barang, modal, dan siap untuk digunakan atau dioperasikan dalam waktu yang telah ditentukan.
Dari kedua pendapat diatas menjelaskan bahwa ketersediaan koleksi perpustakaan adalah kesiapan bahan pustaka pada suatu perpustakaan untuk digunakan, dimanfaatkan, dan
didayagunakan untuk pengguna perpustakaan.
2.3.2 Tujuan Ketersediaan Koleksi
Ketersediaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya
dalam bidang khusus, baik dalam bentuk tercetak maupun media rekam lainnya. Menurut Perpustakaan Nasional RI 1999 : 25, “Tujuan ketersediaan koleksi pada
perpustakaan khusus adalah menyiapkan agar seluruh bahan pustaka yang ada di perpustakaan siap diakses dan dimanfaatkan oleh masyarakat pemakai”.
Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat dikatakan bahwa tujuan perpustakaan dalam menyediakan koleksi harus sesuai dengan kebutuhan informasi penggunanya yaitu
bidang pendidikan.
2.3.3 Pengadaan Koleksi
Dalam pengadaan koleksi, perpustakaan perlu membina hubungan kerja dengan berbagai mitra kerja agar perpustakaan memperoleh informasi yang selalu mutakhir dan
cepat. Untuk mengurangi kesalahan dan kegagalan dalam pengadaan, perpustakaan
sebelumnya perlu mencatat dengan benar tentang data bibliografi bahan pustaka dan melakukan verifikasi pada katalog perpustakaan, daftar perpustakaan yang sedang dalam
proses pembelian dan daftar bahan pustaka yang sedang diolah. Pengadaan koleksi dapat dilakukan melalui berbagai cara yaitu:
a. Pembelian meliputi: pembelian langsung atau pemesanan kepada penerbit toko
buku, atau agen, baik pemesanan secara tetap standing order atau sesuai kebutuhan.
b. Tukar menukar biasanya dilakukan dengan perpustakaan atau lembaga lain. Untuk
melakukan cara ini perpustakaan harus mempunyai bahan pustaka yang dapat dipertukarkan, seperti terbitan perpustakaan, terbitan institusi induk, atau diambil
dari koleksi yang jumlah kopinya berlebih.
Universitas Sumatera Utara
c. Hadiah dari lembaga lain: penambahan melalui cara ini lebih ekonomis, namun
sering tidak sesuai dengan kebutuhan dan bahkan kadang-kadang sudah kadaluarsa. Karena itu perpustakaan harus selektif secara ketat agar tidak terjadi peledakan
koleksi tidur.
d. Titipan: perpustakaan kadang-kadang memperoleh titipan bahan pustaka dari
perorangan atau lembaga lain agar bisa dimanfaatkan oleh pemakai perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan sekedar menjaga keberadaannya tanpa memikul resiko.
e. Terbitan sendiri: perpustakaan hendaknya menghimpun semua bahan pustaka seperti
majalah, buku, brosur, laporan direktori yang diterbitkan baik oleh perpustakaan atau lembaga.
Yang perlu diperhatikan dalam pengadaan koleksi adalah: a.
Buku dan pustaka sejenis Pembelian bahan pustaka sejenis ini dapat dilakukan langsung ke toko buku secara
kontan. Apabila buku tersebut tidak ada di pasar, perpustakaan dapat memesan langsung ke penerbit dan membayar dimuka sesuai tagihan yang diterima.
Pengadaan sistem ini disarankan dalam jumlah tertentu sistem pakettidak satu agar lebih ekonomis.
b. Majalah dan terbitan berkala lainnya
Pengadaan bahan pustaka jenis ini biasanya dilakukan dalam bentuk langganan untuk periode tertentu. Pengadaannya dapat dilakukan langsung ke Penerbit atau
melalui keagenan.
Untuk memudahkan pembayaran, pemantauan dan klaim, perpustakaan dianjurkan menggunakanpola keagenan.
c. Media elektronik CD ROM Compact Disk Read Only Memory
Media ini pengadaannya agak berbeda dengan bahan pustaka tercetak. Pengadaan CD ROM dilakukan dengan cara langganan untuk pembaharuan atau cara beli
untuk sekali terbit
d. Bahan pustaka khusus film, mikrofisfilm, AV, standar, paten, terbitan pemerintah
atau badan internasional, dll. Pengadaan bahan pustaka jenis ini biasanya dilakukan langsung ke penerbit atau perpustakaan yang bersangkutan.
Menurut Eva Philips yang dikutip dalam Tobing 2009 : 25 Kebijakan Pengadaan Koleksi adalah sebagai berikut:
a Angggaran organisasi, suatu organisasi harus menyisihkan dananya untuk pembelian
buku dan majalah dari anggaran tahunan. b
Tujuan dan prioritas dari organisasi bidang apa saja yang menjadi koleksi perpustakaan karena tidak semua buku dapat dibeli.
c Jenis pemakai dan kebutuhan apakah pemakai memerlukan bahan ilmiah atau
informasi yang sederhana dan praktis. d
Staf perpustakaan dalam membeli buku harus diputuskan jumlah tenaga yang diperlukan atau kemampuannya.
Universitas Sumatera Utara
e Hubungan perpustakaan dengan perpustakaan lain dan pusat dokumentasi lain,
kemanakah pengguna akan mencari yang ia inginkan. f
Kemampuan bahasa dalam menentukan koleksi perpustakaan. Kebijakan harus mengenai pemilihan koleksi berdasarkan bahasa pengantarnya.
Berdasarkan uraian diatas pengadaan koleksi suatu perpustakaan adalah melalui pembelian, tukar menukar, hadiah, titipan, terbitan sendiri, dan banyak hal yang perlu
diperhatikan untuk memperoleh informasi yang up to date atau mutakhir.
2.3.4 Pengolahan Koleksi
