat penting. Pertama, dalam meningkatan pelayanan bisa berjalan lebih terarah dan teratur, karena perencanaan yang sudah dijalankan. Kedua, memungkinkan diplihnya tindakan-tindakan yang tepat sesuai dengan situasi dan kondisi yang dihadapi pada saat pemberian pelayanan. Ketiga, dapat dipersiapkan terlebih dahulu tenaga-tenaga pelaksana dan dengan pihak sipa saja harus menjalin kerjasama dalam melaksanakan pemberian pelayanan kepada calonjamaah haji, begitu juga dengan dana dan sarananya. Dan keempat, perencanaan juga akan memudahkan pengawasan dan penilaian terhadap jalannya aktivitas selama berada di asrama haji. Perencanaan yang matang didalam memberikan pelayanan kepada calonjamaah haji harus dilaksanakan dengan baik oleh petugas, untuk itu perlu pengorganisasian yang solid bagi petugasnya. Pengorganisasian