RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI 2015-2019
13
1.2. POTENSI DAN PERMASALAHAN
Manajemen dalam suatu organisasi dapat dikatakan berhasil apabila terdapat kemampuan organisasi untuk berinteraksi dengan baik terhadap lingkungan yang
selalu berubah secara cepat. Hal ini bisa tercapai apabila organisasi dapat melihat dan mempertimbangkan berbagai perubahan lingkungan eksternal dan internal yang akan
memberi dampak pada organisasi. Oleh sebab itu, Setjen DPD RI perlu melakukan analisis jangka menengah terkait permasalahan, potensi, dan kelemahan dari
lingkungan internal Setjen DPD RI, serta peluang dan tantangan dari kondisi eksternal nasional.
Potensi dan masalah diidentifikasi sebagai langkah untuk menganalisis permasalahan, potensi, kelemahan serta tantangan jangka menengah yang menjadi
lingkup kewenangan Setjen DPD RI dalam kerangka mewujudkan visi dan melaksanakan misi lembaga.
Berikut ini analisis permasalahan, potensi, dan kelemahan Setjen DPD RI yang difokuskan pada sisi input yang dibutuhkan dan output yang dihasilkan Setjen DPD RI
meliputi:
a. Potensi
Setjen DPD RI memiliki berbagai potensi yang perlu dikelola lebih lanjut agar dapat menjadi kekuatan dan menjadi faktor kunci keberhasilan kinerja Setjen DPD
RI dalam jangka menengah lima tahun mendatang. Beberapa potensi yang dimiliki oleh Setjen DPD RI antara lain:
1 Struktur Kesekretariatan Jenderal yang Dinamik
Reformasi kelembagaan supporting system sebagaimana halnya Setjen DPD RI senantiasa adaptif dan berubah untuk menjamin proses aktif DPD RI
serta menjamin keberlanjutan keterlibatan DPD RI dengan masyarakat dan
daerah.
Sebagai suppoting system, Setjen DPD RI harus terus berkembang untuk meningkatkan eksistensi dalam memenuhi tuntutan lingkungan baik
internal mauun eksternal, sehingga Setjen DPD RI perlu berupaya untuk menggunakan kemmapuan, memperhatikan kelemahan, kemanfaatan
peluang dan mengatasi tatangan yang kompleks.
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI 2015-2019
14
Saat ini dukungan teknis administratif dan keahlian oleh Setjen DPD RI dilakukan oleh 6 enam Biro, 3 tiga Pusat, 1 satu inspektorat, 35 tiga
puluh lima BagianBidang, dan 80 delapan puluh SubbagianSubbidang. Pembentukan organisasi di Ibukota provinsi sebagai amanat dari Pasal 227
ayat 4 UU MD3 bahwa Anggota DPD RI dalam menjalankan tugasnya berdomisili di daerah pemilihannya dan mempunyai kantor di Ibukota
provinsi daerah pemilihannya. Berdasarkan Surat Kemenpan dan RB Nomor B2230M.PAN-RB092011 tanggal 21 September 2011 telah
ditetapkan Peraturan Sekretaris Jenderal DPD RI Nomor 01 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor DPD RI di Provinsi pada tanggal
22 September 2011.
2 Telah disusun Pedoman Untuk Melengkapi Mekanisme dalam Mendukung Pelaksanaan Tugas DPD RI
Telah disusun disusun pedoman untuk melengkapi mekanisme dalam mendukung pelaksanaan tugas DPD RI sebagai berikut:
Standard Operating Procedures SOP yang ditetapkan berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal DPD RI Nomor 433C Tahun 2009 tentang
Standar Operating
Procedures SOP
Setjen DPD
RI tanggal 22 Desember 2009, yang meliputi aspek kegiatan sesuai dengan
tugas pokok dan fungsi Setjen DPD RI. Terhadap SOP ini akan dilakukan review menyesuaikan dengan perubahan peraturan perundang-undangan
dan kinerja DPD RI Petunjuk teknis pembentukan kantor DPD RI provinsi diseluruh Indonesia
tahun 2010 sebagai pedoman dalam rangka memantapkan format kerja Anggota DPD RI ketika melaksanakan tugas konstitusional di daerah
pemilihannya; Buku Pedoman Pengelolaan Kantor DPD RI di Ibu kota Provinsi, merupakan
rangkuman catatan realitas, cita-cita dan gagasan-gagasan serta arah yang telah, sedang dan akan berlangsung dalam proses perintisan dan kerja
kantor DPD RI di ibu kota provinsi; Buku Petunjuk Operasional Bagi PenanggungjawabKepala Kantor DPD RI
di Ibu kota Provinsi sebagai pedoman dalam melaksanakan tugasnya memberikan dukungan teknis administratif dan keahlian bagi kegiatan
lembaga dan Anggota DPD RI di daerah pemilihannya;
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI 2015-2019
15
Pedoman Kajian di Lingkungan Setjen DPD RI, sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan kajian oleh staf ahli, tim ahli serta unit pendukung
sebagai bentuk dukungan keahlian kepada Anggota DPD RI; Petunjuk Operasional Kegiatan SidangRapat Pertemuan di luar kantor
dan Perjalanan
Dinas DPD
RI dalam
rangka menyerap
dan memperjuangkan aspirasi masyarakat dan daerah yang disusun setiap
tahun sebagai pedoman bagi alat kelengkapan dan Anggota DPD RI dalam menggunakan dukungan anggaran pelaksanaan tugas ;
Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 2 Tahun 2015 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja, dan Tata Cara Review atas
Laporan Kinerja Setjen DPD RI.
3 Kuantitas SDM Setjen DPD RI di Ibukota Negara Saat Ini yang Sudah Cukup Memadai
Kuantitas jumlah SDM Setjen DPD RI di Ibu Kota Negara saat ini per Januari 2015 berjumlah 656 enam ratus lima puluh enam orang yang
terdiri dari Pegawai Negeri Sipil berjumlah 464 empat ratus enam puluh empat orang dan Tenaga perbantuan berjumlah 192 seratus sembilan
puluh dua orang. Kuantitas SDM Setjen DPD RI di Ibu Kota Negara pada saat ini telah sesuai
kebutuhan dengan asumsi bahwa idealnya 1 satu orang Anggota DPD RI didukung oleh 5 lima orang staf yang tersebar di unit kerja sekretariat.
4 Sistem
Jaringan Informasi DPD RI yang Semakin Baik
Telah tersedianya
sistem jaringan informasi DPD RI, website DPD RI yang terus meningkat jumlah pengunjungnya, dan media publikasi
bagi lembaga DPD RI dan Setjen DPD RI.
Sejak tahun 2011, Setjen DPD RI telah membangun penyusunan risalah dari manual ke sistem e-perisalah secara online melalui intranet dan internet ke
ruang risalah dari ruang sidang Komite I, Komite II, Komite III dan Komite IV serta PPUU. Penyusunan risalah secara manual pembicaraan dalam
sidang selama 2 dua jam membutuhkan waktu penyelesaian selama 3 tiga hari karena sistem manual diselesaikan melalui beberapa tahapan
yaitu perekaman, transkrip dan koreksi akhir sampai menjadi risalah. Sistem e-Perisalah merupakan sistem teknologi informasi dimana suara
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI 2015-2019
16
pembicaraan dalam sidang langsung dikonversi ke bentuk teks tidak melalui transkrip, sehingga pembicaraan dalam sidang selama 2 dua jam
dapat diselesaikan pada hari yang sama. Sejak tahun 2012, Setjen DPD RI telah melaksanakan proses lelang melalui
mekanisme LPSE. LPSE adalah sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik untuk menjamin transparansi, efisiensi, efektifitas, kualitas
dalam persaingan usaha, memudahkan monitoring dan kontrol bagi panitia serta menghilangkan KKN dan hemat anggaran negara.
5 Penggunaan Bersama Sarana dan Prasarana di Komplek Parlemen
Pemanfaatan sarana dan prasarana di kawasan komplek parlemen diatur dalam Pasal 413 ayat 4 UU Nomor 17 Tahun 2014 sebagaimana diubah
dengan UU Nomor 42 Tahun 2014 bahwa Pimpinan MPR, DPR dan DPD melalui alat kelengkapan melakukan koordinasi dalam rangka pengelolaan
sarana dan prasarana dalam kawasan gedung perkantoran MPR, DPR dan DPD.
b. Permasalahan