Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi di PT.Madubaru

c. Karyawan staf ATR : 1 Menerima Daftar Persediaan Gula, Laporan Harian Gudang Gula, serta Rekap Mutasi Pengeluaran Gula. 2 Membuat memo pembagian status gula. 3 Membuat Surat Perintah Pengeluaran Barang d. Karyawan bagian pemasaran : 1 Menerima order dari pelanggan 2 Membuat Delivery Order e. Karyawan staf Akuntansi 1 Membuat rekap harga pokok produk 2 Mencatat jurnal persediaan

C. Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi di PT.Madubaru

PG-PS Madukismo Persediaan merupakan aset yang sangat berharga bagi perusahaan terlebih lagi untuk perusahaan manufaktur seperti PT.Madubaru PG-PS Madukismo. Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dilakukan ditemukan adanya beberapa kelemahan yang ada pada sistem persediaan barang jadi perusahaan. Untuk mengatasi beberapa kelemahan dibuat beberapa usulan bagi PT.Madubaru PG-PS Madukismo. Pada tabel 5.5 menjelaskan masalah yang terindentikasi dan usulan yang ditawarkan. Tabel 5.5 Masalah yang teridentifikasi dan usulan yang ditawarkan kepada perusahaan No. Masalah yang Teridentifikasi Usulan yang Ditawarkan 1. Potensi kesalahan jumlah penghitungan persediaan gula yang ada di gudang. Hal ini disebabkan karena gudang tidak menggunakan kartu perhitungan fisik. Perusahaan disarankan untuk menggunakan kartu perhitungan fisik dalam mencatat penghitungan gula yang ada digudang, dengan menggunakan kartu perhitungan fisik diharapkan human error dapat diminimalisir sehingga informasi mengenai jumlah persediaan yang ada digudang dapat tersaji secara tepat. 2. Potensi ketidaktepatan penyajian jumlah persediaan gula. Perusahaan disarankan untuk melakukan pemeriksaan dan mengotorisasi rekap penghitungan sehingga jika kemungkinan terjadi kesalahan dapat terdeteksi sejak awal. Rekap perhitungan gula nantinya akan digunakan sebagai dasar pembuatan Laporan Produksi Harian. Jika data yang terdapat pada rekap perhitungan gula tidak dijamin ketelitiannya maka dapat dipastikan informasi yang tersaji dalam LPH tidak berkualitas. 3. Potensi kerusakan gula yang ada digudang. Perusahaan disarankan untuk meningkatkan fasilitas penyimpanan gula yang ada digudang, hal ini terkait dengan titipan gula oleh pelanggan. Peningkatan fasilitas ini bertujuan untuk menjaga mutu gula yang akan tetap berkualitas layak konsumsi meskipun disimpan dalam waktu yang lebih lama sehingga kerusakan gula dapat diminimalisir. Perusahaan juga disarankan untuk membuat kesepakatan dengan pelanggan mengenai pengambilan gula yang ada digudang yang dilakukan secara bertahap. Hal ini mencakup biaya sewa tambahan yang dikenakan untuk gula yang masih dititipkan di gudang milik perusahaan. Kesepakatan ini diwujudkan dengan Surat Kesepakatan Pengambilan Gula. Sumber : Data Diolah. Beberapa usulan dan masukan yang diberikan untuk mengatasi masalah yang terjadi : 1. Perancangan Fungsi Perancangan fungsi yang ditawarkan kepada perusahaan tidak menambahkan fungsi yang ada hanya menambahkan tugas dan wewenang yang menjadi tanggung jawab dari fungsi penjualan, fungsi administrasi serta fungsi gudang. a. Rancangan Fungsi Penjualan Fungsi penjualan memiliki tugas untuk memproses pesanan dari pelanggan. Berdasarkan dari pesanan tersebut fungsi penjualan membuat DO sebagai tanda jadi bahwa pesanan tersebut diterima dan disanggupi oleh perusahaan. Namun pesanan yang dilakukan oleh pelanggan biasanya dalam jumlah besar maka pengambilan pesanan gula dilakukan secara bertahap oleh pelanggan. Pengambilan secara bertahap ini dilakukan dengan rentang waktu yang cukup lama hal ini mengakibatkan gula yang seharusnya telah menjadi milik pelanggan masih disimpan digudang milik perusahaan. Jika ada beberapa pelanggan melakukan hal yang sama maka mengakibatkan penimbunan gula dalam gudang perusahaan. Penimbunan ini berdampak pada kualitas gula, misalnya faktor cuaca dingin dapat mengakibatkan kerusakan gula karena lembab. Untuk meminimalkan potensi kerusakan gula ditawarkan usulan untuk membuat kesepakatan dengan pelanggan terkait dengan pengambilan gula. Perusahaan sebenarnya telah memberlakukan sewa gudang tambahan untuk gula yang masih dititipkan di gudang milik perusahaan. Namun tidak melakukan konfirmasi terhadap pelanggan kapan gula titipan akan diambil. Usulan membuat kesepakatan dengan pelanggan ini diwujudkan dengan pembuatan Surat Kesepakatan Pengambilan Gula dengan menetapkan batas waktu pengambilan gula yang ada digudang dengan mempertimbangkan beberapa faktor, misalnya cuaca, dan lain- lain. Kesepakatan ini dibuat oleh kedua belah pihak yaitu pelanggan dan perusahaan dengan membubuhkan tanda tangan. Jika sampai batas waktu yang telah ditentukan pelanggan tidak mengambil gula titipan maka perusahaan berhak untuk mengambil alih kepemilikan gula tersebut. b. Perancangan Fungsi Administrasi Fungsi administrasi yang dilaksanakan oleh staf ATR bertugas untuk menangani administrasi gula sesuai dengan status kepemilikannya. Fungsi ini juga memiliki tugas untuk membuat SPPB berkaitan dengan pengeluaran gula. Perancangan fungsi administrasi yang dilakukan adalah menambahkan tugas fungsi administrasi untuk mengecek pengeluaran gula dari gudang dengan surat kesepakatan yang telah dibuat dengan pelanggan berkaitan dengan pengambilan gula secara bertahap. c. Perancangan Fungsi Gudang Perancangan fungsi gudang yang diusulkan hanya menambah beberapa tugas antara lain: 1 Menyelenggarakan catatan penghitungan gula oleh karyawan shift menggunakan kartu penghitungan gula. 2 Membuat rekap atas penghitungan gula berdasarkan dari kartu penghitungan gula. 3 Memeriksa dan mengecek jumlah gula yang ada digudang dengan catatan penghitungan. 4 Mengotorisasi rekap penghitungan gula bahwa data gula yang telah diperiksa telah dijamin ketelitiannya. Tabel 5.6 Ringkasan Rancangan Fungsi yang diusulkan untuk PT.Madubaru PG-PS Madukismo. No. Fungsi Tugas dan Wewenang Praktek Usulan yang Ditawarkan 1. Fungsi penjualan Tidak membuat Surat Kesepakatan Pengambilan Gula. Membuat Surat Kesepakatan Pengambilan Gula. 2 Fungsi Administrasi Tidak menerima salinan Surat Kesepakatan Pengambilan Gula. Tidak melakukan pengecekan kesepakatan pengambilan gula sebelum membuat SPPB atas pengeluaran gula pelanggan. Menerima salinan Surat Kesepakatan Pengambilan Gula. Melakukan pengecekan kesepakatan pengambilan gula sebelum mebuat SPPB atas pengeluaran gula pesanan pelanggan. 3. Fungsi Gudang Membuat kertas hitung. Pengecekan gula hanya berdasarkan kertas hitung. Membuat kartu penghitungan gula dengan nomor urut tercetak. Membuat rekap penghitungan yang dilakukan oleh setiap shift . Memeriksa dan mengotorisasi rekap penghitunggan gula Sumber : Data Diolah 2. Perancangan dokumen Kartu Penghitungan Gula. Penghitungan gula yang ada digudang dilaksanakan pada setiap shift oleh gudang hasil. Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui jumlah gula yang ada digudang secara fisik. Karyawan gudang akan mencatat adanya penerimaan gula dari bagian pabrikasi maupun pengeluaran gula karena adanya pesanan dari pelanggan. Jika pada saat penghitungan karyawan gudang lupa untuk mencatat ke dalam sebuah dokumen atau catatan tertentu maka akan mengakibatkan adanya perbedaan jumlah persediaan secara fisik dengan persediaan yang ada di dalam catatan. Kartu penghitungan gula diusulkan untuk perusahaan dengan menyertakan tanda tangan atau paraf dari karyawan rupa-rupa baik yang melakukan penghitungan maupun yang akan bertugas shift berikutnya. Hal ini dimaksudkan agar dalam penggunaannya dapat terawasi serta dipertanggungjawabkan oleh karyawan yang bertugas. Dalam kartu penghitungan gula karyawan yang bertugas untuk menghitung akan mencatat jumlah gula yang diterima dari bagian pabrikasi serta mencatat pengeluaran gula yang diambil oleh pelanggan Penggunaan kartu penghitungan gula diharapkan mampu meminimalkan kesalahan pencatatan penghitungan gula, karena jika terdapat kesalahan dapat langsung ditelusur ke karyawan yang bertanggungjawab atas kartu tersebut. Berikut gambar 5.2 merupakan rancangan kartu penghitungan fisik yang diusulkan untuk PT.Madubaru PG-PS Madukismo. Gambar 5.2 Rancangan Kartu Penghitungan Gula Keterangan penggunaan kartu penghitungan fisik yang diusulkan adalah sebagai berikut : a. Gula : digunakan untuk menghitung gula jenis SHS I. b. Bulan : diisi bulan dilakukan penghitungan gula. c. Tgl. : diisi tanggal dilakukan penghitungan gula. d. ShiftPloeg : diisi kode shift karyawan yang melakukan penghitungan. e. Keterangan : diisi informasi tambahan yang berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan f. Diterima : diisi jumlah gula yang diterima dirinci dalam kolom petak I, II, III, dan IV untuk penempatan gula yang diterima ditulis dalam satuan zak. g. Dikeluarkan : diisi jumlah gula yang dikeluarkan dari gudang dirinci dalam petak I, II, III, dan IV ditulis dalam satuan zak. h. Sisa : diisi jumlah gula yang ada digudang saat ini dirinci dalam petak I, II, III, dan IV ditulis dalam satuan zak. i. Total : diisi jumlah total petak I sampai dengan IV gula hasil penjumlahan maupun pengurangan gula yang ada digudang dalam zak dan kuintal. j. Penghitung : diotorisasi oleh karyawan penghitung dengan menyertakan nama serta kode Ploeg A, B, atau C. k. Penerima : diverifikasi oleh karyawan penghitung yang menggantikan dengan menyertakan nama serta kode Ploeg A, B, atau C. 3. Perancangan jaringan prosedur yang membentuk sistem persediaan barang jadi di PT.Madubaru PG-PS Madukismo. Jaringan prosedur yang dilaksanakan PT.Madubaru PG-PS Madukismo selama ini telah mendukung berjalannya sistem persediaan barang jadi perusahaan. Namun dalam pelaksanaannya masih ditemukan adanya kelemahan yang memungkinkan sistem tersebut belum dapat berjalan secara optimal. Rancangan prosedur yang diusulkan tidak merubah jaringan prosedur secara total, dalam rancangan ini menambahkan rangkaian kegiatan dalam prosedur penyerahan barang dan prosedur penghitungan fisik. a. Prosedur penghitungan fisik Salah satu kegiatan yang diusulkan dalam prosedur penghitungan fisik adalah penggunaan kartu penghitungan gula oleh karyawan shift yang bertugas untuk menghitung jumlah gula yang ada digudang. Karyawan shift merupakan karyawan tidak tetap staf gudang hasil yang dibagi menjadi 3 tiga shift yang bertugas pada pagi, siang dan malam hari. Setiap shift berlangsung selama 8 jam dan setiap akhir shift karyawan selalu melakukan stock opname untuk menghitung jumlah gula yang ada digudang secara keseluruhan. Setelah mencatat jumlah persediaan gula karyawan shift menyerahkan kartu penghitungan gula kepada karyawan shift yang akan bertugas berikutnya. Untuk karyawan yang bertugas di shift terakhir malam bertugas untuk merekap kedalam rekap penghitungan gula yang nantinya diotorisasi dan diperiksa oleh pihak yang berwenang, yaitu mandor gudang. Mandor gudang akan melakukan pengecekan secara langsung digudang dengan membandingkan jumlah persediaan secara fisik yang ada digudang dengan jumlah yang tercantum pada rekap hasil penghitungan gula. Setelah diteliti mandor memberikan otorisasi terhadap hasil penghitungan tersebut untuk selanjutnya diberikan kepada administrasi gudang untuk pembuatan Laporan Produksi Harian dengan dibandingkan dengan laporan Harian Produksi Gula yang diterima dari bagian pabrikasi. 1 Rancangan rekap hasil penghitungan gula Ketika karyawan shift telah selesai melakukan penghitungan fisik dan telah mencatat jumlah persediaan gula ke dalam kartu penghitungan gula. Selanjutnya kartu penghitungan gula tersebut diserahkan kepada karyawan shift berikutnya. Karyawan yang bertugas pada shift yang terakhir bertugas untuk merekap ke dalam Rekap Perhitungan Gula yang nantinya akan diperiksa dan diotorisasi oleh mandor gudang. Berikut gambar 5.4 merupakan rancangan rekap hasil perhitungan fisik gula yang diusulkan untuk PT.Madubaru PG-PS Madukismo. Keterangan Rekap Perhitungan Gula: a No. : merupakan nomor rekap perhitungan gula yang merupakan nomor urut tercetak. b Tanggal : diisi tanggal pembuatan rekap. c No.KPG : merupakan singkatan dari nomor kartu perhitungan fisik yang akan direkap. d Keterangan : diisi dengan informasi yang berkaitan e Diterima : diisi jumlah gula yang diterima dalam satuan zak. f Dikeluarkan : diisi jumlah gula yang dikeluarkan dari gudang dalam satuan zak. g Sisa : diisi jumlah gula yang ada digudang saat ini dalam satuan zak. h Sisa digudang saat ini : diisi dengan jumlah gula yang ada digudang saat ini dalam satuan zak maupun kuintal. i Diperiksa oleh: diotorisasi oleh mandor gudang dengan menyertakan nama. j Penghitung : ditandatangani oleh karyawan penghitung shift terakhir dengan menyertakan nama dan kode Ploeg. Gambar 5.3 Rancangan Rekap Perhitungan Gula b. Prosedur penjualan dan pengeluaran gula Penambahan kegiatan pada prosedur penjualan dan pengeluaran barang berkaitan dengan pembuatan Surat Kesepakatan Pengambilan Gula. Usulan yang ditawarkan kepada perusahaan fungsi penjualan membuat perjanjian dengan pelanggan berkaitan dengan batas waktu pengambilan gula yang telah dipesan. Setelah kesepakatan ditentukan bagian pemasaran memproses pesanan tersebut dengan membuat DO dan membuat salinan Surat Kesepakatan Pengambilan Gula tersebut untuk pelanggan dan untuk staf ATR. Berikut tabel 5.7 merupakan ringkasan perbandingan kegiatan pada prosedur yang selama ini dilaksanakan di PT.Madubaru PG-PS Madukismo. Tabel 5.7 Ringkasan Usulan Kegiatan pada Prosedur Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo Prosedur Kegiatan yang Berlangsung Usulan Prosedur Penghitungan Fisik Perusahaan menggunakan kertas hitung untuk mencatat jumlah gula digudang namun penggunaanya belum optimal. Tidak membuat Rekap Penghitungan Gula. Tidak melakukan pemeriksaan dan otorisasi terhadap hasil pencatatan jumlah gula yang ada digudang. Perusahaan menggunakan kartu perhitungan gula yang digunakan untuk mencatat jumlah gula yang ada digudang. Kartu perhitungan gula dibuat menggunakan nomor urut tercetak sehingga penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan oleh pemegang kartu tersebut. Membuat rekap atas kartu perhitungan gula kedalam rekap hasil perhitungan gula dilakukan oleh karyawan shift terakhir. Mandor memeriksa dan mengecek gula digudang dibandingan dengan rekap yang telah dibuat. Prosedur Penjualan dan Pengeluaran Gula Titipan gula pelanggan yang ada digudang dibiarkan menumpuk digudang. Perusahaan hanya menetapkan biaya sewa tambahan untuk gula yang dititipkan pada gudang perusahaan. Membuat kesepakatan dengan pelanggan berkaitan dengan pengambilan gula secara bertahap. Penetapan biaya terhadap tambahan sewa tetap berlaku sesuai perjanjian antara perusahaan dan pelanggan. Sumber: Data diolah Tabel 5.7 Ringkasan Usulan Kegiatan pada Prosedur Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo lanjutan. Prosedur Kegiatan yang Berlangsung Usulan Prosedur Penjualan dan Pengeluaran Gula Kesepakatan dengan pelanggan diwujudkan dengan membuat Surat Kesepakatan Pengambilan Gula SKPG. Staf ATR harus mengecek SKPG terlebih dahulu sebelum membuat SPPB atas permintaan pelanggan. Sumber : Data Diolah 4. Perancangan bagan alir dokumen flowchart untuk sistem persediaan barang jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo. a. Fungsi yang terkait dengan sistem persediaan barang jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo. 1 Fungsi Produksi Fungsi ini bertanggungjawab atas produksi gula yaitu bertugas untuk mengonversi bahan baku berupa tebu menjadi produk utama berupa gula dan produk samping berupa tetes tebu yang digunakan sebagai bahan baku produksi spiritus di perusahaan fungsi dilaksanakan oleh bagian pabrikasi. 2 Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan hasil produksi serta menjaga keamanan kondisi hasil produksi baik gula maupun alkoholspiritus di perusahaan fungsi ini dilaksanakan oleh staf gudang hasil serta bertanggungjawab atas pengemasan gula hasil produksi khususnya gula menjadi satuan ukuran 1 kilogram dan mengelompokkan menjadi 2 dua jenis kemasan yaitu gula MK Merah dan MK biru. Fungsi gudang menyelenggarakan catatan penghitungan gula yaitu kartu penghitungan gula dan merekapknya kedalam Rekap Penghitungan Gula. Mandor gudang lalu memberikan otorisasi terhadap hasil rekap penghitungan jika telah diperiksa dan dijamin ketelitiannya. 3 Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggungjawab atas penjualan hasil produksi baik penjualan secara tunai maupun penjualan kredit. Fungsi ini dilaksanakan oleh bagian pemasaran. Selain bertanggung jawab mengenai masalha penjualan fungsi ini juga bertugas untuk membuat kesepakatan dengan pelanggan berkaitan dengan pengambilan gula secara bertahap. Fungsi ini akan membuat kesepakatan secara tertulis dengan pelanggan yaitu Surat Kesepakatan Pengambilan Gula. 4 Fungsi Administrasi Fungsi ini bertanggugjawab atas menyelenggarakan administrasi yang berhubungan dengan tebu dan hasil produksi serta pembagian status gula sesuai dengan presentase kepemilikan yang telah ditetapkan. Bagian ini dilaksanakan oleh staf Administrasi Tebu Rakyat ATR. 5 Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggungjawab atas setiap masalah akuntansi dan melakukan pencatatan semua transakasi yang dilakukakan oleh masing-masing bagian serta membuat laporan keuangan untuk disampaikan kepada setiap pihak yang membutuhkan. Bagian ini dilakukan oleh staf Akuntansi. b. Jaringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Barang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo. 1 Prosedur penerimaan barang jadi Prosedur penerimaan barang jadi berlangsung ketika tiba masa produksi. Prosedur ini dimulai dari diterimanya hasil produksi oleh bagian gudang hasil dari bagian pabrikasi. Bagian pabrikasi membuat dokumen Hasil Produksi Gula HPG sebanyak 3 rangkap yang nantinya diserahkan pada staf akuntansi, staf gudang hasil dan untuk pengarsipan. Selanjutnya gula diserahkan ke staf gudang hasil bersama dengan HPG. Selanjutnya gula yang diterima dihitung oleh karyawan rupa-rupa, hasil penghitungan kemudian dibandingkan dengan jumlah yang tercantum pada HPG dan hasil tersebut digunakan sebagai dasar pencatatan hasil produksi pada Laporan Produksi Harian LPH. Gula yang diterima gudang tidak seluruhnya dimiliki oleh perusahaan, maka gula tersebut dibagi status kepemilikannya menurut presentase yang ditentukan oleh perusahaan. Kegiatan pembagian status kepemilikan ini dimulai dari staf ATR yang menerima rekap bagi hasil dari staf EDP dan timbangan. Berdasarkan rekap bagi hasil tersebut staf ATR membuat memo yang berisi pembagian gula hasil produksi menurut kepemilikannya. Persediaan gula dalam gudang meliputi gula milik pabrik, petani dan KMT Kemitraan. Memo yang dibuat selanjutnya didistribusikan ke staf gudang hasil, kemudian staf gudang hasil membuat laporan harian gudang gula. Laporan tersebut menyajikan informasi jumlah kepemilikan gula menurut kepemilikannya. Laporan Harian Gudang Gula LHGG dilengkapi dengan Rekap Mutasi Pengeluaran Gula RMPG sehingga masing-masing dibuat 3 lembar. LHGG dan RMPG nantinya akan direkap dalam Daftar Persediaan Gula DPG. Pembagian status kepemilikan gula ini dilakukan setiap gula selesai diproduksi. 2 Prosedur Penjualan dan Pengeluaran Gula Prosedur penjualan dan pengeluaran gula dari gudang dimulai pada saat bagian pemasaran menerima order dari pelanggan. Sebelum memproses DO, bagian pemasaran membuat kesepakatan dengan pelanggan berkaitan dengan pengambilan gula secara bertahap. Kesepakatan ini diwujudkan dalam Surat Kesepakatan Pengambilan Gula. Pelanggan juga memperoleh salinan dari SKPG tersebut. Setelah SKPG dibuat dan disepakati bagian pemasaran membuat DO. Kemudian staf gudang hasil dan staf ATR menerima tembuasan DO dari bagian pemasaran berdasarkan DO staf ATR membuat surat perintah pengeluaran barang SPPB dan didistribusikan untuk staf gudang hasil. Staf Gudang Hasil selanjutnya mencocokan DO dengan SPPB lalu mempersiapkan gula untuk dikeluarkan dari gudang. Gula tersebut disiapkan sesuai dengan pesanan pelanggan. Berdasarkan DO dan SPPB staf gudang hasil membuat rekap atas pengeluaran gula dari gudang. Penjualan kepada pelanggan biasanya dilakukan dalam jumlah yang cukup besar maka pengambilan gula dilakukan secara bertahap oleh pelanggan. Hal ini menunjukkan jumlah gula di DO dan SPPB terdapat selisih ini biasanya disebut dengan titipan DO. 3 Prosedur Penyerahan Gula Prosedur penyerahan gula dilaksanakan setelah gula telah disiapkan sesuai pesanan dikeluarkan dari gudang. Perusahaan tidak memiliki fungsi pengiriman barang sehingga pelanggan datang langsung ke gudang untuk mengambil pesanan mereka. Jika tidak datang secara langsung ke gudang pelanggan biasanya menggunakan jasa ekspedisi untuk mengangkut semua pesanan yang telah siap diambil sesuai perjanjian yang telah disepakati. Ketika kendaraan pelanggan telah sampai didepan gudang, karyawan borong staf gudang hasil mengangkut dan menumpuk gula yang telah disiapkan sebelumnya. Kemudian karyawan administrasi staf gudang hasil membuat Surat Jalan Keluar sebagai surat ijin barang keluar dari gudang perusahaan 4 Prosedur penghitungan fisik Prosedur penghitungan fisik yang dilakukan untuk menghitung jumlah persediaan yang ada digudang yang dilakukan oleh karyawan dibagi dalam 3 shift. Hasil penghitungan yang dilakukan nantinya dicatat pada kartu penghitungan gula oleh masing-masing karyawan. Pada saat pergantian shift karyawan penghitung akan menyerahkan hasil penghitungannya pada karyawan yang bertugas berikutnya. Setiap karyawan yang bertugas di shift terakhir akan merekap seluruh penghitungan yang telah dicatat dalam kartu penghitungan gula. Untuk merekap hasil penghitungan dibuat Rekap Penghitungan Gula. Ketika dimulainya shift pertama pagi mandor gudang akan melalukan pemeriksaan dan pengecekan terhadap gula yang ada digudang. Mandor gudang juga akan membandingkan fisik gula yang ada digudang dengan hasil rekap yang dibuat. Rekap yang telah dijamin ketelitiannya akan diberikan otorisasi untuk menjamin kebenaran data. Rekap hasil penghitungan tersebut digunakan sebagai dasar pembuatan Laporan Produksi Harian dengan dibandingkan dengan dokumen terkait yaitu Hasil Produksi Gula yang diterima dari bagian pabrikasi serta dokumen yang berkaitan dengan pengeluaran gula. 5 Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Pencatatan Harga Pokok Produk HPP dilakukan oleh staf akuntansi setiap akhir periode. Kegiatan ini dilakukan dengan merekap seluruh produksi yang dihasilkan oleh perusahaan dibandingkan dengan seluruh biaya yang harus dikeluarkan perusahaan pada periode tersebut. Rekap HPP tersebut kemudian digunakan sebagai dasar pencatatan jurnal persediaan. c. Dokumen yang digunakan dalam sistem persediaan barang jadi. 1 Hasil Produksi Gula Dokumen ini dibuat oleh bagian pabrikasi pada masa produksi atau musim giling. Dokumen ini berisi mengenai jumlah hasil produksi yang diserahkan bagian pabrikasi ke bagian gudang hasil. Dokumen ini dibuat tiga rangkap yang nantinya diserahkan ke staf gudang hasil dan staf akuntansi. 2 Laporan Produksi Harian Dokumen ini dibuat oleh staf gudang hasil sebagai laporan yang berisi rekap penerimaan produksi yang diterima dari bagian pabrikasi setiap harinya. Laporan Produksi Harian dibuat oleh staf gudang hasil hanya pada saat musim giling. Laporan ini nantinya akan diserahkan ke staf akuntansi. 3 Delivery Order Dokumen ini dibuat oleh bagian pemasaran berdasarkan order dari pelanggan. Dokumen ini dibuat lima rangkap yang diserahkan ke staf gudang hasil, staf ATR, staf akuntansi, pelanggan dan untuk arsip. 4 Surat Perintah Pengeluaran Barang Dokumen ini dibuat oleh bagian ATR dibuat tiga rangkap, lembar pertama diserahkan ke bagian gudang sebagai perintah pengeluaran gula dari gudang hasil, lembar kedua diberikan kepada pelanggan dan lembar ketiga sebagai arsip. 5 Surat Jalan Keluar Surat ini dibuat oleh staf gudang hasil untuk menyerahkan gula kepada pelanggan dengan membandingkan antara DO dan SPPB. Dokumen ini dibuat sebanyak 3 rangkap. 6 Memo Dokumen ini dibuat oleh staf ATR didistribusikan ke staf gudang hasil sebagai pemberitahuan adanya pembagian status kepemilikan gula yang ada di gudang. Status kepemilikan yang dimaksud adalah gula milik petani, gula milik pabrik dan gula milik KMT. 7 Daftar Persediaan Gula Dokumen ini dibuat oleh staf gudang hasil untuk mencatat rekap jumlah persediaan gula yang ada digudang sesuai status kepemilikan dan tahun penggilingannya. 8 Laporan Harian Gudang Gula Laporan ini dibuat oleh staf gudang hasil untuk mencatat rincian jumlah gula yang ada digudang yang telah dibagi menurut status kepemilikan. 9 Rekap Mutasi Pengeluaran Gula Dokumen ini berisi rekap pengeluaran gula yang ada digudang setiap harimya yang telah diklasifikasikan menurut status kepemilikannya. Dokumen ini dibuat pada musim giling maupun bukan musim giling. 10 Kartu Penghitungan Gula Dokumen bernomor urut tercetak yang digunakan untuk mencatat hasil penghitungan gula yang dilakukan oleh karyawan dan memuat data karyawan antara lain nama karyawan dan nama shift sehingga penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh karyawan tersebut. 11 Rekap Penghitungan Gula Dokumen yang digunakan untuk merekap penghitungan gula dan diotorisasi oleh mandor gudang untuk menjamin ketelitian penghitungan gula yang ada digudang. 12 Surat Kesepakatan Pengambilan Gula Surat yang berisi kesepakatan pelanggan dengan perusahaan mengenai pengambilan pesanan gula yang dilakukan secara bertahap dan ditandatangani oleh kedua belah pihak. d. Catatan Akuntansi yang digunakan oleh PT. Madubaru PG-PS Madukismo. 1 Jurnal Persediaan Jurnal ini dibuat oleh staf akuntansi pada setiap akhir periode tahun untuk mencatat jumlah persediaan secara keseluruhan baik gula, tetes, maupun spiritus. 2 Rekap Harga Pokok Produk Catatan ini dibuat oleh staf akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dibuat setiap akhir periode tahun. Rekap harga pokok ini nantinya dipakai sebagai estimasi harga pokok produk untuk periode yang akan datang. e. Perancangan Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi. Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo lanjutan. Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo lanjutan. Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo lanjutan. Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo lanjutan. Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo lanjutan. 5. Perancangan diagram arus data Data Flow Diagram Langkah – langkah yang digunakan dalam membuat Diagram Arus Data sistem informasi akuntansi persediaan barang jadi PT.Madubaru PG- PS Madukismo : a. Menentukan semua kesatuan luar yang terlibat dalam sistem. Kesatuan luar yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi persediaan barang jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo yaitu 1 Bagian Pabrikasi. 2 Staf ATR 3 Staf Gudang Hasil 4 Bagian Pemasaran 5 Staf Akuntansi 6 Pelanggan b. Menentukan masukan dan keluaran yang terlibat dengan semua kesatuan luar dalam sistem. Data masukan dan keluaran yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi persediaan barang jadi dapat dilihat pada tabel 5.9. Tabel 5.8 Tabel Data Masukan dan Keluaran yang Terlibat dalam Sistem Persediaan Barang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo Kesatuan Luar Masukan Keluaran Bagian Pabrikasi Laporan Produksi Harian Harian Produksi Gula Staf ATR DO , DPG, LHGG, RMPG, SKPG Memo, SPPB Staf Gudang Hasil HPG, Memo, DO, SPPB KPG, RPG, LPH, DPG, LHGG, RMPG, SJK Bagian Pemasaran DPG, LHGG, RMPG, LPH, SJK. DO , SJK, SKPG Staf Akuntansi HPG, LPH, DO RHPP Pelanggan - DO, SPPB, SJK, SKPG Sumber: Data diolah. c. Menggambar Context diagram sistem informasi akuntansi persediaan barang jadi. CONTEXT DIAGRAM Gambar 5.5 Context Diagram Sistem Persediaan Barang Jadi pada PT.Madubaru PG-PS Madukismo. d. Menggambar Bagan Berjenjang Hierarchy Chart. BAGAN BERJENJANG Gambar 5.6 Rancangan Bagan Berjenjang Sistem Persediaan Barang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo 5.4 e. Menggambar Diagram Level 0 Overview Diagram berdasarkan Bagan Berjenjang. DIAGRAM LEVEL 0 Gambar 5.7 Rancangan Diagram Level 0 Sistem Persediaan Barang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo f. Menggambar diagram bagan arus data untuk level berikutnya. DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 1 Gambar 5.8 Rancangan Diagram Level 1 Proses 1 Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 2 Gambar 5.9 Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo DPG, LHGG, RMPG DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 3 Gambar 5.10 Rancangan Diagram Level 1 Proses 3 Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 4 Gambar 5.11 Rancangan Diagram Level 1 Proses 4 Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 5 Gambar 5.12 Rancangan Diagram Level 1 Proses 5 Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 6 Gambar 5.13 Rancangan Diagram Level 1 Proses 6 Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo DIAGRAM LEVEL 1 PELAPORAN KEPADA MANAJER Gambar 5.14 Rancangan Diagram Level 1 Proses Pelaporan Kepada Manajer Sistem Persediaan Barang Jadi PT. Madubaru PG-PS Madukismo LPH File Persediaan 7.1 Membuat RHPP rekap data persediaan LPH gula RHPP RHPP 7.2 Membuat jurnal f. MANAJER data review keputusan manajer Keterangan : LPH : Laporan Produksi Harian RHPP : Rekap Harga Pokok Produk 140

BAB VI PENUTUP