Subbidang Pelayanan dan Jasa Perpustakaan

50 Porselin, Pengkajian dan Penelitian Hidrodinamika, Baruna Jaya, dan Staf kantor Menristek.

b. Pemakai dari luar BPPT Ekstern

Pemakai ekstern terdiri dari pelajarmahasiswa, peneliti, dan pegawai dari instansi lain yang berkunjung ke perpustakaan BPPT.

8. Jenis dan Sistem Layanan Public Services

Sistem Pelayanan yang diterapkan Perpustakaan BPPT adalah sistem Open Access atau pelayanan terbuka, dimana pengguna dapat mencari dan melihat koleksi langsung ke rak. Perpustakaan BPPT juga menerapkan sistem layanan tertutup Close Acces untuk koleksi Intern yang merupakan terbitan hasil dari penelitian yang dilakukan oleh para peneliti BPPT. Tersedia juga layanan penelusuran koleksi melalui internet dengan alamat http:perpustakaan.bppt.go.id atau dapat juga mengirimkan e-mail ke alamat perpustakaanhotmail.com .

a. Subbidang Pelayanan dan Jasa Perpustakaan

Subbidang Pelayanan dan Jasa Perpustakaan BPPT membawahi 3 urusan yaitu: 1 Jasa Sirkulasi dan Meja Informasi Pelayanan sirkulasi yaitu pelayanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka yang diberikan kepada anggota perpustakaan. Urusan sirkulasi juga sekaligus bertindak sebagai meja informasi, yaitu staf sirkulasi bertugas menangani peminjaman dan pengembalian bahan pustaka dan juga memberikan penjelasan kepada pemakai perpustakaan mengenai layanan perpustakaan. 51 Meja informasi yaitu bila pengguna memerlukan atau meminta informasi mengenai jasa-jasa yang disediakan di perpustakaan, cara pemakaian fasilitas-fasilitas serta hal-hal umum dalam menggunakan jasa perpustakaan. Para pengunjung yang datang ke perpustakaan BPPT harus mengisi daftar pengunjung yang tersedia di meja sirkulasi. Dari data tersebut nantinya akan dibuatkan data statistik pengunjung perpustakaan BPPT setiap bulannya. Data statistik itu dibuat agar perpustakaan dapat mengetahui jumlah pengunjung berdasarkan asal peneliti, mahasiswa, dosen, pelajar dan umum dan tingkat pendidikan untuk kemudian dikembangkan sesuai profil minat dari statistik keterpakaian koleksi. Kegiatan-kegiatan urusan sirkulasi dan meja informasi, yaitu: a Pendaftaran Anggota Baru Keanggotaan perpustakaan BPPT bersifat tertutup, anggota perpustakaan terbatas pada karyawan BPPT dan KMNRT, yang telah diangkat menjadi pegawai negeri dan mempunyai NIP Nomor Induk Pegawai. Karyawan yang berminat menjadi anggota perpustakaan harus terlebih dahulu mengisi formulir permohonan untuk menjadi anggota, yang harus diketahui oleh pimpinankepala Deputi, serta menyerahkan pas foto 3x4 sebanyak 2 lembar. Setelah itu staf perpustakaan akan memasukan data yang telah diisi oleh calon anggota ke database anggota dan buku besar 52 keanggotaan. Maka secara otomatis akan keluar barcode anggota, yang akan diberikan dan ditempelkan di kartu identitas pegawai ID Card. Jika anggota tersebut akan meminjam bahan pustaka, cukup di scan barcode anggota dan barcode bahan pustaka yang akan dipinjam, maka secara otomatis akan langsung diketahui judul dan nomor kelas serta tanggal pengembalian bahan pustaka tersebut. Melalui barcode anggota, juga dapat diketahui jumlah dan bahan pustaka apa saja yang sedang dipinjam serta batas waktu pengembalian. b Peminjaman dan Pengembalian Bahan Pustaka Setiap anggota perpustakaan hanya diperbolehkan meminjam maksimal tiga buku selama 1 bulan, dan dapat diperpanjang sebanyak tiga kali selama bahan pustaka tersebut tidak diperlukan oleh anggota lainnya. Proses peminjaman harus dilakukan oleh anggota untuk menandatangani kartu peminjaman, apabila terjadi keterlambatan pengembalian ataupun kehilangan bahan pustaka, perpustakaan dapat mengajukan surat tagihan bahan pustaka dan dikenakan denda sebesar Rp. 500hari untuk satu buku. Seluruh koleksi dapat dipinjam, kecuali koleksi CD-ROM dan koleksi hasil-hasil penelitian intern. Untuk koleksi reference diberikan waktu satu hari atau pada hari libur sabtu dan minggu dengan memberikan jaminan berupa KTPSIM dan dicatat pada buku peminjaman sementara. Sedangkan untuk koleksi majalah 53 diberikan waktu tiga hari dan peminjam harus terlebih dahulu mengisi form peminjaman majalah. Peminjaman buku Layanan sirkulasi Perpustakaan BPPT sudah terkomputerisasi sehingga anggota yang ingin meminjam bahan pustaka hanya menyerahkan kartu identitas karyawan ID Card. Kartu tersebut kemudian di scan dengan barcode reader, agar dapat diketahui nomor anggotanya. Kemudian staf perpustakaan dapat mengambil kartu peminjaman dari kardeks yang tersusun menurut nomor urut anggota. Kemudian bahan pustaka yang akan dipinjam di scan, maka secara otomatis akan diketahui judul dan batas waktu peminjaman. Kartu peminjaman diisi oleh petugas, nomor kelas bahan pustaka, nomor anggota, serta cap tanggal kembali bahan pustaka tersebut. Kemudian anggota yang meminjam harus menandatanganinya, kartu bahan pustaka dan slip tanggal kembali yang tertmpel di bahan pustaka juga diberi cap tanggal kembali. Proses peminjaman juga dicatat di buku besar peminjamanpengembalian untuk mengantisipasi terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti, listrik padam, sistem komputer rusak dan lain sebagainya. Pengembalian buku pengembalian bahan pustaka harus sesuai dengan waktu yang ditentukan, jika tidak maka peminjam akan terkena denda yang telah ditentukan oleh perpustakaan yaitu 54 sebesar Rp. 500,-hari. Bahan pustaka yang kembali di scan, maka akan keluar identitas bahan pustaka tersebut, identitas peminjam, dan jumlah denda jika terlambat mengembalikan. Setelah itu petugas mengambil kartu peminjaman pada kardeks, lalu nomor bahan pustaka yang tercantum pada kartu dicoret, menandakan bahan pustaka telah kembali. Kemudian proses tersebut dicatat di buku besar peminjaman atau pengembalian. c Jasa Fotokopi Bagi para pengguna perpustakaan yang bukan anggota perpustakaan, dapat memanfaatkan fasilitas layanan fotokopi ini, apabila memerlukan informasi dari koleksi yang ada di perpustakaan. Biaya untuk layanan fotokopi sebagai berikut ini: Anggotapegawai BPPT Koleksi umum Rp. 150,-per lembar CIC Rp. 250,-per lembar Non anggotaumum Koleksi umum Rp. 250,-per lembar CIC Rp. 1.000,-per lembar 2 Urusan Promosi Jasa Perpustakaan Bagian ini bertugas untuk mempromosikan dan mensosialisasikan koleksi dan jasa serta layanan perpustakaan BPPT, baik melalui internet papan pengumuman maupun melalui pnyebaran brosur dan pamphlet kepada pegawai BPPT maupun masyarakat umum. 55 3 Urusan Masalah, SDI, CAS a Majalah Selain menyediakan bahan pustaka berupa buku, perpustakaan BPPT juga menyediakan layanan majalah ilmiah. Bagian ini menerima majalah yang telah diolah dari bagian pengadaan, yang kemudian dikirim ke bagian pelayanan disertai dengan berita acara. Bagian majalah bertugas mengelola majalah ilmiah baik yang dilanggan maupun hadiah. Majalah yang telah dicatat kemudian dientri kedalam database kemudian dimasukan kedalam box dan diberi nama majalah tersebut kemudian disusun, agar memudahkah penelusuran kembali. Majalah yang lebih dari lima eksemplar akan dijilid setiap bulannya. Layanan majalah ilmiah dibedakan dari layanan koleksi lainnya, majalah ilmiah hanya dapat dipinjam dalam tiga hari. Jangka waktunya lebih sedikit dibandingkan dengan buku, karena koleksi majalah bersifat Current serta banyak dibutuhkan pemakai. Yang akan meminjam majalah terlebih dahulu harus mengisi form peminaman majalah. Form tersebut berisi nama peminjam, judul majalah, tanggal kembali serta tandatangan peminjam dan petugas. Koleksi majalah hanya dapat dipinjam oleh anggota perpustakaan BPPT. Bagian majalah bertanggungjawab atas pembuatan statistik majalah yang dibaca setiap bulan, majalah yang dipinjam dan majalah baru setiap bulannya. Bagian ini juga menangani 56 pengolahan peraturan pemerintah yang terdapat pada business news. Business news terbit tiga kali dalam seminggu, dan susunan sama seperti koleksi majalah. b Jasa Penyebaran Informasi TerseleksiSDI selected dessimination of information Jasa penyebaran informasi terseleksi adalah kegiatan layanan perpustakaan dalam memberikan informasi terbaru yang terseleksi dari berbagai sumber mengenai perkembangan IPTEK sesuai dengan bidang minat peneliti. Permintaan dari pemakai datang melalui e-mail, Telepon, surat, fax, maupun dating langsung ke perpustakaan untuk menyerahkanpilihan artikel yang diminati kepada petugas perpustakaan. Penelusuran akan dilakukan oleh petugas perpustakaan melalui berbagai macam sumber seperti: sumber koleksi perpustakaan, CD-ROM, LIPI, perpustakaan lain, dan internet. Lama penelusuran tergantung dari jenis sumber, untuk sumber dari koleksi perpustakaan bisa secepatnya, sumber dari LIPI dua hari , sumber dari internet dua hari, sumber dari perpustakaan lain tergantung dari perpustakaan tersebut, apakah informasi tersebut ada atau tidak. c Jasa Kesiagaan Informasi atau CAS Current Awarness Services Jasa kesiagaan informasi adalah layanan yang diberikan perpustakaan kepada para peneliti BPPT untuk dapat mengikuti 57 perkembangan IPTEK dengan memberikan informasi baru serta fasilitas langganan secara gratis daftar isi majalah ilmiah terbaru sesuai bidangnya. Jasa ini juga disebut dengan jasa informasi kilat. Penerima jasa CAS Current Awarness Services yang berminat untuk mendapatkan artikel dapat langsung memesannya melalui perpustakaan atau dapat langsung ke PDII-LIPI. Perpustakaan juga melanggan daftar isi majalah dari PDII-LIPI. Untuk mempermudah pelaksanaan CAS, maka perpustakaan membuat suatu daftar yang disusun berdasarkan: judul majalah, desrtai dengan nama peneliti yang membutuhkan majlah tersebut secara alfabetis. Dan nama peneliti desertai nama judul majalah yang dibutuhkan sesuai bidang dan minat. d Laporan hasil-hasil Penelitian intern Laporan intern merupakan laporan dari kegiatan-kegiatan penelitian yang dilakukan oleh para peneliti BPPT. Laporan hasil penelitian intern ditempatkan ditempat terpisah dari koleksi lainnya dan diberi kode IA artikel, IL Laporan, IP prosiding, IR referensi, dan IB buku. Untuk meminjam koleksi tersebut, pemakai terlebih dahulu mengisi daftar peminjaman koleksi laporan hasil penelitian maksimal tiga judul nomor kelas dan nama peminjam, kemudian petugas yang akan mencari dan mengambilnya kemudian diberikan kepada pemakai. Laporan penelitian yang telah selesai dibaca harus dikembalikan kepada 58 petugas. Laporan yang tidak ditemukan di box, akan diberi tanda X. koleksi tersebut hanya dapat dipinjam atau dibaca di perpustakaan, tetapi apabila pemakai sangat membutuhkannya dapat dipinjam untuk satu hari, dan harus dengan izin petugas perpustakaan, dan pemakai harus memberikan jaminan berupa ID Card. e CD-ROM full text Perpustakaan BPPT sejak juli 1993 telah melanggan CD- ROM IEEE Institute of electrical and electronics engineers full text terbitan UMI university of microfilms nternational yang beralamat di Ann Arbor, Michigan. Dan IEE Institution of electrical engineers terbitan inggris edisi tahun 1988-1998. terdiri dari 600 judul majalah, 200 judul standard, dan 600 judul prosiding. Mencakup bidang subyek elektronika, teknologi, informasi, remote sensing, komputer, fisika, dan lain sebagainya. Koleksi lainnya yaitu AST applied Sciences and Technology 2 set125 judul majalah, catalog Universitas LN 15 buah, CD-ROM yellow Pages 1 buah, directory trade and industry 1997 1buah, ASTM standard 17 buah, ISO Quality memuat standar internasional terbaru seperti ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003 1 set, food drugs 1 set, Enflex memuat sekitar 13 bab peraturan yang dikeluarkan oleh berbagai departemen seperti departement energy, mineral resources, shipping, transportation, dan sebagainya 1 set, 59 Wilson omnifile fulltext select 1994-2000 berisi jurnal dalam bidang iptek 1 set. Pemakai yang ingin menggunakan CD-ROM harus lebih dulu menghubungi petugas dan mengisi nama dan instansi serta nomor CD-ROM yang akan digunakan. Setelah artikel yang dicari telah ditemukan untuk melihat artikel lengkapnya, pemakai dapat meminta CD yang dibutuhkan, setelah selesai maka CD tersebut harus dikembalikan kepada petugas. Waktu pemakaian hanya dibatasi 30 menit, kecuali peneliti taupun karyawan BPPT. Petugas akan memeriksa kembali semua CD yang telah dipinjam untuk mecega terjadinya kehilangan CD. Petugas akan membantu pemakai yang kesulitan jika CD tidak dapat dibaca, dan apabila ada kerusakan maka petugas akan menghubungi bagian otomasi. Saat ini di perpustakaan BPPT terdapat lima buah personal computer yang dilengkapi dengan lima buah CD-ROM Drive untuk menjalankan CD-ROM indexs dan CD-ROM full text, serta empat buah HP Laser Jet Printer untuk mencetak artikel lengkap atau abstraknya. Untuk mencetak artikel lengkap dari CD-ROM, pemakai dikenakan biaya sebagai berikut: Karyawan BPPT Rp. 250,- Pemakai umum Rp. 1000,- f Jasa Akses Informasi Jaringan Internet Dalam rangka mendukung pemasyarakatan dan pemanfaatan jaringan informasi, dalam mengakses informasi dari 60 internet baik nasional maupun internasional, Perpustakaan BPPT menyediakan fasilitas ini untuk dimanfaatkan oleh peneliti atau karyawan BPPT maupun masyarakat peneliti bidang IPTEK lainnya secara gratis. 61

BAB IV PEMBAHASAN

A. Sumber Daya Manusia SDM Bagian Pengolahan Perpustakaan BPPT

Sumber daya manusia SDM merupakan hal terpenting dari sebuah organisasi apapun bentuk dan tujuan organisasinya karena SDM bukanlah benda mati yang digerakkan oleh benda akan tetapi sumber daya manusialah yang akan menggerakkan benda-benda mati menjadi lebih bermanfaat lagi bagi organisasi tersebut. Bukan hanya itu sumber daya manusia juga akan mengatur segala sesuatu yang terkait dengan tujuan, kegiatan dan memikirkan bagaimana meraih goal sasaran yang dituju untuk kepentingan organisasi. Oleh karena itu sumber daya manusia sudah seharusnya memiliki kemampuan yang telah disesuaikan dengan kebutuhan organisasi agar dapat bekerja secara profesional sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing sehingga organisasi tersebut bisa berjalan dengan baik sesuai dengan visi dan misinya. Dalam hal ini sumber daya manusia SDM pada bagian pengolahan perpustakaan BPPT terdiri dari Kepala sub. Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka yang diketuai oleh Ramatun Anggraeni Kiemas, MSc membawahi kegiatan-kegiatan pengadaan, klasifikasi bahan pustaka, pemberian nomor induk, perawatan dan pemeliharaan bahan pustaka. Berikut ini contoh tabel pembagian tugas dan jabatan dari sub. Bidang Akuisisi dan Pengolahan: