Analisa dan perancangan sistem persediaan barang dengan metode economic order quantity.

ABSTRAK

Pada saat sekarang ini pengolahan data secara manual masih banyak ditemui pada suatu perusahaan, tentu saja sistem dengan pengolahan data secara manual banyak memiliki kelemahan. Diantaranya data yang dihasilkan tidak akurat, laporan yang dihasilkan tidak sesuai, pemborosan waktu dan banyak memakan biaya.

Sistem pengendalian persediaan barang dagangan akan mengurangi kemungkinan penumpukan stok barang. Hal tersebut sangat berpengaruh terhadap arus peredaran barang yang terjadi. Oleh karena itu, sistem pengendalian persediaan barang dagangan yang baik sangat diperlukan.

Permasalahan yang dibahas adalah bagaimana mendesain sebuah program bantu untuk perencanaan pemesanan (order) yang optimal atas suatu barang tertentu dari bagian inventory ke pemasok menggunakan model Economic Order Quantity (EOQ).

Hasil yang dicapai, aplikasi ini dapat dijadikan tolak ukur perencanaan pemesanan (order) barang dari bagian inventory ke pemasok. Model Economic Order Quantity (EOQ) membantu mengoptimalkan kuantitas/ jumlah barang yang dipesan dengan meminimalkan total biaya inventory.

vii

ABSTRACT

Nowdays, manual processing data which has a lot of weaknesses is still applied by some companies. The weaknesses of this system are the output of the data is not accurate, the output of the report is not appropriate, wasting time and wasting money.

Inventory control system can handle the problem of over stock. It influences the circulation of items. Therefore, a good inventory control system is needed.

The problem to be discussed is how to design an aid program for planning optimal order on certain commodity from inventory division to supplier by using Economic Order Quantity (EOQ) model.

The result showed that this application could be used as standardized order planning of commodity from inventory division to supplier. Economic Order Quantity (EOQ) model assisted in optimizing the quantity of ordered commodity by minimizing total inventory cost.

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM PERSEDIAAN BARANG DENGAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Sains

Program Studi Ilmu Komputer

Oleh : MARINA DIANA

NIM: 003124098

PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER JURUSAN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA 2 0 0 7

ii

iv

H A L A M A N M O T T O

Kita tidak tahu apa yang akan terjadi pada

masa depan …

Karena itu Berdoa + Lakukan saja yang

terbaik karena Hidup Adalah Proses …

Akan tetapi ingatlah Dari yang penting,

Ada yang lebih penting lagi …

H E … H E …

vi

ABSTRAK

Pada saat sekarang ini pengolahan data secara manual masih banyak ditemui pada suatu perusahaan, tentu saja sistem dengan pengolahan data secara manual banyak memiliki kelemahan. Diantaranya data yang dihasilkan tidak akurat, laporan yang dihasilkan tidak sesuai, pemborosan waktu dan banyak memakan biaya.

Sistem pengendalian persediaan barang dagangan akan mengurangi kemungkinan penumpukan stok barang. Hal tersebut sangat berpengaruh terhadap arus peredaran barang yang terjadi. Oleh karena itu, sistem pengendalian persediaan barang dagangan yang baik sangat diperlukan.

Permasalahan yang dibahas adalah bagaimana mendesain sebuah program bantu untuk perencanaan pemesanan (order) yang optimal atas suatu barang tertentu dari bagian inventory ke pemasok menggunakan model Economic Order Quantity (EOQ).

Hasil yang dicapai, aplikasi ini dapat dijadikan tolak ukur perencanaan pemesanan (order) barang dari bagian inventory ke pemasok. Model Economic Order Quantity (EOQ) membantu mengoptimalkan kuantitas/ jumlah barang yang dipesan dengan meminimalkan total biaya inventory.

ABSTRACT

Nowdays, manual processing data which has a lot of weaknesses is still applied by some companies. The weaknesses of this system are the output of the data is not accurate, the output of the report is not appropriate, wasting time and wasting money.

Inventory control system can handle the problem of over stock. It influences the circulation of items. Therefore, a good inventory control system is needed.

The problem to be discussed is how to design an aid program for planning optimal order on certain commodity from inventory division to supplier by using

Economic Order Quantity (EOQ) model.

The result showed that this application could be used as standardized order planning of commodity from inventory division to supplier. Economic Order Quantity (EOQ) model assisted in optimizing the quantity of ordered commodity by minimizing total inventory cost.

viii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis naikkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa atas segala kasih dan karuniaNya yaqng senantiasa tercurah di dalam kehidupan penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul Analisa Dan Perancangan Sistem Persediaan Barang Dengan Metode Economic Order Quantity hingga selesai

Dengan selesainya penyusunan Tugas Akhir ini, penulis telh banyak menerima bantuan, saran dan kritik yang membangun. Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Haris Sriwindono, M.Kom., selaku dosen pembimbing yang telah begitu sabarnya membimbing dan memberikan dorongan semangat dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Ir. Ig. Aris Dwiatmoko, M.Sc., selaku Dekan FMIPA. 3. Ibu P.H. Prima Rosa, S.Si., M.Sc., selaku Kaprodi Ilmu Komputer

4. Bapak Eko Hari Permadi, S.Si., M.Kom. selaku dosen penguji yang telah memberikan saran dan masukan dalam pengembangan Tugas Akhir ini. 5. Semua dosen FMIPA Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

6. Staff perpustakaan Fakultas FMIPA UGM Yogyakarta 7. Staff perpustakaan Universitas Sanata Dharma

8. Bapak Zaerilus Tukijo dan Ibu CH.L Suwarni yang telah memberikan semangat dan dukungan.

9. Keluarga yang telah memberikan perhatian, doa dan dukungan.

10.Guru Sekolah Minggu HKBP Yogyakarta yang telah memberikan dukungan dan semangat

11.Semua teman-teman Ilmu Komputer USD Yogyakarta.

12.Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan maupun penyajian tugas akhir ini masih belum sempurna, maka segala kritik dan saran yang membangun masih sangat penulis harapkan untuk menjadi lebih baik

x

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ……… i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING………..…….…… ii

HALAMAN PENGESAHAN ……….. iii

HALAMAN MOTTO ………..……….………. iv

PERNYATAAN KEASLIAN ………. v

ABSTRAK ………...……….. vi

ABSTRACT ………..………..….…………. vii

KATA PENGANTAR ……..………..………. viii

DAFTAR ISI ……… x

DAFTAR TABEL ………...………...………….. xiv

DAFTAR GAMBAR ..………. xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 3

1.3. Batasan Masalah ... 3

1.4. Tujuan ... 3

1.5. Manfaat ... 4

1.6. Metodologi Penelitian ... 4

BAB II DASAR TEORI ... 7

2.1. Pengertian dan Definisi Sistem Informasi ... 7

2.1.1. Komponen Sistem Informasi ... 8

2.1.2. Tahap Informasi ... 11

2.2. Basis Data ... 14

2.2.1. Pengertian Basis Data ... 14

2.2.2. File Share ... 14

2.3. Alat Permodelan ... 15

2.3.1. Diagram Konteks ... 15

2.3.2. Diagram Arus Data ... 16

2.3.3. Diagram Relasi Entitas ... 19

2.3.4. Kamus Data ... 22

2.3.5. Flowchart ... 25

2.4. Ramalan Penjualan ... 27

2.4.1. Pengertian Peramalan ... 27

2.4.2. Perlunya Peramalan Penjualan ………. 27

2.4.3. Teknik Peramalan Penjualan ... 28

2.5. The Least Squares Method ... 30

2.6. Menghitung Indeks Musim ... 33

2.6.1. Parameter Pengganti Waktu ... 33

2.6.2. Trend ... 34

2.6.3. Variasi Musim ... 37

2.6.4. Indeks Musim... 39

2.7. Metode Economic Order Quantity... 40

xii

2.7.1. Biaya Pemesanan ... 42

2.7.2. Biaya Penyimpanan ... 43

2.7.3. Frekuensi Pesanan ... 45

2.7.4. Biaya Total Persediaan ... 45

2.7.5. Daur Pemesanan Ulang ... 46

2.7.6. Titik Pemesanan Kembali ... 47

BAB III. ANALISA DAN DESAIN ... ... 48

3.1. Analisa Sistem ... 48

3.1.1. Identifikasi Masalah ... 48

3.1.2. Analisa Kebutuhan ... 50

3.1.3. Analisa Kelayakan ... 51

3.1.4. Sistem Baru ... 52

3.2. Perhitungan ... 53

3.2.1. Ramalan Penjualan 2004 ... 53

3.2.2. Pembelian Barang Paling Ekonomis ... 66

3.3. Desain Sistem ... 70

3.3.1. Desain Umum (level 0) ... 72

3.3.2. Desain Proses ... 72

3.3.2.1. DAD level 1 ... 73

3.3.2.2. DAD level 2 ... 74

3.3.3. Desain Basis Data ... 78

3.3.3.1. Diagram E – R ... 78

3.3.3.2. Struktur Tabel ... 80

3.3.3.3. Pemetaan ke Tabel ... 83

3.3.4. Kamus Data ... 84

3.3.5. Flowchart ... 87

3.3.6. Perancangan Intercace ... 99

3.3.6.1.Struktur Menu ... 99

3.3.6.2. Desain Antar Muka ... 101

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN ... 115

4.1. Kesimpulan ... 115

4.2. Saran ... 115 DAFTAR PUSTAKA

xiv

DAFTAR TABEL

TABEL 2.1 Populasi 1 sampai n ... 29

TABEL 2.2 Lajur ... 30

TABEL 3.1 Data Penjualan Beras Tahun 2001-2003 ... 53

TABEL 3.2 Perhitungan Ramalan Penjualan Beras Tahun 2004 ... 53

TABEL 3.3 Data Pesanan Bulanan Periode 2001-2003 ... 56

TABEL 3.4 Perhitungan Indeks Musim ... 63

TABEL 3.5 Ramalan Penjualan Beras Tahun 2004 ... 65

TABEL 3.6 Hasil Perhitungan ... 69

TABEL 3.7 Struktur Tabel User ... 80

TABEL 3.8 Struktur Tabel Barang ... 80

TABEL 3.9 Struktur Tabel Penjualan ... 81

TABEL 3.10 Struktur Tabel Mengalami Jual ... 81

TABEL 3.11 Struktur Tabel Kelompok ... 81

TABEL 3.12 Struktur Tabel Peramalan ... 82

TABEL 3.13 Struktur Tabel Jadwal ... 82

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR 2.1. Diagram Konteks ... 15

GAMBAR 2.2.Kesatuan Luar ... 17

GAMBAR 2.3. Arus Data ... 17

GAMBAR 2.4. Proses ……… ……… 18

GAMBAR 2.5. Simpanan Data ………....………... 18

GAMBAR 2.6. Entity ……….……….…... 19

GAMBAR 2.7. Relasi ... 19

GAMBAR 2.8 Atribut ... 20

GAMBAR 2.9 Penghubung Simbol ... 20

GAMBAR 2.10 Keterkaitan ... 20

GAMBAR 2.11 Relasi one to one ... 21

GAMBAR 2.12. Relasi one to many ... 21

GAMBAR 2.13 Relasi many to many ... 21

GAMBAR 2.14. Pola Data Trend ... 35

GAMBAR 2.15. Pola Data Musiman ... 37

GAMBAR 3.1. DAD Level 0 ... 72

GAMBAR 3.2.DAD Level 1 ... 73

GAMBAR 3.3. DAD Level 2 Proses Barang ... 74

GAMBAR 3.4. DAD Level 2 Proses Penjualan ………... 75

GAMBAR 3.5. DAD Level 2 Proses Hitung ……… 76

GAMBAR 3.6. DAD Level 2 Membuat Laporan ... 77

GAMBAR 3.7 Diagram ER ... 79 xv

xvi

GAMBAR 3.8. Flowchart Ramalan Penjualan Setahun ... 85

GAMBAR 3.9. Flowchart Rata-rata Bulanan ... 88

GAMBAR 3.10. Flowchart Perkalian XY ... 89

GAMBAR 3.11. Flowchart X Kuadrat ... 90

GAMBAR 3.12. FlowchartVariasi Musim ... 91

GAMBAR 3.13. FlowchartIndeks Musim ... 92

GAMBAR 3.14. Flowchart Ramalan Penjualan Perbulan ... 93

GAMBAR 3.15. Flowchart Pembelian Ekonomis ... 94

GAMBAR 3.16. Flowchart Frekuensi Pembelian ... 95

GAMBAR 3.17. FlowchartTIC ... 96

GAMBAR 3.18. Flowchart Daur Pemesanan Ulang ………... 97

GAMBAR 3.19. Flowchart Titik Pemesanan Kembali ……… 98

GAMBAR 3.20. Struktur Menu Sisis Operator ... 99

GAMBAR 3.21. Struktur Menu Sisi Manajer ... 100

GAMBAR 3.22. Rancangan Form Antar Muka ... 101

GAMBAR 3.23. Rancangan Form Login ... 102

GAMBAR 3.24. Rancangan Menu Operator ... 103

GAMBAR 3.25. Rancangan Form Input Data Barang Baru ... 104

GAMBAR 3.26. Rancangan Form Input Data Barang ... 105

GAMBAR 3.27. Rancangan Form Input Data Penjualan ... 106

GAMBAR 3.28. Rancangan Form Manajer ... 107

GAMBAR 3.29. Rancangan Form Tahun Peramalan ... 108

GAMBAR 3.30. Rancangan Form Ramalan Penjualan... 109

GAMBAR 3.31. Rancangan Form Peramalan Persediaan ... 110 GAMBAR 3.32. Rancangan Form Laporan ... 111 GAMBAR 3.33. Rancangan Form Laporan Barang ... 112 GAMBAR 3.34. Rancangan Form Laporan Penjualan Perbarang ………... 112 GAMBAR 3.35. Rancangan Form Laporan Penjualan Harian... 113 GAMBAR 3.36. Rancangan Form Laporan Persediaan ... 114 GAMBAR 3.37. Rancangan Form Laporan Stok ... 114

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Dewasa ini penggunaan sistem berbasis komputer telah banyak digunakan di berbagai bidang. Hal ini tidaklah mengherankan karena kemampuan komputer yang semakin canggih dari tahun ke tahun telah menggeser sistem manual. Penggunaan komputer ini didasarkan pada keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh yaitu kecepatan pemrosesan, keakuratan, kerapian, dan sebagainya.

Penggunaan komputer di bidang bisnis adalah untuk membangun sebuah sistem informasi yang dapat mengubah data menjadi suatu informasi yang berguna di dalam perusahaan itu sendiri. Untuk itu informasi yang digunakan adalah informasi yang up to date, cepat, dan dapat dipercaya. Salah satu bidang yang dapat dikelola menggunakan sistem komputer adalah bagian persediaan barang.

Tampa adanya persediaan, perusahaan akan dihadapkan pada resiko suatu waktu tak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya. Hal ini bisa saja terjadi, karena tidak selamanya barang tersedia setiap saat, yang berarti bahwa perusahaan akan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya didapat. Jadi persediaan barang sangat penting untuk perusahaan.

Perusahaan yang mempunyai persediaan barang yang terlalu besar maupun terlalu kecil akan dapat menimbulkan masalah yang rumit. Kekurangan persediaan barang akan mengakibatkan hambatan pada proses penjualan barang.

Jika persediaan barang terlalu banyak akan terjadi penumpukan yang mengakibatkan biaya penyimpanan meningkat.

Alasan perlunya persediaan barang bagi perusahaan antara lain : 1. Adanya unsur ketidakpastian permintaan

2. Adanya unsur ketidakpastian pasokan dari para supplier 3. Adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu pemesanan

Adanya unsur ketidakpastian tersebut, pihak perusahaan memerlukan manajemen persediaan barang yang diharapkan mampu mengatasi permasalahan yang berhubungan erat dengan tujuan diadakannya persediaan barang, yaitu :

1. Memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggan 2. Memperlancar proses penjualan

3. Mengantisispasi kemungkinan terjadinya stockout

Permasalahan diatas memerlukan penangannan dalam hal biaya maupun resiko yang berkaitan dengan keputusan persediaan barang. Oleh karena itu diperlukannya manajemen persediaan barang untuk menghasilkan keputusan tingkat persediaan barang yang dapat menyeimbangkan biaya yang dikeluarkan dalam pengadaan persediaan barang, sehingga manajemen persediaan barang dapat meminimumkan total biaya dalam perubahan tingkat persediaan barang

Permasalahan diatas dapat dilihat bahwa sangat diperlukannya sistem yang dapat membantu manejer dalam menentukan jumlah persediaan barang setiap kali pemesanan, sehingga total biaya dapat diminimumkan

3

1.2. RUMUSAN MASALAH

Perumusan masalah dalam penulisan makalah Tugas Akhir ini adalah bagaimana menganalisa dan membuat perancangan sistem persediaan barang dengan metode Economic Order Quantity

1.3. BATASAN MASALAH

Mengingat cakupan masalah persediaan barang cukup kompleks, maka penulisan Tugas Akhir ini dibatasi oleh :

1. Dalam makalah Tugas Akhir ini tidak disertai dengan implementasi program.

2. Data yang digunakan adalah penjualan selama 3 tahun sebelumnya. 3. Perhitungan dilakukan untuk satu jenis barang

4. Sistem hanya akan mengolah data penjualan untuk menghasilkan peramalan penjualan dan EOQ

1.4. TUJUAN

Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah membuat perancangan sistem yang mempermudah user untuk melakukan pemesanan persediaan barang yang optimal dan total biaya yang minimum

1.5. MANFAAT

Sebagai dokumen untuk implementasi sistem yang berfungsi bagi pembuat program (programmer).

1.6. METODOLOGI

Metode yang digunakan dalam pembuatan Analisa dan Perancangan sistem Persediaan Barang Dengan Metode EOQ ini menggunakan paradigma Waterfall yang meliputi tahap-tahap sebagai berikut :

1. Tahap Analisis

Tahap analisis adalah tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam membuat perangkat lunak, pada tahap ini terjadi komunikasi yang intensif antara pembuat perangkat lunak dengan pemakai. Komunikasi ini dibutuhkan untuk menentukan spesifikasi fasilitas atau kemampuan dari perangkat lunak yang diinginkan, bentuk data masukkan, proses pengolahan data dan informasi yang dibutuhkan dan format laporan yang diinginkan. Spesifikasi perangkat lunak perlu ditentukan oleh kedua belah pihak secara bersama-sama agar kedua pihak memiliki pandangan yang sama terhadap perangkat lunak yang akan dibangun, hal ini penting karena spesifikasi perangkat lunak akan mendasari tahap pengembangan selanjutnya

2. Tahap Desain / Perancangan

Tahap desain adalah data yang teleh dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pemakai. Spesifikasi akan dihasilkan pada tahap

5

analisis akan dijadikan dasar pada tahap desain, pada tahap ini elemen perangkat lunak mulai dirancang, pada akhir tahap perancangan akan dihasilkan suatu bentuk rancangan yang siap untuk diimplementasikan pada tahap berikutnya.

3. Tahap Implementasi

Tahap implementasi adalah proses untuk mewujudkan rancangan perangkat lunak yang disebut juga coding atau dapat dikatakan bahwa implementasi adalah penerjemahan data yang telah dirancang ke dalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan

4. Tahap Testing / Pengujian

Tahap pengujian adalah tahap setelah program selesai dibuat, yaitu uji coba terhadap program tersebut. Setelah proses implementasi selesai bukan berarti perangkat lunak dapat langsung digunakan, karena masih ada satu tahap lagi yang harus dikerjakan yaitu pengujian. Secara umum tahap pengujian dimaksudkan untuk melihat apakah perangkat lunak yang dihasilkan telah memenuhi spesifikasi yang diinginkan, terkadang pengujian menyebabkan rancangan perangkat lunak harus diubah, karena keadaan yang ditemukan tidak sesuai dengan spesifikasi program

Perlu diperhatikan bahwa dalam pembuatan makalah analisa dan membuat perancangan sistem persediaan barang dengan metode Economic Ordering Quantity ini, penulis hanya sampai pada design saja, sedangkan tahapan coding, testing dan maintenance tidak diikut sertakan karena Tugas Akhir ini tidak disertai dengan implementasi program.

Kegiatan-kegiatan yang dikerjakan oleh penulis yaitu :

1. Metode kepustakaan yaitu Pengambilan data melalui riset kepustakaan, antara lain dengan membaca literatur, catatan, serta buku-buku yang berhubungan dengan makalah.

2. Dua tahap dari Metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem atau System Development Life Cycle. Yaitu :

1. Analisa kebutuhan, dilakukan dengan mengumpulkan informasi dari orang-orang yang akan menggunakan sistem, dengan cara :

• Interview yaitu pengambilan data dengan cara mengadakan wawancara satu arah dengan nara sumber dan antara penulis dengan bagian yang terkait atau pegawai yang di tunjuk oleh pihak perusahaan. Tujuannya untuk mendapatkan kesepakatan tentang kebutuhan terhadap sistem. • Observasi yaitu berupa pengumpulan data dengan melakukan

pengamatan di lapangan 2. Perancangan sistem

Merancang sebuah sistem persediaan barang dengan data atau informasi yang sudah terkumpul. Sistem rancangan terinci menurut teori perancangan sistem informasi adalah sebagai berikut :

• rancangan database dengan menggunakan diagram entity relationship

• rancangan user interface

• rancangan input

7 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. PENGERTIAN DAN DEFINISI SISTEM INFORMASI

Sistem informasi terdiri dari kata “Informasi” dan “Sistem”. Disebut informasi karena merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna. Misalnya bagi suatu perusahan, informasi adalah hal yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangan perusahaan itu sendiri. Bila suatu perusahaan kurang informasi maka tidak menutup kemungkinan bahwa perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan dalam mengontrol sumber daya, sehingga akan mengalami kekalahan dalam bersaing. Sedangkan kata sistem diartikan sebagai jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Tanpa informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar. Prosedur sendiri berarti urutan operasi tulis-menulis dan biasanya melibatkan beberapa organisasi di dalam satu atau lebih departemen. Prosedur mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan.

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut (Kristanto, 2003):

1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.

3. Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan meyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.1.1 Komponen Sistem Informasi

Agar sistem informasi dapat digunakan secara optimal pada saat dibutuhkan, diperlukan adanya komponen-komponen yang dapat mendukungnya. Komponen sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut:

a. Input

Input adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi. Dalam hal ini yang termasuk dalam input adalah dokumen, formulir, dan file.

b. Proses

Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam basis data dan seterusnya diolah menjadi

9

suatu output yang akan digunakan oleh penerima. Komponen ini merubah segala masukan menjadi keluaran yang terdiri dari:

• Manusia

Merupakan pemakai sistem infomasi komputer sehingga harus mengerti bagaimana komputer tersebut untuk memenuhi kebutuhannya.

• Metode dan prosedur

Metode adalah teknik pengolahan data yang diterapkan pada sistem informasi, sedangkan prosedur menggambarkan bagaimana manusia sebagai pemakai sistem membuat keputusan.

• Peralatan komputer

Komponen pendukung sistem informasi yang termasuk peralatan komputer adalah: monitor, printer, disket, dan program komputer. Dalam program komputer terdapat sejumlah instruksi-instruksi yang dapat mengatur kerja dari perangkat keras dan memenuhi fungsi dari sistem informasi komputer.

• Penyimpanan data

Berfungsi untuk pemakaian di masa yang akan datang atau pencarian kembali. Media penyimpanan dapat berupa disket, atau bentuk lainnya. c. Ouput

Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima. Komponen ini akan berhubungan langsung dengan pemakai sistem.

d. Teknologi

Teknologi merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input, mengolah input dan menghasilkan keluaran. Tiga bagian dari teknolgi ini adalah: perangkat lunak (program untuk mengolah data), perangkat keras (keyboard, mouse, dan lain-lain), dan perangkat manusia (analis sistem, programmer, teknisi, dan sebagainya).

e. Basis Data

Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak. Basis data adalah kumpulan file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file lain sehingga membentuk satu bangunan data.

f. Kendali

Kendali merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar dapat berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan. Komponen kendali diperlukan terhadap: backup file,

11

2.1.2 Tahap Informasi

Menurut Oetomo (2002), suatu informasi haruslah melalui beberapa tahapan sehingga pada akhirnya dapat digunakan oleh berbagai pihak yang membutuhkan. Adapun tahap-tahap informasi adalah sebagai berikut:

1. Pengumpulan data

Pada tahap ini dilakukan proses pengumpulan data yang asli dengan cara tertentu, seperti: sampling, data transaksi, dan sebagainya yang biasanya merupakan proses pencatatan data ke dalam suatu file.

2. Input

Merupakan proses pemasukan data dan prosedur pengolahan data ke dalam komputer melalui alat input seperti keyboard. Prosedur pengolahan data tersebut merupakan urutan langkah untuk mengolah data yang ditulis dalam suatu bahasa pemrograman yang disebut pemrograman.

3. Pengolahan data

Yaitu tahapan dimana data diolah sesuai dengan prosedur yang telah dimasukkan. Kegiatan ini meliputi pengumpulan data, klasifikasi (pengelompokan), kalkulasi, pengurutan, penggabungan, peringkasan baik dalam bentuk tabel ataupun grafik, penyimpanan data dan pembacaan data dari tempat penyimpanan data.

a. Pencatatan data masukan (recording/ capturing)

Data harus dicatat dalam beberapa bentuk sebelum diproses. Proses pencatatan ini tidak hanya terjadi pada tahap origination atau distribusi saja tetapi dapat terjadi pada seluruh siklus pengolahan.

b. Manipulasi data

Operasi manipulasi data yang telah dikumpulkan dapat berupa pengklasifikasian (pengelompokan), kalkulasi (perhitungan),

sorting (pengurutan), merging (penggabungan), summarizing

(meringkas), storing (penyimpanan) dan retrieving (penggunaan kembali).

c. Klasifikasi

Klasifikasi merupakan kegiatan untuk mengelompokkan data dalam suatu grup berdasar kategori tertentu. Klasifikasi ini biasanya dapat dilakukan berdasar lebih dari satu kategori. Contoh: dari sekumpulan data siswa dari suatu Sekolah Dasar diklasifikasikan berdasar jenis kelaminnya.

d. Kalkulasi

Kalkulasi merupakan suatu proses manipulasi data numerik secara aritmatika. Biasanya kata kalkulasi juga sering digunakan untuk menunjukkan suatu proses terhadap suatu data umum.

e. Sorting

Menyusun data dalam sebuah urutan tertentu disebut dengan sorting. Untuk dapat melakukan operasi ini maka harus ditentukan terlebih dahulu kolom data (field) yang akan menjadi kunci pengurutan dan penentuan arah pengurutannya (Ascending -> A-Z) dan (Descending -> Z-A).

13

f. Merging

Menggabungkan dua atau lebih kumpulan data yang memiliki kolom data (field) yang sama sebagai kunci penghubung. g. Summarizing

Pada operasi manipulasi data ini, kumpulan data diringkas dan dinyatakan dalam bentuk yang ringkas, sederhana, mudah dimengerti dan mudah dianalisa seperti dalam bentuk grafik. h. Storing dan Retrieving

Storing adalah langkah penyimpanan terhadap hasil pengolahan data. Langkah ini penting sebab hasil tersebut akan digunakan (retrieving) pada proses pengolahan data selanjutnya. Hasil pengolahan data akan disimpan dalam satu file.

4. Output

Hasil pengolahan data akan ditampilkan pada alat output seperti monitor dan printer sebagai informasi.

5. Distribusi

Setelah proses pengolahan data dilakukan, maka informasi yang dihasilkan harus segera didistribusikan. Proses pendistribusian ini tidak boleh terlambat dan harus segera diberikan kepada yang berkepentingan, sebab hasil pengolahan tersebut akan menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan atau menjadi data dalam pengolahan data selanjutnya.

2.2. BASIS DATA

2.2.1. Pengertian Basis Data

Untuk mengetahui apa yang dimaksud dari database (basis data), ada baiknya terlebih dahulu mengetahui apa yang dimaksud dengan data.

Menurut Kristanto (2003),data adalah fakta mengenai obyek, organisasi, dan lain sebagainya. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan, karakter, dan simbol).

Dengan demikian database adalah kumpulan file yang saling terkait satu sama lain, misal: file data induk karyawan, file jabatan, file penggajian, dan sebagainya.

a. File

Kumpulan dari record yang saling terkait dan memiliki format field yang sama dan sejenis.

b. Record

Kumpulan field yang menggambarkan suatu unit data individu tertentu. c. Field

Atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data seperti nama, alamat, dan sebagainya.

2.2.2. File Share

File share atau database terbagi merupakan database yang disimpan di sistem file lokal tetapi diakses oleh beberapa pengguna. Jika satu bagian mengubah data, bagian lain juga akan merasakan perubahan tersebut.

15

2.3. ALAT-ALAT PEMODELAN

Untuk membantu analis sistem dalam melakukan perancangan proses yang nantinya dituangkan dalam bentuk baris-baris program, dibutuhkan suatu bentuk alat pemodelan. Berikut adalah alat-alat pemodelan yang digunakan.

1. Diagram Konteks

2. Diagram Arus Data (DAD) 3. Diagram Relasi Entitas 4. Kamus Data

2.3.1. Diagram Konteks

Merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi sistem informasi tersebut dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan.

Data flow diagram (DFD) digunakan sebagai model untuk melihat apa yang diproses atau dikerjakan sistem. Diagram konteks merupakan awal DFD sebelum masuk kedalam diagram yang lebih rinci.

2.3.2. Diagram Alir Data (DAD)

Diagram ini merupakan peralatan yang berfungsi menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain, dengan menunjukkan dari dan kemana data mengalir serta penyimpanannya.

Diagram arus data merupakan konsep dari sistem yang sedang di rancang (Kendal, 1988). DFD sangat berguna dalam proses analisa dan perancangan sistem informasi dan dapat di pakai sebagai dokumentasi sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau disimpan dan digunakan pada metodologi pengembangan secara terstruktur. Penggunaan diagram arus data dapat dibagi dalam sub proses-sub proses (berupa diagram konteks atau diagram arus data level-0) yang akan sangat membantu dalam memahami garis besar pergerakan data dalam sistem.Teknik pembuatan DFD yang dikembangkan oleh Yourdon menggunakan empat simbol besar. Yaitu :

1. Kesatuan Luar (Eksternal Entity)

Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) diluar sistem yang di dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya, yang akan memberikan input (source) atau menerima output (sink) dari sistem.

17

Gambar 2.2. Kesatuan Luar

Simbol di atas merepresentasikan sebuah kesatuan luar yang direpresentasikan oleh suatu notasi kotak dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal

2. Arus data (Data Flow)

Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari suatu proses sistem. Selain itu arus data juga menunjukkan perpindahan data dari data yang satu ke data yang lain. Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar.

Simbol untuk arus data dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2.3. Arus Data

Simbol diatas merepresentasikan sebuah arus data yang direpresentasikan oleh suatu arah panah yang menunjuk kearah data yang dimaksud atau dituju.

3. Proses (Process)

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Gambar 2.4. Proses

Simbol di atas merepresentasikan sebuah proses yang direpresentasikan oleh suatu notasi lingkungan.

4. Simpanan data (Data Store)

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat digunakan untuk operasi-operasi penambahan atau pengambilan dari data tersebut.

Simpanan data dapat berupa :

1) Suatu file atau basis data di sistem operasi. 2) Suatu arsip atau catatan manual.

3) Suatu tabel acuan manual. 4) Suatu agenda atau buku.

Simbol untuk simpanan data digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2.5. Simpanan Data

Simbol di atas merepresentasikan sebuah simpanan data yang direpresentasikan oleh sepasang garis horizontal pararel yang terbuka di kedua ujungnya.

19

2.3.3. Diagram Relasi Entitas

Entitas adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Sedangkan diagram entitas menggambarkan relasi dari dua file atau dua tabel yang dapat digolongkan dalam tiga macam bentuk derajat relasi, yaitu: Satu ke Satu (1-1), Satu ke Banyak (1-N), dan Banyak ke Banyak (N-N).

Untuk memodelkan struktur basis data, Diagram E-R lebih mendalami prinsip entity, attribute, primary key, candidate key, relationship. Setiap entity

dalam model menjadi file atau tabel dalam database. Setiap attribute menjadi

fields (kolom dalam database relational). Setiap relationship dalam model menjadi Jalan Akses (Pathway Access) antar tabel dalam database. Beberapa simbol yang digunakan di E-R Diagram :

a. Untuk menunjukkan entity

Gambar 2.6. Entity b. Untuk menunjukkan Relationship

Gambar 2.7. Relasi

c. Untuk menunjukkan attribute

d. Untuk menghubungkan simbol yang ada

Gambar 2.9. Penghubung simbol

e. Untuk menunjukkan keterkaitan

Gambar 2.10. Keterkaitan

Relationship memiliki tiga tipe. Tiap-tiap tipe menunjukkan jumlah

record dari setiap tabel yang dapat direlasikan ke record pada tabel lain. Ketiga tipe tersebut adalah sebagai berikut:

1. Derajat hubungan One-to-one (1:1)

Yaitu hubungan satu ke satu. Sebagai contoh adalah satu kode mempunyai satu produk yang spesifik. Relasi one-to-one tidak diwujudkan kedalam bentuk sebuah tabel tersendiri, melainkan atribut-atribut relasi akan ditambah pada salah satu entitas yang ada

Gambar 2.11. Relasi one-to-one 2. Derajat hubungan One-to-many (1:M)

Yaitu hubungan satu ke banyak. Misalnya satu kategori memiliki banyak produk demikian pula sebaliknya, banyaknya produk memiliki satu kategori.

21

Gambar 2.12. Relasi one-to-many 3. Derajat hubungan Many-to-Many (M:M)

Yaitu hubungan banyak ke banyak. Misalnya banyak order mempunyai banyak produk dan banyak produk memiliki banyak order. Relasi many-to-many dapat diwujudkan dalam bentuk sebuah tabel baru.

2.3.4. Kamus Data

. Kamus data atau aliran data menunjukkan input data ke suatu proses atau ouput data dari suatu proses.

Kamus Data (KD) atau Data Dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah system data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem (Jogiyanto,1989). Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.

Untuk membuat suatu kamus data, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut ini:

a. Nama arus data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

b. Alias

Alias atau nama lain data dapat ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misal bagian pembuat faktur dan pelanggan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan.

23

Bentuk data yang mengalir dapat berupa :

1) Dokumen dasar atau formulir. 2) Dokumen hasil cetakan komputer. 3) Laporan tercetak

4) Tampilan di layar monitor. 5) Variabel.

6) Parameter. 7) Field.

Bentuk dari data ini perlu di catat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaanya sewaktu perancangan sistem. Kamus data yang mencatat data yang mengalir dalam betuk dokumen dasar atau formulir akan digunakan untuk merancang bentuk

input sistem. Kamus data yang mencatat data-data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem.

d. Arus data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di Kamus Data supaya memudahkan mencari arus data ini di DAD.

e. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang di catat di KD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. Misal nama dari arus data adalah tembusan

permintaan.persedian, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

f. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu di catat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input

data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus diselesaikan.

g. Volume

Volume yang perlu dicatat di Kamus Data atau KD adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasi besarnya simpanan luar yang akan digunakan,

kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output. h. Struktur data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-item data.

25

2.3.5. Flowchart

Flowcharting adalah teknik penyusunan instruksi dalam program komputer terstruktur dengan menggunakan gambar-gambar/simbol-simbol. Hasil pekerjaan flowcharting ini disebut dengan flowchart.

Berikut ini simbol diagram alur / flowchart: (Suryadi, Agus, 1997,8-11)

Simbol untuk menyatakan MULAI (START) ataupun BERHENTI (STOP) atau SELESAI (END)

KOTAK MASUKKAN, untuk membaca data yang kemudian diberikan harga suatu variabel

Juga berfungsi untuk menanyakan/ meminta data untuk dijadikan harga suatu variabel

KATAK PENUGASAN, untuk memberi harga kepada suatu variabel, atau untuk melakukan perhitungan matematika yang hasilnya diberikan sebagai harga suatu variabel.

START END

BACA X

MASUKKAN A

KOTAK KELUARAN, untuk mencetak (dan/ atau menyimpan) hasil / keluaran

Catatan : Banyak orang menggunakan kotak sebagai masukkan juga sebagai keluaran

KOTAK KEPUTUSAN, untuk memutuskan arah atau percabangan yang diambil sesui dengan kondisi yang saat itu terjadi, BENAR atau SALAH

YA

TIDAK

Simbol PENGHUBUNG, untuk penghubung bila diagram alur/ flowchart terputus disebabkan pergantian halaman

CETAK X

CETAK X

27

2.4. RAMALAN PENJUALAN 2.4.1. Pengertian Peramalan

Peramalan (forecasting) adalah seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian dimasa depan. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data masa lalu dan menempatkannya ke masa yang akan datang dengan suatu bentuk model matematis. Bisa juga merupakan prediksi intuisi yang bersifat subjektif. Atau bisa juga dengan menggunakan kombinasi model matematis yang disesuaikan dengan pertimbangan yang baik dari seorang manajer (Hheizer & Render, 136 )

Pemilihan cara yang dipakai untuk pembuatan forecast penjualan dipengarui oleh berbagai faktor seperti :

a. Sifat produk yang dijual b. Metode distribusi yang tepat

c. Besarnya perusahaan dibanding dengan para pesaingnya d. Data historis yang tersedia

2.4.2. Perlunya Peramalan Penjualan

Atas dasar peramalan penjualan produk perusahaan yang disusun manajemen, perusahaan akan dapat memperoleh gambaran tentang keadaan masa depan perusahaan. Gambaran keadaan penjualan pada waktu yang akan datang ini sangat penting bagi manajemen perusahaan karena kebijaksanaan perusahaan akan sangat dipengaruhi oleh besarnya penjualan produk tersebut. Dengan demikian hasil dari peramalan penjualan produk perusahaan tersebut akan sangat besar artinya bagi penyusunan kebijaksanaan perusahaan yang bersangkutan

2.4.3. Teknik Peramalan Penjualan

Forecasting adalah suatu cara untuk mengukur atau menaksir kondisi bisnis dimasa mendatang. Pengukuran tersebut dapat dilakukan secara kuantitatif dan kualitatif. Pengukuran secara kuantitatif biasanya menggunakan metode

statistic dan matematika. Sedangkan pengukuran secara kualitatif biasanya menggunakan pendapat (judgement). Penggunaan metode statistic saja kurang dapat dipercaya hasilnya, sebab banyak hal yang tidak dapat diukur secara kualitatif, seperti: perkembangan politik dan kebijaksanaan pemerintah. (Hheizer & Render,136)

Sebaliknya penggunaan pendapat juga dianggap kurang bijaksana dan justru banyak kelemahannya karena bersifat pribadi dan sukar dimengerti pihak lain

Peramalan kuantitatif dapat diterapkan apabila terdapat tiga syarat kondisi, sebagai berikut: (Adisaputro & Marwan,1990:148-150)

1. Tersedia informasi tentang kejadian masa lalu (data historis),

2. Informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numerik. 3. Dapat diasumsikan bahwa beberapa aspek pola masa lalu akan terus

berlanjut di masa datang.

Ada dua metode dalam membuat ramalan penjualan, yaitu : 1. Forecast berdasarkan (Judgement Methad)

Sumber-sumber pendapat yang dipakai dalam melakukan forecast, seperti pendapat salesment, pendapat sales manajer, pendapat para ahli, survey konsumen

29

2. Forecast berdasarkan perhitungan statistic a. Analisa Trend

Penerapan garis tren dilakukan dengan cara 1. Garis trend secara bebas

2. Garis trend dengan metode setengah rata-rata 3. Garis trend secara matematis

a. Metode moment b. Metode least square b. Analisa Korelasi

1 2 3 … i … k

Jumlah Sampel (n) Y11 Y12 . . . Y1n Y21 Y22 . . . Y2n Y31 Y32 . . . Y3n … … … Yi1 Yi2 . . . Yin … … … Yk1 Yk2 Ykn

2.5. THE LEAST SQUARES METHOD (JUMLAH KUADRAT TERKECIL) Yang dimaksud Metode Least Square atau jumlah kuadrat terkecil adalah jumlah kuadrat penyimpangan nilai data terhadap garis trend terkecil /minimal

Metode yang berdasar pada statistik dengan analisa time series, berlaku anggapan bahwa apa yang terjadi pada masa yang akan datang tidak terlepas dari apa yang terjadi pada masa lalu. Karena itu volume penjualan tahun depan dapat dihitung berdasarkan volume penjualan yang telah terjadi di tahun lalu

Di sini dicari hubungan antara faktor waktu dan volume penjualan yang pernah terjadi. Hubungan antara faktor-faktor tersebut digambarkan dalam persamaan

untuk memproyeksikan garis trend ini akan digunakan metode least square, dalam membuat ramalan penjualan

Dimana : Y’ = Nilai Trend

X = Parameter pengganti waktu (tahun)

a = Komponen yang tetap dari penjualan pada setiap tahun b = Tingkat perkembangan penjualan tiap tahun

Untuk menerapkan rumus tersebut, maka disususn tabel perhitungan sebagai berikut :

Tahun Penjualan(Yi) Xi XiYi Xi2

Tabel 2.2. Lajur Y’ = a + bX

31

Metode least square dalam pengembangannya dibedakan 3 yaitu (Hadi,1983: 444-453)

1. Metode least square normal

Dalam metode ini tahun pangkal diambil dari tahun yang terletak di urutan pertama

dimana ∑Y = Jumlah data histories

n = Jumlah tahun dari data histories yang ada X = Parameter pengganti waktu (tahun)

a = Komponen yang tetap dari penjualan pada setiap tahun b = Tingkat perkembangan penjualan tiap tahun

2. Metode least square jumlah data ganjil

Jika jumlah tahun ganjil, tahun dasar diletakkan di tengah dengan diberi nilai 0 (nol). Tahun sebelumnya diberi nilai negative dengan pertambahan 1 (satu). Tahun sesudahnya dimulai dengan nilai +1 (positif) dan seterusnya dengan pertambahan nilai 1(satu) dengan nilai positif (…, -3, -2, -1, 0, 1, 2, 3,…). (Budiyuwono,217)

3. Metode least square jumlah data genap

Jika tahun genap, tahun dasar tetap diletakkan ditengah tetapi karena tahun dasar tidak tepat berada pada satu tahun, maka setengah tahun sebelumnya dimulai dengan nilai -1 (negative) dan seterusnya dengan pertambahan nilai 2 (dua) dengan nilai negative. Tahun

sesudahnya dimulai dengan nilai +1 (positif) dan seterusnya dengan pertambahan nilai 2 (dua) dengan nilai positif (…, -11, -9, -7, -5, -3, -1, 1, 3, 5, 7, 9, 11,…). (Budiyuwono,217)

Metode least square jumlah data ganjil maupun genap menggunakan rumus (Budiyuwono,1999: 216)

dimana ∑Yi = Jumlah data histories

n = Jumlah tahun dari data histories yang ada Xi = Parameter pengganti waktu (tahun)

a = Komponen yang tetap dari penjualan pada setiap tahun b = Tingkat perkembangan penjualan tiap tahun

(I) ∑ Yi = n . a atau a = ∑ Yi n

(II) ∑ XiYi = b . ∑Xi2 atau b = ∑ XiYi ∑Xi2 Dengan syarat ∑X = 0

33

2.6. MENGHITUNG INDEKS MUSIM 2.6.1. Parameter Pengganti Waktu

Menurut Supranto, 133 Untuk mengadakan perhitungan, maka diperlukan nilai tertentu pada variable waktu (X), sedemikian rupa sehingga jumlah nilai variable waktu = 0

Misalnya : Untuk n =3 X1 , X2 , X3 -1 0 +1 Untuk n = 4 X1 , X2 , X3 , X4

-3 -1 +1 +3

Pada umumnya yang diberi nilai 0, adalah variable waktu yang ditengah.

1. Untuk n ganjil : Jarak antara 2 waktu diberi nilai satu satuan, diatas 0 diberi tanda positif ( + ) dan dibawahnya tanda negative ( - )

Misal : n = 5

Maka :

n = 2 k + 1 2 k = n – 1 k = n – 1

2

X k+1 = 0

X1 , X2 , X3 , X4 , X5 -2 -1 0 +1 +2

k = n – 1 2 k = 5 – 1

2 k = 2

X k+1 = 0 X 2+1 = 0 X3 = 0

2. Untuk n genap : Jarak antara dua waktu diberi nilai dua satuan, diatas 0 diberi tanda positif ( + ) dan dibawahnya tanda negative ( - )

Misal : n = 4

Maka :

2.6.2. Trend (T)

Trend adalah gerakan yang menunjukkan arah perkembangan secara umum. Trend adalah menyesuaikan sebuah garis tren pada sekumpulan data masa lalu, dan kemudian diproyeksikan dalam garis untuk meramalkan masa depan (Hheizer & Render, 155).Dengan kata lain trend adalah rata-rata perubahan dalam jangka menengah atau jangka panjang. Trend menggambarkan perilaku data dalam jangka panjang, yang dapat bersifat naik,turun, tetap

n = 2 k 2 k k = n

2

X k + (k+1) = 0 2

k = n 2 = 4 2 = 2

X k + (k+1) = 0 2

X 2 + (2+1) = 0 2

X 5 = 0 2 X 2,5 = 0

X1 , X2 , X3 , X4 , -3 -1 +1 +3

35

Gambar 2.14. Pola Data Trend

Menurut geraknya trend dapat dibedakan 1. Trend naik atau trend positif

Bila data yang ada menunjukkan kenaikan 2. Trend tetap

3. Trend turun atau trend negative

Bila data yang ada menunjukan penurunan Penyebab utama perubahan trend antara lain

1. Pertambahan penduduk

2. Perubahan dan kemajuan teknologi 3. Standar hidup yang lebih baik.

Kegunaan memakai trend: (Budiyuwono, 209)

1. Dapat mengetahui pola dari data masa lalu, apakah polanya naik, tetap atau turun

2. Dapat mengadakan proyeksi masa mendatang. Dengan mempelajari perkembangan penjualan yang lalu dapat diperkirakan keadaan penjualan masa yang akan datang

Untuk mencari pertambahan trend bulanan / pertambahan trend setiap bulannya dengan cara nilai Y dibagi dengan jumlah kuadrat nilai X dikalikan dua

Dimana :

b = Pertambahan trend setengah bulanan Y = Rata-rata penjualan bulanan

X2 = Jumlah kuadrat X dari 12 data

Karena b merupakan pertambahan trend setengah bulanan, maka pertambahan trend untuk satu bulannya adalah

Apabila awal bulan dianggap sebagai bulan dasar, maka pertambahan trend pada bulan tersebut = 0, untuk bulan seterusnya tinggal mengalikan 1, 2, 3, dan seterusnya.

b =

∑

∑

2

X Y

37

2.6.3. Variasi Musim (Seasonal Movement)

Variasi musim adalah gerak naik atau turun secara periodik dalam jangka waktu satu tahun (Boedijoewono, 216).

Dengan kata lain variasi musim adalah gerakan yang mempunyai pola tetap atau identik dari waktu ke waktu dalam jangka waktu yang kurang dari satu tahun (Boediono & Wayan,135)

Variasi musim akan berulang kurang dari setahun katakanlah satu minggu, bulan atau kuartal.Gerakan tersebut disebabkan karena ada peristiwa tertentu, seperti hari natal mengakibatkan penjualan bahan pokok meningkat. Dimana peristiwa ini berulang dari tahun ke tahun. Dengan demikian jelas bahwa variasi musim adalah suatu pola yang berulang dalam jangka pendek

Gambar 2.15 Pola data musiman Penyebab utama variasi musim adalah

1. Iklim

Contoh variasi musim :

1. Musim hujan yang mempengaruhi penjualan es

2. Idul fitri menyebabkan perdagangan dan pembelian meningkat

3. Permintaan batu bara dan bahan bakar mencapai puncaknya saat musim dingin

4. Permintaan krim kulit tabir surya paling tinggi saat musim panas

5. Kantor pos dan toko perlengkapan natal mengalami peningkatan di bulan Desember

Kegunaan memakai variasi musim :

1. Dapat menentukan pola perubahan dimasa lalu. Untuk memperoleh informasi ini kita perlu mempelajari pola gerak musim beberapa tahun yang telah lampau

2. Dapat memproyeksikan pola ini untuk masa mendatang (peramalan) Cara yang dilakukan untuk menentukan besar kecilnya variasi musim yaitu dengan mengurangkan rata-rata penjualan bulanan dengan pertambahan trendnya.

Dimana :

VM = Variasi musim Y = Rata-rata penjualan bulanan

T = Pertambahan trend

Khusus pertambahan trend pada bulan januari =0, maka variasi musim pada bulan tersebut sama dengan penjualan rata-rata

39

2.6.4. Indeks Musim

Indeks musim merupakan nilai variasi musim untuk tiap-tiap bulan yang dinyatakan sebagai presentase dari nilai rata-rata variasi musim itu sendiri selama 12 bulan. Untuk menentukan indeks musim(IM) yaitu dengan membagi variasi musim(VM) setiap bulannya rata-rata bulanan dengan rata-rata variasi musim dalam setiap bulan. Kemudian dikalikan 100 %

Dimana :

P = Nilai rata-rata variasi musim

VM = Variasi musim

IM = Indeks Musim

P = ∑ VM 12

2.7. METODE ECONOMIC ORDER QUANTIY

Informasi adalah hal yang sangat penting dalam manajemen dalam mendukung pengambilan keputusan. Informasi akan mendukung manajer dalam pengambilan keputusan untuk menentukan kapan harus dilakukan reorder point

dan jumlah pesan yang akan dilakukan agar biaya informasi persediaan dapat diminimalkan

Persediaan dalam topik ini adalah persediaan yang ditujukan untuk memenuhi kebutuhan penjualan. Untuk perusahaan dagang biasanya hanya ada satu jenis persediaan yaitu persediaan barang dagangan.

Persediaan ini biasanya menjadi bagian yang cukup besar dari keseluruhan aktifa lancar. Manajemen persediaan dimaksudkan agar jumlah persediaan berada pada tingkat optimal, artinya tidak terlalu besar, sehingga tidak banyak aktifa lancar (dana) yang menganggur, tetapi juga jangan sampai terlalu kecil, sehingga mengganggu proses produksi / penjualan. Lebih penting lagi, jumlah persediaan juga akan mempengaruhi besar kecilnya biaya persediaan yang harus dikeluarkan Dalam perencanaan yang menjadi masalah adalah menyelenggarakan persediaan yang paling tepat, agar kegiatan produksi tidak terganggu dan dana yang ditanamkan dalam persediaan tidak berlebih (Supriyono, 1983: 388)

Untuk pembelian yang paling ekonomis, ada suatu metode perhitungan yang disebut dengan Economic Order Quantity (EOQ).

1. Menurut Sukanto Reksohadiprojo dan Indriyo (1995:201) EOQ merupakan volume atau jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian.

41

2. Menurut Adisaputro & Marwan (1999: 90). Economic Order Quantity

(EOQ) atau kuantitas pesanan paling ekonomis merupakan kuantitas setiap kali pembelian yang akan mendatangkan biaya minimal

3. Menurut Alvi (1987: 71). EOQ adalah metode pengendalian persediaan yang akan membantu manajemen untuk mengambil keputusan tentang barang yang harus dipesan, agar tidak terjadi investasi berlebihan yang ditanam dalam persediaan.

Menurut Siswanto (1985), Anggapan yang mendasari perhitungan EOQ: 1. Tingkat pemakaian diketahui secara pasti

Artinya kapan barang dipakai dan dibutuhkan sudah diketahui 2. Tingkat permintaan adalah tetap

Artinya barang yang dibutuhkan setiap periode tidak berubah. 3. Tidak ada kelebihan persediaan atau pun kehabisan persediaan

Artinya persediaan yang dimiliki perusahaan disimpan dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.

4. Periode datangnya pesanan (Lead time) adalah tetap dan lebih besar atau sama dengan nol

5. Harga beli per unit adalah tetap.

Artinya berapapun banyaknya unit yang dibeli tidak akan mempengaruhi besarnya harga.

6. Biaya setiap kali pesan adalah tetap.

Artinya setiap kali diadakan pemesanan tidak akan ada perubahan biaya pemesanan.

7. Biaya penyimpanan per unit adalah tetap

Artinya besar atau kecilnya barang yang disimpan biaya penyimpanan tidak akan berubah.

Ada 5 kategori biaya yang berkaitan dengan keputusan persediaan. Dari kelima kategori tersebut hanya dua yaitu

1. Biaya pemesanan atau “ordering cost”

2. Biaya penyimpanan atau “holding cost”

Yang relevan untuk dipertimbangkan, karena stok out cost dan biaya perubahan kapasitas tidak akan terjadi apabila permintaan konstan (salah satu asumsi dalam model EOQ) dan harga item diasumsikan tidak mengalami perubahan. Oleh karena itu ketiga kategori biaya lainnya tidak akan mempengaruhi keputusan berapa jumlah yang harus dipesan maupun kapan harus melakukan pemesanan kembali.

2.7.1. Biaya Pemesanan (Ordering Cost)

Biaya pemesanan yaitu biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan. Biaya ini berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pemesanan, semakin tinggi frekuensi pemesanannya semakin tinggi pula biaya pemesanannya. Sebaliknya biaya ini berbanding terbalik dengan jumlah barang setiap kali pemesanan. Hal ini disebabkan karena semakin besarnya jumlah setiap kali pemesanan dilakukan, berarti frekuensi pemesanan menjadi semakin rendah. (Adisaputro & Marwan,220)

43

Beberapa contoh dari biaya pemesanan antara lain : 1. Biaya persiapan pemesanan atau pembelian

2. Biaya pembuatan faktur 3. Biaya eksepedisi

4. Biaya administrasi (telepon, dokumen, fax)

5. Biaya bongkar barang yang diperhitungkan untuk setiap kali pembelian Pada prinsipnya biaya pemesanan ini akan diperhitungkan atas dasar frekuensi pembelian yang dilaksanakan dalam perusahaan yang bersangkutan

2.7.2. Biaya Penyimpanan (Holding Cost)

Biaya simpan yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan penyimpanan barang yang telah di beli. Biaya ini berubah-ubah sesuai dengan jumlah barang yang di simpan. Semakin besar jumlah barang setiap kali pemesanan maka biaya penyimpangan akan semakin besar pula. (Adisaputro & Marwan,221).

Beberapa contoh biaya penyimpanan 1. Biaya simpan barang

2. Sewa ruang penyimpanan (sewa gudang) 3. Biaya ansuransi barang

4. Biaya pajak

5. Biaya kerusakan barang dalam penyimpanan 6. Biaya pemeliharaan barang

7. Biaya pengepakan kembali

Biaya penyimpanan yang akan diperhitungkan di kuantitas pembelian optimal adalah biaya penyimpanan yang terkait langsung dengan jumlah barang yang disimpan di dalam perusahaan bersangkutan

Memperhatikan bahwa jumlah kedua jenis biaya tersebut harus minimum, maka manajemen (bagian pembelian) perlu menetapkan berapa jumlah pembelian yang ekonomis setiap kali melakukan pembelian. Pendekatan EOQ sangat membantu menyelesaikan masalah meminimalkan kedua biaya ini (Supriyanto, 1995: 106)

Sedangkan untuk rumus EOQ (Siswanto, 1985: 18) sebagai berikut

Dimana :

EOQ = Jumlah pesanan paling ekonomis (setiap kali pesan) D = Permintaan tahun yang akan datang

S = Biaya pemesanan setiap kali pesan C = Biaya pembelian per unit barang

H = Biaya penyimpanan yang dinyatakan dalam % terhadap nilai persediaan rata-rata (% biaya simpan)

EOQ = 2 x Dx S C x H

45

2.7.3. Frekuensi Pesanan

Frekuensi pemesanan adalah jumlah pesanan yang harus dibuat dalam satu periode perencanaan. Frekuensi pesanan optimal terjadi ketika perusahaan memutuskan untuk membeli barang sebesar Q optimal setiap kali pesan. Bila dalam satu periode perencanaan perusahaan membutuhkan D unit barang maka frekuensi pemesanan atau N adalah (Siswanto, :296).

Dimana :

N = Frekuensi pemesanan/ pembelian optimum dalam tahun yang ditentukan

D = Permintaan tahun yang akan datang Q = Banyaknya unit setiap kali pesan

2.7.4. Biaya Total Persediaan

Biaya total persediaan atau Total Inventory Cost adalah jumlah dari biaya total penyimpanan (holding cost) dan biaya total persediaan (ordering cost).

Karena EOQ dapat memberikan biaya total persediaan yang minimum, maka TIC dapat dirumuskan sebagai bherikut : (Siswanto,1985:33-36)

N = D

Q

Dimana :

TIC = Biaya total persediaan

D = Permintaan atau kebutuhan selama periode tertentu S = Biaya setiap kali pesan

Q = Banyaknya unit setiap kali pesan C = Harga pembelian per-unit H = % biaya simpan

2.7.5. Daur Pemesanan Ulang

Daur pemesanan ulang atau Reorder Cycle adalah periode waktu sejak unit yang dipesan (Q) datang hingga saat datangnya unit yang dipesan berikutnya yang mana tepat sama dengan saat habisnya persediaan (siswanto,1985:43)

Dimana :

Y = Daur pemesanan ulang N = Frekuensi pemesanan

Periode wakrtu dapat dinyatakan ke dalam berbagai satuan, misal tahun, bulan, minggu, hari

Y = 1 x satuan periode waktu N

47

2.7.6. Titik Pemesanan Kembali

Titik pemesanan kembali atau ROP (Yolanda:178) adalah titik atau tingkat persediaan, dimana pemesanan kembali harus dilakukan. Model persediaan sederhana mengasumsikan bahwa penerimaan suatu pesanan bersifat seketika. Artinya model persediaan mengasumsikan bahwa suatu perusahaan akan menunggu sampai tingkat persediaan mencapai nol, sebelum perusahaan memesan kembali dan dengan seketika kiriman yang dipesan akan diterima. Akan tetapi, waktu antara dilakukannya pemesanan atau waktu pengiriman bisa cepat atau lambat, sehingga perlu ditetapkan kapan harus dilakukan pemesanan ulang. ROP harus dihitung secara cermat dan tepat, karena bila ROP terlambat akan berakibat munculnya biaya kekurangan bahan(stock out cost), begitu juga bila ROP terlalu cepat akan berakibat timbulnya biaya penyimpanan tambahan (extra carrying cost) .

Sedangkan untuk rumus ROP (Siswanto, 1985: 46) sebagai berikut

Dimana :

ROP = Reorder point

Q = Banyaknya unit setiap kali pesan Y = Daur pemesanan ulang

ROP = Q Y

48 BAB III

ANALISA DAN DESAIN

3.1. ANALISA SISTEM 3.1.1. Identifikasi Masalah

Pemrosesan data di CV.Akoor masih tergantung dengan proses kerja yang menggunakan sistem manual, pengoperasian komputer yang masih mengguanakan program Microsoft Word masih sangat terbatas dan tidak maksimal.

Belum dibangunnya sistem informasi yang khusus menangani data barang, penjualan, persediaan barang di CV.Akoor mengakibatkan penanganan data menjadi lambat. Karena dikerjakan secara manual melibatkan banyak dokumen tertulis, sehingga mengakibatkan pengolahan datanya kurang efisien.

Sebagai contoh :

1. Pengelolaan transaksi penjualan dan data barang yang dikerjakan secara manual akan sangat memungkinkan terjadinya kesalahan perhitungan jumlah barang yang terjual

2. Setiap terjadi transaksi penjualan barang akan mengakibatkan perubahan beberapa data dari suatu barang dagangan tertentu. Hal ini cukup menyulitkan bila masih dikerjakan secara manual.

49

Sistem kurang dapat memberikan laporan control barang secara cepat, tepat dan terinci. Lebih rinci dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Pengecekan persediaan barang yang kurang cermat dan tidak dilakukan secara konsisten dapat mengakibatkan kelebihan atau kekurangan stok barang.

2. Perhitungan stok minimal dan penentuan jumlah barang dagangan yang akan dibeli seringkali kurang akurat, karena hanya diputuskan berdasarkan perkiraan dari pengamatan kebutuhan sehari-hari. Hal ini juga akan mempengaruhi pengendalian persediaan barang yang akan dilakukan Permasalahan diatas dapat diatasi dengan membuat sebuah sistem yang minimal bisa menangani pencatatan data barang, pencatatan data penjualan, persediaan barang yang optimal,pencetakan laporan dan beberapa informasi yang diperlukan , sehingga memberikan media penyimpanan yang lebih aman. Maka dari itu dibuat sebuah analisa dan perancangan sistem informasi persediaan barang dengan metode EOQ

3.1.2. Analisa Kebutuhan

Berdasar identifikasi masalah yang telah dipaparkan, kiranya diperlukan pengembangan sistem yang baru dengan menggunakan sistem berbasis komputer yang mampu membantu mengendalikan persedian barang dengan lebih efektif dan akurat.

1. Pengontrolan transaksi penjualan, pembelian, data barang maupun persediaan optimal yang mudah, efisisen dan akurat. Sehingga diharapakan tidak ada transaksi yang terlewatkan.

2. Pengendalian stok barang yang tepat, baik dalam pengontrolan jumlah barang yang belum terjual, maupun dalam perhitungan jumlah barang yang harus selalu tersedia atau bahkan perlu ditambahkan untuk dapat memenuhi kebutuhan.

3. Media yang mampu merekapitulasi segala transaksi yang terjadi dengan mudah namun tepat. Sehingga mampu menyediakan laporan yang valid mengenai keadaan persediaan barang yang masih ada, yang meliputi jumlah stok yang tersedia. Dan juga perlukah menambahan jumlah stok yang ada dan jumlah yang perlu dibeli.

51

3.1.3. Analisa Kelayakan

Sistem yang akan dibuat diharapkan mampu memberikan informasi yang sangat bermanfaat bagi para penggunanya. Karakteristik sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut :

1. Sederhana

Sistem ini dibuat sesederhana mungkin sehingga user tidak kesulitan dalam mengakses informasi dan menggunakan fasilitas-fasilitas yang tersedia.

2. Praktis

Sistem ini dibuat secara praktis dalam memberikan informasi sehingga dapat memperoleh informasi dengan cepat.

3. Kemudahan akses

Sistem ini memberikan kemudahan bagi user dalam mengakses semua informasi.

4. Keamanan

Sistem ini memberikan fasilitas untuk melakukan update data dengan memasukkan password dan nama user yang berfungsi untuk keamanan datanya.

3.1.4. Sistem Baru

Pada perancangan sistem ini, langkah pertama yang dilakukan adalah pengumpulan data. Data tersebut diperoleh dari data penjualan yang sudah ada, yaitu data penjualan pada periode 3 tahun sebelumnya. Periode 3 tahun sebelumnya ini merupakan waktu yang optimal untuk menghitung ramalan penjualan yang diharapkan. Hal tersebut disebabkan karena jika waktunya terlalu jauh dengan tahun penjualan yang akan dihitung ramalan penjualannya, maka data penjualan yang diperoleh tersebut akan membuat hasil ramalan yang jauh dengan yang diharapkan. Maka data penjualan yang paling optimal adalah periode selama 3 tahun sebelumnya dari tahun yang diharapkan.

Proses yang terjadi pada sistim ini adalah proses yang berorientasi pada database sistem. Database tersebut berisi tabel-tabel yang akan menampung data-data masukkan, data-data hasil proses dan untuk menampung data-data yang akan ditampilkan sebagai output dari proses ini. Data dalam tabel tersebut akan diproses dengan perhitungan rumus ekonomi dan matematika.

Setelah tahap proses dilakukan, data penjualan yang digunakan akan berubah menjadi data ramalan penjualan yang digunakan untuk menentukan banyaknya permintaan yang dibutuhkan selama 1 tahun yang diharapkan. Kemudian sistem akan menginformasikan banyaknya frekwensi pemesanan, dan biaya minimumnya.

53

3.2. PERHITUNGAN

3.2.1. Ramalan Penjualan Tahun 2004

Untuk mengetahui berapa besarnya ramalan penjualan tahun 2004 dapat dicari berdasarkan data penjualan tahun sebelumnya. Ramalan penjualan akan menggunakan data 3 tahun terakhir

Tahun Penjualan 2001 41.885 2002 45.489 2003 50.878 Tabel 3.1. Data Penjualan Beras Tahun 2001-2003

Dengan menggunakan data tersebut maka dibuat suatu ramalan penjualan beras untuk tahun 2004. Untuk menghitung ramalan penjualan, teknik yang digunakan oleh perusahaan adalah garis trend secara sistematik yaitu trend linier. Ramalan penjualan dapat dibuat dengan mengumpulkan, menggunakan dan menganalisa data histories serta menginterpretasikan kejadian masa lalu untuk masa yang akan datang.

Adapun perhitungannya dapat dilihat di bawah ini :

Tahun Yi Xi Xi .Yi Xi2

2001 41.885 - 1 - 41.885 1

2002 45.489 0 0 0

2003 50.878 + 1 50.878 1

Jumlah 138.252 0 8.993 2

Seperti penjelasan sebelumnya bahwa rumus yang digunakan untuk menyusun ramalan penjualan beras yang diperkirakan akan dijual pada tahun 2004 dengan metode Least Square, yaitu Y = a + bx

Sehingga nilai a dan b dicari sebagai berikut:

a = ∑ Yi n

= 138.252 3 = 46.084

b = ∑ Xi Yi ∑ Xi2 = 8.993

2 = 4.496,5

Untuk menghitung ramalan penjualan beras 2004, selain nilai a dan nilai b, juga diperlukan nilai X dengan cara : Dari tahun 2001 – 2003 = 3 tahun adalah jumlah data ganjil, karena itu besarnya X digunakan pertambahan nilai satu satuan (1). Maka untuk tahun 2004 besarnya X= +2

55

Setelah dicari nilai a ,b dan X maka selanjutnya memasukkan nilai a ,b dan X ke dalam persamaan utama yaitu :

Y = a + bX

= 46.084 + 4.496,5 (X) = 46.084 + 4.496,5 (2) = 55.077

Dengan berdasarkan perhitungan diatas sudah dapat diketahui besarnya ramalan penjualan ditargetkan oleh perusahaan untuk tahun 2004 yaitu sebesar 55.077

3.2.1.1. Penjualan Bulanan 3 Tahun Terakhir

Perhitungan ramalan penjualan secara bulanan untuk tahun 2004 data yang diperlukan merupakan data bulanan untuk tahun sebelumnya. Untuk menghitung ramalan penjualan bulanan dipakai indeks musim yang dapat digunakan untuk mencari beberapa besarnya ramalan penjualan bulanan selama tahun 2004

Tabel 3.3. Data Penjualan Bulanan Periode 2001-2003 Penjualan

Bulan

2001 2002 2003

Januari 3.287 3.619 4.264

Februari 3.820 4.133 4.479

Maret 3.399 3.162 3.646

April 3.962 4.296 4.006

Mei 3.540 3.631 4.080

Juni 2.555 2.818 2.543

Juli 3.620 3.962 4.480

Agustus 3.495 4.050 4.772

September 4.060 4.050 4.320

Oktober 3.947 4.730 5.769

November 3.870 4.323 6.155 Desember 2.330 2.715 2.364

57

3.2.1.2. Indeks Musim

a. Membuat rata-rata bulanan selama 3 tahun

Rata-rata ini dicari dengan menjumlahkan data-data penjualan setiap bulan kemudian dibagi 3. Adapun perhitungan masing-masing bulan adalah sebagai berikut:

Rata-rata penjualan Januari = (3.287 + 3.619 + 4.264) : 3 = 3.723,33 Rata-rata penjualan Februari = (3.820 + 4.133 + 4.479) : 3 = 4.144 Rata-rata penjualan Maret = (3.399 + 3.162 + 3.646) : 3 = 3.402,33 Rata-rata penjualan April = (3.962 + 4.296 + 4.006) : 3 = 4.088 Rata-rata penjualan Mei = (3.540 + 3.631 + 4.080) : 3 = 3.750,33 Rata-rata penjualan Juni = (2.555 + 2.818 + 2.543) : 3 = 2.638,67 Rata-rata penjualan Juli = (3.660 + 3.962 + 4.480) : 3 = 4.020,67 Rata-rata penjualan Agustus = (3.495 + 4.050 + 4.772) : 3 = 4.105,67 Rata-rata penjualan September = (4.060 + 4.050 + 4.320) : 3 = 4.143,33 Rata-rata penjualan Oktober = (3.947 + 4.730 + 5.769) : 3 = 4.815,33 Rata-rata penjualan Nopember = (3.870 + 4.323 + 6.155) : 3 = 4.782,67 Rata-rata penjualan Desember = (2.330 + 2.715 + 2.364) : 3 = 2.469,67

b. Menentukan nilai x dengan membuat pertambahan trend setengah bulanan selama setengah tahun dengan membagi angka -11,-9,-7,-5,-3,-1,1,3,5,7,9,11 kemudian mengalikan dengan rata-rata bulanan (Y). dari perhitungan tersebut diketahui jumlah dari XY = 4.573,44

Bulan Rata-rata Penjualan (Y) X XY

Januari 3.723,33 -11 - 40.956,63

Februari 4.144,00 -9 -37.296,00

Maret 3.402,33 -7 - 23.816,31

April 4.088,00 -5 -20.440,00

Mei 3.750,33 -3 -11.250,99

Juni 2.638,67 -1 -2.638,67

Juli 4.020,67 1 4.020,67

Agustus 4.105,67 3 12.317,01

September 4.143,33 5 20.716,65

Oktober 4.815,33 7 33.707,31

Nopember 4.782,67 9 43.044,003

Desember 2.469,67 11 27.166,37

59

c. Mengkuadrankan nilai x kemudian menjumlahkannya, sehingga didapat nilainya = 572

X X2

- 11 121

- 9 81

- 7 49

- 5 25

- 3 9

- 1 1

1 1 3 9 5 25 7 49 9 81 11 121 ΣX = 0 ΣX2 = 572

d. Menghitung penambahan trend bulanan

Pertambahan trend bulanan dihitung dengan mencari nilai b sebagai

berikut: b =

∑

∑

2

X Y

b = 572

084 . 46

b = 80,56

Nilai b merupakan pertambahan trend setengah bulanan secara linier, sehingga pertambahan trend bulanan adalah 2b = 2 x 80,56 = 161,12

Apabila bulan Januari dianggap sebagai bulan dasar, maka jumlah pertambahan trendnya = 0. Sehingga pertambahan trend pada bulan selanjutnya sebagai berikut:

Trend Januari = 161.12 x 0 = 0 Trend Februari = 161,12 x 1 = 161,12 Trend Maret = 161,12 x 2 = 322,24 Trend April = 161,12 x 3 = 483,36 Trend Mei = 161,12 x 4 = 644,48 Trend Juni = 161,12 x 5 = 805,6 Trend Juli = 161,12 x 6 = 966,72 Trend Agustus = 161,12 x 7 = 1127,84 Trend September = 161,12 x 8 = 1288,96 Trend Oktober = 161,12 x 9 = 1450,08 Trend November = 161,12 x 10 = 1611,2 Trend Desember = 161,12 x 11 = 1772,32

61

e. Menghitung variasi musim

Cara yang dilakukan untuk menentukan besar kecilnya musim yaitu dengan mengurangkan rata-rata penjualan bulanan (Y) dengan pertambahan trendnya (T). Karena pertambahan trend pada bulan januari=0, maka variasi musim pada bulan tersebut sama dengan penjualan rata-rata. Adapun perhitungan variasi musim (VM) setiap bulannya seperti di bawah ini :

Variasi Musim Januari = 3.723,33 – 0 = 3.723,33 Variasi Musim Februari = 4.144 – 161,12 = 3.982,88 Variasi Musim Maret = 3.402,33 – 322,24 = 3.080,09 Variasi Musim April = 4.088 – 483,36 = 3.604,64 Variasi Musim Mei = 3.750,33 – 644,48 = 3.105,85 Variasi Musim Juni = 2.638,67 – 805,6 = 1.833,07 Variasi Musim Juli = 4.020,67 – 966,72 = 3.053,95 Variasi Musim Agustus = 4.105,67 – 1127,84 = 2.977,83 Variasi Musim September = 4.143,33 – 1288,96 = 2.854,37 Variasi Musim Oktober = 4.815,33 – 1450,08 = 3.365,25 Variasi Musim November = 4.782,67 – 1611,2 = 3.171,47 Variasi Musim Desember = 2.469,67 – 1772,32 = 697,35

f. Menghitung indeks musim

Indeks musim merupakan nilai variasi musim(VM) untuk tiap-tiap bulan yang dinyatakan sebagai presentase dari nilai rata-rata variasi musim itu sendiri selama 12 bulan. Untuk menentukan indeks musim yaitu dengan membagi rata-rata bulanan dengan rata-rata variasi musim dalam setiap bulan. Nilai rata-rata variasi musim per bulan adalah:

P = ∑ VM 12

= 2.954,17 12 08 , 450 . 35 =

Sehingga indeks musim per bulannya adalah : IM = ( VM / P ) 100%

Indeks musim Januari = (3.723,33 : 2.954,17) x 100% = 126,03 % Indeks musim Februari = (3.982,88 : 2.954,17) x100% = 134,82 % Indeks musim Maret = (3.080,09 : 2.954,17) x 100% = 104,26 % Indeks musim April = (3.604,64 : 2.954,17) x100% = 122,01 % Indeks musim Mei = (3.105,85 : 2.954,17) x 100% = 105,13 % Indeks musim Juni = (1.833,07 : 2.954,17) x 100% = 62,05 % Indeks musim Juli = (3.053,95 : 2.954,17) x 100% = 103,37 % Indeks musim Agustus = (2.977,83 : 2.954,17) x 100% = 100,80 % Indeks musim September = (2.854,37 : 2.954,17) x 100% = 96,62 % Indeks musim Oktober = (3.365,25 : 2.954,17) x 100% = 113,91 % Indeks musim November = (3.171,47 : 2.954,17) x 100% = 107,35 %

63

Penjualan (Y) Bulan

2001 2002 2003

Rata-rata

(Y) X XY X2

Trend (T)

Variasi Musim (VM)

Indeks Musim (IM) Januari 3.287 3.619 4.264 3.723,33 -11 -40.956,67 121 0 3.723,33 126,03%

Februari 3.820 4.133 4.479 4.144,00 -9 -37.296,00 81 161,12 3.982,88 134,82%

Maret 3.399 3.162 3.646 3.402,33 -7 .23.816,33 49 322,24 3.080,09 104,26%

April 3.962 4.296 4.006 4.088,00 -5 -20.440,00 25 483,36 3.604,64 122,01%

Mei 3.540 3.631 4.080 3.750,33 -3 -11.251,00 9 644,48 3.105,85 105,13%

Juni 2.555 2.188 2.543 2.638,67 -1 -2.638,67 1 805,6 1.833,07 62,05%

Juli 3.620 3.962 4.480 4.020,67 1 4.020,67 1 966,72 3.053,95 103,37%

Agustus 3.495 4.050 4.772 4.105,67 3 12.317,00 9 1127,84 2.977,83 100,80%

September 4.060 4.050 4.320 4.143,33 5 20.716,67 25 1288,96 2.854,37 96,62%

Oktober 3.947 4.730 5.769 4.815,33 7 33.707,33 49 1450,08 3.365,25 113,91%

Nopember 3.870 4.323 6.155 4.782,67 9 43.044,00 81 1611,2 3.171,47 107,35%

Desember 2.330 2.715 2.364 2.469,67 11 27.166,33 121 1772,32 697,35 23,60%

Total 41.885 45.489 50.878 46.084,00 0 4.573,33 572 35.450,08

Setelah hasil perhitungan besarnya indek musim setiap bulan diketahui, maka ramalan penjualan bulanan untuk tahun 2004 dapat dicari dengan cara mengalikan ramalan penjualan tahunan yang telah dibagi 12 dengan indek musim per bulannya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di bawah ini:

Ramalan Penjualan Januari = (55.077 : 12 ) x 126,03 % = 5.784,46 Ramalan Penjualan Februari = (55.077 : 12 ) x 134,82 % = 6.187,90 Ramalan Penjualan Maret = (55.077 : 12 ) x 104,26 % = 4.785,27 Ramalan Penjualan April = (55.077 : 12 ) x 122,01 % = 5.599,95 Ramalan Penjualan Mei = (55.077 : 12 ) x 105,13 % = 4.825,20 Ramalan Penjualan Juni = (55.077 : 12 ) x 62,05 % = 2.847,93 Ramalan Penjualan Juli = (55.077 : 12 ) x 103,37 % = 4.744,42 Ramalan Penjualan Agustus = (55.077 : 12 ) x 100,80 % = 4.626,46 Ramalan Penjualan September = (55.077 : 12 ) x 96,62 % = 4.434,61 Ramalan Penjualan Oktober = (55.077 : 12 ) x 113,91 % = 5.228,18 Ramalan Penjualan November = (55.077 : 12 ) x 107,35 % = 4.927,09 Ramalan Penjualan Desember = (55.077 : 12 ) x 23,60 % = 1.083,18

65

Dari perhitungan di atasuntuk selanjutnya dapat dibuat ramalan penjualan beras untuk tahun 2004 secara bulanan, yaitu dengan menyusun table hasil perhitungan diatas ke dalam table sebagai berikut ini:

Bulan Penjualan

Januari 5.784,46 Februari 6.187,90 Maret 4.785,27 April 5.599,95 Mei 4.825,20 Juni 2.847,93 Juli 4.744,42 Agustus 4.626,46 September 4.434,61 Oktober 5.228,18 November 4.927,09

Desember 1.083,18

Total 55.074,65

3.2.2. Pembelian Barang Paling Ekonomis Studi Kasus :

Perusahaan CV.Akoor memiliki ramalan penjualan beras sebesar 55.077 kg setahun.

Biaya pemesan terdiri atas biaya telepon dan biaya bongkar pada saat barang sampai ke gudang. Biaya pemesanan diperkirakan perusahaan setiap tahunnya naik 20 %, ke kenaikan 20 % dibuat karena berdasarkan data masa lalu dimana harga pemesanan setiap tahunnya rata-rata kenaikannya + 20 %. Biaya pemesanan 2003 Rp 42.000 maka tahun 2004 biaya pemesanan Rp 50.400

Biaya penyimpanan terdiri dari biaya simpan dan biaya pemeliharaan.Biaya penyimpanan diambil dari harga beras per kg dan diputuskan oleh perusahaan 2 % dari harga beras, hal ini ditetapkan karena beras juga memerlukan biaya penyimpanan sebelum penjualan. Biaya penyimpanan 2 % dari harga beras per kg karena biaya penyimpanan dihitung setiap kg nya dan setiap tahunnya harga beras selalu naik.

Harga beras yang ditetapkan perusahaan setiap tahunnya naik 20 %. Harga 2003 Rp 3.100 / kg maka tahun 2004 Rp 3.720/ kg

Diketahui :

D = 55.077 kg

S = 50.400

H = 2 % C = 3.720/ kg

67

1. Berdasarkan data tersebut maka dapat dicari pembelian paling ekonomis dengan konsep EOQ sebagai berikut :

EOQ = 2 x Dx S C x H

= 2 x 55.077 x 50.400 3.720 x 0,02

= 74.620.451,61

= 8.638,3 dibulatkan 8638 kg

Pembelian yang paling ekonomis adalah sebanyak 8683 kg setiap kali pesan

2. Mencari frekuensi pembelian barang dalam satu tahun dengan menentukan kuantitas barang yang diperlukan dalam satu tahun (D) = 55.077 ton dan kuantitas pembelian ekonomis dalam satu kali pesan (EOQ) = 8638 kg. Berdasarkan data tersebut maka dapat dicari frekuensi pembelian yaitu sebagai berikut :

N = D Q = 55.077

8638

= 6,37 kali dibulatkan 6 kali/ tahun

Jadi pembelian beras akan ekonomis bila dilakukan pembelian sebanyak 6 kali dalam satu tahun

3. Biaya total persediaan yang minimum (TIC-minimum) adalah

TIC = 2.D.S.C.H

= 2 x 55.077 x 50.400 x 3720 x 2 % = Rp 642.690,48

Total persediaan paling ekonomis Rp 642.690,48 4. Daur pemesanan ulang

Periode waktu yang kita gunakan dalam satuan minggu

Y = 1 x satuan periode waktu N

= 1 x 52 minggu 6

= 8,6 minggu 5. Reorder point

ROP = Q Y = 8638 8,6 = 1004,4 kg

69

Perhitungan

EOQ 8638 kg

N 6 kali/ tahun

TIC Rp 642.690,48

Y 8,6 minggu

ROP 1004,4 kg

Tabel 3.6. Hasil Perhitungan

Dari perhitungan diatas dapat kita simpulkan bahwa

1. Bila persediaan mencapai 1004,4 kg, maka segera dibuat pesanan sebesar 8638 kg

2. Dalam satu tahun akan terjadi 6 kali pesanan 3. Persediaan baru akan habis setelah 8,6 minggu

4. Kebijakan ini akan memberikan biaya persediaan minimum yaitu Rp 642.690,48

Rancangan Form Laporan Penjualan Harian

Gambar 3.35. Form Laporan Penjualan Harian

Form ini digunakan untuk melihat laporan penjualan setiap hari

Rancangan Form Laporan Peramalan Persediaan

Gambar 3.36. Form Laporan Persediaan

Manajer hanya poerlu memasukkan tahun yang diingginkan maka semua barang yang ada dalam sistem akan memberikan laporannya

Rancangan Form Laporan Stok

115

BAB 4

PENUTUP

4.1. KESIMPULAN

Dari hasil perancangan sistem ini dapat disimpulkan bahwa :

1. Perancangan sistem ini dibuat untuk mengubah sistem manual ke sistem komputer dan membantu programmer dalam pengembangan sistem informasi

2. Sistem ini diharapkan dapat membantu dan mempermudah programmer dalam membuat sistem informasi persediaan barang dengan metode EOQ

3. EOQ membantu mengoptimalkan kuantitas atau jumalah barang yang dipesan dengan meminimalkan total biaya

4. Dapat digunakan untuk mengetahui ramalan permintaan beras per bulan dalam setahun.

SARAN

Walaupun secara umum rancangan ini telah mampu menunjukkan hasil yang diharapkan, namun ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan agar rancangan ini dapat lebih dikembangkan dan disempurnakan untuk memperoleh hasil yang lebih optimal

Optimasi dari penggunaan komputer perlu ditingkatkan, dalam hal ini tidak terbatas pada bagian persediaan barang. Pengembang dapat melengkapi lagi

sistem ini sehingga semua bagian yang terdapat di dalam CV. Akoor dapat tercakup, misalnya bagian acconting

Jika akan di lakukan pengembangan secara lebih luas terhadap sistem maka dapat dimulai dari penelusuran alur data logika dan diagram arus data.

Dengan diterapkan sistem komputer pada CV.Akoor diharapkan pihak-pihak yang yang berkecimpung didalamnya dapat bekerjasama dengan baik dan saling terkoordinasi, sehingga dapat menghasilakn produk-produk laporan yang memuaskan sehingga sistem tersebut dapat dirasakan manfaaatnya.

117

DAFTAR PUSTAKA

Adisaputro, Gunawan dan Marwan Asri. (1995). Anggaran Perusahaan Buku I. Yogyakarta: BPFE.

Buedijoewono dan Noegroho. (1999). Pengantar Statistik Ekonomi dan Perusahaan.

Yogyakarta: UPP AMP YKPN.

Buedijoewono dan Noegroho. (2001). Pengantar Statistik Ekonomi dan Bisnis, Jilid Satu, Edisi Keempat. Yogyakarta: UPP AMP YKPN.

Rangkuti Freddy. (2000). Manajemen Persediaan Aplikasi Di Bidang Bisnis. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.

Fathansyah. (2001). Basis Data, Cetakan Ketiga. Bandung: Informatika. Handoko. (1993). Manajemen, Edisi Kedua. Yogyakarta: BPFE.

Sutrisno Hadi (1983). Statistik Jilid 3. Yogyakarta: YPEP UGM.

Jay Hheizer dan Barry Render. Operasi Manajement. Jakarta: Salemba Empat. H.M. Jogiyanto .(1999) Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek dan Aplikasi Bisnis, Cetakan keempat. Yogyakarta: Andi Offset.

H.M. Jogiyanto. (1990). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Andi Kristanto. (2003). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Edisi1, Cetakan1. Penerbit: Gava Media.

Oetomo, Budi, Sutedjo, Dharma (2002). Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Siswanto. (1985). Persediaan Model dan Analisis, Cetakan Pertama. Yogyakarta: Andi Offset.

Suryadi dan Agus Sumin. (1997). Pengantar Algoritma dan Pemrograman. Gunadarma.

Yolanda M Siagian. (1995).Aplikasi Supply Chain Manajement Dalam Dunia Bisnis. Grasindo.