a. Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan
tempat bahan atau barang yang tetap dan identifikasi barang tertentu. b.
Sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau barang. c.
Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang. d.
Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan, yang dibagikan atau dikeluarkan dan yang tersedia dalam gudang.
e. Pemeriksaan bahan atau barang yang ada dalam persediaan secara
langsung. f.
Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin. Kekurangan atau kelebihan persediaan merupakan gejala yang kurang
baik. Kekurangan dapat berakibat larinya pelanggan, sedangkan kelebihan persediaan dapat berakibat pemborosan atau tidak efisien. Oleh karena itu,
manajemen persediaan berusaha agar jumlah persediaan yang ada dapat menjamin kelancaran proses produksi, dengan kata lain, total cost yang berhubungan dengan
persediaan dapat diminimalkan. Ahyari 1999:56 menambahkan cara melakukan pengawasan fisik terhadap
persediaan barang adalah :
a. setelah bahan baku diterima, pada umumnya segera dimasukkan
kedalam gudang fasilitas penyimpanan bahan baku
b. penulisan identitas yang jelas bagi masing-masing gudang dan
isinya untuk mencegah terjadinya kekeliruan atau pencampuran bahan baku
c. pembungkusanpengepakan yang cukup baik agar tidak terjadi
kerusakan selama masa tunggu
d. pengadaan bahan untuk mencegah terjadinya penungguan yang
tidak merata
e. untuk bahan baku yang punya batas waktu penggunaan, maka
batas waktu tersebut harus ditulis agar bahan tidak kadaluarsa
Universitas Sumatera Utara
f. mengadakan pemeriksaan gudang atau perhitungan fisik stock
opname secara berkala, misal sebulan sekali atau akhir periode.
Dari uraian diatas terlihat jelas dua fungsi utama manager ini penting yaitu merencanakan dan mengawasi operasi. Perencanaan dan Pengawasan persediaan
menjadi sangat penting, mengingat persediaan merupakan harta lancar terbesar pada neraca. Persediaan ini juga merupakan investasi penting yang membutuhkan
perhatian yang besar dari perusahaan dalam pengembangan teknik pengawasan persediaan yang cukup dengan biaya sekecil-kecilnya. Persediaan merupakan
harta yang sensitif terhadap penurunan harga pasar, kadaluarsa, pencurian, pemborosan, kerusakan dan kelebihan biaya akibat keputusan yang tidak tepat.
Untuk mencegah terjadinya tambahan biaya pada persediaan akibat hal-hal diatas, maka perusahaan harus menetapkan perencanaan dan pengawasan atas persediaan
dan sebahagian dari aktifitas tersebut terwujud dalam bentuk anggaran. Sementara penyusunan anggaran mempunyai manfaat sebagai berikut :
a. Perencanaan Terpadu
Anggaran perusahaan digunakan sebagai alat merumuskan rencana perusahaan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan
perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun
pengawasan. b.
Pedoman Pelaksanaan Perusahaan Anggaran dapat memberikan modal yang berguna baik bagi manajemen
puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan
Universitas Sumatera Utara
membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas
dalam melaksanakan tugasnya. Disamping itu, penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan dalam lingkungan
dan melakukan penyesuaian sehingga kinerja perusahaan dapat lebih baik. c.
Alat Pengkoordinasian Anggaran dapat memperbaiki koordinasi kerja intern perusahaan. Sistem
anggaran memberikan ilustrasi operasi perusahaan secara keseluruhan. Oleh karenanya sistem anggaran akan memungkinkan para manager devisi untuk
melihat hubungan antar bagian secara keseluruhan. d.
Alat Pengawasan Kerja Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi yang bisa
dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setiap aktifitas dapat dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar diperlukan pemahaman yang
realistis dan analisis yang seksama terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Penentuan standar yang sembarangan tanpa didasari oleh
pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada manfaat. Hal ini mengingat standar anggaran yang ditetapkan secara sembarangan tersebut
mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan frustasi
atau ketidakpuasan. Sebaliknya penetapan standar yang terlalu rendah akan menjadikan biaya tidak terkendalikan, menurunkan laba dan semangat kerja.
Universitas Sumatera Utara
e. Alat Evaluasi Perusahaan
Anggaran yang disusun baik menerapkan standar yang relevan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan
langkah-langkah yang ditempuh agar pekerjaan diselesaikan dengan baik, artinya menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling
menguntungkan. Penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasional perlu dilakukan evaluasi yang dapat menjadi masukan berharga bagi penyusunan
anggaran selanjutnya.
3. Kuantitas Pemesanan Ekonomis EOQ
