Profil Humasda PT Kereta Api Daop I Jakarta

D. Profil Humasda PT Kereta Api Daop I Jakarta

1. Sejarah Singkat Humasda

Pada awal tahun 1990-an humas merupakan bagian dari Asisten Manajer Niaga atau Komersial yang pada waktu itu bernama Bina Pelanggan. Kemudian pada perkembangannya perusahaan berubahnya status dari Perjan (Perusahaan Jawatan) ke Perum (Perusahaan Umum) yang diatur dalam PP 57 tahun 1990 terhitung per 1 Januari 1990, lalu dibentuk sebuah unit baru yang diberi nama Humasda (Hubungan Masyarakat Daerah) karena ada beberapa daerah operasi hingga sekarang.

2. Visi dan Misi Humasda

Visi dan misi di dalam PT Kereta Api Daop I Jakarta pada dasarnya adalah membantu pencapaian visi dan misi serta target perusahaan melalui berbagai kegiatan internal dan eksternal kehumasan dengan maksud memberikan pelayanan yang memuaskan bagi publik internal maupun eksternal PT Kereta Api (Persero).

3. Tujuan Humasda

Sebagai juru bicara perusahaan dalam rangka memberikan informasi kepada pemangku kepentingan/stakeholder yaitu pihak internal maupun eksternal.

4. Peran Humasda

Dari hasil penelitian yang ada, maka dapat dikemukakan bahwa peran humas PT KA Daop I Jakarta sesuai dengan peran humas menurut Cutlip, Center

and Broom dalam bukunya Effective Public Relations 57 , yaitu :

57 Scott M Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom, Effective Public Relation, 1999, hlm. 37 57 Scott M Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom, Effective Public Relation, 1999, hlm. 37

tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (public relationship).

Pelaksanaan program kerja humas tentu menuntut humasda untuk memiliki pengetahuan serta pengalaman di bidang kehumasan terutama bagaimana cara menjalin hubungan baik dengan pubiknya atau stakeholder.

Humasda harus mampu membaca situasi dan kondisi publik atau stakeholder dan memiliki kemampuan sabagai problem solver bila terjadi permasalahan yang melibatkan perusahaan dan publiknya, mengingat humasda merupakan wakil perusahaan. Seperti permasalahan kecelakaan kereta yang telah terjadi. Humasda juga harus bisa menghasilkan suatu keputusan yang dapat menguntungkan kedua belah pihak, sehingga tidak ada satupun pihak yang dirugikan.

b. Communication Facilitator Dalam hal ini, humasda bertindak sebagai fasilitator atau mediator untuk

membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Di pihak lain juga humasda dituntut untuk menjelaskan kembali keinginan, kebijakan, dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbal balik dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, mendukung dan toleransi yang baik bagi kedua belah pihak.

Pihak manajemen perusahaan tentu memberikan ruang gerak yang lebar agar humasda dapat mengatur segala langkah tindakan dalam menghadapi publik atau stakeholdernya. Pada intinya, humasda diberikan kebebasan oleh manajemen perusahaan untuk melaksanakan program internal maupun eksternal sebaik mungkin dan dengan tanggung jawab. Dalam hal ini, humasda menjalankan perannya sebagai mediator informasi antara perusahaan dan publiknya.

c. Problem Solving Facilitator Peranan humasda dalam proses pemecahan masalah merupakan bagian

dari tim manajemen. Maksudnya untuk membantu pimpinan perusahaan baik sebagai penasehat (advisor) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan professional. Dalam menghadapi suatu krisis, dibentuk suatu tim yang melibatkan berbagai unit kerja untuk membantu perusahaan dalam menyelesaikan krisis atau persoalan, seperti tim manajemen krisis yang telah dijelaskan di atas.

d. Technician Communication Dalam hal ini humasda berperan sebagai pelaksana teknis komunikasi.

Humasda hanya menyediakan layanan teknis komunikasi, sementara kebijakan dan keputusan teknik komunikasi mana yang akan digunakan bukan merupakan keputusan humasda, melainkan keputusan manajemen dan humasda hanya melaksanakannya Dalam menjalankan peranannya, humasda harus menerapkan kemampuan berkomunikasi yang mereka miliki dalam melaksanakan seluruh rangkaian kegiatan komunikasi persuasif.

5. Fungsi Humasda

Kemudian melihat fungsi humasda dari hasil penelitian, sudah sesuai dengan fungsi humas menurut Djanalis Djanaid dalam bukunya Public Relations :

Teori dan Praktek 58 , yaitu:

a. Fungsi konstruktif Fungsi ini mendorong PR membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif. Humasda menjalankan kegiatan-kegiatan dalam upaya membangun hubungan baik dengan publik internal dan eksternal. Adapun kegiatan humasda akan dijelaskan pada sub bab kegiatan internal dan eksternal humasda.

b. Fungsi Korekektif Jika terjadi masalah-masalah (krisis) dengan publik, maka humas berperan dalam penyelesaiannya. Fungsi ini dijalankan humas sebagaimana mestinya, seperti pada manajemen krisis kecelakaan KRL Pakuan dengan KRL Ekonomi yang terjadi di Bogor tersebut. Humasda bekerjasama dengan unit kerja lainnya, dan humasda sendiri bertindak sebagai pelaksanan manjemen krsisis yang berhubungan dengan media dan pencitraan.

6. Publik Humasda

a. Publik Internal Meliputi : karyawan, direksi, komisaris/ pemegang saham, yaitu pemerintah.

58 Djanalis Djanaid dalam Frida Kusumastuti, Dasar-dasar Humas, 2002. hlm. 22 58 Djanalis Djanaid dalam Frida Kusumastuti, Dasar-dasar Humas, 2002. hlm. 22

7. Kegiatan Internal dan Ekternal

1. Kegiatan publik internal yang dijalankan

1) Sosialisasi regulasi atau kebijakan perusahaan kepada karyawan

2) Sosialisasi produk baru perusahaan

3) Sosialisasi pengembangan perusahaan, contohnya : ketika ada perjalanan kereta baru dan layanan kereta baru seperti tiketing.

4) Pelatihan, contohnya : pelatihan untuk menambah wawasan karyawan, serta pelatihan praktek, seperti simulasi kebakaran.

2. Kegiatan publik eksternal yang dijalankan

1) Talkshow yang membahas isu terkini perusahaan, contohnya angkutan lebaran, serta permasalahan lainnya. Talkshow ini biasanya diadakan 2 minggu sekali dan dihadiri oleh berbagai media.

2) Kunjungan ke dapur media

3) Mengadakan presstour, yaitu program humas guna memberikan edukasi tentang perkeretaapian kepada awak media. Kegiatan tersebut diadakan minimal sekali dalam satu tahun. awak media diajak untuk mengunjungi obyek-obyek kereta api.

4) Untuk instansi lintas sektoral, biasanya diadakan pertemuan rutin tiap bulan yang diikuti oleh perwakilan BUMN.

5) Untuk komunitas pecinta kereta, biasanya diadakan temu pelanggan untuk menyampaikan masukan-masukan dari pecinta kereta.

6) Dengan Pemerintah Daerah, yaitu upaya mensinkronkan atau menyesuaikan program yang dijalankan Pemda dengan perusahaan.

8. Struktur Organisasi Humasda

Kahumasda

Sugeng Priyono, SH.

Staf Eksternal

Asmat Saputra

Staf Internal

Arlina Zaman, Tini Hasan, S.Sos. Staf Dokumentasi :

Rajab

9. Tugas Pokok, fungsi dan Kewenangan Humasda

Penjabaran tugas atau uraian tugas yang ada di Humas PT Kereta Api Daop I Jakarta adalah sebagai berikut :

1. Kepala Humas PT Kereta Api Daop I Jakarta memiliki uraian tugas, yaitu :

a. Menjabarkan tugas-tugas manajemen kepada karyawan/staf.

b. Sebagai jembatan komunikasi antara eksternal dan internal.

c. Membantu manajemen memberikan solusi atau informasi agar masalah dapat diselesaikan (inspirator).

d. Merancang beberapa kegiatan atau berusaha mempelopori beberapa kegiatan untuk meningkatkan kualitas pelayan dan citra perusahaan.

e. Mengemas suatu kegiatan agar menarik media massa baik media cetak maupun media elektronik.

f. Melakukan evaluasi tugas pokok dan program kerja yang dibuat humas.

g. Melaporkan hasil dari pelaksanaan kegiatan serta berbagai permasalahan dan kendala yang dihadapi.

2. Staf Internal Humas PT Kereta Api Daop I Jakarta memiliki beberapa uraian tugas, yaitu :

a. Pembinaan karyawan, bertujuan agar karyawan lebih professional dalam tugas dan tanggung jawab terutama untuk membangun teamwork dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

b. Mengidentifikasi dan menganalisa permasalahan yang menyangkut dengan opini publik internal.

c. Mengumpulkan, menyusun, serta merancang paket informasi untuk membentuk opini public internal.

d. Memberikan layanan informasi kepada public internal yang membutuhkan.

e. Melakukan evaluasi tugas pokok dan program kegiatan komunikasi internal.

f. Melaporkan pelaksanaan kegiatan komunikasi internal serta berbagai permasalahan dan kendala yang dihadapi.

3. Staf Eksternal Humas PT Kereta Api Daop I Jakarta memiliki beberapa uraian tugas, yaitu :

a. Menjalin hubungan baik dengan media massa baik media elektronik maupun media cetak. Tujuannya adalah untuk menjalin kerjasama dengan media serta menerima dan melayani wartawan layaknya tamu dan menjawab pertanyaan-pertanyaan bagi wartawan.

b. Community Development (menjalin hubungan baik dengan orang- orang yang berada di sekitar lingkungan PT Kereta Api (Persero) dengan cara memberikan penyuluhan dan pembinaan seperti pada orang-orang yang berada di perlintasan keret api, masyarakat sebagai pelanggan atau konsumen dan lain-lain).

c. Membuat siaran pers (Pers Release), tujuannya adalah untuk mepublikasikan informasi atau kebijakan perusahaan melalui media massa untuk disampaikan kepada public.

d. Mengumpulkan, menyusun, serta merancang paket informasi untuk membentuk opini public eskternal melalui kegiatan sosialisasi dan penyuluhan kepada public eksternal.

e. Memberikan layanan informasi kepada masyarakat eksternal termasuk pers yang membutuhkan.

4. Staf dokumentasi Humas PT Kereta Api Daop I Jakarta memiliki beberapa uraian tugas, yaitu :

a. Mendokumentasikan setiap kegiatan-kegiatan yang ada di PT Kereta Api (Persero).

b. Mengawasi kegiatan shooting yang ingin menggunakan fasilitas PT Kereta Api (Persero).

Kualitas pelayanan yang diberikan PT Kereta Api (Persero) kepada pelanggan tentunya sudah sesuai prosedur. Penyampaian pelayanan kepada pelanggan kadang menuai beragam masalah. Oleh karena itu dibutuhkan peran Humas dalam meningkatkan kualitas pelayanan, yaitu :

1. Meningkatkan pelayanan di stasiun. Memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan di stasiun. Peningkatan pelayanan yang baik tersebut dapat dilakukan dengan :

a. Pembenahan para pedagang di stasiun. Keluhan yang banyak timbul adalah para pedagang yang menghalangi ruang gerak para pelanggan yang sedang menunggu KA, untuk keluhan ini humas berperan langsung dalam penanganannya. Pembenahan untuk para pedagang yang berada di sekitar stasiun dilakukan dengan program Bedah Stasiun. Bedah Stasiun ini adalah konsep pembenahan stasiun dalam waktu yang cepat dan hasil yang cepat. Para pedagang dipindahkan ke tempat yang sudah disediakan oleh a. Pembenahan para pedagang di stasiun. Keluhan yang banyak timbul adalah para pedagang yang menghalangi ruang gerak para pelanggan yang sedang menunggu KA, untuk keluhan ini humas berperan langsung dalam penanganannya. Pembenahan untuk para pedagang yang berada di sekitar stasiun dilakukan dengan program Bedah Stasiun. Bedah Stasiun ini adalah konsep pembenahan stasiun dalam waktu yang cepat dan hasil yang cepat. Para pedagang dipindahkan ke tempat yang sudah disediakan oleh

b. Menambah loket pada jam sibuk, tujuannya adalah untuk menghindari antrian para calon penumpang saat membeli tiket.

2. Memberikan kenyamanan di atas rangkaian Masalah yang harus ditangani untuk memberikan kenyamanan bagi pelanggan KA khususnya Ekonomi AC, yaitu :

a. Setiap rangkaian KA sampai di stasiun terakhir, rangkaian dibersihkan terlebih dahulu sebelum berangkat kembali membawa pelanggan. Selain itu di dalam KA terpasang stiker himbauan utnuk menjaga kebersihan KA.

b. Pengemis yang hilir mudik di atas rangkaian segera diamankan langsung ke Polsuska.

c. Sarana dan prasarana penunjang KA dirawat dengan baik agar fungsinya dapat teru berjalan.

3. Merancang berbagai kegiatan Kegiatan yang dirancang oleh humas berkaitan dengan peningkatan pelayanan PT Kereta Api (Persero) terhadap pelanggannya. Contoh program yang dikemas oleh humas adalah program Bedah Stasiun, Bedah Lintas, pembagian brosur kepada pelanggan, dan lain sebagainya. Hal ini merupakan upaya yang dilakukan humas untuk meningkatkan pelayanan yang sudah ada saat ini.

Humas selalu berusaha untuk memberikan pelayanan yang baik bagi para pelanggannya. Banyak program kerja humas tahun 2009 ini yang dikemas untuk pembenahan pelayanan yang baik bagi pelanggan agar citra PT Kereta Api

(Persero) semakin baik di mata public. Namun pada kenyataanya, masih ada beberapa hal yang menjadi hambatan.

Menurut Kepala humas Daop I, kriteria pelayanan yang baik untuk peningkatan citra PT Kereta Api (Persero) yaitu :

1. Memberikan kemudahan kepada pelanggan dalam mendapatkan tiket.

2. Jadwal KA yang tepat waktu, apabila ini dapat terlaksanakan dengan baik maka tidak akan terjadi kemogokan KA. Dan tentunya hal tersebut bisa memberikan keyakinan terhadap pelanggan.

3. Penanganan korban kecelakaan dengan cepat.

10. Program Kerja Humasda tahun 2009

1. Program pembinaan hubungan kemitraan dengan media cetak dan elektronik Program kegiatan berupa sosialisasi upaya peningkatan keselamatan dan pelayanan, meliputi :

a. Liputan press pada event-event penting.

b. Ucapan HUT media local Jakarta.

c. Kunjungan kepala daerah operasi ke dapur media terseleksi (Pos Kota, Warta Kota, Indo Pos, Berita Kota dan Sindo).

2. Program merintis dan mendorong kegiatan internal terpadu. Program kegiatan : Melanjutkan bakti prasarana Bedah Lintas Pasar Duri, Jalan Layang, dan lainnya.

3. Program penerbitan media internal dan eksternal

Program kegiatan :

a. Sosialisasi upaya peningkatan keselamatan dan pelayanan melaui penerbitan tabloid internal Daop I dan eksternal bekerjasama dengan IRPS, IRMC, Majalah KA, dan lainnya.

b. Pembuatan poster dan leaflet berisi pesan membangun

perusahaan.

4. Program website daerah operasi Program kegiatan : pembuatan website PT Kereta Api Daop I (www.ptkadaop1.com)

5. Program publikasi special event Harhubnas dan HUT KA ke 64 tahun 2009. Sosialisasi upaya peningkatan keselamatan, pelayanan dan pendapat melalui kegiatan :

a. Liputan media massa dan penyelenggaraan lomba artikel media eksternal (HU) dan media internal.

b. Dokumentasi foto Harhubnas dan HUT KA ke 64 tahun.

c. Dokumentasi video shooting Harhubnas dan HUT KA ke 64 tahun 2009

6. Program peningkatan profesionalisme karyawan humas. Meningkatkan kompetisi karyawan bidang humas melalui kegiatan : Mengikutsertakan karyawan humas pada program diklat, kursus, maupun seminar secara terus menerus bila ada kegiatan.

7. Program publikasi persiapan dan keberhasilan Angkutan Lebaran 2009. Sosialisasi upaya peningkatan keselamatan, pelayanan dan pendapat melalui kegiatan :

a. Kerjasama tayangan langsung kegiatan angkutan pra dan purna lebaran 2009 dengan tv Jakarta.

a. Siaran pers (buka puasa bersama) dengan wartawan media Jakarta.

b. Dokumentasi foto seluruh rangkaian angkutan pra dan purna lebaran 2009.

8. Program optimalisasi kinerja kehumasan. Meningkatkan fasilitas pendukung guna menunjang aktivitas kehumasan, melalui pengadaan :

a. 1 camera foto digital

b. 3 tape recorder mini

c. 1 laptop/note book Toshiba A 25-S.259

d. 1 handycam Sony HDR

9. Program komunikasi internal Program kegiatan sosialisasi Tus Raker Sm 1/11 dan Kebijakan Manajemen melalui satu penyuluhan di Daop I :

a. Wilayah Barat

b. Wilayah Tengah