c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan
prosedurnya. d.
Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas
termaksud. e.
Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan
yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan. f.
Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang
dimaksudkan. g.
Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
h. Sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan
fleksibilitas. i.
Sistem kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi. j.
Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-
tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja. k.
Untuk menjamin penerapan sistem kerja dengan setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman. Sedarmayanti, 2001 : 136
3. Pengaturan Pokok di Bidang dan Sistem Kerja dalam Organisasi
Universitas Sumatera Utara
Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut:
1. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip kordinasi, integrasi, dan
sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi masing-masing maupun dengan instansi atau kantor lain.
2. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan
mengkordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
3. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan
bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
4. Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan
guna bahan pengambilan keputusan, pennyusunan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.
5. Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib
memberikan tembusan kepada fungsional mempunyai hubungan kerja. Sedarmayanti, 2001 : 135
4. Simbol-simbol dalam Prosedur Bekerja
Simbol simbol yang umum dipergunakan untuk menggambarkan suatu prosedur, antara lain adalah sebagai berikut:
Lingkaran besar menunjukkan operasi operation atau sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila ditengah dibubuhi huruf:
C: berarti harus dikerjakan oleh juru tulisclerk N: berarti harus dikerjakan dengan mesin
T: artinya dikerjakan dengan mesin tik typewriter
Belah ketupat atau segi empat berbentuk berlian atau diamond untuk menunjukkan pemeriksaan inspection, control, atau
check mengenai mutu atau kualitas quality.
Universitas Sumatera Utara
Segi empat bujur sangkar untuk menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas quantity.
Huruf D, singkatan dari delay, artinya penahanan atau penundaan suatu proses karena harus menunggu tindakan atau
penyelesaian lebih lanjut.
Suatu segitiga tunggal terbalik menunjukkan penyimpanan storage
Secara tetap permanent Segi tiga double terbalik menunjukkan penyimpanan untuk
sementara transport.
Lingkaran kecil berarti pemindahan transfer atau pengangkutan transport
Anak panah untuk menunjukkan arah jalannya atua arus flow sesuatu dokumen melalui sesuatu proses pengerjaan
5. Kegunaan Simbol-simbol dalam Prosedur
