Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
2. Prosedur Penjualan Kredit
Prosedur penjualan kredit pada PT. Bina San Prima Medan adalah sebagai berikut: 1.
Perusahaan biasanya menerima order pelanggan melalui staff marketing di lapangan, melalui telepon, fax, ataupun pelanggan langsung mendatangi kantor
perusahaan. Penerimaan pesanan dari langganan dilakukan oleh bagian invoice. Jika pelanggan yang masih baru dilakukan penginputan di master pelanggan oleh
Branch Credit Analyst. Jika outlet tersebut masih baru tidak diberikan melakukan penjualan kredit tetapi penjualan tunai dan akan diberikan potongan harga 2 .
Outlet akan diberikan melakukan pembayaran secara kredit jika outlet sudah melakukan penjualan dalam 3 bulan dan tidak ada masalah dalam pembayaran
piutang tersebut. 2.
Bagian invoice melakukan input data surat pesanan dan memeriksa kondisi pelanggan apakah ada masalah dalam pembayaran atau plafon kredit yang sudah
ditetapkan perusahaan kemudian menyerahkannya ke bagian branch credit analyst untuk diotorisasi.
3. Bagian Branch Credit Analyst memeriksa kondisi pelanggan apakah ada
pembayaran piutang yang terlambat melebihi plafon kredit yang sudah disepakati antara pelanggan dengan perusahaan. Pemberian kredit dengan pengajuan plafon
awal Rp 10 juta merupakan wewenang dari kepala cabang. Pemberian kredit dengan pengajuan awal Rp 10 juta sd Rp 100 juta merupakan wewenang
Account Receivable Manager. Pemberian kredit dengan pengajuan awal Rp 100
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
juta dibagi menjadi 2 yaitu dengan menggunakan agunan merupakan wewenang Finance Accounting Director FAD dan Operation Brand Director OBD
dan tanpa agunan merupakan wewenang Chief Executive Officer. 4.
Jika tidak ada masalah dalam hal plafon kredit dan term of payment maka surat pesanan tersebut diserahkan kembali ke bagian invoice untuk diterbitkan faktur
penjualan. 5.
Setiap order pelanggan yang telah diotorisasi maka bagian invoice menerbitkan faktur penjualan sesuai dengan surat pesanan tersebut kemudian menyerahkan ke
bagian gudang. 6.
Bagian gudang menerima surat pesanan dan invoice yang sudah disiapkan oleh bagian invoicing dan mempersiapkan semua jenis barang yang telah dipesan
sesuai dengan surat pesanan tersebut. Kemudian bagian gudang mempersiapkan delivery order dan menyerahkannya kembali ke bagian invoice untuk cetak faktur
penjualan. 7.
Bagian gudang menerbitkan surat tanda terima barang tiga rangkap dan lembar terakhir dijadikan arsip yang sebelumnya dicatat ke dalam kartu persediaan.
Selanjutnya bagian gudang menyiapkan barang sesuai dengan surat tanda terima barang dan menyerahkannya kepada bagian pengiriman.
8. Bagian order penjualan membuat faktur penjualan rangkap 5 yang diberi warna
putih, merah jambu, biru, hijau, dan kuning berdasarkan surat tanda terima yang diterbitkan oleh bagian gudang.
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
9. Bagian pengiriman memeriksa ketepatan jumlah dan spesifikasi barang yang
diterima dari bagian gudang dengan surat tanda terima barang dan menyesuaikan dengan faktur penjualan dari bagian penjualan.
10. Bagian pengiriman melakukan pengiriman barang langsung kepada pelanggan.
Setelah barang diterima, pelanggan akan menstempel surat tanda terima barang dan faktur penjualan sebagai bukti penerimaan barang dan dibawa kembali oleh
bagian pengiriman untuk diserahkan kepada bagian akuntansi bagian pembukuan. Salinan tanda terima barang dan faktur penjualan yang berwarna
putih diserahkan kepada pelanggan. 11.
Berdasarkan faktur penjualan dan tanda terima barang bagian pembukuan mencatat penjualan yang dilakukan dalam jurnal penjualan.
12. Setiap bulan bagian pembukuan membuat laporan penjualan dan perhitungan
harga pokok penjualan berdasarkan jurnal penjualan. Flowchart prosedur penjualan kredit PT. Bina San Prima Medan disajikan dalam
lampiran 6.
2. Prosedur Penagihan Piutang Prosedur penagihan piutang pada PT. Bina San Prima Medan dapat dibedakan
antara penagihan piutang untuk penjualan kredit outlet dalam kota dan penagihan piutang untuk penjualan kredit outlet luar kota Medan.
Prosedur penagihan piutang perusahaan untuk penjualan kredit outlet dalam kota adalah sebagai berikut :
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
1. Bagian Administrasi Piutang membuat Rincian Penagihan RP 1-2 per kode
kolektor, kode rayon dan jenis outlet dan menyerahkan kontra bonfaktur penjualan 1 dan faktur pajak standar 1 dan RP 1 kepada kolektor dan
menyimpan sementara RP 2. 2.
Kolektor menerima kontra bonfaktur penjualan 1 dan faktur pajak standar 1 beserta Rincian Penagihan 1 dari bagian Administrasi Piutang dan melakukan
penagihan ke masing-masing outlet. 3.
Pembayaran piutang oleh outlet dapat dilakukan dalam bentuk uang tunai, giro ataupun cek dan setelah menerima pembayaran dari outlet berupa uang
tunaibukti transfercekgiro, kolektor menyerahkan kontra bonfaktur penjualan 1 dan faktur pajak standar 1 ke outlet sesuai pembayaran outlet. Kolektor
akan meminta tanda tangan, cap dan alasan outlet di belakang Rincian Penagihan apabila outlet tidak melakukan pembayaran.
4. Kolektor mencatat data pembayaran outlet di Rincian Penagihan 1 sesuai
dengan nomor faktur yang dibayar outlet. 5.
Setelah kolektor selesai melakukan hasil penagihan, kolektor menyetorkan uang tunai, bukti transfer dan slip warkat ke kasir dengan menggunakan Rincian
Penagihan 1. 6.
Bagian Kasir menerima dan memeriksa uang tunai, bukti transfer dan slip warkat dari kolektor dan jika sudah sesuai memparaf dan mencap Kasir per
outlet yang melakukan pembayaran pada Rincian Penagihan 1 dan memvalidasi RP 1.
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
7. Setelah kolektor menyetor ke kasir, kolektor menerima Rincian Penagihan 1
dari kasir dan mempertanggungjawabkan RP 1 kepada bagian Administrasi piutang.
8. Bagian administrasi piutang menerima dan memeriksa validasi kasir RP 1
untuk Rincian Penagihan yang berhasil ditagih oleh kolektor dan menerima dan memeriksa kontra bon faktur penjualan 1 dan faktur pajak standar 1 dari
kolektor sesuai dengan RP 1 yang tidak dilunasi outlet. Kemudian bagian piutang mencocokkan RP 1 dengan RP 2, bila sudah sesuai menandatangani
RP 1-2 dan meminta tanda tangan kolektor pada kolom serah terima 2. 9.
Bagian administrasi piutang kemudian melakukan penjadwalan ulang untuk faktur-faktur dan kontra bon yang belum berhasil ditagih dan meminta
persetujuan Supervisor piutang dan menyerahkan RP 2 kepada supervisor piutang untuk diperiksa dan diarsipkan dan bagian admnistrasi piutang
mengarsipkan RP 1. Flowchart prosedur penagihan piutang untuk penjualan kredit outlet dalam kota
disajikan dalam lampiran 7. Prosedur penagihan piutang perusahaan untuk penjualan kredit outlet luar kota
Medan adalah sebagai berikut : 1.
Bagian administrasi piutang membuat Rincian Penagihan RP 1-2 per kode kolektor, kode rayonjenis outlet dan memilih fakur yang akan ditagih,
kemudian memisahkan faktur penjualan 1, faktur pajak standar 1 dan kontra
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
bon yang akan ditagih oleh salesman luar kota dan meminta persetujuan supervisor piutang pada RP 1-2.
2. Salesman luar kota menerima kontra bonFaktur Penjualan 1 dan faktur pajak
standar 1 beserta Rincian Penagihan 1 dari bagian administrasi piutang dan menyimpan sementara RP 2. Salesman menerima pembayaran dari outlet
berupa uang tunaibuki transfer cekgiro kemudian menyerahkan kontra bonfaktur penjualan 1 dan faktur pajak standar 1 ke outlet sesuai
pembayaran outlet. Salesman meminta tanda tangan, cap, dan alasan outlet di belakang RP 1 apabila outlet tidak melakukan pembayaran kemudian mencatat
data pembayaran outlet di RP 1 sesuai dengan nomor faktur yang dibayar outlet. Untuk pembayaran dalam bentuk uang tunai, uang tunai ditransfer ke
rekening bank kantor cabang atau langsung disetor ke kasir pada saat kembali ke kantor cabang.
3. Kasir menerima dan memeriksa uang tunai, bukti transfer dan slip transfer,
cekgiro dan slip warkat beserta RP 1 dari Salesman luar kota dan memparaf bila sudah sesuai dan mencap Kasir per outlet yang melakukan pembayaran
pada RP 1. 4.
Kasir menerima dan memeriksa asli bukti transfer salesman luar kota, bukti transfer outlet, cekgiro dan slip warkat yang telah difax salesman luar kota ke
administrasi bank selama periode up country dari salesman luar kota, bila sudah sesuai memparaf dan mencap kasir per outlet yang melakukan
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
pembayaran pada RP 1 pada kolom transfer, kemudian mencoret nominal faktur pada RP 1 untuk faktur yang belum dilunasi dan memvalidasi RP 1.
5. Kasir juga mencatat nomor RP 1 dan jumlah nominal total yang dibayar tunai
pada RPT 1-2 dan mencatat dalam monitor penerimaan warkat seluruh cekgiro yang diterima.
6. Kasir menyerahkan RP 1 ke salesman luar kota dan menyerahkan slip warkat
ke Acc. Clerk, kemudian menyerahkan bukti transfer dan slip transfer ke administrasi bank.
7. Bagian adminsitrasi bank menerima asli bukti transfer salesman luar kota, bukti
transfer outlet, cekgiro dan slip warkat yang telah difax ke administrasi bank selama periode up country dari kasir serta membandingkannya dengan
dokumen-dokumen setor dan slip-slipnya yang asli kemudian mengarsipkan dokumen-dokumen dan slip-slip tersebut.
8. Bagian Adminsitrasi piutang menerima dan memeriksa validasi kasir RP 1,
bila sudah sesuai melakukan flagging di RP 1 untuk faktur-faktur yang berhasil ditagih. Kemudian menerima dan memeriksa kontra bonfaktur
penjualan dan faktur pajak standar dari kolektor sesuai dengan RP 1 yang tidak dilunasi outlet kemudian mencocokkan RP 1 dengan RP 2, bila sudah
sesuai menandatangani RP 1-2 dan juga meminta tanda tangan salesman luar kota pada kolom serah terima 2 serta melakukan penjadwalan ulang untuk
faktur-fakur dan kontra bon yang belum berhasil ditagih. Bagian administrasi
Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.
