Deskripsi Penerimaan Kas pada Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang

2. Dokumen –dokumen yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang a. Bukti Penerimaan KasBank Bukti penerimaan kasbank merupakan dokumen yang pencatatannya berdasarkan penerimaan persembahan dan sumbangan yang nominalnya kecil. b. Bukti Penerimaan Kas BesarBank Bukti penerimaan kas besarbank merupakan dokumen yang dicatat atas transaksi-transaksi untuk mengisi kas besar yang berasal dari donatur yang menyumbang secara kasbank. c. Formulir Hasil Penghitungan Kolekte Formulir hasil penghitungan kolekte merupakan dokumen yang dicatat oleh Tim Petugas Kolekte untuk mencatat hasil kolekte yang diperoleh dari kolekte minggu dan kolekte lainnya. d. Rekapitulasi Kartu Persembahan Rekapitulasi kartu persembahan merupakan dokumen yang dicatat atas transaksi penerimaan persembahan untuk paroki. 3. Catatan Akuntansi yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang a. Buku Harian KasBank Buku Harian KasBank digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Pencatatan terhadap Buku Harian KasBank yaitu bagian akuntansi. b. Laporan Aktivitas Laporan Aktivitas digunakan untuk menjelaskan secara rincidetail mengenai transaksi penerimaan kas sesuai dengan periode yang ditentukan. Bagian akuntansi melakukan pencatatan atas Laporan Aktivitas. 4. Prosedur yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang a. Prosedur Penerimaan Kolekte Pada waktu pengumpulan kolekte, harus ada tim Petugas Pengitung Kolekte yang sudah ditentukan, kemudian hasil kolekte yang diterima langsung dihitung oleh tim petugas kolekte. Pengitungan kolekte setiap misa dibuat dan dicatat dalam Formulir Hasil Pengitungan Kolekte FHPK yang memakai kertas karbon agar tercetak 3 tiga lembar dan ditandatangani oleh petugas penghitung uang, kemudian uang diserahkan ke kasir untuk diperiksa lagi, setelah itu kasir otorisasi Formulir Hasil Pengitungan Kolekte. Formulir Hasil Penghitungan Kolekte dibuat dalam rangkap 3 tiga yaitu lembar ke-1 satu dan dua 2 serta uang kolekte diserahkan kepada bendahara, lembar ke-3 tiga diarsipkan sementara secara nomor terurut oleh kasir. Bendahara menerima Formulir Hasil Penghitungan Kolekte dan uang dari kasir, kemudian menyimpan uang tersebut. Formulir Hasil Penghitungan Kolekte ke-1 satu diserahkan ke bagian akuntansi, kemudian berndahara mengarsipkan Formulir Hasil Penghitungan Kolekte ke-2 dua secara permanen bernomor urut. Bagian akuntansi menerima Formulir Hasil Penghitungan Kolekte ke-1 satu dari bendahara, kemudian melakukan pencatatan akuntansi ke Buku Harian KasBank dan Laporan Aktivitas, serta mengarsipkan Formulir Hasil Penghitungan Kolekte ke-1 satu secara permanen bernomor urut. b. Prosedur Penerimaan Persembahan Kasir menerima uang dari penyetor dana dan dokumen Rekapitulasi Kartu Persembahan RKP. Rekapitulasi Kartu Persembahan diotorisasi oleh kasir kemudian membuat dokumen Bukti Penerimaan KasBank BPKB berdasarkan Rekapitulasi Kartu Persembahan dan sumbangan yang nominalnnya kecil. Kasir menyerahkan Bukti Penerimaan KasBank, Rekapitulasi Kartu Persembahan dan uang ke bendahara. Bendahara kemudian menyimpan uang, otorisasi dokumen dan menggandakan dokumen Bukti Penerimaan KasBank dan Rekapitulasi Kartu Persembahan. Bukti Penerimaan KasBank ke-1 satu dan Rekapitulasi Kartu Persembahan ke-1 satu diserahkan ke bagian akuntansi, kemudian bendahara mengarsipkan Bukti Penerimaan KasBank ke-2 dua dan Rekapitulasi Kartu Persembahan ke-2 dua secara permanen bernomor urut. Bagian akuntansi menerima Bukti Penerimaan KasBank ke-1 satu dan Rekapitulasi Kartu Persembahan ke-1 satu dan melakukan pencatatan akuntansi ke Buku Harian KasBank dan Laporan Aktivitas, serta mengarsipkan Bukti Penerimaan KasBank ke-1 satu dan Rekapitulasi Kartu Persembahan ke-1 satu secara permanen bernomor urut. c. Prosedur Penerimaan Sumbangan Kasir menerima uang dari penyetor dana penyumbang, melakukan penghitungan dan membuat dokumen Bukti Penerimaan Kas BesarBank BPKBB, kemudian mengotorisasi dan mencetak dokumen menjadi rangkap tiga. Bukti Penerimaan Kas BesarBank lembar ke-1 satu dan dua beserta uang diserahkan ke bendahara, serta lembar ke-3 tiga diberikan ke penyetor dana penyumbang disertai surat ucapan terimakasih dari bendahara dan telah diotorisasi oleh Pastor Paroki. Bendahara menerima uang, melakukan penghitungan, menyimpannya, dan mengotorisasi Bukti Penerimaan Kas BesarBank lembar ke-1 satu dan dua. Bukti Penerimaan Kas BesarBank lembar ke-1 satu diserahkan ke bagian akuntansi dan Penerimaan Kas BesarBank lembar ke-2 dua diarsipkan secara permanen bernomor urut. Bagian akuntansi menerima Bukti Penerimaan Kas BesarBank lembar ke-1 satu dan melakukan pencatatan akuntansi ke Buku Harian KasBank dan Laporan Aktivitas, serta mengarsipkan Bukti Penerimaan Kas BesarBank lembar ke-1 satu secara permanen dan bernomor urut. 5. Bagan Alir Flowchart yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang Kasir Mulai Terima uang dan hasil penghitungan kolekte dari petugas kolekte 3 2 FHPK 1 Otorisasi dokumen FHPK 3 2 FHPK 1 1 N 1 Bendahara 2 FHPK 1 Terima uang dan FHPK, kemudian menyimpan uang Uang diserahkan ke bendahara 2 FHPK 1 2 N 2 Bagian Akuntansi FHPK 1 Terima FHPK dan melakukan pencatatan akuntansi FHPK 1 N Selesai Buku Harian KasBank Laporan Aktivitas Gambar 4. Flowchart Sistem Akuntansi dari Penerimaan Kolekte Sumber: Ekonom KAJ 2012: 34 dan data primer yang diolah Keterangan: FHPK : Formulir Hasil Penghitungan Kolekte Kasir Mulai Terima uang dari penyetor dana dan dokumen RKP. RKP Otorisasi dokumen RKP dan membuat dokumen BPKB dari RKP dan sumbangan nominalnya kecil. RKP BPKB 1 1 Bendahara Uang diserahkan ke bendahara Terima uang, dokumen BPKB dan RKP kemudian menyimpan uang Otorisasi dokumen dan mengganda- kan dokumen BPKB dan RKP 2 N 2 Bagian Akuntansi RKP 1 BPKB 1 Terima BPKB dan RKP kemudian melakukan pencatatan akuntansi RKP 1 BPKB 1 N Selesai 2 RKP 1 2 BPKB 1 RKP BPKB Buku Harian KasBank Laporan Aktivitas Gambar 5. Flowchart Sistem Akuntansi dari Penerimaan Persembahan Sumber: Ekonom KAJ 2012:30 dan data primer yang diolah Keterangan: RKP : Rekapitulasi Kartu Persembahan BPKB : Bukti Penerimaan KasBank Kasir Mulai Bendahara Bagian Akuntansi Terima uang dari penyetor dana, melakukan penghitungan dan membuat dokumen BPKBB BPKBB Otorisasi dokumen dan menggandakan dokumen BPKBB 1 2 N Penyetor dana Penyumbang Diberikan surat ucapan terimakasih dari bendahara dan telah diotorisasi Pastor Paroki Terima uang, melakukan penghitungan dan menyimpannya, kemudian otorisasi dokumen 3 2 BPKBB 1 2 BPKBB 1 2 BPKBB 1 2 BPKBB 1 Terima BPKBB dan melakukan pencatatan akuntansi BPKBB 1 N Selesai 1 Buku Harian KasBank Laporan Aktivitas Uang diserahkan ke bendahara Keterangan: BPKBB : Bukti Penerimaan Kas BesarBank Gambar 6. Flowchart Sistem Akuntansi dari Penerimaan Sumbangan Sumber: Ekonom KAJ 2012:35 dan data primer yang diolah B. Perbandingan Sistem Penerimaan Kas antara Teori dengan yang Diterapkan di Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang 1. Fungsi –fungsi yang terdapat di Sistem Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang Tabel 3. Perbandingan Fungsi –fungsi yang terdapat di Sistem Penerimaan Kas Paroki dengan Teori No. Fungsi Ya Tidak Keterangan 1. Fungsi yang menerima kas tunai √ Fungsi yang menerima kas tunai hanya dilakukan oleh kasir. 2. Fungsi akuntansi √ Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan transaksi penerimaan kas ke dalam buku harian kasbank, dan laporan aktivitas. Fungsi akuntansi hanya dilakukan oleh bagian akuntansi. 3. Fungsi penyimpanan kas √ Fungsi penyimpanan kas hanya dilakukan oleh bendahara. 4. Fungsi pengendalian internal √ Fungsi pengendalian internal hanya dilakukan oleh satu orang dari petugas paroki. 5. Fungsi pengendalian eksternal √ Fungsi pengendalian eksternal hanya dilakukan tim audit eksternal orang dari luar petugas paroki. Sumber data: Mulyadi 2008: 462 dan data yang diolah dari hasil wawancara. 2. Dokumen –dokumen yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Gereja Santo Gregorius Agung Tangerang Tabel 4. Perbandingan Dokumen –dokumen yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Gereja dengan teori Sumber data: Mulyadi 2008:463, Ekonom KAJ 2012: 90 dan data yang diolah dari hasil wawancara. No. Dokumen –dokumen Ya Tidak Keterangan 1. Bukti Penerimaan KasBank √ Dokumen ini pencatatannya berdasarkan penerimaan persembahan dan sumbangan yang nominalnya kecil. 2. Bukti Penerimaan Kas BesarBank √ Dokumen ini pencatatannya berdasarkan donatur yang menyumbang secara kasbank. 3. Formulir Hasil Penghitungan Kolekte √ Formulir hasil penghitungan kolekte dicatat oleh Tim Petugas Kolekte. 4. Rekapitulasi Kartu Persembahan √ Rekapitulasi ini dicatat atas transaksi penerimaan persembahan untuk paroki. 3. Catatan Akuntansi yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang Tabel 5. Perbandingan Catatan Akuntansi yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki dengan teori Sumber data: Mulyadi 2008:468, Ekonom KAJ 2012:90, dan data yang diolah dari hasil wawancara. 4. Prosedur yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang Tabel 6. Perbandingan Prosedur yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki dengan teori No. Catatan Akuntansi Ya Tidak Keterangan 1. Buku Harian Kas Bank √ Buku Harian Kas Bank digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas dari berbagai sumber. 2. Laporan Aktivitas √ Laporan Aktivitas digunakan untuk menjelaskan secara rincidetail mengenai perbandingan transaksi penerimaan kas sesuai dengan periode yang ditentukan. No. Prosedur Ya Tidak Keterangan 1. Prosedur Penerimaan Kolekte √ Kasir menerima uang dan Formulir Hasil Penghitungan Kolekte dari tim petugas kolekte, kemudian melakukan penghitungan dan mengarsipkan Formulir Hasil Penghitungan Kolekte secara sementara. Bendahara menyimpan uang dan mengarsipkan Formulir Hasil Penghitungan Kolekte secara permanen. Bagian akuntansi terima Formulir Hasil Sumber data: Mulyadi 2008:469, Ekonom KAJ 2012:26-38, dan data yang diolah dari hasil wawancara. No. Prosedur Ya Tidak Keterangan Penghitungan Kolekte dan melakukan pencatatan akuntansi ke Buku Harian KasBank dan Laporan Aktivitas dan mengarsipkan dokumen 2. Prosedur Penerimaan Persembahan √ Penerimaan kas atau bank berasal dari Rekapitulasi Kartu Persembahan, dan sumbangan yang nominalnya kecil. Kasir menerima dokumen tersebut dan otorisasi, kemudian diserahkan ke bendahara. Bendahara menerima uang, otorisasi, mengarispkan, dan menyimpan uang. Bagian akuntansi menerima sebagian dokumen dan melakukan pencatatan akuntansi ke Buku Harian KasBank dan Laporan Aktivitas dan mengarsipkan dokumen. 3. Prosedur Penerimaan Sumbangan √ Kasir menerima uang dari penyetor dana penyumbang, melakukan penghitungan dan membuat dokumen. Bendahara menerima uang dan dokumen dari kasir, menyimpan uang dan arsip salah satu dokumen. Bagian akuntansi terima dokumen dari bendahara, melakukan pencatatan akuntansi ke Buku Harian KasBank dan Laporan Aktivitas dan mengarsipkan dokumen. 5. Pengendalian Internal yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang a. Otorisasi Transaksi Transaction Authorization Tabel 7 Perbandingan Otorisasi Transaksi Transaction Authorization yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki dengan Teori No. Otorisasi Transaksi Transaction Authorization Ya Tidak Keterangan 1. Penerimaan kas diotorisasi oleh pihak-pihak yang berwenang dan bersangkutan. √ Transaksi-transaksi penerimaan kas diotorisasi oleh pihak-pihak atau petugas paroki yang berwenang dan bersangkutan, misalnya pada dokumen Bukti Penerimaan KasBank diotorisasi oleh Bagian Akuntansi, Pastor, Kasir, dan Penyetor. 2. Setiap penerimaan kas dicatat ke dalam catataan akuntansi dan disertai dengan bukti pendukung lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak-pihak yang berwenang. √ Pencatatan penerimaan kas paroki ke buku harian kasbank dan laporan aktivitas disertai dengan bukti pendukung lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak-pihak yang berwenang. Sumber data: Mulyadi 2008:472-473 dan data yang diolah dari hasil wawancara. b. Pemisahan Tugas Segregation of Duties Tabel 8. Perbandingan Pemisahan Tugas Segregation of Duties yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki dengan Teori No. Pemisahan Tugas Segregation of Duties Ya Tidak Keterangan 1. Pembagian tugas harus jelas bahwa otorisasi untuk setiap transaksi dan uraian tugas merupakan gambaran dari terpisahnya setiap pengolahan transaksi. √ Paroki sudah menguraikan tugas khususnya untuk bagian keuangan, yaitu terpisahnya tugas antara penerimaan kas, penyimpanan, dan pencatatan. Sumber data: James Hall 2008:143 dan data yang diolah dari hasil wawancara. c. SupervisiPengawasan Supervision Tabel 9. Perbandingan SupervisiPengawasan Supervision yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki dengan Teori No. SupervisiPengawasan Supervision Ya Tidak Keterangan 1. Manajemen harus mengimbangi tidak adanya kontrol dan menggantinya dengan pengawasan yang ketat. √ Pastor paroki memperkerjakan seorang audit internal. Sumber data: James Hall 2008:143 dan data yang diolah dari hasil wawancara. d. Catatan Akuntansi Accounting Records Tabel 10. Perbandingan Catatan Akuntansi Accounting Records yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki dengan Teori No. Catatan Akuntansi Accounting Records Ya Tidak Keterangan 1. Catatan akuntansi dapat memperlihatkan keadaan keuangan suatu organisasi dibawah pengawasan Audit Internal. √ Paroki mempunyai catatan akuntansi yang kemudian akan diperiksa oleh Audit Internal. Sumber data: James Hall 2008:144 dan data yang diolah dari hasil wawancara. e. Pengendalian Akses Access Control Tabel 11. PerbandinganAkses Pengendalian Access Control yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki dengan Teori No. Pengendalian Akses Access Control Ya Tidak Keterangan 1. Akses pengendalian sangat berperan penting dalam menjaga asset organisasi. √ Fungsi penyimpanan kas dilakukan oleh Bendahara, selain itu kas disimpan di brangkas dan diletakkan pada suatu ruangan dengan dilengkapi kunci pengaman yang ketat. Sumber data: James Hall 2008:144 dan data yang diolah dari hasil wawancara. f. Verifikasi Independen Verification Independent Tabel 12. Perbandingan Verifikasi Independen Verification Independent yang terdapat dalam Sistem Penerimaan Kas Paroki dengan Teori No. Verifikasi Independen Verification Independent Ya Tidak Keterangan 1. Pengendalian dengan pemeriksaan independen dari sistem akuntansi untuk mengidentifikasi adanya kesalahan dan kekeliruan. √ Pada paroki, verifikasi independen dilakukan dengan memverifikasi kebenaran data yang terdapat dalam akuntansi,dan meninjau laporan Pastor Paroki. Sumber data: James Hall 2008:145 dan data yang diolah dari hasil wawancara.

C. Identifikasi Masalah

Tahap awal pertama pada analisis sistem yaitu identifikasi masalah. Suatu masalah dapat menyebabkan tujuan dari sistem tersebut tidak akan tercapai. Identifikasi masalah dilakukan untuk menemukan masalah yang terdapat dalam pelaksanaan sistem akuntansi penerimaan kas sehingga belum memenuhi kebutuhan Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang. Masalah yang terjadi yaitu: 1. Pencatatan dokumen yang dilakukan secara manual oleh bagian akuntansi. Bagian akuntansi langsung melakukan pencatatan akuntansi ke buku harian kasbank dan laporan aktivitas berdasarkan dokumen pendukung pada setiap prosedur penerimaan kas kolekte, persembahan, dan sumbangan. 2. Nomor urut pada formulirdokumen belum tercetak. Formulirdokumen yang dimiliki oleh paroki sebagai bukti adanya transaksi mempunyai nomor urut yang harus diisi sendiri oleh pihak-pihak yang melayani penyetor dana pada setiap prosedur penerimaan kas. Langkah –langkah yang dilakukan pada tahap mengidentifikasi masalah adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah Mengidentifikasi penyebab masalah diawali terlebih dahulu dengan menganalisis permasalahan-permasalahan yang ada di paroki, kemudian mencari penyebab dari permasalahan-permasalahan tersebut. Penyebab permasalahan, yaitu: a. Pencatatan dokumen yang dilakukan secara manual oleh bagian akuntansi karena belum ada sistem aplikasi komputer untuk mendukung proses berjalannya sistem penerimaan kas, yaitu untuk melakukan penyimpanan setiap transaksi yang diinput dalam aplikasi komputer tersebut kemudian diolah dan menghasilkan output laporan keuangan yang akan dijadikan dokumen pendukung untuk pelaporan keuangan triwulan ke Keuskupan Agung Jakarta. b. Nomor urut pada formulirdokumen belum tercetak karena nomor urut formulirdokumen selama ini ditulis secara manual saat terjadinya transaksi. 2. Mengidentifikasi Titik Keputusan Tahapan selanjutnya setelah mengidentifikasi penyebab masalah yaitu mengidentifikasi titik keputusan. Titik keputusan merupakan gambaran suatu kondisi yang mengakibatkan sesuatu hal dapat terjadi dan dapat diambil sebuah keputusan untuk mengatasi masalah. Titik keputusan penyebab masalah yang terjadi dalam Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang, yaitu: a. Proses penerimaan dokumen yang masuk ke bagian akuntansi dicatat secara manual sehingga titik keputusan ini dapat menyebabkan dokumen dapat terselip maupun hilang jika tidak dilakukan proses pencatatan data secara terkomputerisasi yang menghasilkan informasi database mengenai laporan keuangan dan dapat memperlambat proses pengerjaan untuk membuat laporan keuangan secara triwulan yang akan diserahkan ke Keuskupan Agung Jakarta. b. Nomor urut pada formulirdokumen belum tercetak. Titik keputusan ini dapat menyebabkan kelalaian saat penulisan nomor urut sehingga beresiko adanya nomor urut formulirdokumen yang sama. 3. Mengidentifikasi Personil Kunci Pada tahap keempat yang harus dilakukan yaitu mengidentifikasi personil kunci. Identifikasi personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada uraian tugas dan tanggung jawab yang terdapat di dalam Paroki Santo Gregorius Agung Tangerang. a. Bendahara 1 Mengelola keuangan dan harta benda Paroki secara efisien dan efektif. 2 Merumuskan dan menentukan kebijakan keuangan Paroki dengan persetujuan Ketua Umum. 3 Dalam urusan keuangan tertentu disetujui bersama Ketua Umum dan tim anggaran. Tim anggaran terdiri dari beberapa anggota Dewan Paroki Harian yang ditunjuk. 4 Mendampingi Wilayah-Lingkungan, Seksi, Komunitas Kategorial, Bagian OrganisasiPerkumpulan Katolik atau Panitia yang telah ditentukan.