Definisi Perpustakaan Khusus Perpustakaan Khusus

induknya, karena perpustakaan khusus merupakan bagian dari suatu lembaga atau badan yang integral dari lembaga yang bersangkutan. Oleh karena itu, perpustakaan khusus mengkhususkan diri dalam mengumpulkan dan menyebarkan literatur bidang ilmu pengetahuan atau sekelompok bidang ilmu pengetahuan saja. Perpustakaan khusus memiliki sebuah ciri atau karakter yang berbeda dari perpustakaan lainnya yang di antaranya adalah koleksi. Koleksi perpustakaan khusus lebih difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi. Koleksi perpustakaan adalah semua pustaka baik dalam bentuk buku, film, majalah, dan sejenisnya yang dikumpulkan dan diproses berdasarkan aturan tertentu untuk disajikan dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pengguna, mencakup koleksi umum, koleksi referensi, dan koleksi inti, berikut ini penjelasan mengenai beberapa ciri-ciri sebuah koleksi, yaitu: 5 a. Koleksi Umum adalah koleksi perpustakaan yang diperuntukkan bagi pemakai perpustakaan tidak terbatas hanya pada kalangan sendiri, tetapi juga dapat digunakan oleh pemakai dari lembaga, organisasi, perorangan yang bergerak dalam bidang yang sama. 5 Proyek Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan Nasional, Standar Perpustakaan Khusus, Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2002 Koleksi umum meliputi monografi, majalah dan jurnal yang dilayankan dalam bentuk akses terbuka. b. Koleksi referensi adalah koleksi perpustakaan yang mencakup ensiklopedia, kamus, literatur kelabu tesis, disertasi, laporan hasil penelitian, statistik yang dengan berbagai pertimbangan dalam hal kelangkaan atau cakupan yang sangat spesifik dilayankan dalam bentuk akses tertutup. c. Koleksi inti adalah koleksi utama perpustakaan yang digunakan untuk mendukung misi organisasiinstansi induk perpustakaan. “Koleksi pada perpustakaan khusus adalah hasil penelitian laporan- laporan ilmiah dalam organisasi sendiri atau bahan-bahan yang di dapat dari luar yang dapat menunjang dan berguna, bahan-bahan mengenai bidang hukum, perundang-undangan, peraturan-peraturan, hasil-hasil konferensi atau seminar, map dan peta.” 6 Koleksi-koleksi tersebut mempunyai tipe bahan perpustakaan khusus yang terdapat 14 macam yaitu 7 : a. Jenis Buku Terdiri dari monograf, kamus, ensiklopedi, buku pegangan, direktori, data statistic, prosiding dan sebagainya. b. Jenis Berkala Berkala disini adalah terbitan yang dikeluarkan secara berkala atau untuk jangka waktu yang tidak ditentukan secara teratur dan diharapkan akan terbit selamanya, seperti jurnal dan majalah. 6 Pembinaan Dan Seleksi Bahan Pustaka, Jakarta: Lembaga Bina Pustaka Lestari Ilmu, 1991 h. 3 7 Karmidi Martoatmodjo, Op. Cit, h. 3.7-3.11 c. Terbitan resmi Jenis terbitan ini diterbitkan oleh berbagai lembaga pemerintah baik lokal, regional, nasional dan pemerintah internasional. d. Literatur Perdagangan Bahan jenis ini merupakan terbitan dari perusahaan atau kumpulan dari beberapa perusahaan tertentu yang ditujukan untuk masyarakat umum seperti katalog perdagangan, laporan laporan keuangan atau kegiatan perusahaan secara umum agar diketahui oleh masyarakat dan mendapatkan kepercayaan dari masyarakat dan biasanya terbit setiap tahun. e. Literatur Pelayanan Literatur jenis ini memberikan informasi kepada masyarakat umum bahwa perusahaan tertentu memiliki produk tertentu untuk masyarakat dan siap melayani. f. Standard dan Spesifikasi Kedua jenis terbitan ini meupakan informasi tentang sebuah ketentuan tertentu seperti dokumen yang mengatur tentang ukuran, aturan, cirri-ciri dan syarat-syarat yang harus diikuti. g. Cetak Ulang dan Cetak Pendahuluan Cetak ulang adalah kopian dalam bentuk phamflet dari sebuah makalah tunggal yang pernah diterbitkan dalam jumlah atau yang pernah disajikan dalam kongres. Sedangkan cetak pendahuluan adalah cetakan sebelum cetakan yang sebenarnya dibuat. h. Terjemahan Karya-karya ilmiah yang terbit dalam bahasa asing i. Ephemera Merupakan bahan-bahan yang tak terjilid misalnya kliping surat kabar dan sebagainya. j. Tesis dan Disertasi Yaitu merekam hasil penelitian oleh calon-calon doctor atau master dari berbagai universitas, sekolah tinggi atau institut. k. Bahan Yang Terbaca Oleh Komputer Bahan-bahan yang dapat dalam bentuk pita magnit atau kartu berlubang, dapat diperoleh dari perangkat keras komputer sebagai bahan sajian untuk pemakai komputer tersebut. l. Laporan dan Arsip Perusahaan Merupakan terbitan suatu lembaga, organisasi yang berisi informasi mengenai laporan atau perkembangan proyek. Catatan rapat, gambar-gambar teknik, makalah untuk dipresentasikan atau dipublikasikan dan sebagainya. m. Bahan Audio Visual Bebagai koleksi seperti film, slide, CD, DVD dan sebagainya. n. Bentuk mikro Merupakan miniatur dari bentuk aslinya seperti mikro film dan sebagainya. Dari tipe bahan perpustakaan khusus yang dikemukakan di atas merupakan gambaran koleksi-koleksi perpustakaan khusus yang sering dijumpai, koleksi-koleksi tersebut pada dasarnya pemenuhan kebutuhan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan lembaga induknya dengan mempertimbangkan kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi di lembaga induknya. Perpustakaan khusus lebih menekankan pada koleksi yang terbatas pada satu atau beberapa subyek saja dan lebih mengkhususkan pada koleksi apa saja yang dibutukan oleh lembaga induknya. Perpustakaan khusus umumnya dibentuk oleh suatu badan usaha atau instansi, sehingga koleksi pustaka dan sistem pelayanannya berkaitan erat dengan tugas dan fungsi organisasi induknya, serta dituntut memberikan jasa aktif dan selalu bekerja sama dengan perpustakaan lain melalui jaringan informasi. Perpustakaan khusus mempunyai beberapa ciri yang membedakannya dengan jenis perpustakaan-perpustakaan lainnya, sesuai dengan yang dikemukakan oleh Sulistyo-Basuki tentang 6 enam ciri perpustakaan khusus yaitu: a. Perpustakaan khusus umumnya dibentuk oleh suatu instansi kelembagaan yang memerlukan dukungan perpustakaan untuk menyediakan informasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, sehingga fungsi dan tujuan perpustakaan khusus sangat terkait bahkan ditentukan oleh organisasi induknya. b. Bidang cakupan subjek koleksi pustaka utamanya terbatas pada bidang ilmu tertentu dan yang berkaitan saja. c. Pelayanannya lebih mengutamakan pengguna dari organisasi induk karena tujuan utama dibentuknya perpustakaan adalah untuk melayani pengguna dari organisasi induknya, walaupun tidak tertutup bagi pengguna lainnya. Terlebih dalam era informasi dan globalisasi dewasa ini, perpustakaan khusus juga harus memberikan pelayanan kepada masyarakat umum. Sering terjadi pengguna perpustakaan khusus lebih banyak dari lingkungan luar organisasi induknya, seperti mahasiswa dan pengajar, dibandingkan dengan pengguna sasaran utamanya. Untuk mengantisipasi hal tersebut, komposisi jenis koleksi, pelayanan, dan kegiatan-kegiatan lain perlu lebih bervariasi. d. Lokasi perpustakaan khusus tidak selalu dekat atau berada di sekitar tempat tinggal pengguna. Oleh karena itu, layanan perpustakaan yang diberikan tidak cukup dengan cara konvensional yang menunggu secara pasif kunjungan pengguna, tetapi harus menyebarkan informasi secara aktif antara lain melalui jasa kesiagaan informasi, jasa informasi terseleksi, dan jasa penelusuran informasi. Dewasa ini kegiatan jasa informasi aktif idealnya memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Selain untuk pelayanan, teknologi informasi juga diperlukan untuk mengolah data informasi yang akan dilayankan. Dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dapat dijalin kerja sama yang lebih intensif dengan perpustakaan atau pusat informasi lain dalam sistem jaringan informasi, baik di tingkat nasional, regional maupun internasional. Pemanfaatan jaringan informasi dalam pelayanan informasi menuntut penggunaan teknologi informasi modern, apalagi jika pelayanan harus menjangkau sumber informasi atau perpustakaan lain. e. Hingga saat ini kedudukan dan status perpustakaan khusus pada suatu institusi belum seragam. Kedudukan dan status perpustakaan khusus bergantung pada eselon dan kebijakan organisasi induk, peran perpustakaan terutama dalam memberikan dukungan informasi, serta tugas dan fungsi perpustakaan yang tidak hanya tentang jasa perpustakaan dan informasi saja, tetapi juga kegiatan lain yang berkaitan seperti penerbitan, penyampaian hasil karya organisasi induk, serta pengumpulan dan pengolahan umpan balik. f. Perpustakaan khusus umumnya memiliki ruangan, jumlah tenaga dan koleksi yang terbatas, tetapi dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Untuk mengatasi hal tersebut, perpustakaan berupaya memanfaatkan teknologi informasi dalam mencari dan meminta informasi ke sumber-sumber informasi yang kuat dan kompeten. Tentunya tidak semua perpustakaan khusus berciri seperti tersebut di atas.

2. Tujuan Perpustakaan Khusus

Perpustakaan secara umum bertujuan untuk memberikan layanan informasi kepada masyarakat, meskipun tujuan perpustakaan secara umum sama, namun setiap jenis perpustakaan mempunyai tujuan tertentu. Tujuan perpustakaan khusus menurut Standar Nasional Indonesia SNI 7496:2009 adalah untuk memenuhi kebutuhan materi perpustakaan atau informasi di lingkungannya dalam rangka mendukung pencapaian misi instansi induknya. 8 Tujuan perpustakaan khusus pada dasarnya adalah membantu tugas badan induk tempat perpustakaan bernaung. Pembagian tugas lebih lanjut dari masing- masing perpustakaan akan berbeda dengan lainnya seiring dengan tujuan dan fungsi lembaga tersebut. Seperti pada Perpustakaan Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia yang bertujuan untuk membantu badan induknya untuk 8 Standar Nasional Indonesia 7496:2009, Op. Cit. efektivitas dan efisiensi dalam mendapatkan informasi, perpustakaan Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia telah menyediakan pustakawan yang mampu melakukan penelusuran literatur bagi tim peneliti yang berada di bagian Pusat Penelitian Dan Pengkajian PUSLITKA Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia yang kemudian hasil penelitian tersebut dapat dijadikan bahan informasi untuk para hakim Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia Literatur-literatur yang dapat diberikan oleh Perpustakaan Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia adalah informasi yang berisi tentang Hukum Tata Negara, Administrasi Negara, Politik, Sosial, Laporan , Proseding, Putusan MKRI dan lainnya yang berkaitan dengan Hukum.

B. Layanan referensi

Kata referens atau reference berasal dari kata kerja “refer” Yang berarti “to turn to for aid or information” yang berarti menunjuk sesuatu untuk bantuan atau informasi. Dan to refer to yang berarti merujuk ke sesuatu. Jadi setiap orang atau barang yang ditunjuk untuk tujuan ini disebut dengan referensi. Sumber- sumber yang dikonsultasikan untuk membantu atau informasi mengenai suatu topik, tema, kejadian, sesorang, tanggal atau waktu, tempat, atau suatu kata disebut dengan referensi. 9 Sebagai suatu istilah teknis, beberapa ahli memberikan definisi yang satu sama lain menunjukkan sedikit perbedaan sesuai dengan sudut pandang masing- masing. 9 Jusni Djatin, Materi Pokok Penelusuran Literatur, Jakarta: Universitas Terbuka, 1996 Layanan referensi berfungsi untuk mengarahkan, menunjukkan, menggali, menelusur informasi dari berbagai sumber informasi yang ada di perpustakaan maupun di luar perpustakaan baik tercetak maupun non cetak untuk menjawab kebutuhan pengguna. Dengan layanan referensi pengguna akan mendapatkan informasi secara cepat, dimana dalam layanan referensi tersebut. Ada 3 tiga jenis layanan referensi dasar pokok yang pada teorinya digolongkan secara terpisah, tetapi pada prakteknya terkadang dilakukan secara bersama-sama. Ketiga jenis layanan referensi tersebut adalah. 10 a. Layanan informasi yang dilakukan dengan cara menjawab pertanyaan-pertanyaan pengguna sesuai kebutuhan informasi mereka mulai dari informasi yang sangat sederhana sampai dengan informasi yang sangat kompleks, melayani kebutuhan informasi pengguna dengan cara melakukan kerjasama, silang layang dan lain-lain. b. Pembelajaran instructional yaitu memberikan petunjuk dan pengajaran kepada pengguna untuk dapat menemukan letak informasi locate information yang dibutuhkan secara mandiri atau membantu pengguna untuk memilih dan menggunakan alat- alat bantu reference tools yang ada seperti menggunakan koleksi referensi, menggunakan katalog, menggunakan database online, internet, dan lain-lain. c. Bimbingan guidance yaitu memberikan petunjuk secara langsung, melakukan pemdampingan kepada yang dibimbing. 10 Dian wulandari, ”Layanan Referensi Perpustakaan Pada Era Informasi:Menjalankan Fungsi Pendidik Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi”, Visi Pustaka, Majalah Kepustakaan, v. 9 no. 1 April 2007 :h. 25-30

C. Koleksi Referensi

A. Pengertian Koleksi Referensi

Buku referensi merupakan terbitan khusus yang direncanakan dan ditulis dengan maksud untuk berkonsultasi mengenai suatu hal atau informasi tertentu. Buku ini memuat fakta yang disatukan bersama-sama dari berbagai sumber dan ditata sehingga cepat dan mudah digunakan. Koleksi referensi merupakan koleksi yang memberikan penjelasan tentang informasi tertentu. Informasi ini bersifat menyeluruh dalam lingkupnya; uraiannya padat, fungsinya memudahkan penemuan informasi dengan cepat, tepat dan benar Koleksi-koleksi tersebut merupakan suatu unsur utama layanan referensi. Tetapi pada dasarnya yang dimaksud dengan layanan referensi adalah layanan yang diberikan kepada pemustaka meliputi pemberian informasi, bimbingan penggunaan perpustakaan dan penelusuran informasi.

B. Jenis-Jenis Sumber Referensi

Pada umumnya koleksi perpustakaan ditinjau dari isinya terdiri dari dua jenis, yaitu koleksi sirkulasi buku teks yang biasa dipinjamkan dan koleksi referensi koleksi rujukan. Dalam memanfaatkan perpustakaan yang harus diketahui dan difahami oleh para pengguna adalah memahami masing-masing fungsi dari jenis koleksi tersebut agar dalam mencari informasi di perpustakaan berjalan efektif dan efisien. Koleksi sirkulasi buku teks umumnya merupakan buku-buku ajar dimana setiap babnya merupakan satu kesatuan yang saling berhubungan pokok