secara efisien dalam menyampaikan informasi. Misalnya pada pengumuman pendaftaran wisuda, para mahasiswa yang ingin mendaftar dapat mengetahui
dengan pasti informasinya, yaitu berkas – berkas apa saja yang diperlukan untuk pendaftaran wisuda, kapan batas tanggal pendaftaran terakhir, sehingga
mahasiswa lebih cepat dalam menyelesaikan dan menyegerakan diri untuk mempersiapkan berkas – berkas yang diperlukan untuk pendaftaran wisuda,
sehingga dapat mendaftar tepat waktu dan efisien. Dari contoh kasus di atas dapat disimpulkan untuk melaksanakan penerapan tata kerja diperlukan efisiensi kerja
yang baik, dalam hal ini efisiensi kerja dapat dicapai dengan adanya komunikasi atau pertukaran informasi yang baik antara Bagian Kemahasiswaan dengan
mahasiswa. Dan dibutuhkan pula kedisiplinan mahasiswa dalam mematuhi dan menjalankan setiap pengumuman yang disampaikan.
5. Bagian Perlengkapan
Salah satu tugas Bagian Perlengkapan adalah melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
Menurut penerapan tata kerja setiap adanya barang masuk dan barang keluar harus disertai tanda bukti atau pencatatan data. Misalnya pencatatan data
untuk setiap pembelian barang – barang perlengkapan kantor seperti; spidol, kertas, tinta, dan lain – lain. Setiap adanya transaksi pembelian atau pemasukan
barang – barang kantor dan barang – barang perlengkapan kantor yang keluar harus disertai pencatatan data, gunanya agar data – data yang dibutuhkan dapat
tercatat, terkumpul, di olah dan tersimpan dengan baik, sehingga apabila sewaktu
Universitas Sumatera Utara
– waktu dilakukan pemeriksaan data oleh pimpinan, semua data dan berkas – berkas yang diperlukan telah tersedia. Jika pencatatan dan pengumpulan data
barang – barang perlengkapan telah dilakukan dapat dikatakan bahwa pegawai Bagian Perlengkapan telah bekerja secara efisien. Dari contoh kasus di atas
kelemahan penerapan tata kerja dalam hal pencatatan data adalah apabila ada sebuah atau beberapa barang masukbarang keluar yang kelupaan atau tidak
tercatat, maka pada saat data diperlukan akan sulit dicari dimana terjadinya kesalahan data atau kesalahan perhitungan karena data tidak lengkap dan tidak
akurat. Dalam hal ini untuk penerapan tata kerja perlu efisiensi kerja yang baik yaitu dibutuhkan ketelitian pegawai dalam mencatat, mengumpulkan dan
mengolah data barang masukbarang keluar untuk perlengkapan kantor. Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai
beberapa peranan pokok antara lain : 1.
Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan
ruangan perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum dan perlengkapan. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti
penyelenggaraan event-event fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan mahasiswa pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh sub bidang
kemahasiswaan. Menyusun jadwal mata kuliah urusan akademik mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan.
Pembagian pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan
Universitas Sumatera Utara
dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk
membuat keputusanmelakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.
3. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan.
Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat
ingatan dan sumber dokumen.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor dalam penyelenggaraannya dengan baik. Hal ini
ditandai dengan adanya seorang sekretaris, dimana tata laksana pekerjaan tata usaha yang bertugas untuk menyiapkan serta menyusun keterangan secara
sistematis tentang administrasi, disampaikan kepada seorang sekretaris. Kemudian sekretaris memberikan laporan-laporan kegiatan yang diberikan oleh seorang tata
usaha pada kantor tersebut kepada pimpinan. Sehingga kinerja pada Fakultas Ekonomi berjalan sesuai dengan prinsip manajemen yang teratur, mempunyai
tujuan yang jelas, mempunyai uraian tugas yang jelas serta mempunyai pedoman kerja yang jelas.
Universitas Sumatera Utara
C. Ruang Lingkup Tata Kerja, pada Bagian Tata Usaha Fakulas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
