Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
Flowchart prosedur penagihan piutang melalui lock-box-collection-plan seperti yang telah dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran 4.
E. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
1. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit Menurut Mulyadi 2001 : 211
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah : a. Fungsi Penjualan
b. Fungsi kredit c. Fungsi gudang
d. Fungsi pengiriman e. Fungsi penagihan
f. Fungsi akuntansi a. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk : 1.
Menerima surat order dari pembeli 2.
Mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman
3. Meminta otorisasi kredit.
4. Menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim
5. Mengisi surat order pengiriman
6. Membuat ‘back order’ pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk
memenuhi order pelanggan. b. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab untuk :
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
1. Meneliti status kredit pelanggan
2. Memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan
c. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk :
1. Menyimpan barang
2. Menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan
3. Menyerahkan barang fungsi pengiriman
d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk :
1. Menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari
fungsi penjualan 2.
Menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman
yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo debet yang ditandatangani oleh fungsi pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok,
dan lain-lain. e. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk : 1.
Membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan 2.
Menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
f. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk :
1. Mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit.
2. Membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur.
3. Membuat laporan penjualan
4. Mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan
2. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah :
a. Surat order pengiriman dan tembusannya
b. Faktur penjualan dan tembusannya
c. Rekapitulasi harga pokok penjualan
d. Bukt i memorial
a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan
kredit. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari : a.1. Surat Order Pengiriman
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang mengotorisasi fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah
dan spesifikasi yang tertera di dokumen tersebut. a.2. Tembusan Kredit credit copy
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
a.3. Surat Pengakuan acknowlwdgement copy Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk
memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. a.4. Surat Muat bill of lading
Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat
muat biasanya dibuat 3 lembar, 2 lembar untuk perusahaan angkutan umum, dan 1 lembar disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditandatangani oleh
wakil perusahaan angkutan umum tersebut. a.5. Slip Pembungkus packing slip
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasikan barang-barang
yang diterimanya. a.6. Tembusan Gudang warehouse copy
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum
didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
a.7. Arsip Pengendalian Pengiriman sales order follow-up copy
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan
telah menerima surat order pengiriman dari fungsi pengiriman sebagai bukti telah dilaksanakannya pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini
dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Dokumen ini merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan
pelanggan yang belum dipenuhi. a.8. Arsip Index Silang cross-index file copy
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-
pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
b. Faktur dan Tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat
timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari : b.1. Faktur Penjualan customer’s copies
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada
pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan. b.2. Tembusan Piutang account receivable copy
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu
piutang. b.3. Tembusan Jurnal Penjualan sales journal copy
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
b.4. Tembusan Analisis analysis copy Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi
akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi
wiraniaga salesperson. b.5. Tembusan Wiraniaga salesperson copy
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi
sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya. c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode
akuntansi tertentu berdasarkan data pada kartu persediaan. Dokumen ini dibuat secara periodik dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk
mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
d. Bukti Memorial Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk
dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu ke dalam jurnal umum.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam sistem penjualan kredit, catatan akuntansi yang digunakan adalah sebagai
berikut : a.
Jurnal Penjualan b.
Kartu Piutang c.
Kartu Persediaan d.
Kartu Gudang e.
Jurnal Umum
a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik
secara tunai maupun kredit. Jurnal ini membantu manajemen dalam mengetahui informasi penjualan menurut jenis produk jika perusahaan menjual beberapa
macam produk.
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
