10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas. 11.
Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
Sistem Pengelolaan Arsip
Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar,
agar arsip-arsip yang disimpan tidak hilang dan tidak susah ditemukan. Arsip- arsip yang disimpan di Fakultas Ekonomi, di klasifikasikan menurut jenisnya, dan
ditempatkan pada bidang masing-masing, sehingga mudah ditemukan bila bidang tersebut membutuhkannya. Sedangkan arsip-arsip penting Fakultas Ekonomi,
disimpan dalam brankas khusus, sehingga terlindungi dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang tidak terpakai akan dimusnahkan,
sehingga tidak memakan banyak tempat. Untuk mempermudah kerja tata usaha, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi ke dalam 5 lima
bidang, yaitu bidang akademik, bidang umum dan keuangan, bidang kepegawaian, bidang kemahasiswaan dan bidang umum dan perlengkapan, yang
tugas-tugasnya sebagai berikut:
1. Bagian Akademik
Salah satu tugas Bagian Akademik diantaranya adalah melakukan Administrasi Akademik.
Universitas Sumatera Utara
Dalam penerapan tata kerja Bagian Akademik berlaku peraturan bahwa setiap dosen harus menyerahkan soal ujian kepada Bagian Akademik seminggu
sebelum ujian dilaksanakan. Hal ini dimaksudkan agar para pegawai Bagian Akademik dapat mengerjakan tugasnya secara efisien yaitu para pegawai dapat
mengetik dan memperbanyak soal ujian sebanyak yang dibutuhkan mahasiswa, sehingga soal – soal ujian tersebut dapat selesai tepat pada waktunya, dan ujian
dapat berjalan dengan lancar tanpa hambatan. Dalam hal ini para pegawai Bagian Akademik telah bekerja dengan efisien. Dari contoh kasus di atas dapat dikatakan
bahwa efisiensi kerja dari pegawai sangat dibutuhkan dalam penerapan tata kerja. Efisiensi kerja dari pegawai Bagian Akademik ini dapat terlaksana karena adanya
kerjasama yang baik antara dosen dengan pegawai Bagian Akademik. Seandainya dosen terlambat menyerahkan soal ujian pada Bagian Akademik, maka para
pegawai Bagian Akademik akan kewalahan dalam mempersiapkan soal – soal ujian, dan dikhawatirkan soal – soal ujian ini tidak selesai pada saat dibutuhkan,
sehingga jadwal ujian mahasiswa yang telah ditentukan jadi tertunda.
2. Bagian Umum dan Keuangan
Tugas dari Bagian Umum dan Keuangan diantaranya adalah mengumpulkan dan mengolah data Keuangan.
Menurut penerapan tata kerja pada Bagian Umum dan Keuangan saat penyerahan gaji pegawai atau honorarium maka setiap pegawai yang akan
mengambil gaji bulanan wajib untuk menandatangani bukti serah terima gaji. Hal ini dimaksudkan agar data administrasi dan data keuangan tercatat dan dapat
Universitas Sumatera Utara
diolah dengan baik, sehingga apabila sewaktu – waktu data tersebut diperlukan atau diminta oleh pimpinan untuk diperiksa, maka data itu dapat diserahkan dan
dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Dari sini dapat dikatakan para pegawai talah bekerja dengan efisien, karena mengumpulkan dan mengolah data
dengan akurat. Jadi efisiensi kerja dari pegawai sangat dibutuhkan dalam penerapan tata kerja, dan untuk mewujudkan efisiensi kerja dibutuhkan ketelitian
dari pegawai dalam mencatat, mengumpulkan, mengolah dan menyimpan data dengan akurat. Apabila saat penyerahan gaji pegawai atau honorarium ada data
yang terlewat atau terlupa dalam penandatanganan dan pencatatan maka bila suatu saat data diperlukan atau diminta oleh pimpinan untuk diperiksa kembali tentu
pegawai akan kewalahan dalam mencarinya, dan sudah pasti akan sulit untuk mencari dimana terjadi kesalahan data atau penghitungan, karena data yang
dimiliki tidak akurat.
3. Bagian Kepegawaian
