Definisi Perpustakaan Khusus Perpustakaan Khusus
induknya, karena perpustakaan khusus merupakan bagian dari suatu lembaga atau badan yang integral dari lembaga yang bersangkutan. Oleh karena itu,
perpustakaan khusus
mengkhususkan diri
dalam mengumpulkan
dan menyebarkan literatur bidang ilmu pengetahuan atau sekelompok bidang ilmu
pengetahuan saja. Perpustakaan khusus memiliki sebuah ciri atau karakter yang berbeda dari
perpustakaan lainnya yang di antaranya adalah koleksi. Koleksi perpustakaan khusus lebih difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi
tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah
bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta
penelusuran informasi. Koleksi perpustakaan adalah semua pustaka baik dalam bentuk buku, film,
majalah, dan sejenisnya yang dikumpulkan dan diproses berdasarkan aturan tertentu untuk disajikan dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pengguna,
mencakup koleksi umum, koleksi referensi, dan koleksi inti, berikut ini penjelasan mengenai beberapa ciri-ciri sebuah koleksi, yaitu:
5
a. Koleksi Umum adalah koleksi perpustakaan yang diperuntukkan
bagi pemakai perpustakaan tidak terbatas hanya pada kalangan sendiri, tetapi juga dapat digunakan oleh pemakai dari lembaga,
organisasi, perorangan yang bergerak dalam bidang yang sama.
5
Proyek Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan Nasional, Standar Perpustakaan Khusus, Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2002
Koleksi umum meliputi monografi, majalah dan jurnal yang dilayankan dalam bentuk akses terbuka.
b. Koleksi referensi adalah koleksi perpustakaan yang mencakup
ensiklopedia, kamus, literatur kelabu tesis, disertasi, laporan hasil penelitian, statistik yang dengan berbagai pertimbangan dalam hal
kelangkaan atau cakupan yang sangat spesifik dilayankan dalam bentuk akses tertutup.
c. Koleksi inti adalah koleksi utama perpustakaan yang digunakan
untuk mendukung misi organisasiinstansi induk perpustakaan. “Koleksi pada perpustakaan khusus adalah hasil penelitian laporan-
laporan ilmiah dalam organisasi sendiri atau bahan-bahan yang di dapat dari luar yang dapat menunjang dan berguna, bahan-bahan mengenai bidang hukum,
perundang-undangan, peraturan-peraturan, hasil-hasil konferensi atau seminar, map dan peta.”
6
Koleksi-koleksi tersebut mempunyai tipe bahan perpustakaan khusus yang terdapat 14 macam yaitu
7
: a.
Jenis Buku Terdiri dari monograf, kamus, ensiklopedi, buku pegangan,
direktori, data statistic, prosiding dan sebagainya. b.
Jenis Berkala Berkala disini adalah terbitan yang dikeluarkan secara berkala
atau untuk jangka waktu yang tidak ditentukan secara teratur dan diharapkan akan terbit selamanya, seperti jurnal dan majalah.
6
Pembinaan Dan Seleksi Bahan Pustaka, Jakarta: Lembaga Bina Pustaka Lestari Ilmu, 1991 h. 3
7
Karmidi Martoatmodjo, Op. Cit, h. 3.7-3.11
c. Terbitan resmi
Jenis terbitan ini diterbitkan oleh berbagai lembaga pemerintah baik lokal, regional, nasional dan pemerintah internasional.
d. Literatur Perdagangan
Bahan jenis ini merupakan terbitan dari perusahaan atau kumpulan dari beberapa perusahaan tertentu yang ditujukan untuk
masyarakat umum seperti katalog perdagangan, laporan laporan keuangan atau kegiatan perusahaan secara umum agar diketahui
oleh masyarakat dan mendapatkan kepercayaan dari masyarakat dan biasanya terbit setiap tahun.
e. Literatur Pelayanan
Literatur jenis ini memberikan informasi kepada masyarakat umum bahwa perusahaan tertentu memiliki produk tertentu untuk
masyarakat dan siap melayani. f.
Standard dan Spesifikasi Kedua jenis terbitan ini meupakan informasi tentang sebuah
ketentuan tertentu seperti dokumen yang mengatur tentang ukuran, aturan, cirri-ciri dan syarat-syarat yang harus diikuti.
g. Cetak Ulang dan Cetak Pendahuluan
Cetak ulang adalah kopian dalam bentuk phamflet dari sebuah makalah tunggal yang pernah diterbitkan dalam jumlah atau yang
pernah disajikan dalam kongres. Sedangkan cetak pendahuluan adalah cetakan sebelum cetakan yang sebenarnya dibuat.
h. Terjemahan
Karya-karya ilmiah yang terbit dalam bahasa asing i.
Ephemera Merupakan bahan-bahan yang tak terjilid misalnya kliping
surat kabar dan sebagainya. j.
Tesis dan Disertasi Yaitu merekam hasil penelitian oleh calon-calon doctor atau
master dari berbagai universitas, sekolah tinggi atau institut. k.
Bahan Yang Terbaca Oleh Komputer Bahan-bahan yang dapat dalam bentuk pita magnit atau kartu
berlubang, dapat diperoleh dari perangkat keras komputer sebagai bahan sajian untuk pemakai komputer tersebut.
l. Laporan dan Arsip Perusahaan
Merupakan terbitan suatu lembaga, organisasi yang berisi informasi mengenai laporan atau perkembangan proyek. Catatan
rapat, gambar-gambar teknik, makalah untuk dipresentasikan atau dipublikasikan dan sebagainya.
m. Bahan Audio Visual
Bebagai koleksi seperti film, slide, CD, DVD dan sebagainya. n.
Bentuk mikro Merupakan miniatur dari bentuk aslinya seperti mikro film dan
sebagainya. Dari tipe bahan perpustakaan khusus yang dikemukakan di atas
merupakan gambaran koleksi-koleksi perpustakaan khusus yang sering dijumpai,
koleksi-koleksi tersebut pada dasarnya pemenuhan kebutuhan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan lembaga induknya dengan mempertimbangkan
kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi di lembaga induknya.
Perpustakaan khusus lebih menekankan pada koleksi yang terbatas pada satu atau beberapa subyek saja dan lebih mengkhususkan pada koleksi apa saja
yang dibutukan oleh lembaga induknya. Perpustakaan khusus umumnya dibentuk
oleh suatu badan usaha atau instansi, sehingga koleksi pustaka dan sistem pelayanannya berkaitan erat dengan tugas dan fungsi organisasi induknya, serta
dituntut memberikan jasa aktif dan selalu bekerja sama dengan perpustakaan lain melalui jaringan informasi.
Perpustakaan khusus mempunyai beberapa ciri yang membedakannya dengan
jenis perpustakaan-perpustakaan
lainnya, sesuai
dengan yang
dikemukakan oleh Sulistyo-Basuki tentang 6 enam ciri perpustakaan khusus yaitu:
a. Perpustakaan khusus umumnya dibentuk oleh suatu instansi
kelembagaan yang memerlukan dukungan perpustakaan untuk menyediakan informasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, sehingga fungsi dan tujuan
perpustakaan khusus sangat terkait bahkan ditentukan oleh organisasi induknya. b.
Bidang cakupan subjek koleksi pustaka utamanya terbatas pada bidang ilmu tertentu dan yang berkaitan saja.
c. Pelayanannya lebih mengutamakan pengguna dari organisasi induk
karena tujuan utama dibentuknya perpustakaan adalah untuk melayani pengguna dari organisasi induknya, walaupun tidak tertutup bagi pengguna lainnya. Terlebih
dalam era informasi dan globalisasi dewasa ini, perpustakaan khusus juga harus memberikan pelayanan kepada masyarakat umum. Sering terjadi pengguna
perpustakaan khusus lebih banyak dari lingkungan luar organisasi induknya, seperti mahasiswa dan pengajar, dibandingkan dengan pengguna sasaran
utamanya. Untuk mengantisipasi hal tersebut, komposisi jenis koleksi, pelayanan, dan kegiatan-kegiatan lain perlu lebih bervariasi.
d. Lokasi perpustakaan khusus tidak selalu dekat atau berada di sekitar
tempat tinggal pengguna. Oleh karena itu, layanan perpustakaan yang diberikan tidak cukup dengan cara konvensional yang menunggu secara pasif kunjungan
pengguna, tetapi harus menyebarkan informasi secara aktif antara lain melalui jasa kesiagaan informasi, jasa informasi terseleksi, dan jasa penelusuran
informasi. Dewasa ini kegiatan jasa informasi aktif idealnya memanfaatkan teknologi
informasi dan komunikasi. Selain untuk pelayanan, teknologi informasi juga diperlukan untuk mengolah data informasi yang akan dilayankan. Dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dapat dijalin kerja sama yang lebih intensif dengan perpustakaan atau pusat informasi lain dalam sistem jaringan
informasi, baik di tingkat nasional, regional maupun internasional. Pemanfaatan jaringan informasi dalam pelayanan informasi menuntut penggunaan teknologi
informasi modern, apalagi jika pelayanan harus menjangkau sumber informasi atau perpustakaan lain.
e. Hingga saat ini kedudukan dan status perpustakaan khusus pada suatu
institusi belum seragam. Kedudukan dan status perpustakaan khusus bergantung pada eselon dan kebijakan organisasi induk, peran perpustakaan terutama dalam
memberikan dukungan informasi, serta tugas dan fungsi perpustakaan yang tidak hanya tentang jasa perpustakaan dan informasi saja, tetapi juga kegiatan lain yang
berkaitan seperti penerbitan, penyampaian hasil karya organisasi induk, serta pengumpulan dan pengolahan umpan balik.
f. Perpustakaan khusus umumnya memiliki ruangan, jumlah tenaga dan
koleksi yang terbatas, tetapi dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Untuk mengatasi hal tersebut, perpustakaan berupaya memanfaatkan
teknologi informasi dalam mencari dan meminta informasi ke sumber-sumber informasi yang kuat dan kompeten. Tentunya tidak semua perpustakaan khusus
berciri seperti tersebut di atas.