Elemen-Elemen Sistem Akuntansi TINJAUAN PUSTAKA

Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009. dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.” Berdasarkan uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah suatu sistem yang terdiri dari prosedur-prosedur yang bertujuan untuk menghasilkan informasi akuntansi dan sebagai alat pengawasan. Dari definisi tersebut dapat dilihat bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur. Mulyadi 2001 : 5 mengemukakan definisi prosedur sebagai suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”. Sistem akuntansi tertentu tidak akan selalu menjadi sistem terbaik yang dapat diterapkan pada organisasi manapun. Maka tujuan sistem akuntansi yang utama adalah memberikan informasi yang akurat dengan tepat waktu dan efisien serta dapat memberikan pengawasan intern yang efektif untuk menghindari terjadinya kesalahan dan ketidakjujuran.

B. Elemen-Elemen Sistem Akuntansi

Dari definisi sistem akuntansi yang telah diberikan, elemen-elemen atau unsur- unsur sistem akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Formulir Menurut Mulyadi 2001:3 Formulir merupakan “suatu dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi”. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009. didokumentasikan diatas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan atas transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Mulyadi 2001 : 78 mengemukakan manfaat suatu formulir adalah sebagai berikut : a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. d. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain. Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan , dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. Pencatatan transaksi yang bersifat rutin dan frekuensinya sangat tinggi dapat menggunakan jurnal khusus yang menyediakan format tertentu yang disesuaikan untuk menampung jenis transaksi tersebut. Penggunaan jurnal khusus akan menghemat waktu yang diperlukan untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi dan memeriksa ketelitian pencatatan di dalam buku pembantu. Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009. Jurnal khusus terdiri dari : a. Jurnal Penjualan Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit. b. Jurnal Pembelian Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit. c. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas ini digunakan untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas yang berasal dari mana saja dan umumnya berasal dari penjualan tunai dan penerimaan tunai. d. Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal pengeluaran kas ini digunakan untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas. Transaksi-transaksi yang tidak dapat digolongkan didalam keempat jurnal khusus diatas, dicatat dalam jurnal umum. 3. Buku Besar Setelah data transaksi keuangan perusahaan dicatat dalam jurnal, selanjutnya transaksi-transaksi tersebut digolongkan menurut klasifikasi dan dicatat dalam buku besar general ledger. Buku besar general ledger terdiri dari rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009. 4. Buku Pembantu Apabila suatu perkiraan dalam buku besar perlu dibuatkan perincian lebih lanjut maka biasanya dapat dilakukan dengan membentuk buku pembantu subsidiary ledger. Buku pembantu terdiri dari rekening pembantu merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Setiap transaksi harus dikelompokkan dan dikodekan sebelum diposting ke dalam buku besar. Menurut Mulyadi 2001 : 127, “Kode adalah suatu kerangka framework menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klarifikasi yang sebelumnya telah dibuat”. Untuk mempermudah posting, kode perkiraan dimuat dalam daftar yang disebut dengan bagan perkiraan chart of accounts. M. Nafarin 2004 : 26 menyatakan : Kode rekening chart of account adalah daftar yang memuat nama dan kode rekening beserta penjelasannya yang digunakan sebagai pedoman pelaksanaan proses akuntansi. Syarat dalam membuat rencana kode rekening, antara lain : a. Fleksibel tidak kaku, b. Up to date selalu sesuai dengan zaman c. Relevan cocoksesuai dengan keperluan d. Mudah dipahami Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi. Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009. Buku pembantu yang umumnya digunakan adalah buku pembantu piutang, buku pembantu persediaan, buku pembantu utang, buku pembantu harga pokok produk, buku pembantu biaya, dan buku pembantu aktiva tetap. Penggunaan buku pembantu ini tergantung pada perusahaan apakah dianggap perlu atau tidak. 5. Laporan Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. C. Prosedur Penjualan Kredit Dalam melaksanakan penjualan barang dan jasa kepada konsumen perusahaan dapat melaksanakan secara tunai dan kredit. Penjualan secara kredit menimbulkan adanya piutang atau tagihan kepada pelanggan atau pihak lain. Penjualan kredit sering dilakukan karena beberapa manfaat : a. Untuk meningkatkan omset penjualan b. Dengan meningkatnya penjualan, keuntungan diharapkan akan meningkat. c. Dengan adanya hutang piutang, hubungan perusahaan dengan pelangggan menjadi lebih erat. Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009. Menurut Mulyadi 2001 : 210 “ Penjualan kredit merupakan penyerahan barang atau jasa kepada pelanggan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli.” Ada beberapa faktor yang harus diperhatikan terhadap langganan sebelum kredit diberikan agar resiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi. Menurut Lukman 2007 : 265 faktor tersebut disebut dengan “The Five’s C For Credit” yaitu : 1. Character, menggambarkan keinginan atau kemauan para pembeli untuk memenuhi kewajiban-kewajibannya sesuai dengan persyaratan yang sudah ditetapkan oleh penjual. 2. Capasity, menggambarkan kemampuan seorang langganan untuk memenuhi kewajiban-kewajiban finansialnya. 3. Capital, menunjuk kepada kekuatan finansia calon langganan terutama dengan melihat jumlah modal sendiri yang dimilikinya. 4. Collateral, menggambarkan jumlah aktiva yang dijadikan sebagai barang jaminan oleh calon langganannya. 5. Conditions, menunjuk kepada keadaan ekonomi secara umum dan pengaruhnya atas kemampuan perusahaan calon langganan dalam memenuhi kewajiban- kewajibannya. Kebijakan kredit adalah seperangkat keputusan yang melengkapi periode kredit, kredit standar, prosedur pengumpulan piutang dan potongan yang ditawarkan perusahaan. Menurut Parentahen Purba 2002:180 ada empat kebijakan kredit : 1. Periode kredit Credit period yaitu lamanya waktu yang diberikan pada pembeli untuk membayar pembelian-pembelian mereka 2. Standar kredit Credit standard, menggambarkan kekuatan keuangan minimal minimum financial strength dari kredit pelanggan yang diterima acceptable credit customer terhadap pelanggan yang berbeda. 3. Kebijakan pengumpulan Collection policy, kekerasan atau kelemahan yang dijalankan terhadap pelanggan yang membayar lambat. 4. Potongan DiscountDiberikan pada pembayaran dini early payment melingkupi jumlah potongan discount amount periode potongan discount period . Menurut Mulyadi 2001 : 219 : Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur persetujuan kredit 3. Prosedur pengiriman 4. Prosedur penagihan 5. Prosedur pencatatan piutang 6. Prosedur distribusi penjualan 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan 1. Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini, bagian penjualan menerima order dari pelanggan yang dapat dilakukan melalui surat, telepon, melalui wiraniaga di lapangan, ataupun melalui website. Order pelanggan ini dapat berupa purchase order dari pelanggan ataupun sales order yang dibuat oleh wiraniaga perusahaan. Kemudian bagian order penjualan membuat shipping order surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi lain. 2. Prosedur persetujuan kredit Dalam prosedur ini, bagian order penjualan meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit dengan mengirimkan tembusan kredit dari surat order pengiriman. Penentuan pemberian kredit dapat dilakukan dengan melihat status kredit pelanggan, apakah masih ada kredit jatuh tempo yang belum dibayar atau apakah kredit yang akan diberikan melewati batas kreditnya. Perusahaan akan melakukan investigasi lengkap pada pelanggan baru untuk menentukan batas kredit. Jika batas kredit sudah ditentukan, pemeriksaan kredit mungkin hanya merupakan langkah untuk memastikan bahwa kredit yang diberikan pada saat Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009. penjualan tidak melebihi batas kredit yang sudah ditentukan. Setelah pemberian kredit mendapatkan persetujuan, maka diperiksa apakah persiapan yang ada mencukupi untuk memenuhi pesanan. Tembusan kredit akan ditambahkan pada arsip order pelanggan. 3. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, bagian pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari bagian order penjualan. Berdasarkan surat order pengiriman tersebut, bagian gudang mengidentifikasikan produk dan jumlah dan jumlah produk yang harus diambil dari gudang. Dokumen tersebut juga memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk menyerahkan barang. Surat order pengiriman beserta barang dikirimkan ke bagian pengiriman dan petugas kemudian menyesuaikan data catatan persediaan untuk menggambarkan penurunan persediaan. Sebelum menerima barang dan surat order pengiriman dari bagian gudang, bagian pengiriman menerima empat tembusan surat order pengirman dari bagian order penjualan berupa surat order pengiriman asli, packing slip, dan surat muat disesuaikan dengan yang tercantum di dokumen yang diterimanya. Rekonsiliasi barang yang diterima dari gudang dengan informasi penjualan sudah diterima terlebih dahulu sangat penting untuk mendeteksi terjadinya kesalahan sebelum pengiriman barang. Petugas pengiriman kemudian menempelkan packing slip pada pembungkus barang dan menyerahkannya pada perusahaan jasa pengiriman beserta surat muat. Salinan surat order pengiriman disimpan di bagian pengiriman. Surat order pengiriman asli dan surat Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009. muat diserahkan kepada bagian order penjualan untuk menunjukkan bahwa barang telah dikirimkan. Bagian order penjualan kemudian mencatat tanggal pengiriman pada sales order follow up copy dan memindahkannya ke arsip pengiriman yang telah dipenuhi. Surat order pengiriman dan surat muat diteruskan ke bagian penagihan. 4. Prosedur penagihan Dalam prosedur ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Bagian penagihan menerima surat order pengiriman dan surat muat dari bagian order penjualan kemudian menyiapkan faktur penjualan yang berisi data-data yang diperlukan untuk penagihan kepada konsumen. Faktur asli dikirim kepada pelanggan. Salinan kedua dikirim kepada bagian piutang bersama dengan surat order pengiriman dan surat muat. Salinan ketiga dan keempat dikirim kepada bagian kartu persediaan dan bagian jurnal. Salinan kelima merupakan tembusan untuk wiraniaga. 5. Prosedur pencatatan piutang Dalam prosedur ini, bagian piutang akan memutakhirkan buku besar pembantu piutang berdasarkan surat order pengiriman, surat muat, dan faktur yang diterimanya serta menyimpan dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan urutan nomornya. Setiap pelanggan mempunyai data pada buku besar pembantu piutang yang berisi informasi mengenai nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor tagihan, pembayaran kredit, retur dan saldo piutang. Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009. Tembusan faktur yang diterima oleh bagian kartu persediaan digunakan untuk memutakhirkan buku besar pembantu persediaan. Faktur ini kemudian diarsipkan oleh bagian ini. Bagian jurnal yang menerima tembusan faktur dari bagian penagihan mencatat transaksi dalam jurnal penjualan dan mengarsipkan faktur. 6. Prosedur distribusi penjualan Bagian jurnal juga bertugas untuk membuat laporan penjualan. Jenis laporan penjualan ini akan mempengaruhi prosedur distribusi penjualan. Definisi distribusi menurut Mulyadi 2001 : 278 : Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media faktur penjualan misalnya dan pengumpulan total ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam penjualan, distribusi penjualan adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam faktur penjualan misalnya hasil penjualan menurut daerah pemasaran dan pengumpulan total ringkasan penjualan menurut daerah pemasaran tersebut untuk keperluan pembuatan laporan hasil penjualan menurut daerah pemasaran. Klasifikasi yang dapat digunakan dalam distribusi penjualan antara lain klasifikasi produk , pramuniaga, pelanggan, metode penjualan, daerah pemasaran, saluran distribusi , dan sebagainya. 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dari buku besar tambahan persediaan, secara periodik bagian kartu persediaan membuat rekapitulasi harga pokok penjualan dan membuat bukti memorialnya untuk kemudian dikirim ke bagian jurnal. Selanjutnya, berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial tersebut, bagian jurnal mencatat harga pokok penjualan Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009. dalam jurnal umum serta mengarsipkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial tersebut. Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang telah dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran 1. D. Prosedur Penagihan Piutang Sumber penerimaan kas suatu perusahaan yang umumnya melakukan penjualan secara kredit adalah berasal dari pelunasan piutang para debitur. Mulyadi 2001 : 482 menyatakan bahwa “penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara : 1 melalui penagih perusahaan, 2 melalui pos, dan 3 melalui lock-box-collection plan”. Prosedur penagihan melalui penagih perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah jatuh tempo kepada bagian penagihan. 2. Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur. 3. Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan remittance advice dari debitur. 4. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa. 5. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6. Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur. Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009. 7. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Flowchart prosedur penagihan piutang melalui penagih perusahaan seperti yang telah dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran 2. Prosedur penagihan piutang melalui pos : 1. Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi. 2. Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos. 3. Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan remittance advice dari debitur. 4. Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa. 5. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6. Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur. 7. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pihak yang berwenang. 8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Flowchart prosedur penagihan piutang melalui pos seperti yang dijabarkan di atas di sajikan dalam lampiran 3. Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009. Lock-box adalah suatu alamat pos dimana pelanggan mengirim cek dan surat pemberitahuannya. Lock-box-collection dapat mengatasi masalah perusahaan yang debiturnya tersebar luas di berbagai daerah geografis dengan pembuatan post –office box PO Box di kota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahaan kemudian membuka rekening giro di bank yang terletak di kota yang sama dengan PO Box tersebut. Prosedur penagihan piutang melalui lock-box-collection plan : 1. Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi. 2. Debitur melaksanakan pembayaran hutangnya pada saat faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan kepada PO Box di kota terdekat. 3. Bank membuka PO Box dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan. 4. Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen ini dilampiri dengan surat pemberitahuan dikirimkan oleh bank ke bagian sekretariat. 5. Bank mengurus check clearing. 6. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur tersebut. 7. Bagian sekretariat menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian kasa. 8. Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian jurnal untuk dicatat di dalam jurnal penerimaan kas. Lasma Uhur Haloho : Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT. Bina San Prima Medan, 2009.