11 3.
Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasanya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara
mencocokannya dengan daftar pesanan. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok supplier bahan pustaka dalam kasus dimana
terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengadaan merupakan suatu kegiatan pengisian perpustakaan dengan sumber-sumber informasi yang dilakukan oleh
staff perpustakaan baik melalui pembelian,hadiah ataupun penukaran koleksi, dengan melakukan pengecekan bibliografi melakukan verivikasi dan dicocokkan ke daftar pesanan
2.2.2. Pengatalogan C ataloguing
Pengatalogan cataloguing adalah semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman record bibliografi untuk pembuatan katalog yang digunakan
sebagai sarana temu balik informasi. Sistem pengatalogan berbasis komputer merupakan semua aktivitas yang dilakukan
dalam mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan menggunakan komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data database katalog yang
dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer,
disebut juga OPAC Online Public Acces Catalog Siregar 1996.
Universitas Sumatera Utara
12 Pengatalogan cataloguing yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk
mempersiapkan cantuman record bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan. Aktivitas yang terjadi
dalam proses pengatalogan antara lain pengklasifikasian bahan pustaka, pembuatan katalog dan pembuatan label bahan pustaka hingga bahan pustaka tersebut siap untuk dipinjam.
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan pustaka agar mudah diperoleh dan
diketahui informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul, pengarang, subyek, penerbit, tahun terbit, nomor DDC atau kombinasinya. Katalog adalah keterangan singkat
atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi
berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi
perpustakaan.
2.2.3. Pengawasan Sirkulasi Circulation Control
Pengawasan sirkulasi circulation control, yaitu semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, biasanya untuk penggunaan di luar
perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.
Menurut Lasa 1995_ Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “ circulation” yang
berarti perputaran, peredaran, seperti pada “sirkulasi udara” sirkulasi uang dan sebagainya. Dalam ilmu perpustakaan sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman,
Universitas Sumatera Utara
13 namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua
bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa
perpustakaan
Pengertian layanan sirkulasi menurut Rahayuningsih yang dikutip oleh Cintia 2012 sirkulasi adalah layanan pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian,
dan perpanjangan koleksi. Namun layanan sirkulasi perpustakaan bukan hanya sekedar pekerjaan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi saja, melainkan suatu
kegiatan menyeluruh dalam proses pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi.
Berdasarkan uraian para pakar di atas dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi merupakan suatu kegiatan yang ada di perpustakaan yang berhubungan langsung dengan
pengguna bukan hanya peminjaman,pengembalian, dan perpanjangan buku tetapi suatu kegiatan yang menyeluruh untuk pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa
sirkulasi,dan juga untuk mengetahui peredaran koleksi. Menurut Siregar 2004 sistem pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi
sebagai berikut: 1.
Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda. 2.
Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman. 3.
Sistem dapat memproses pengembalian.
Universitas Sumatera Utara
14 4.
Sistem dapat memproses perpanjangan. 5.
Sistem dapat memproses denda. 6.
Sistem dapat memproses reservasi. 7.
Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk dua malam.
Kegiatan pada bagian sirkulasi meliputi: 1.
Pendaftaran anggota perpustakaan. 2.
Peminjaman koleksi. 3.
Pengembalian atau perpanjangan. 4.
Penagihan. 5.
Pemberian sanksi. 6.
Waktu layanan. 7.
Sistem peminjaman. Menurut Qalyubi, 2007 sistem layanan sirkulasi di perpustakaan lazimnya
menggunakan dua sistem sebagai berikut : 1.
Sistem terbuka Open Access Sistem terbuka membebaskan pengunjung ketempat koleksi perpustakaan
dijajakan. Mereka dapat melakukan browsing atau membuka-buka, melihat-lihat buku, dan mengambil sendiri. Ketika tidak cocok, mereka dapat memilih bahan
lain yang hampir sama atau bahkan yang berbeda. a
Keuntungan sistem terbuka:
Universitas Sumatera Utara
15 Pemakai dapat melakukan browsing dan memberi kepuasan kepada
pengguna karena pengguna dapat memilih sendiri koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya.
Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak. b
Kelemahan sistem terbuka: Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat
semula, sehingga koleksi bercampur aduk. Petugas setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku
yang salah letak, dan Kehilangan koleksi relatif besar.
2. Sistem tertutup Close Access
Sistem tertutup tidak memperkenankan pengunjung masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung
hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengembalikan bahan pustaka untuk para pengunjung.
a Kelebihan sistem tertutup:
Koleksi akan tetap terjaga kerapiannya, dan Koleksi yang hilang dapat diminimalkan.
b Kelemahan sistem tertutup:
Universitas Sumatera Utara
16 Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu
bagi yang merngembalikan bahan pustaka, dan Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam.
Sistem sirkulasi yang terautomasi sesuai dengan jenis layanan perpustakaan yang
secara terbuka. Layanan yang mencakup semua administrasi peminjaman dan
pengembalian buku, reservasi pesanan buku yang akan dipinjam, perhitungan denda dan peringatan kepada peminjam tentang keterlambatan pinjaman, statistik, dan sebagainya
dapat dikerjakan dengan cepat dan akurat. Satu terminal komputer dapat menggantikan setumpuk kartu peminjaman dan dapat mempercepat proses layanan.
Tujuan utama dari sistem sirkulasi berbasis komputer adalah pencatatan secara sistematis item-item yang dipinjam serta data rinci peminjamannya. Lebih spesifik
automasi sirkulasi seharusnya menyediakan data sebagai berikut: 1.
Daftar koleksi yang tersedia Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem automasi
perpustakaan, maka proses pencarian bahan pustaka berjalan dengan lancar dan akurat.
2. Buku yang dipinjam
Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem automasi perpustakaan, maka dengan mudah terdeteksi koleksi yang terpinjam oleh pemakai.
3. Buku yang dikembalikan dan atau diperpanjang
Universitas Sumatera Utara
17 Basis data yang baik dan akurat dalam sistem automasi juga dapat memudahkan
pustakawan dalam
melacak apakah
seorang penggunapemustaka
telah mengembalikan atau bahkan masih memperpanjang buku yang telah dipinjamnya
yakni hanya dengan melakukan scan pada kartu anggota pemustaka. 4.
Tanggal jatuh tempo peminjaman Tanggal jatuh tempo peminjaman dapat terdeteksi pula melalui scan kartu
keanggotaan pemustaka saat melakukan transaksi. 5.
Apakah peminjam dimungkinkan untuk meminjam lagi atau tidak dengan melakukan scan kartu anggota, maka di layar monitor akan muncul apakah seorang
pemustaka masih boleh memperpanjang peminjamannya atau sudah tidak boleh karena melampaui batas waktu peminjaman.
6. Jika peminjam mencoba meminjam lebih dari yang seharusnya Secara otomatis
sistem akan menolak, apabila ada pemustaka yang ingin meminjam koleksi lebih dari yang seharusnya.
7. Mendeteksi persoalan peminjam pada saat transaksi
Sistem automasi dapat mendeteksi apabila seseorang masih memiliki tunggakan baik itu berupa koleksi ataupun tunggakan denda, tidak akan dapat dilanjutkan
transaksinya apabila belum menyelesaikan sangkutan tersebut. 8.
Pemesanan koleksi Pustakawan
dapat melakukan
pemesanan koleksi
sesuai kebutuhan
penggunapemustaka dengan cepat.
Universitas Sumatera Utara
18 9.
Denda Dengan sistem automasi berupa scan kartu anggota dapat diketahui berapa jumlah
denda yang harus dibayar oleh seorang penggunapemustaka. 10.
Data Koleksi yang dipinjam Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem automasi
perpustakaan maka pustakawan dapat mengetahui berapa jumlah koleksi yang terpinjam.
11. Statistik peminjaman
Secara keseluruhan sistem automasi memudahkan pustakawan dalam membuat data statistik peminjaman baik dalam jumlah harian, bulanan bahkan tahun dengan tepat
dan akurat. Pengelolaan keanggotaan, yaitu sebuah kegiatan administratif pengelolaan
perpustakaan, yang meliputi kegiatan penerimaan layanan keanggotaan, pembuatan kartu tanda anggota, layanan surat keterangan bebas tagihan, dan lain-lain.
Dengan komputer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah yaitu hanya dengan menyorot barcode kartu kemudian menyorot barcode buku
selanjutnya memberikan cap tanggal pengembalian. Pekerjaan tersebut hanya memakan waktu kurang satu menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian dan
perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi.
Universitas Sumatera Utara
19
2.2.4. Pengawasan Serial Serials Control
