Frekuensi pembelian obat satu apoteknya dalam rata-rata tabel I di Apotek K-24 adalah sebanyak 29 kali setiap bulannya kepada distributor yang berbeda namun
paling banyak diambil langsung ke gudang obat utama milik K-24, frekuensi pembelian yang sering harus mendapat perhatian karena dapat memperbesar biaya
dan tenaga yang harus dikeluarkan pihak apotek.
Banyaknya frekuensi pengadaan ini adalah untuk memenuhi kebutuhan konsumen, untuk obat-obat fast moving biasanya akan dipesan ke sub-distributor
dikarenakan kecepatan dalam pengiriman barang dan potongan harga yang lebih besar dari distributor utama.
b. Penerimaan dan pemeriksaan obat
Menurut Muharomah 2008, penerimaan bertujuan agar obat yang diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan. Dalam penerimaan
obat harus dilakukan pengecekan terhadap obat-obat yang diterima, mencakup jumlah kemasan, jenis dan jumlah obat sesuai faktur pembelian.
Gambar 3. Alur penerimaan obat di Apotek K-24
Surat Pesanan Faktur
Faktur Keadaan Fisik Obat
Penerimaan obat di Apotek K-24 dimulai dengan mencocokkan antara surat pesanan dengan faktur kemudian antara faktur dengan fisik obat, lalu beralih ke
pengecekan waktu kadaluarsa obat dan nomor batch. Obat yang diterima apabila waktu kadaluarsa tidak kurang dari 1 tahun,
untuk nomor batch bisa terjadi perubahan sedikit namun bisa diseusaikan saat pengisian data ke sistem, apabila sesuai, barang langsung ditempatkan di rak masing-
masing kemudian apoteker pengelolah apotek diharuskan mengisi data kedatangan obat ke sistem yang digunakan agar dapat diolah oleh sistem untuk perencanaan
pembelian obat selanjutnya dan apabila obat yang diterima tidak sesuai maka barang akan langsung dikembalikan ke distributornya.
Penerimaan obat adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan dari dari distributor ke bagian gudang atau logistik.Dalam penerimaan obat harus dilakukan
pengecekan terhadap obat-obat yang diterima, mencakup jumlah kemasan, jenis dan jumlah obat sesuai faktur pembelian Muharomah, 2008.
Gambar 4. Alur pemeriksaan obat di Apotek K-24 Yogyakarta
Penerimaan obat
Pemeriksaan
Dikembalikan Ke PBF
Penempatan barang ke gudang dan mengisi data
ke sistem Tidak sesuai pesanan
Sesuai pesanan
Pemeriksaan obat dilakukan oleh apoteker pengelolah apotek dan sudah
menjadi SOP untuk setiap apoteknya bahwa pemeriksaan dilakukan di depan salles oleh apoteker pengelolah apotekuntuk menjamin keadaan fisik barang sesuai dengan
yang dipesan mencakup nama obat, jumlah obat, kekuatan, waktu kadaluarsa minimal 1 tahun setelah obat diterima, dan bentuk fisik obat.
Obat yang datang sesuai dengan pesanan kemudian datanya dimasukkan dalam sistem perangkat lunak dengan bantuan apoteker pengelolah apotek dengan
tujuan memudahkan proses pendataan obat dan mempermudah sistem untuk menyarankan pembelian obat selanjutnya, hal ini sesuai dengan Hartono 2003 yang
menyatakan bahwa pencatatan barang datang harus dilakukan setiap hari saat penerimaan barang, sehingga dapat diketahui berapa jumlah barang disetiap
pembelian. Pembelian selanjutnya akan disesuaikan dengan kebutuhan apotek dengan memperhatikan pola konsumsi dan pola penyakit di masyarakat.
c. Penyimpanan.
