Segi empat bujur sangkar untuk menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas quantity.
Huruf D, singkatan dari delay, artinya penahanan atau penundaan suatu proses karena harus menunggu tindakan atau
penyelesaian lebih lanjut.
Suatu segitiga tunggal terbalik menunjukkan penyimpanan storage
Secara tetap permanent Segi tiga double terbalik menunjukkan penyimpanan untuk
sementara transport.
Lingkaran kecil berarti pemindahan transfer atau pengangkutan transport
Anak panah untuk menunjukkan arah jalannya atua arus flow sesuatu dokumen melalui sesuatu proses pengerjaan
5. Kegunaan Simbol-simbol dalam Prosedur
Simbol-simbol tersebut digunakan sebagai tanda dalam rangka membuat skema arus kerja atau prosedur kerja yang bermanfaat untuk mengetahui:
1. Jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah
diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas. 2.
Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan termaksud maupun waktu seluruhnyayang diperlukan
untuk penyelesaian tugas termaksud.
Universitas Sumatera Utara
3. Persyaratan kecakapan tugas ketrampilan pegawai yang diperlikan untuk
dapat mengerjakan pekerjaan yang bersangkutan dengan sebaik-baiknya. 4.
Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan yang bersangkutan.
5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang
kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai. 6.
Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telag dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.
7. Adanya kemacetan yang paling banyak terjadi.
Disamping untuk mengetahui hal tersebut, maka skema arus kerja atau prosedur kerja juga mempunyai kegunaan sebagai:
1. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru. Disebut
sebagai skema arus kerja atau skema proses kerja atau skema prosedur kerja
2. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.
3. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja
yang tepat. 4.
Alat untuk mengatur tata ruang kantor
5. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk.
6. Alat perencanaan kerja dan pengembanganya dikemudian hari.
7. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian dan analisis jabatan.
Universitas Sumatera Utara
8. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh
proses kerja. 9.
Alat untuk mempersiapkann mekanisasi prosedur.
6. Asas-Asas Sistem Kerja
Supaya ada kejelasan, maka guna penyusunan sistem kerja, perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut :
a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta
dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya. b.
Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan.
c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan
kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi. d.
Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang
berada di bawah pengendalian organisasi. e.
Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan keadaan. Sedarmayanti, 2001:135
B. Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usah Fakultas Ekonomi
